瞿立菲

摘? ?要：在各企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，檔案管理都是重要的工作內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有直接性的影響，各項(xiàng)工作的開展與實(shí)施，都會(huì)以企業(yè)檔案為基礎(chǔ)，突出企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位與價(jià)值。結(jié)合目前各企業(yè)的發(fā)展情況分析，在企業(yè)檔案管理工作中，依然存在著相應(yīng)的問題，由于受到的影響因素不同，所產(chǎn)生的影響效果不同，但是都會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對(duì)此，需要企業(yè)對(duì)此提高重視度，加大對(duì)其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理? 安全風(fēng)險(xiǎn)? 防控措施

中圖分類號(hào)：F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）03（c）-0165-02

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，隨著各領(lǐng)域的發(fā)展，使各企業(yè)的數(shù)量持續(xù)增多，企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，為了穩(wěn)定企業(yè)自身的重要地位，需要企業(yè)加大對(duì)檔案管理工作力度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為企業(yè)的決策制定提供重要的信息依據(jù)，既能夠滿足企業(yè)自身的發(fā)展需求，又為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)提供良好條件。而企業(yè)人檔案管理工作質(zhì)量，會(huì)對(duì)企業(yè)的整體發(fā)有直接性的影響，創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化管理理念，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的智能化、信息化發(fā)展，解決傳統(tǒng)管理模式的單一化問題，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1? 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控現(xiàn)狀分析

1.1 基礎(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)的防控，無(wú)論是在企業(yè)的日常發(fā)展中，還是各項(xiàng)工作的管理中，都具有重要的地位與影響性。尤其是在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)嚴(yán)重化，為了使企業(yè)穩(wěn)定自身的發(fā)展地位，就需要提高企業(yè)檔案管理重視度，加大對(duì)其的監(jiān)管力度，全方面、多角度的分析，確保企業(yè)檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的價(jià)值[1]。在企業(yè)檔案管理的過程中，會(huì)受到各因素的影響，而引發(fā)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，為了滿足企業(yè)的發(fā)展需求，還需制定完善的管理制度，對(duì)其全面實(shí)施，確保企業(yè)檔案管理工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性。并且在管理的過程中，還能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，通過對(duì)其問題的詳細(xì)分析，找到具體的影響因素與原因，具有針對(duì)性地采取相應(yīng)的解決措施，既對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問題合理解決，又對(duì)檔案管理工作中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)有效防控。

目前，在各企業(yè)的檔案管理工作中，存在著一個(gè)普遍的問題，就是企業(yè)忽視對(duì)檔案的管理，對(duì)各工作內(nèi)容與工作職責(zé)劃分的不明確、不合理，缺乏完善的管理制度、專業(yè)的管理人員，使企業(yè)檔案管理工作的開展與實(shí)施受到阻礙，企業(yè)檔案管理工作無(wú)章可循。

1.2 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案管理工作中的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，受到的影響因素也比較多，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的開展與實(shí)施，并沒有明確的內(nèi)容與目標(biāo)，相關(guān)管理工作人員，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、儲(chǔ)存，無(wú)法確保檔案管理工作的質(zhì)量[2]。管理工作人員對(duì)不同類型的文件進(jìn)行統(tǒng)一的儲(chǔ)存，為后期查詢與使用工作帶來(lái)巨大的麻煩。與此同時(shí)，企業(yè)各部門在日常工作中，會(huì)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行使用，而借閱的過程比較簡(jiǎn)單，企業(yè)內(nèi)部也沒有明確的借閱流程、借閱手續(xù)等，可以根據(jù)各部門的工作需求，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行隨意解決，使企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏。并且還存在著部門人員借走檔案資料后，不及時(shí)歸還、檔案文件損壞、檔案丟失等情況，都會(huì)使企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案管理的實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)，主要發(fā)生在企業(yè)日常的運(yùn)營(yíng)中，尤其是企業(yè)檔案庫(kù)房的運(yùn)作，檔案庫(kù)房的建立，就是為了對(duì)企業(yè)檔案的保存。但是企業(yè)對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)，卻忽視了企業(yè)實(shí)際發(fā)展的需求，對(duì)檔案庫(kù)房的建立，只是為了對(duì)企業(yè)檔案的儲(chǔ)存，對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)位置、內(nèi)部設(shè)施等沒有綜合分析，無(wú)法確保檔案庫(kù)房的應(yīng)用性。除此之外，對(duì)檔案的裝具、卷盒等選擇，都缺乏科學(xué)性與合理性，使檔案長(zhǎng)期暴露在自然條件下，使企業(yè)檔案的儲(chǔ)存出現(xiàn)了發(fā)霉情況，無(wú)法確保企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

