程筱潔

【摘要】隨著信息化時(shí)代的到來，我國行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理也發(fā)生了較大的變革，相較而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸不能夠適應(yīng)現(xiàn)今的發(fā)展需求。由此，行政事業(yè)單位將信息技術(shù)引入檔案管理之中，以促進(jìn)檔案管理科學(xué)性的提升。信息化檔案管理能夠?qū)⑾嚓P(guān)文字信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，有效提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，還能夠有效延長檔案的保存時(shí)間，此外，通過將檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合在系統(tǒng)中的方式，在一定程度上增加了檔案整理與查閱的方便性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了行政事業(yè)單位檔案管理工作效率以及科學(xué)性的提高。但是，在各項(xiàng)因素的影響下，使得行政事業(yè)單位信息化檔案管理的成效不夠理想。對此，本文將對信息化視角下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化進(jìn)行探究思考，并提出相關(guān)的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;科學(xué)化;思考

檔案管理作為行政事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其本身具有較強(qiáng)的服務(wù)性、管理型以及政治性，對行政事業(yè)單位的發(fā)展具有較強(qiáng)的影響。特別是在信息化社會發(fā)展的背景下，行政事業(yè)單位的變革也在不斷深入，檔案管理信息化發(fā)展的重要性也逐漸體現(xiàn)而出，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是社會發(fā)展的必然需求，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及媒體設(shè)備的發(fā)展，人們的生活方式發(fā)生了較大的變化，人們對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化的需求逐漸增強(qiáng)，這成了檔案管理信息化發(fā)展的重要推力。二是檔案管理協(xié)調(diào)運(yùn)行的要求，行政事業(yè)單位的檔案管理是其歷史發(fā)展的重要載體，其是對行政事業(yè)單位各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，對行政單位的戰(zhàn)略調(diào)整以及目標(biāo)調(diào)整有著重要意義，而檔案管理信息化發(fā)展對其高效性、有序性以及協(xié)調(diào)性的提高具有重要意義。三是行政事業(yè)單位深化改革的基礎(chǔ)保證。整體而言，行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)性的提升，對行政事業(yè)單位的改革與發(fā)展具有重要意義。對此，本文將從行政事業(yè)單位檔案管理工作的基本特征出發(fā)，對其信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對性的優(yōu)化改革建議，以實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)性的有效提升。

一、行政事業(yè)單位檔案管理工作的基本特征

（一）行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)性。行政事業(yè)單位檔案管理所具有的現(xiàn)實(shí)性，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)今行政事業(yè)單位對個人的考察主要以資料以及檔案為依據(jù)，側(cè)重于了解個人在上學(xué)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷與表現(xiàn)以及日常生活行為等各個方面，用以充分了解個人情況，而對于戰(zhàn)略的調(diào)整則側(cè)重于對相關(guān)活動以及計(jì)劃等方面進(jìn)行充分的了解，以實(shí)現(xiàn)所制定的戰(zhàn)略計(jì)劃具有較高的科學(xué)度，對人力資源也能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置。從這兩個方面，可以體現(xiàn)出行政事業(yè)單位檔案管理所具有的現(xiàn)實(shí)性以及現(xiàn)實(shí)意義。

（二）行政事業(yè)單位檔案管理的真實(shí)性。行政事業(yè)單位檔案管理的真實(shí)性，主要表現(xiàn)在：一是收集過程的嚴(yán)謹(jǐn)性。行政事業(yè)單位在收集檔案數(shù)據(jù)信息的過程中對嚴(yán)謹(jǐn)性、真實(shí)性以及嚴(yán)格性的要求較高，用以保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。二是制度的規(guī)范性。在實(shí)際的檔案管理過程中，檔案管理工作人員以規(guī)章制度為依據(jù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)與利用，以實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案權(quán)威性的提升，進(jìn)而讓其真實(shí)性得到保證。

（三）行政事業(yè)單位檔案管理的保密性。行政事業(yè)單位檔案管理的保密性，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)今行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案、員工檔案、活動檔案等方面具有一定的保密性，并非所有人員都能夠隨時(shí)查閱，皆需要經(jīng)由一些手續(xù)與過程才能進(jìn)行資料的查閱，特別是在檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性較高的情況下，一些重要信息泄露出去，一方面不利于行政事業(yè)單位對員工隱私的保護(hù)，一方面對國家的信息安全也造成了一定的不良影響。整體而言，行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具有較高的保密性。

