謝微

【摘要】高校人事檔案管理工作在新的時(shí)代背景下呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，隨著人才引進(jìn)的力度加大，人才流動(dòng)性增強(qiáng)，“三齡兩歷一身份”的核查、職稱申報(bào)、干部提拔、職務(wù)審查等都需要使用人事檔案，人事檔案的利用率不斷提高，學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理步入信息化時(shí)代，人事檔案管理工作呈現(xiàn)出流動(dòng)性大、利用率高、數(shù)字信息化程度高等特點(diǎn)。高校人事檔案管理工作對安全性、專業(yè)化、信息化的要求更加嚴(yán)格，促使人事檔案管理工作升級發(fā)展，進(jìn)一步提高高校人力資源管理水平。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案 ;新形勢;發(fā)展

一、高校人事檔案管理的新形勢

隨著我國高等教育的迅速發(fā)展，高等教育已由精英教育轉(zhuǎn)為大眾化教育，高校教師數(shù)和學(xué)生數(shù)都呈現(xiàn)大量增長，同時(shí)，在科技創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)下，由互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)主導(dǎo)的新一輪科技革命已席卷而來，各類新的科學(xué)技術(shù)在高校首先得到運(yùn)用，與之隨行的人事檔案管理在新的發(fā)展形勢下，也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，同時(shí)帶來的安全隱患，使檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。

（一）人才流動(dòng)性加大。高校的發(fā)展歸根結(jié)底是人才的發(fā)展，無論是人才的培養(yǎng)還是科研的發(fā)展，都離不開一支德才兼?zhèn)涞慕處熽?duì)伍，因此，引進(jìn)人才成為各高校的重要工作之一。為了吸引人才，各個(gè)高校人事部門都出臺各種人才引進(jìn)政策，而這場搶奪人才的大戰(zhàn)直接導(dǎo)致了人才流動(dòng)性的加大。與人才一起流動(dòng)的，還有人事檔案的流轉(zhuǎn)，無論人才流向哪里，檔案都將如影隨形，真實(shí)地記錄著各類人才的成長變化過程。頻繁的人才流動(dòng)無疑加大了檔案管理工作的難度，因?yàn)樵诟鞣N頻繁的流轉(zhuǎn)中，都要保證人事檔案的安全性、完整性、保密性，稍有不慎，可能會引發(fā)重大的責(zé)任事故。

（二）檔案利用率提高。如今，人們對人事檔案的利用需求越來越高，人事檔案利用的范圍越來越廣，需要查閱內(nèi)容事項(xiàng)越來越多，這就要求人事檔案管理既需要做到嚴(yán)格保密，又需要做到信息查詢的方便快捷。而且，在對檔案材料進(jìn)行查閱、打印、掃描時(shí)，也增加了檔案材料的破損率，對檔案的保管提高了難度。

（三）信息化管理要求更高。以往的檔案管理都是以紙質(zhì)為主，所需設(shè)備投入較少，人員素質(zhì)要求不高。但作為科技創(chuàng)新發(fā)展的前沿陣地，越來越多的新技術(shù)設(shè)備首先在高校得到應(yīng)用。在科技創(chuàng)新的新形勢下，信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，人事檔案管理引入信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對檔案管理工作有重大的意義。大數(shù)據(jù)時(shí)代不但要求紙質(zhì)人事檔案的數(shù)字化，更要求將個(gè)人檔案信息通過專業(yè)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行分類處理，通過聚類、分類和相關(guān)性分析，研究數(shù)據(jù)的相關(guān)關(guān)系，從學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略高度為學(xué)校的人力資源管理、人才招聘和績效考核等服務(wù)。這在提高檔案使用效率的同時(shí)，也對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。

（四）對檔案工作的責(zé)任要求更加嚴(yán)格。我國歷來重視人事檔案的管理工作，但由于人事管理工作的繁雜和緊迫，檔案日常管理工作在人事管理中的重要性并未十分突出。黨的十八大以來，在從嚴(yán)治黨的新形勢下，各項(xiàng)工作更加規(guī)范化，對檔案工作也有了更加嚴(yán)格的要求。一是通過檔案材料的改版，要求對所有檔案材料進(jìn)行重新整理，舊的人事檔案要全部重新整理歸類，統(tǒng)一使用新的標(biāo)準(zhǔn)分類，包含的材料也要求更加詳盡。而隨著教師人數(shù)的增加，這是項(xiàng)龐大而系統(tǒng)的工作，要在短時(shí)間內(nèi)完成改版，必須增派工作人員。二是“三齡兩歷一身份”的重新核查，要求對每個(gè)教師的年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份進(jìn)行重新核查，這需要查閱大量的原始檔案材料，要求抽調(diào)大量熟悉組織工作的人員，同時(shí)必須仔細(xì)、細(xì)致，并做好保密工作，這對檔案管理工作是個(gè)很大的考驗(yàn)。

二、高校人事檔案管理的意義

（一）完整的記錄者。人事檔案一般分為十個(gè)部分：履歷材料、自傳材料、鑒定考核、學(xué)歷學(xué)位職稱學(xué)術(shù)培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免出國會議材料、其他材料。這些材料中，基本上包含了每個(gè)人從中學(xué)開始的每個(gè)學(xué)習(xí)工作階段的所有重要信息，真實(shí)地記錄了每個(gè)教師完整的學(xué)習(xí)、工作過程，以及在實(shí)踐過程中發(fā)生的所有重要事件。檔案資料的連續(xù)性，形成了教師完整的資質(zhì)、閱歷評價(jià)體系，甚至能夠體現(xiàn)教師的人生發(fā)展軌跡。

