【摘要】當(dāng)前階段，檔案成為信息數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與利用的重要資源，高校開(kāi)展各項(xiàng)教育、管理工作離不開(kāi)信息技術(shù)的支持。教育改革邁入了新時(shí)期，高校為進(jìn)一步提升自身的科研、教育水平，應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)信息化檔案改革的投入，不斷優(yōu)化資源配置結(jié)構(gòu)，科學(xué)規(guī)劃發(fā)展方向，增強(qiáng)教育隊(duì)伍專業(yè)水平?；诖?，高校應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用對(duì)人事檔案開(kāi)發(fā)的重要價(jià)值，逐步調(diào)整檔案管理、服務(wù)的實(shí)踐形式，積極探索建設(shè)智慧檔案服務(wù)機(jī)制的發(fā)展路徑。

【關(guān)鍵詞】人力資源；創(chuàng)新理念；專業(yè)隊(duì)伍

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案的信息化管理改革不僅是提升高校人事管理質(zhì)效的重要途徑，同時(shí)也是合理發(fā)揮檔案資源開(kāi)發(fā)、利用優(yōu)勢(shì)，建立現(xiàn)代檔案信息服務(wù)機(jī)制的基礎(chǔ)保障。為此，針對(duì)現(xiàn)階段檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中面臨的信息化基礎(chǔ)薄弱、管理意識(shí)滯后及檔案資源開(kāi)發(fā)形式單一等方面的問(wèn)題，高校應(yīng)從人事檔案的實(shí)際管理情況出發(fā)，合理應(yīng)用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，提升檔案管理的綜合質(zhì)效。

一、全面推進(jìn)人事檔案服務(wù)工作信息化建設(shè)的重要價(jià)值

（一）提升高校人力資源綜合配置的質(zhì)效

在高校檔案管理實(shí)踐工作中，開(kāi)展信息化改革，一方面可以建立起檔案信息科學(xué)管理理念，有利于檔案管理工作者提升信息處理、整合速率，對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行更全面、高效的收集、統(tǒng)計(jì)與分析，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期人力資源合理配置的目標(biāo)；另一方面，利用信息平臺(tái)，可以準(zhǔn)確、快速地提取關(guān)鍵信息，提供更便捷的檔案服務(wù)。人力資源檔案的管理個(gè)體具有復(fù)雜性、多樣性的特點(diǎn)，檔案信息記錄與調(diào)整應(yīng)保證實(shí)效性，因此，人事檔案除了需要對(duì)高校教職工個(gè)體的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄外，還需要收錄相應(yīng)的工作信息、環(huán)境信息、家庭信息，通過(guò)信息技術(shù)優(yōu)化原有的信息收集、處理、調(diào)用等工作流程，為高校人事管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整提供可靠的參考。

（二）能夠?qū)θ耸鹿芾硇畔⑦M(jìn)行定量分析

以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的信息管理工作通過(guò)定量分析、考核、評(píng)價(jià)的形式，可以對(duì)人事關(guān)系進(jìn)行深度分析，做出科學(xué)預(yù)測(cè)。在過(guò)去，高校進(jìn)行績(jī)效考核、崗位調(diào)整等人事管理工作時(shí)，通常是以定性管理為基礎(chǔ)，依照以往的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，往往無(wú)法對(duì)個(gè)體綜合發(fā)展?jié)摿?、個(gè)人能力、教學(xué)與科研成果等進(jìn)行全面考核，評(píng)價(jià)指標(biāo)單一。利用信息平臺(tái)對(duì)認(rèn)識(shí)管理個(gè)體的信息進(jìn)行采集，包括人事檔案信息及教職工個(gè)體、崗位、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、外部環(huán)境等信息，可以進(jìn)行數(shù)字化定量分析，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算分析的基礎(chǔ)上建立起公平、權(quán)威的考核機(jī)制，可以深度挖掘人力資源的價(jià)值，為高校人才培養(yǎng)、引進(jìn)等工作提供信息保障，調(diào)動(dòng)教師與職工積極參與信息化改革的積極性。