（四）行政事業(yè)單位檔案管理的動態(tài)化。行政事業(yè)單位檔案管理的動態(tài)化，主要表現(xiàn)在：行政事業(yè)單位的人事檔案是對個人的真實(shí)記錄，而個人的情況并非一成不變，其會隨職工個人情況以及職位等方面的變化而發(fā)生改變。此外，活動檔案同樣具有動態(tài)化的特點(diǎn)，其是對各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，且記錄的內(nèi)容會日漸豐富。由這兩個方面可以看出，行政事業(yè)單位的檔案管理具有動態(tài)化的特征。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

（一）行政事業(yè)單位檔案信息化管理制度有待完善。目前，部分行政事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度偏低，盡管將檔案管理制度納入管理制度之中，但是其在執(zhí)行力度以及管理力度上存在不足的問題，其集中反映著監(jiān)管部門的權(quán)責(zé)并未充分發(fā)揮的問題，進(jìn)而導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案信息化管理制度流于形式。此外，在管理制度不夠完善的背景下，檔案管理工作的范圍以及流程也存在規(guī)范性較低的問題，其具體的工作內(nèi)容存在枯燥性較高，且必能將政績反映而出的問題，進(jìn)而使得檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)以及基層工作人員對檔案管理工作缺乏熱情與專注度，進(jìn)而影響到檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量的提高。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作的認(rèn)知不足，其將檔案管理工作視為幕后工作，并未設(shè)計(jì)相應(yīng)的考核內(nèi)容，而基層工作人員對檔案管理工作的態(tài)度則更多是領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度的順延，領(lǐng)導(dǎo)的不重視使得基層工作人員也將檔案管理工作當(dāng)作保管、抄寫的工作去完成，進(jìn)而對檔案信息管理科學(xué)性的提高產(chǎn)生一定的不良影響。

（二）行政事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)化資金欠缺。在領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員重視程度偏低的背景下，使得行政事業(yè)單位檔案信息化管理的資金相對欠缺，存在相關(guān)設(shè)備較為陳舊的問題。在此背景下，部分行政事業(yè)單位的檔案管理部門存在工作環(huán)境簡陋、工作設(shè)備落后以及檔案柜較破舊等方面的問題，讓相關(guān)人員進(jìn)入到檔案管理室時(shí)，猶如進(jìn)入到一個陳舊的圖書館。此外，現(xiàn)今部分行政事業(yè)單位更多采用的是紙質(zhì)檔案對資料進(jìn)行管理，并未引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，一方面對檔案管理的信息化發(fā)展產(chǎn)生不利影響，另一方面也不利于檔案管理人員工作積極性的提升。

（三）行政事業(yè)單位檔案信息化管理專業(yè)人才缺失。相較而言，行政事業(yè)單位檔案的檔案管理具有較高的復(fù)雜性，特別是在信息化管理的發(fā)展趨勢下，對檔案管理工作人員的職業(yè)技能以及綜合素質(zhì)提出了更高的要求。而現(xiàn)今部分行政事業(yè)單位順應(yīng)改革，對編制人員進(jìn)行了適當(dāng)?shù)膲嚎s，人才聘用制也開始流行，在一定程度上提高了管理人員的綜合素質(zhì)，但是部分行政事業(yè)單位存在各部門人才流動性較高的問題，有時(shí)會選用非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，或讓管理經(jīng)驗(yàn)較少的人員直接進(jìn)行檔案管理，且并未給予其必要的培訓(xùn)，對管理人才專業(yè)能力的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。

（四）行政事業(yè)單位檔案信息化管理信息化程度偏低。目前，檔案的信息化管理得到了推行，檔案管理工作人員也對其有了一定的重視。但是，部分行政事業(yè)單位由于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的缺乏，或并未安排專門的管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，使得檔案管理系統(tǒng)流于形式，在實(shí)際的檔案管理過程中更多使用的還是紙質(zhì)檔案管理，對信息化檔案管理的推進(jìn)，檔案檢索查閱以及檔案管理工作效率的提升皆產(chǎn)生了一定的不良影響。

