袁海燕

摘 要： 進入信息時代，各種信息技術廣泛應用，如何充分利用先進技術為檔案管理工作服務，不斷提高基層檔案的科學管理水平，充分挖掘檔案信息隱藏的巨大價值，使檔案更好地為社會服務，這是檔案管理工作面臨的時代和發(fā)展機遇。因此，本文對基層檔案管理工作的創(chuàng)新思路進行分析，僅供參考。

關鍵詞： 基層單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

1 基層單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 日常管理方面

基層單位部門的工作相對繁雜，各種蓋章檔案，會議記錄和影像資料等都需要歸檔工作，檔案資料數(shù)量龐大，又由于基層單位有民政、黨建、計生等不同性質的部門。因此，基層單位的檔案管理工作也有所不同，使基層單位的檔案管理工作更加復雜。

1.2 組織管理方面

部分基層單位檔案基礎管理制度不健全、內容不嚴謹、落實有差距。一是檔案基礎管理制度距離健全完善仍存在一定的差距，沒有完全涵蓋到檔案工作的收集整理、歸檔利用、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、應急預案等各個方面。二是雖建立了檔案工作相關制度，但制度內容與本單位檔案工作實際有偏差，缺乏適用性和實效性。三是檔案工作制度在實際工作中執(zhí)行落實不到位。如：沒有按已制定的制度要求對檔案庫房進行巡視檢查和登記;檔案借閱利用手續(xù)不完善，填寫不規(guī)范，缺乏對檔案借閱工作的有效管理。

1.3 軟件管理方面

不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創(chuàng)新管理意識和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導致檔案數(shù)據(jù)信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

1.4 硬件管理方面

近年來，基層單位的檔案保管條件在一定程度上都有所改善，投入資金配置必要的檔案柜架、裝具和裝訂、辦公等設備，以及阻燃窗簾、防爆燈、防盜門等安全防護設施。但也有部分基層單位因經(jīng)費不足、設施設備配置不全、影響著檔案工作的開展。由于檔案工作開展及檔案庫設施缺乏足夠的經(jīng)費，導致庫房設施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施不能滿足。

2 影響基層單位檔案管理創(chuàng)新工作的因素

2.1 檔案管理從業(yè)人員業(yè)務能力弱、素質待提高

檔案管理工作的專業(yè)性、政策性較強，但因為很多單位負責人不重視的問題，比如在學校，很多擔任檔案管理人員為鄰近退休不能正常進行教學的“老”“病”群體，這部分人專業(yè)水平不高、職業(yè)素質不硬，甚至部分人存有得過且過待退休這一落后思想。只有建立一支專業(yè)水平高、職業(yè)素質過硬的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。

2.2 檔案室現(xiàn)代化管理設施落后、領導重視程度不夠

由于檔案管理人員的專業(yè)理論知識不強，對《檔案法》及《檔案管理辦法》相關法律法規(guī)學習貫徹的力度較差，普遍存在對檔案工作重要性認識不到位問題，且很多基層單位由于領導到檔案管理工作不重視，其資金也不充裕，直接導致了一些事業(yè)單位檔案管理部門基礎設施落后。

3 基層單位檔案管理工作策略

3.1 不斷更新傳統(tǒng)檔案管理理念

常言道，意識決定行動。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業(yè)人員認識到檔案管理是所有人的份內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任。

3.2 把人資管理納入檔案考核細節(jié)

基層單位應當在包括績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細節(jié)，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認識到每個作業(yè)動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產還是管理作業(yè)都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。

3.3 確保落實管理責任制

確保落實管理責任制，即是每個崗位產生檔案數(shù)據(jù)的質與量都需要和生產績效間建立起關聯(lián)關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質利益產生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創(chuàng)新理念逐漸內化、固化。

3.4 創(chuàng)新管理系統(tǒng)

建立起基于網(wǎng)絡與信息技術的檔案管理平臺系統(tǒng)。即，要充分借助技術的先進性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質量。先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺。視管理工作的實際需要打通與外網(wǎng)的連接。

在此基礎上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學化。重點在于，既要實現(xiàn)檔案管理平臺化操作的優(yōu)質與高效，又在同時提高網(wǎng)絡化管理的安全性與可靠性。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術。

3.5 提高檔案工作人員綜合素質

隨著信息化時代的到來，檔案工作方法不斷更新，工作方法也逐漸多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適應時代的需要。因此，在實現(xiàn)新技術管理的同時，人員綜合素質的提升是提高檔案管理工作水平的前提，必須從檔案管理崗位職責和能力上來不斷完善基層單位的檔案管理人員隊伍，并定期開展檔案管理來“充電”，提高其知識結構、能力水平和管理經(jīng)驗，全面提升檔案人員的綜合素質，以此實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)創(chuàng)新。

結束語：檔案事務對國家、單位和個人都很重要，也是黨和國家所有事業(yè)的重要組成部分。習近平總書記在黨的第十九次報告中說：中國特色社會主義進入了一個新時代。檔案管理工作也必須適應新時代、新形勢、新挑戰(zhàn)，并進入轉型和現(xiàn)代化時代。基層單位的檔案管理工作只有不斷地提升管理水平，堅持與時俱進，才能滿足新形勢發(fā)展的需要，努力創(chuàng)造基層單位檔案管理的新局面，盡快實現(xiàn)檔案工作管理的規(guī)范化、科學化、法制化。

參考文獻

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