曾瓊 倪芳

摘 要：當(dāng)前，學(xué)術(shù)界與醫(yī)療界對(duì)檔案管理的研究普遍停留在信息化層面，僅僅只是相對(duì)傳統(tǒng)管理模式（陳舊）與信息化管理模式（優(yōu)點(diǎn)）的對(duì)比，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的數(shù)據(jù)的潛能沒有充分挖掘出來(lái)。隨著云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈、5G時(shí)代的到來(lái)，人工智能技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)在實(shí)際應(yīng)用中的落地融合（AloT），檔案管理進(jìn)入了智能管理時(shí)代，即不僅僅只是檔案收集、管理、使用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高效、便捷、安全、共享的層面，更應(yīng)該是數(shù)據(jù)的分析、動(dòng)態(tài)、處理集于一體的模型智能分析，具有安全性、儲(chǔ)存性、前瞻性和全面性，實(shí)現(xiàn)參謀助手的角色，以精確的數(shù)據(jù)分析為醫(yī)院的人才管理及人才戰(zhàn)略的發(fā)展全新供“智”。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;智能化

黨的十九大明確提出，“推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合”，這為新時(shí)代醫(yī)院智能檔案管理發(fā)展指明了方向，數(shù)據(jù)檔案是國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，也是各行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，競(jìng)爭(zhēng)合作的重要領(lǐng)域和制高點(diǎn)，特別是人才密集型的醫(yī)院，數(shù)據(jù)檔案已成為人才戰(zhàn)略發(fā)展的重要引擎動(dòng)能。新時(shí)代檔案工作內(nèi)容要求更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來(lái)越重要，這深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理的狀態(tài)，處于從傳統(tǒng)的“存”起來(lái)向到信息化“用”起來(lái)的轉(zhuǎn)變。即通過(guò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，由原始資料的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為檔案信息電子化，錄入計(jì)算機(jī)歸檔儲(chǔ)存。RFID（Radio Frequency Identification）即無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)廣泛應(yīng)用，為每一個(gè)檔案設(shè)置唯一射頻ID標(biāo)簽，通過(guò)RFID讀取器提取到該標(biāo)簽，快速定位顯示標(biāo)簽檔案的位置，實(shí)現(xiàn)了在非直接接觸情況下對(duì)所需尋找目標(biāo)的精準(zhǔn)定位，目標(biāo)信息的數(shù)據(jù)讀寫，多目標(biāo)識(shí)別和長(zhǎng)期跟蹤。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作，這是檔案管理史上質(zhì)的飛越，精準(zhǔn)的檢索，高效率的盤點(diǎn)及定位，全自動(dòng)的歸還與借閱，極大的提升了檔案應(yīng)用的效率。不僅如此，檔案去向與跟蹤、分類與順架等管理水平，都必須與之相應(yīng)進(jìn)行信息化變革。檔案管理的信息化，相對(duì)與傳統(tǒng)檔案管理而言，RFID技術(shù)的應(yīng)用帶來(lái)的是全新的檔案管理模式，小體積、大容量，非接觸式快速數(shù)據(jù)采集，重復(fù)使用，抗污染能力強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，為人事檔案管理工作帶來(lái)便利、高效，充分節(jié)約人力和時(shí)間，更好地為醫(yī)院人事檔案的發(fā)展提供服務(wù)?？偨Y(jié)起來(lái)，現(xiàn)代檔案管理有五大優(yōu)點(diǎn)。一是規(guī)范性。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案可以自動(dòng)規(guī)整，有效避免了因人工操作致使檔案存放的次序被打亂。二是安全性。電子檔案儲(chǔ)存的信息量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)容量，并不需要考慮紙質(zhì)檔案中的防火、防蟲、防潮、防腐、防地震等問(wèn)題。三是高效性。傳統(tǒng)檔案管理，隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來(lái)越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍，查閱耗時(shí)長(zhǎng)。而信息化檔案管理只需一鍵檢索即可迅速查閱所需要的信息。四是精準(zhǔn)性。信息化檔案管理，對(duì)數(shù)據(jù)的掌握精準(zhǔn)高效實(shí)時(shí)，而傳統(tǒng)的手工筆紙記錄方式，人工工作量大，并且很難及時(shí)高效的對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。五是檔案盤點(diǎn)效率高。信息化檔案管理盤點(diǎn)時(shí)間短、速度快、人工需求低，而傳統(tǒng)的檔案管理不僅數(shù)量眾多，若需對(duì)所有檔案進(jìn)行一次盤點(diǎn)，其工作量龐大，人力需要也巨大，容易出錯(cuò)。而信息化管理可以自動(dòng)盤點(diǎn)。由此可見，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)代檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)非常明顯，然而，隨著信息智能化的工作需求，現(xiàn)代檔案信息也存在一定的滯后性。一是醫(yī)院?jiǎn)T工檔案應(yīng)用僅僅停留在孤立個(gè)體需求的檢索和查閱。二是醫(yī)院?jiǎn)T工各檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)系沒有構(gòu)建有序、融合互動(dòng)的新形態(tài)，更多呈現(xiàn)是處于信息靜態(tài)、孤島狀態(tài)。三是醫(yī)院?jiǎn)T工檔案的大數(shù)據(jù)缺乏行之有效的宏觀應(yīng)用、建模分析、智能研判?？傊瑢?shí)踐操作中，因信息化建設(shè)和管理水平的不足，外加之醫(yī)院信息化檔案最開始建設(shè)時(shí)缺乏統(tǒng)一高效一體化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，致使醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)水平不高，而專業(yè)人員的缺乏和相應(yīng)硬件和軟件的不完善，致使檔案管理系統(tǒng)沒有和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效銜接。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，盡管檔案管理工作者都認(rèn)識(shí)到檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)融合的重大意義，但因檔案管理人員的專業(yè)水平和技術(shù)（系統(tǒng)）缺乏的問(wèn)題，致使OA系統(tǒng)中不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化高效化對(duì)接檔案管理中的數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、醫(yī)院智能檔案管理的意義