（三）增強(qiáng)高校教育與科研的整體水平

目前，高校在開(kāi)展信息化檔案建設(shè)過(guò)程中已經(jīng)取得了一定的實(shí)踐成果，信息資源的開(kāi)發(fā)不斷深入，不斷面向社會(huì)輸送高素質(zhì)的人才。現(xiàn)階段，高校的主要職能包括人才教育、社會(huì)服務(wù)與科學(xué)研究三方面，因此，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)投入、提升人事管理綜合水平成為必然。當(dāng)前階段，社會(huì)發(fā)展處于深刻變革的時(shí)期，人才培養(yǎng)需求與目標(biāo)的轉(zhuǎn)變，對(duì)高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科規(guī)劃等提出了更專業(yè)化的要求也對(duì)高校人力資源管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，將更深刻地融入到高校發(fā)展戰(zhàn)略中，從而更好地完善高校師資隊(duì)伍發(fā)展戰(zhàn)略，提升高校教育人才、服務(wù)社會(huì)、科學(xué)研究等方面的工作水平，建立起現(xiàn)代人才培養(yǎng)體系。

二、高校落實(shí)信息化檔案管理改革目標(biāo)面臨的困境

（一）對(duì)信息化改革的重要性認(rèn)識(shí)不足

在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校檔案的管理中心是科研檔案與學(xué)生檔案管理，對(duì)人事信息數(shù)據(jù)的管理與開(kāi)發(fā)意識(shí)薄弱。同時(shí)，盡管在檔案信息化改革項(xiàng)目中有所投入，但缺乏現(xiàn)代信息理念的指導(dǎo)，改革目標(biāo)停留在表面，實(shí)際工作中依然沿用原有的檔案管理形式，導(dǎo)致在具體的檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。除此之外，高校對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)受傳統(tǒng)觀念影響，形式較為單一，不注重信息共享、交互的特性，降低了管理水平。

（二）人事檔案管理流程不規(guī)范

近年來(lái)，高校教育規(guī)劃目標(biāo)與任務(wù)的調(diào)整，使人事管理工作的實(shí)踐形式發(fā)生變化。高校為優(yōu)化師資隊(duì)伍，通過(guò)加強(qiáng)專業(yè)培養(yǎng)、積極引進(jìn)人才，推進(jìn)現(xiàn)代教育體系的建立健全。在這一過(guò)程中，需要對(duì)崗位變動(dòng)、教育培訓(xùn)、專業(yè)人才的檔案信息進(jìn)行立檔、調(diào)檔處理，但從實(shí)踐調(diào)查來(lái)看，部分檔案存在數(shù)據(jù)缺失的情況，甚至有的單位由于檔案管理人員變動(dòng)頻繁，對(duì)多年收集的材料整理不及時(shí)，有的檔案材料多年未歸檔，導(dǎo)致檔案信息收集不全面，在利用過(guò)程中出現(xiàn)材料缺損、遺失的問(wèn)題，影響了檔案的完整性。

（三）對(duì)檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用不深入

現(xiàn)階段，高校在開(kāi)發(fā)、利用人事檔案的過(guò)程中，對(duì)信息資源的整合深度不夠是影響人事管理的重要因素。一方面，部分高校對(duì)檔案信息的利用形式較為滯后，主要用于日常管理、崗位調(diào)動(dòng)、評(píng)價(jià)考核等工作中，處于被動(dòng)利用階段；另一方面，檔案工作缺乏服務(wù)意識(shí)，重管理、輕服務(wù)。當(dāng)前，人事檔案系統(tǒng)中的信息是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的電子化，涵蓋范圍有限，對(duì)信息的利用主要適應(yīng)工作需要進(jìn)行各種維度的統(tǒng)計(jì)分析。因此，只能片面地反饋人事信息，無(wú)法為管理決策提供有效參考。

三、高校加快人事檔案信息化改革的實(shí)踐路徑

（一）創(chuàng)新檔案現(xiàn)代管理理念，為信息化建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)