2? 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展有直接性的影響，企業(yè)不僅要考慮到自身的發(fā)展，對(duì)各項(xiàng)工作的嚴(yán)格管理，而且還要考慮到市場(chǎng)動(dòng)態(tài)發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)調(diào)整企業(yè)的發(fā)展方案，能夠確保企業(yè)自身的發(fā)展隨著時(shí)代的發(fā)展共同進(jìn)步。除此之外，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)越來(lái)越激烈，增加企業(yè)的發(fā)展壓力，甚至有些企業(yè)為了自身的利益，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)進(jìn)行惡性的影響。對(duì)此，需要各企業(yè)都對(duì)檔案管理工作提高重視度，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風(fēng)險(xiǎn)防控措施，降低企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)[3]。尤其對(duì)企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)防控，需要各部門之間的相互協(xié)作與配合，把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作全面落到各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，確保各部門工作的規(guī)范性。

2.2 提升管理人員綜合能力

企業(yè)檔案管理工作存在的問題，最主要的影響因素包括檔案管理工作人員，由于企業(yè)忽視檔案管理工作，因此對(duì)管理人員進(jìn)行招聘的過程中，沒有嚴(yán)格的要求。還有的企業(yè)為了降低成本費(fèi)用，而選擇一些兼職人員、剛畢業(yè)的大學(xué)生等，無(wú)法滿足企業(yè)檔案管理工作的需求，而影響企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。對(duì)此，需要企業(yè)能夠加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中就提出嚴(yán)格的要求，只符合標(biāo)準(zhǔn)的人員才能參與到企業(yè)檔案管理工作中。對(duì)具體的工作內(nèi)容與工作職責(zé)明確地劃分，使各人員都有明確的工作內(nèi)容與職責(zé)，從而提升企業(yè)檔案管工作效率。定期對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)自檔案管理的實(shí)際情況分析，針對(duì)具體的崗位內(nèi)容，制定出多樣化的培訓(xùn)模式，滿足檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)需求，從而幫助檔案管理工作人員提升自身的專業(yè)水平與綜合能力，為企業(yè)檔案管理工作的順利開展與實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 制定完善的管理制度

對(duì)企業(yè)檔案管理制度的制定，需要從企業(yè)發(fā)展的角度分析，對(duì)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都提供有利條件。通過對(duì)管理制度的實(shí)施，對(duì)其進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善，從而確保企業(yè)檔案管理工作的安全性與科學(xué)性。在日常的管理工作中，管理工作人員會(huì)把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)及時(shí)搜集與整理，并且根據(jù)信息數(shù)據(jù)的類型，對(duì)檔案進(jìn)行分類儲(chǔ)存，既避免檔案混亂，又為后續(xù)的查閱、使用等工作提供有利條件。檔案管理人員在自身的崗位工作中，嚴(yán)格遵照相標(biāo)準(zhǔn)制度與要求，無(wú)論是對(duì)企業(yè)檔案的借閱，還是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的記錄等，都會(huì)有詳細(xì)的記錄，檔案管理中的每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)、步驟都嚴(yán)格按照完善的管理制度實(shí)施，從而提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。例如，對(duì)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的借閱，借閱部門及人員要嚴(yán)格按照檔案借閱要求實(shí)施，檔案借閱手續(xù)齊全，并得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，在《企業(yè)檔案借閱審批表》中進(jìn)行借閱說明，包括借閱人、借閱類型、借閱時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)、歸還時(shí)間等，需要借閱人員與檔案管理人員共同簽字，才能對(duì)檔案進(jìn)行借閱，加大企業(yè)檔案的保護(hù)。

3? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有巨大的影響，需要企業(yè)對(duì)此提高重視度，加大對(duì)其的監(jiān)管力度，制定完善的管理制度，全面落實(shí)到企業(yè)檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規(guī)范性。加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人的專業(yè)水平與綜合能力，對(duì)具體的工作內(nèi)容與工作職責(zé)的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識(shí)，加大對(duì)企業(yè)檔案安全保護(hù)力度，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

參考文獻(xiàn)

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