檔案管理無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件還是電子文件的整理過(guò)程中，大量都是程式化的、重復(fù)性的步驟。當(dāng)人工智能技術(shù)引入后，這些工作很容易被自助查詢機(jī)、網(wǎng)上一鍵快速辦理替代。當(dāng)然，在此不可否認(rèn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向現(xiàn)代檔案信息電子化管理轉(zhuǎn)型的“質(zhì)”飛躍。就如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是現(xiàn)代檔案信息電子化管理的前提，信息化檔案管理是智能檔案管理的基礎(chǔ)。這三者的內(nèi)在發(fā)展邏輯簡(jiǎn)而言之是，檔案管理的狀態(tài)，從傳統(tǒng)的“存”起來(lái)到信息化“用”起來(lái)再到智能化“活”起來(lái)，這是繼承與創(chuàng)新的歷程。相對(duì)于現(xiàn)代檔案信息電子化管理，智能檔案管理不僅是簡(jiǎn)單地進(jìn)行快速查找結(jié)果和檔案的適時(shí)追蹤，還能夠?qū)Σ檎医Y(jié)果進(jìn)行智能分析、推理，并從檔案大數(shù)據(jù)中客觀推測(cè)出管理者所需的數(shù)值參考，即開展對(duì)檔案大數(shù)據(jù)資料的二次開發(fā)。這里的核心就是將沉睡的醫(yī)院人才檔案“大數(shù)據(jù)”激活，并挖掘出有利醫(yī)院人才戰(zhàn)略決策的價(jià)值信息，如此巨大利好，既是時(shí)代的發(fā)展的必然，也是新時(shí)代人才強(qiáng)院形勢(shì)的倒逼。這就要求醫(yī)院人事檔案管理，在當(dāng)前信息化檔案管理的基層上，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展，構(gòu)建以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需要，把醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用作為構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院管理體系的重要部分。從當(dāng)前國(guó)際實(shí)踐的效果來(lái)看美國(guó)、加拿大、歐洲等國(guó)家，在實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用方面給了我們提供了不少參考方向。

當(dāng)前，伴隨5G浪潮的到來(lái)，AIoT（英文全稱是“Artificial Intelligence & Internet of Things”）必成為應(yīng)用到檔案管理工作中。AloT的代表AI和loT的結(jié)合，即人工智能技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)在實(shí)際應(yīng)用中的落地融合，是物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，既能實(shí)現(xiàn)物與物之間的信息交換，又能實(shí)現(xiàn)物與人之間的信息交流。對(duì)于人工智能而言，算法、算力、數(shù)據(jù)是其核心三要素，而核心中的核心乃是數(shù)據(jù)。任何算法都需經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)的洗禮，而數(shù)據(jù)的質(zhì)量、完備程度、準(zhǔn)確程度等直接決定了 AI 在實(shí)戰(zhàn)中的表現(xiàn)，所以無(wú)論中美，扼住了數(shù)據(jù)的來(lái)源便是扼住了人工智能發(fā)展的咽喉。這完全是智慧檔案的最重要特征。新一代智慧檔案館可以利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的存、管、用的全業(yè)務(wù)流程管理，這種操作便捷、適時(shí)、精準(zhǔn)、安全、智能的管理，不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案藏館的實(shí)時(shí)監(jiān)控和全面感知，更是對(duì)檔案管理工作提出了全新的時(shí)代要求---大數(shù)據(jù)處理。智能檔案管理最大的能量與貢獻(xiàn)在于大數(shù)據(jù)的生產(chǎn)力釋放，數(shù)據(jù)不再只是數(shù)據(jù)，醫(yī)院檔案館管理智能化就是對(duì)醫(yī)院海量檔案人力資源進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘后，通過(guò)智能算法分析為管理者和決策者提供客觀大數(shù)據(jù)分析，從而實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)體由被動(dòng)接受檔案管理系統(tǒng)的管理狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)向系統(tǒng)傳輸管理數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變是資源管理、數(shù)據(jù)管理、技術(shù)管理、服務(wù)管理等全新的改變，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的全面感知、互聯(lián)互通、前瞻預(yù)測(cè)、高效利用，為醫(yī)院的人才數(shù)據(jù)的充分挖掘，提供了重要基礎(chǔ)性信息和前瞻性的數(shù)據(jù)智能分析，為醫(yī)院人才強(qiáng)院戰(zhàn)略，適時(shí)全面貢“智”。

