王立新

摘 要：在信息科技的推動(dòng)下，信息科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用不斷加深，人類社會(huì)也開始進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。高校檔案管理工作承擔(dān)著為全校師生提供網(wǎng)上學(xué)術(shù)資源查詢、信息采集和方案接收等重要任務(wù)，在數(shù)據(jù)信息日益繁多、種類逐漸豐富的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)高校的發(fā)展需求，因此，必須對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革工作給予足夠重視。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高等院校;檔案管理;管理模式

【中圖分類號(hào)】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）02-0298-01

引言：高校檔案是高校在日常管理、招生教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的對(duì)社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生具有保存價(jià)值的歷史記錄;是對(duì)高校辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)成果全面真實(shí)的記錄;是反映高校黨政管理、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、對(duì)外交流等各項(xiàng)工作的綜合記錄，從時(shí)間維度看，具有非常大的數(shù)據(jù)價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代，伴隨著高校智慧校園建設(shè)不斷推進(jìn)，高校檔案的利用服務(wù)需求日益增長(zhǎng)、利用方式日趨豐富，原有的管理模式已經(jīng)不能滿足需求，迫切需要轉(zhuǎn)變管理機(jī)制、創(chuàng)新管理模式，將高校檔案中蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)價(jià)值凸顯出來(lái)，服務(wù)支撐高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代特征

一是信息量巨大?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數(shù)據(jù)多樣性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)檔案管理建立在數(shù)據(jù)、信息、視頻以及圖文的基礎(chǔ)上，人們可以通過(guò)大數(shù)據(jù)信息更高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數(shù)據(jù)時(shí)代擺脫了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的依賴，人們?cè)谑占畔⒎秶托畔⑻幚硭俣确矫娴玫搅嗣黠@的提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代為人們生活工作提供了便利條件同時(shí)，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究

2.1 更新檔案管理信息化設(shè)備

巧婦難為無(wú)米之炊，目前我國(guó)高校檔案管理工作質(zhì)量遲遲得不到明顯提升，其中一個(gè)原因在于高校的檔案管理信息設(shè)備較為陳舊，無(wú)法有效支撐起大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作任務(wù)。因此，現(xiàn)階段我國(guó)高校應(yīng)當(dāng)從更新檔案管理信息化設(shè)備的角度出發(fā)，增加資金投入，為新型信息化管理設(shè)備的引進(jìn)與購(gòu)買提供必要的資金支持，使高校檔案管理設(shè)備能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐。但在此過(guò)程中需要注意的是，新型檔案管理設(shè)備的引進(jìn)與購(gòu)買不能夠聽從市場(chǎng)導(dǎo)向盲目購(gòu)買，而是要在深入分析自身檔案管理需求、結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人員意見(jiàn)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行引進(jìn)，力求能夠在最大程度上確保檔案管理工作設(shè)備的更新，發(fā)揮其最大作用。

2.2 在信息安全方面

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，高校的一些紙質(zhì)檔案信息基本已經(jīng)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，這樣雖然提升了信息的利用率，但也在一定程度上加大了信息泄露和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)著重注意信息安全保障體系建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)可從基礎(chǔ)設(shè)施層面、法治標(biāo)準(zhǔn)層面、組織管理層面、災(zāi)難恢復(fù)層面、安全技術(shù)層面進(jìn)行安全保障建設(shè)。高校檔案管理系統(tǒng)可以構(gòu)建人防、物防、技防等多層防護(hù)體系，一方面設(shè)置用戶訪問(wèn)權(quán)限，外設(shè)管理和操作權(quán)限，提升檔案管理人員的安全意識(shí)、筑牢物理和技術(shù)防線，另一方面采用防火墻技術(shù)、水印技術(shù)、信息加密技術(shù)等保障系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)遷移的安全，運(yùn)用殺毒軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，即時(shí)備份組件Raid1、Raid5，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行Chost備份，完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等。

2.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化及電子文件歸檔

高校的檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)通常是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，由紙質(zhì)檔案而轉(zhuǎn)換形成的各種格式的電子文檔也成為數(shù)量最多、內(nèi)容最廣泛、最為重要的數(shù)字檔案資源。一般高校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作分為幾個(gè)步驟：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接。很多高校的檔案管理部門通過(guò)以上六個(gè)步驟基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立起了數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，由于與數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)格式為圖片格式，所以有的高校除了提供數(shù)字檔案目錄查詢的功能外，又提供了縮略圖查詢功能?？梢詫⒏咝n案管理系統(tǒng)與高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接，在線實(shí)時(shí)進(jìn)行電子文件的歸檔工作，既提升了檔案收集的效率，同時(shí)也降低了檔案數(shù)字化的工作量。

2.4 創(chuàng)新電子檔案管理模式

一是創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認(rèn)為，高校檔案管理部門要樹立創(chuàng)新思維，充分應(yīng)用數(shù)據(jù)集成、可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、MapReduce、分步式文件存儲(chǔ)系統(tǒng)為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。創(chuàng)新管理理念，關(guān)鍵在人。高校一方面應(yīng)加大對(duì)電子檔案信息化建設(shè)的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)檔案信息處理設(shè)備;另一方面可以邀請(qǐng)第三方專業(yè)信息處理公司對(duì)高校檔案進(jìn)行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺(tái)。二是創(chuàng)新模式。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)在各項(xiàng)工作中的應(yīng)用，電子檔案管理也應(yīng)嘗試?yán)脜^(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的分布式系統(tǒng)，簡(jiǎn)化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析自動(dòng)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸納、存檔和加密，進(jìn)一步減少人工干預(yù)防止發(fā)生失誤和遺漏。三是培養(yǎng)創(chuàng)新人才。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校對(duì)電子檔案管理及信息技術(shù)處理人才需求量較大，高?？梢圆扇?chuàng)新人才培養(yǎng)方式滿足信息化檔案管理要求?！毒V要》中提出，統(tǒng)一規(guī)劃各級(jí)各類檔案人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，改進(jìn)培訓(xùn)方式。擁有電子檔案專業(yè)人才是能否順利做好電子檔案信息平臺(tái)的關(guān)鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓(xùn)，掌握最先進(jìn)的電子檔案管理知識(shí)，發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，通過(guò)開展專業(yè)人員到校開設(shè)講座、檔案員交流會(huì)和企業(yè)實(shí)習(xí)培訓(xùn)等形式切實(shí)提高操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的認(rèn)知能力。

結(jié)語(yǔ)：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，變化是不變的趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，以檔案信息化建設(shè)為依托，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從傳統(tǒng)的館藏中心模式向服務(wù)中心模式轉(zhuǎn)變向業(yè)務(wù)決策支撐轉(zhuǎn)變，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，緊密結(jié)合學(xué)校各項(xiàng)實(shí)際應(yīng)用需求提供數(shù)據(jù)支撐服務(wù)，提升檔案工作在高校各項(xiàng)工作中的重要性，充分發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，更好地服務(wù)于高校的各項(xiàng)工作開展。

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