◎易江輝

檔案管理工作具有重要意義，其能夠?yàn)閲?guó)家和社會(huì)提供服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展提供很多便利。當(dāng)前時(shí)代背景下，檔案管理的重要性不斷凸顯，這就需要清楚認(rèn)識(shí)人力資源和社會(huì)保障需求，進(jìn)而采取先進(jìn)的管理理念和有效的方法，提升檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮出人力資源檔案的重要作用，給社會(huì)提供更好的人力資源以及社會(huì)保障服務(wù)。本文以寧鄉(xiāng)縣城建檔案館為例，分析了人力資源和社會(huì)保障局檔案管理辦法。

一、寧鄉(xiāng)縣城建檔案館

寧鄉(xiāng)縣城建檔案館是在2008 年獲得批準(zhǔn)成立的，其是寧鄉(xiāng)縣人民政府下的事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)一些檔案的工作，比如，城市建設(shè)管理、城市建設(shè)工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施、城市建設(shè)科研以及城市規(guī)劃的檔案，對(duì)這些檔案進(jìn)行收集、保存、發(fā)布、開發(fā)以及利用。檔案館從2007 年開始就對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，從其成立之后，為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供了有效的服務(wù)。

二、人力資源和社會(huì)保障檔案管理中存在的問題

1.沒有健全的檔案管理制度。人社檔案內(nèi)容較多，包含的范圍也比較廣，各類型的檔案要給不同部門管理，然而因?yàn)闆]有統(tǒng)一的管理制度，這就使得管理存在較大難度。由不同部門管理，各部門是獨(dú)立的，要是不能夠有效的溝通，那么在工作中就會(huì)產(chǎn)生一些疏漏，限制檔案管理的效果。

2.對(duì)勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案的關(guān)注不夠。在檔案管理中，勞動(dòng)保障檔案數(shù)量不斷增加，在操作上比較繁雜，但是在硬件條件方面存在不足，限制了保管工作的落實(shí)，導(dǎo)致檔案會(huì)出現(xiàn)丟失的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的服務(wù)品質(zhì)。

3. 檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)較低。檔案管理工作一些情況下是要由人力完成相關(guān)工作的，要是檔案管理人員的技術(shù)水平不足，沒有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，就會(huì)限制管理工作的開展，不能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范管理。人力資源和社會(huì)保障檔案管理量較大，這就對(duì)管理人員對(duì)整體素質(zhì)水平提出了較高的要求。當(dāng)前還有一些管理人員在工作中使用傳統(tǒng)的整理模式，導(dǎo)致管理的效率受到了消極的影響，案卷內(nèi)容不清楚。檔案管理人員的素質(zhì)水平會(huì)直接影響到檔案管理工作的效果，所以，提升管理人員素質(zhì)水平十分必要。

三、加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障檔案管理的策略

1. 提升檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)。檔案館以往的人社檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前工作發(fā)展的需要，現(xiàn)代化的管理工作中要注重運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)，當(dāng)前檔案種類越來越多，這對(duì)檔案管理人員也提出了嚴(yán)格的要求，他們應(yīng)該具備較高的專業(yè)水平。所以，要提升檔案管理水平，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，要采取多樣化的方式，加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度，提升他們的專業(yè)能力，能夠了解管理的模式、理念和有關(guān)法律，提升他們的法律意識(shí)，加強(qiáng)他們的責(zé)任感，為檔案管理工作的有效性提升提供保障。第一，要提升管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平，能夠熟練的掌握先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)的運(yùn)用，促進(jìn)人社檔案管理效率的提升，提升他們的現(xiàn)代化技術(shù)水平。第二，要提升他們的專業(yè)素質(zhì)。除了要有較高的專業(yè)能力，還要有較好的素質(zhì)，滿足崗位提出的要求，能夠樹立良好的心態(tài)，做好檔案管理工作。檔案管理人員要同時(shí)具備較好的素質(zhì)以及專業(yè)能力，這樣才能夠滿足工作要求，高質(zhì)量的完成工作。

2.構(gòu)建健全的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。要促進(jìn)人社檔案管理工作的有效運(yùn)用，讓更多人才參與到工作中，就要對(duì)有關(guān)的運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行健全。檔案館在運(yùn)行中要記錄職工檔案，給他們繳納保險(xiǎn)，進(jìn)而系統(tǒng)化的管理檔案管理人員，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行健全。人社檔案管理中，還要依據(jù)工作特點(diǎn)，構(gòu)建健全的管理制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，有效調(diào)動(dòng)他們的工作熱情，針對(duì)工作不積極的、散漫的人員就要采取相應(yīng)的處罰措施，平等對(duì)待所有的管理人員，提升他們的歸屬感，讓他們可以負(fù)責(zé)好自己的工作，促進(jìn)人社檔案管理整體水平的提升。

3.提升檔案規(guī)范化意識(shí)。要促進(jìn)人社檔案管理的規(guī)范性提升，就需要檔案館的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員都能夠樹立較強(qiáng)的規(guī)范化意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的日常規(guī)劃和監(jiān)督檢查，加強(qiáng)工作宣傳，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。從下面的圖1 中能夠看到檔案管理系統(tǒng)，在平日收集、整理、統(tǒng)計(jì)和使用檔案等相關(guān)操作中，都需要做好記錄，對(duì)有關(guān)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化和健全，要掌握資料狀態(tài)以及存放位置，對(duì)檔案整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)管，如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就要讓相應(yīng)的人員承擔(dān)責(zé)任。要加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制的優(yōu)化和完善，考核監(jiān)督工作，讓檔案管理人員能夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待自己的工作。

圖1 檔案管理系統(tǒng)

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)。以往的檔案管理方式較為封閉，例如，管理人員不能夠及時(shí)完整的獲取人資信息以及社會(huì)保障相關(guān)險(xiǎn)種參保繳費(fèi)信息，導(dǎo)致管理人員的工作效率不高。當(dāng)前是信息時(shí)代，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，人社部門就要改變以往的管理方法，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升管理的效率，還能夠節(jié)省各方面的資源成本，促進(jìn)檔案服務(wù)效果的提升。檔案管理部門要注重信息技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，確保整體檔案管理人員的水平。第一，檔案館要結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案管理發(fā)展水平制定出信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)；第二，要依據(jù)需要，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)科室的信息化檔案管理任務(wù)進(jìn)行分配，促進(jìn)工作效率的提升；第三，要爭(zhēng)取各地區(qū)間的人社檔案資源共享，促進(jìn)各地區(qū)以及各個(gè)險(xiǎn)種間交流，讓檔案能夠得到完善，提升管理有效性；第四，要加強(qiáng)研發(fā)統(tǒng)一的人力資源和社會(huì)保障檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化信息之間的融合，對(duì)重復(fù)和冗余的信息要去除，保證檔案信息的細(xì)致和安全，為檔案的查詢和利用提供便利。因此，檔案館要促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，為檔案管理的有效性提供保障，提升管理的科學(xué)性以及智慧性。

結(jié)束語：綜上所述，在人社檔案管理工作中，要提升工作的效率和效果，就需要了解新時(shí)代特點(diǎn)以及發(fā)展要求，有效的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值，給社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。