（二）可靠的原始材料。吳寶康曾經(jīng)在其著作《檔案學(xué)概論》中提出，檔案最根本的意義就是為了實(shí)現(xiàn)對一些歷史的記錄，而這些記錄是最原始的記錄內(nèi)容。檔案的真實(shí)性源自原始材料的真實(shí)，因此，檔案材料是不允許有涂改痕跡的，如在檔案審查中發(fā)現(xiàn)有涂改的痕跡，都需要進(jìn)行鑒別、追蹤和溯源。一般歷史越久遠(yuǎn)的材料，真實(shí)性越高，后期可能會為了某一目的對檔案材料進(jìn)行篡改，但在前期是無法預(yù)估的，因此，要找尋最真實(shí)的內(nèi)容數(shù)據(jù)，都要從最原始的記錄開始查閱，它為教師發(fā)展和干部培養(yǎng)提供了可靠的證據(jù)。

（三）選拔人才的重要依據(jù)。正是由于檔案的連續(xù)性和全面性，使它完整地記錄了每個(gè)教師的發(fā)展培養(yǎng)軌跡，為教師的職稱評定、人才的選拔、干部的任免提供了重要依據(jù)。人才的選拔離不開對個(gè)人德、能、勤、績、廉的考核，這也是檔案材料需要重點(diǎn)記錄的部分，因此，教師的培養(yǎng)和干部的任免，都需要進(jìn)行查檔，為其發(fā)展培養(yǎng)提供依據(jù)。

三、高校人事檔案管理的發(fā)展

（一）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高。由于檔案專業(yè)人才的短缺，目前，很多高校的人事檔案管理工作沒有專業(yè)的檔案管理人員承擔(dān)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，甚至還兼任其他的工作，這對當(dāng)前的檔案管理工作十分不利。在新形勢下，不僅要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要管理人員具備較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，在保證檔案保管安全性的前提下，做到檔案管理信息化，這需要大量的檔案人才儲備。首先，高校要選用專業(yè)的檔案管理人員對檔案進(jìn)行管理，熟悉人事檔案相關(guān)政策、條例，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對檔案管理工作高度負(fù)責(zé)。其次，應(yīng)提高檔案管理人員工作待遇。由于檔案管理人員的職業(yè)晉升渠道沒有打通，工作認(rèn)可度不高，部分檔案管理人員把檔案管理崗位作為“退休準(zhǔn)備工作”，對工作缺乏熱忱。要提高檔案管理人員工作積極性，不斷提高自我工作能力，有必要把檔案管理崗位設(shè)置為專業(yè)技術(shù)崗位，走專業(yè)技術(shù)路線，通過提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和工作待遇，提高檔案管理工作的吸引力。

（二）構(gòu)建人事檔案管理新模式。由于人事檔案保密性強(qiáng)，安全性、準(zhǔn)確性和有效性要求高，在新的形勢下，需要建立新的檔案管理模式。一是提高對檔案管理工作的認(rèn)識。檔案工作關(guān)系影響重大，工作人員要嚴(yán)格按照檔案管理要求開展工作，完善檔案管理制度，建立健全檔案管理工作考核體系，保證人事檔案的安全性，把檔案管理工作作為人事組織工作的重點(diǎn)工作。二是實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)的共享。隨著高校信息化建設(shè)的日益完善，數(shù)據(jù)的集成與共享成為主流，人事檔案管理也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，對于年度考核、職務(wù)變動(dòng)、職稱變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息可直接對接學(xué)校信息化建設(shè)相關(guān)管理系統(tǒng)，公示后可直接進(jìn)行歸檔處理，部分可公開材料可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享，提高檔案管理的工作效率，使檔案查閱使用更加方便快捷。三是傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理相結(jié)合。信息化時(shí)代中，數(shù)據(jù)的共享是主流，但人事檔案材料由于自身的特殊性，并不能完全實(shí)現(xiàn)共享，部分涉及保密性質(zhì)和個(gè)人隱私的材料必須用紙質(zhì)版進(jìn)行存檔，如組織考察評價(jià)、內(nèi)部處分文件、家庭情況等涉密內(nèi)容和個(gè)人信息，都不能實(shí)現(xiàn)信息共享，必須采用傳統(tǒng)的管理方式。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案安全性。信息化時(shí)代，尤其是大數(shù)據(jù)的發(fā)展，一方面使檔案管理工作更加方便快捷，另一方面也給人事檔案的安全保密帶來了新的挑戰(zhàn)。要增強(qiáng)人事檔案的安全性，首先，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，建立完善數(shù)字化人事檔案管理制度，明確人事檔案數(shù)字化內(nèi)容和管理人員的責(zé)任。其次，由于人事檔案的保密性要求，對人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全系數(shù)的要求更高，必須保證操作系統(tǒng)技術(shù)成熟、安全，避免黑客入侵、病毒感染等造成的數(shù)據(jù)丟失。此外，由于網(wǎng)絡(luò)化背景下的計(jì)算機(jī)極易受到威脅，安裝人事檔案管理系統(tǒng)須使用專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，計(jì)算機(jī)按涉密級別進(jìn)行配置，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)日常維護(hù)、維修報(bào)廢等操作時(shí)須嚴(yán)格按照涉密規(guī)定操作，確保數(shù)據(jù)的絕對安全。