三、醫(yī)院智能檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

澳大利亞學(xué)者Richard Watson在《智能化社會(huì)：未來(lái)人們?nèi)绾紊?、相愛和思考》一書中也提到：“未?lái)能夠體現(xiàn)人類獨(dú)特的創(chuàng)造力、決斷力、系統(tǒng)分析能力的技能，是最不容易“過(guò)時(shí)”的知識(shí)。利用人類獨(dú)有的智慧、情感進(jìn)行創(chuàng)造性的工作，是未來(lái)人類證明自己價(jià)值的最好方式之一。醫(yī)院智能檔案管理系統(tǒng)就是運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)建設(shè)集網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化為一體的新一代智慧化檔案館。智能型檔案藏管、大信息資源數(shù)據(jù)中心、大數(shù)據(jù)分析處理服務(wù)中心，充分挖掘?qū)氋F的檔案人力信息資源，并通過(guò)深層次的開發(fā)利用為醫(yī)院人才戰(zhàn)略發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。云計(jì)算在規(guī)模、可擴(kuò)展性、成本、集中式數(shù)據(jù)中心方面的優(yōu)勢(shì)，可以幫助實(shí)現(xiàn)越發(fā)智慧的數(shù)據(jù)感知和匯總，越發(fā)完善的數(shù)據(jù)模型和問(wèn)題求解，越發(fā)自主的平臺(tái)服務(wù)支撐和數(shù)據(jù)共享、越發(fā)精確周密的決策制定與執(zhí)行。通過(guò)醫(yī)院智能檔案APP，即將手機(jī)與智能檔案數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新，就如“股票指標(biāo)”一樣，打造醫(yī)院檔案人才動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理的“檔案指標(biāo)”。

一是要高度重視智能化檔案管理的意義。當(dāng)前日漸興盛的大數(shù)據(jù)檔案人力資源并未被有效運(yùn)起來(lái)，“數(shù)據(jù)沉睡”“信息孤島”這都不利于醫(yī)院人才資源的優(yōu)化配置和充分利用。數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)的為數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確地識(shí)人、選人、用人、避免醫(yī)院組織工作開展中出現(xiàn)用人不當(dāng)和組織決策失誤，對(duì)于醫(yī)院人盡其才，人才強(qiáng)院戰(zhàn)略意義重大。檔案智能化管理，關(guān)鍵在于決策者重視，管理技術(shù)和管理手段革新，并加強(qiáng)專業(yè)信息技術(shù)和數(shù)字化、智能化操作性人才引進(jìn)及培訓(xùn)。與此同時(shí)，要應(yīng)用好區(qū)塊鏈技術(shù)，為醫(yī)院智慧檔案安全保駕護(hù)航。大數(shù)據(jù)分析與預(yù)測(cè)等行為難免會(huì)造成隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而區(qū)塊鏈的高冗余存儲(chǔ)、去中心化、高安全性和隱私保護(hù)等特點(diǎn)，讓數(shù)據(jù)更加安全可靠。

二是建立醫(yī)院檔案人力大數(shù)據(jù)智能分析模式。智能檔案的核心是充分挖掘分析檔案大數(shù)據(jù)，激活沉睡檔案數(shù)據(jù)，人力大數(shù)據(jù)智能分析模式簡(jiǎn)稱為大數(shù)據(jù)智能算法，就是通過(guò)檔案人力數(shù)據(jù)醫(yī)院人員的年齡、專業(yè)、職稱、學(xué)歷等因素。在宏觀上，用現(xiàn)有的人力大數(shù)據(jù)情況來(lái)科學(xué)算出整體醫(yī)院人才狀況，如平均年齡、整體學(xué)歷水平、性別比例、科室專業(yè)人數(shù)、領(lǐng)軍團(tuán)隊(duì)、隊(duì)伍梯隊(duì)等狀況。特別是在醫(yī)院重要干部培養(yǎng)、任免工作中，充分利用好檔案大數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供客觀全面有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析。而微觀上，以各科室為單位，充分利用檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)建模計(jì)算，精準(zhǔn)得出全院各科室人才的現(xiàn)狀（包括醫(yī)務(wù)力量數(shù)、職稱水平、學(xué)歷、年齡、性別比）及歷史、趨勢(shì)的變化圖，實(shí)時(shí)了解未來(lái)時(shí)間節(jié)段，梯隊(duì)建設(shè)和人才的需求的狀況。