三、信息化視角下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的改革策略

（一）制定規(guī)范、科學(xué)的管理制度。行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)性的提升，完善的管理制度是其必要前提。針對管理制度的優(yōu)化條件，主要包括以下幾個方面：一是認(rèn)可度的提升，在制定管理制度前，領(lǐng)導(dǎo)層與工作人員應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理的認(rèn)可度，提高對檔案管理工作的重視程度，并對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行深入研究，并以此為依據(jù)制定貼合法規(guī)要求的管理制度。二是約束力的提升，在制定管理制度時(shí)，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)從自身發(fā)展情況出發(fā)，從明晰權(quán)責(zé)劃分、約束管理行為的角度出發(fā)，制定相關(guān)的管理制度。三是制度的內(nèi)容，科學(xué)的管理制度應(yīng)當(dāng)包含監(jiān)督制度、獎懲制度、考核制度以及培訓(xùn)制度，其中監(jiān)督制度是保證管理制度規(guī)范運(yùn)行的必要前提，并通過聘請專門的監(jiān)督人員保證監(jiān)督制度的施行，獎懲制度制定的主要目的在于規(guī)范員工的工作行為，確保管理人員嚴(yán)格按照工作要求完成相關(guān)的檔案管理工作，考核制度制定的目的在于激發(fā)管理人員的自我完善意識，促進(jìn)管理質(zhì)量與水平的提升，培訓(xùn)制度的制定目標(biāo)在于提升員工的綜合能力，為檔案管理科學(xué)性的提升提供必要的人才基礎(chǔ)。

（二）完善檔案管理的保密制度。由于行政事業(yè)單位的檔案具有較高的真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性，其對行政事業(yè)單位戰(zhàn)略與目標(biāo)的制定具有重要影響，當(dāng)檔案信息出現(xiàn)泄漏或是流失的問題時(shí)，一方面對行政事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的制定產(chǎn)生不利影響，另一方面對國家信息安全也產(chǎn)生了一定的隱患。對此，在完善檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)的保密制度，針對這一點(diǎn)，主要從以下幾個方面進(jìn)行優(yōu)化：一是提高管理人員的保密意識;二是嚴(yán)格檔案信息查閱的流程;三是強(qiáng)化對檔案查閱的管理。

（三）構(gòu)建信息化建設(shè)平臺推廣模式。信息化平臺是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要前提，也是提高檔案管理科學(xué)性的重要推力，對此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺的推廣，主要從以下幾個方面進(jìn)行優(yōu)化：一是多樣化推廣方法，在實(shí)際的推廣過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)當(dāng)?shù)靥攸c(diǎn)選擇最佳的推廣方法。二是規(guī)范化推廣流程，具體的推廣工作應(yīng)當(dāng)包含前提準(zhǔn)備、推廣方式選擇以及后續(xù)服務(wù)等方面，通過以上環(huán)節(jié)的優(yōu)化才能促進(jìn)信息化平臺的落實(shí)。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作?，F(xiàn)今，部分行政事業(yè)單位在引入檔案信息管理系統(tǒng)之后，并未對系統(tǒng)與設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，這給檔案管理的安全性帶來了一定的隱患。對此，必須引入網(wǎng)絡(luò)信息安全管理人才，提升網(wǎng)絡(luò)信息安全管理技術(shù);規(guī)范網(wǎng)絡(luò)安全管理流程，不斷提升工作人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識。應(yīng)用信息加密技術(shù)，對于重要檔案信息文件進(jìn)行加密處理，以提升檔案信息的安全性，免于丟失。此外，還可以應(yīng)用防火墻技術(shù)，提升計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之間的安全性，對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全管控，從而實(shí)現(xiàn)防控的目的。

四、結(jié)語

檔案管理在行政事業(yè)單位內(nèi)部管理中發(fā)揮著重要作用。而且隨著科技的進(jìn)步，智能化管理的逐步推進(jìn)，我國行政事業(yè)單位逐漸改變傳統(tǒng)紙質(zhì)資料辦公模式，在《文件檔案歸檔的制度》基礎(chǔ)上，開始建立起符合本單位實(shí)際情況的信息系統(tǒng)。因此，要提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)性，離不開信息化檔案管理的構(gòu)建。但是，在實(shí)際檔案管理信息化構(gòu)建過程中，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從完善信息化管理制度、培養(yǎng)信息化管理人才等方面進(jìn)行優(yōu)化，為檔案管理的信息化發(fā)展提供必要的前提，為使其能夠落到實(shí)處并長遠(yuǎn)發(fā)展，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)的推廣模式，完善后續(xù)服務(wù)。

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