人事檔案作為高校檔案管理的重要構(gòu)成部分，在開(kāi)展信息化改革工作時(shí)，應(yīng)注重創(chuàng)新理念的引進(jìn)，在管理隊(duì)伍中樹(shù)立起現(xiàn)代管理觀念，為檔案信息化建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。一是檔案管理工作者應(yīng)該具備良好的管理基礎(chǔ)、經(jīng)驗(yàn)，核實(shí)所有材料信息，并且保證準(zhǔn)確之后能夠聯(lián)系職能部門(mén)搭建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將高校所有工作人員狀態(tài)數(shù)據(jù)錄入，包括基礎(chǔ)信息、崗位信息、家庭信息等，然后依照信息平臺(tái)的檔案存儲(chǔ)分類，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提升信息整合的質(zhì)效；二是將信息化改革的目標(biāo)與績(jī)效管理指標(biāo)掛鉤，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)制度管理對(duì)檔案信息化管理改革的目標(biāo)進(jìn)行量化。同時(shí)加強(qiáng)信息技術(shù)改革重要性的宣傳與引導(dǎo)，讓管理人員樹(shù)立起現(xiàn)代管理理念，在創(chuàng)新理念的指導(dǎo)下調(diào)整檔案工作模式。

（二）設(shè)置對(duì)應(yīng)的信息安全機(jī)制，提升檔案利用的綜合質(zhì)效

保證檔案數(shù)據(jù)信息利用的安全性是全面推進(jìn)檔案信息化改革建設(shè)的重要前提。在構(gòu)建信息平臺(tái)的過(guò)程中，應(yīng)圍繞人事信息的服務(wù)、管理功能，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控體系。在開(kāi)展實(shí)際管理工作時(shí)，高校人事檔案管理者也要圍繞人事檔案信息化和數(shù)據(jù)化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)期間存在的問(wèn)題構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，建立起全過(guò)程監(jiān)管機(jī)制，依照管理崗位需求、權(quán)責(zé)的不同，設(shè)立對(duì)應(yīng)的權(quán)限，保證信息安全的整體水平；其次，制定預(yù)防關(guān)鍵信息、重要數(shù)據(jù)遺失的應(yīng)急對(duì)策，在常規(guī)檔案管理工作中，對(duì)重要信息進(jìn)行備份，采用設(shè)立雙檔的形式降低數(shù)據(jù)遺失可能造成的風(fēng)險(xiǎn)；第三，規(guī)范人事檔案實(shí)際管理流程，依照檔案具體的管理規(guī)范開(kāi)展信息收集、處理、調(diào)用與存儲(chǔ)等工作，為信息化改革的高效、有序推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

（三）組建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理隊(duì)伍作為信息化建設(shè)目標(biāo)有效落實(shí)的實(shí)踐者與指導(dǎo)者，其專業(yè)能力與信息素養(yǎng)、工作觀念等在一定程度上決定了高校信息化改革的實(shí)踐效率。為此，高校應(yīng)在加強(qiáng)管理隊(duì)伍專業(yè)培訓(xùn)的同時(shí)，圍繞發(fā)展改革需求，注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。與此同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案人才建設(shè)列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理的不同，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，結(jié)合人才長(zhǎng)效培養(yǎng)目標(biāo)，組建起兼具專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)的高質(zhì)量工作團(tuán)隊(duì)。一方面，高校應(yīng)該拓展人才培養(yǎng)、引進(jìn)渠道，建立專業(yè)的教育、科研、管理團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)高層次人才帶動(dòng)、引領(lǐng)人才隊(duì)伍建設(shè)和全力提升檔案人才隊(duì)伍的知識(shí)水平，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)；另一方面，應(yīng)注重高校信息人才的培養(yǎng)，通過(guò)聘請(qǐng)專家進(jìn)行演講、選拔優(yōu)秀人才參加管理交流會(huì)議等形式，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍工作、服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新檔案管理實(shí)踐形式。

四、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)在高校檔案管理中的深入應(yīng)用與推廣，轉(zhuǎn)變了檔案工作原有的形式與理念，在提升了信息開(kāi)發(fā)工作質(zhì)效與人力資源配置水平的同時(shí)，檔案全面信息化建設(shè)也帶來(lái)了一系列改革影響。高校應(yīng)立足于新時(shí)期檔案管理推進(jìn)信息化改革面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在加快信息化檔案整體建設(shè)進(jìn)程的基礎(chǔ)上，循序漸進(jìn)地實(shí)行改革規(guī)劃，充分發(fā)揮人事檔案在人才培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)工作中的優(yōu)勢(shì)作用。

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作者簡(jiǎn)介：尚紅玉（1987-），女，漢族，河南省鄲城縣，碩士研究生，從事人事高校檔案管理工作。