三是將檔案人力數(shù)據(jù)與醫(yī)院人才引進(jìn)高效對(duì)接。醫(yī)院智能檔案管理不能只局限于醫(yī)院內(nèi)部人才檔案的數(shù)據(jù)的挖掘和分析，而且將醫(yī)院檔案人力資源數(shù)據(jù)與各類患者求醫(yī)需求的數(shù)據(jù)有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)分析，可以通過(guò)各類型患者的醫(yī)院掛號(hào)大數(shù)據(jù)趨勢(shì)變化圖，計(jì)算出各相對(duì)應(yīng)科室現(xiàn)有醫(yī)務(wù)力量與患者需要的關(guān)系比，根據(jù)科室的醫(yī)務(wù)年齡狀況與患者漲或減速度變化，再綜合退休人員、跳槽等多方因素，計(jì)算出未來(lái)每年人才需求變化情況，醫(yī)院人事科能實(shí)時(shí)對(duì)全院各科室醫(yī)務(wù)人才是增加還是減少引進(jìn)數(shù)值可精準(zhǔn)掌握。

四是將群眾康復(fù)大數(shù)據(jù)與醫(yī)院人才建設(shè)結(jié)合起來(lái)。5G時(shí)代，AIoT到來(lái)，使得智能檔案管理，需實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，物物相通。人才評(píng)價(jià)走大數(shù)據(jù)群眾路線，在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)領(lǐng)軍人物及人才梯度建設(shè)上，將充分利用人民群眾滿意（康復(fù)醫(yī)療檔案管）數(shù)據(jù)，根據(jù)患者選擇最多的醫(yī)生掛號(hào)數(shù)據(jù)，來(lái)分析出社會(huì)度認(rèn)可最高的醫(yī)生醫(yī)術(shù)水平，并以此為重要依據(jù)，在醫(yī)院職稱評(píng)選時(shí)以及醫(yī)院人才梯隊(duì)領(lǐng)軍人物選拔上作為重要的參考，打破了以往單一依靠學(xué)歷或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可度來(lái)認(rèn)定，而是通過(guò)患者及社會(huì)認(rèn)可度來(lái)實(shí)現(xiàn)全新的智能“硬”選擇。當(dāng)然為保護(hù)患者數(shù)據(jù)隱私安全，必須建立基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案平臺(tái)，非擁有授權(quán)者不可有訪問(wèn)權(quán)限，有此技術(shù)的加持確保了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改性。

五是將醫(yī)療市場(chǎng)變化數(shù)據(jù)與醫(yī)院未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略緊密結(jié)合。云計(jì)算、5G時(shí)代必將使得各行各業(yè)海量的數(shù)據(jù)和連接就此產(chǎn)生，要著眼整個(gè)醫(yī)療市場(chǎng)大環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，AloT要實(shí)現(xiàn)能根據(jù)市場(chǎng)需求的不斷變化，能敏銳精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)未來(lái)醫(yī)療市場(chǎng)的需求和變化，為醫(yī)院各科室的發(fā)展及相應(yīng)的人才引進(jìn)全面供“智”，甚至最終實(shí)現(xiàn)DL（Deep learning），深度學(xué)習(xí)本質(zhì)而言就是大數(shù)據(jù)的自動(dòng)識(shí)別、收集、根據(jù)目標(biāo)的需求學(xué)習(xí)最優(yōu)算法，并得出最科學(xué)的數(shù)據(jù)研判結(jié)論。如當(dāng)前中醫(yī)治療、預(yù)防保健、康復(fù)理療、心理衛(wèi)生等醫(yī)療市場(chǎng)前景潛力巨大，市場(chǎng)需求不斷增強(qiáng)，智能檔案系統(tǒng)要通過(guò)大數(shù)據(jù)采集分析出科學(xué)精準(zhǔn)的結(jié)論，為醫(yī)院科室設(shè)置建設(shè)及人才引進(jìn)、政策支持提供合理的數(shù)據(jù)分析支撐。

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（作者單位：益陽(yáng)市中心醫(yī)院）