劉琨

摘 要：當年社會經濟和科技快速發(fā)展，各個行業(yè)逐漸向現(xiàn)代化轉變，適應當前社會發(fā)展教育事業(yè)不斷進行改革，中學檔案管理工作與中學發(fā)展有直接關系，在現(xiàn)代教育改革過程中逐漸受到重視。本篇文章首先對目前中學檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后根據(jù)實際問題提出有效的解決策略，并且立足當前發(fā)展情況對中學檔案管理工作效率提升方式探討，希望可以為以后中學檔案管理工作實踐提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理;工作問題;工作效率;提升方式

文件管理學校對中學的發(fā)展階段不可替代的作用。它使用的是在學校發(fā)生的各種形式的文字，圖形，視頻和其他記錄的一切，聲音信息，信息豐富，形式多樣，以提供真實和寶貴經驗的詳細信息，中學教育的發(fā)展，為高中提供可靠數(shù)據(jù)基礎上，根據(jù)教育發(fā)展的實施。因此，學校應加強檔案管理學校的重要性，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案管理問題的工作和研究，探索有效的改進方式，提高檔案管理的水平和效率。

一、中學檔案信息管理工作特點

檔案信息是使用數(shù)據(jù)文件，文本，表格，視頻，音頻等多種形式的學歷全日制發(fā)生的，它有一個聲音，豐富性，多樣性的特點。充分利用檔案可以提供準確，真實的中學教育和學校發(fā)展，有價值的和可靠的信息和經驗。管理者和領導者能夠提高效益作為決策的依據(jù)。在那個檔案構成大約三分鐘的關鍵作用，在教育過程高中打球，但在三段包括許多小項目。例如：專業(yè)檔案還包括老師的教案和工作經驗總結;每天的課程計劃和優(yōu)秀成果;院長工作的注冊信息;學校的基本個人信息表;通過活動的學校記錄等發(fā)展。正如許多物種，它是管理過程中非常困難。檔案材料的來源也比較分散，籠統(tǒng)檔案中等水平從上級機關，事業(yè)單位，學校居然教學，學校管理，學生和教師。

其中上級政府部門資料在整體占比較少，但這些數(shù)據(jù)資料都經過詳細的記錄，相關手續(xù)比較周全，在實際查找時更加方便與簡單，管理結合起來可以更加科學高效。校務、管理會計部門之間以及師生所輸出的資料占整體檔案的絕大部分，這些企業(yè)檔案更加真實、對學校教育發(fā)展也更有幫助，能夠及時準確、直觀的反應出學校的進程。但是他們往往校內學生對于這部分研究資料無法真正做到有效登記、處理，因此此類檔案安全管理系統(tǒng)進行學習起來較為困難。需要注意的是，中學檔案由于資金來源主要途徑多樣、內容非常廣泛復雜，所以會出現(xiàn)多種格式，加上網(wǎng)絡技術基礎設施陳舊、人員自身綜合能力素質水平有待提升等問題所以也得這些檔案在實際上架操作、信息核查等工作的效率受到嚴重制約。

二、中學檔案管理工作存在的問題分析

1.檔案管理人員專業(yè)技能水平較低。社會加速發(fā)展進程中，適應現(xiàn)代社會需求，中學院校不斷擴招辦學規(guī)模逐漸擴大，隨著中學生數(shù)量的不斷增加需要更多的專業(yè)檔案管理人員，因為此時需要處理的檔案數(shù)量也逐漸增多。但是就目前的中學檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的素質都比較低，在工作實踐中對自己的工作不負責，導致檔案管理工作面臨未來發(fā)展困境，不能基于實際問題提出有效策略進行解決，除此之外，學校建設發(fā)展過程中相關領導對檔案管理沒有高度重視，導致一些專業(yè)的檔案管理人員逐漸從崗位流失，長期從事此職業(yè)的經驗豐富的人員不能長久的留在崗位上，導致目前的檔案管理工作效率非常低。

2.中學檔案管理方式存在漏洞。當前社會科技不斷進步，社會很多行業(yè)在發(fā)展過程中逐漸向自動化過渡，在當前新的社會發(fā)展背景下利用計算機技術讓檔案管理工作的逐漸實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，運用新的技術提升檔案管理工作的效率，有效避免了人們操作過程中遇到的一些管理難題，計算機互聯(lián)網(wǎng)技術改造與管理工作帶來極大的便利，但是由于互聯(lián)網(wǎng)自身特有的開放性增加了檔案管理工作中的安全隱患，檔案資料記存在電腦終端，但是操作過程中可能會受到木馬病毒的攻擊導致系統(tǒng)癱瘓，可能會出現(xiàn)檔案資料被篡改的現(xiàn)象，影響檔案資料的完整度，對后期管理工作產生嚴重的影響。

3.中學檔案管理工作缺乏完善的制度。我國目前很多中學適應現(xiàn)代化發(fā)展建立檔案管理制度，但是很多制度都是流于形式上，不能真正的在檔案管理工作實踐中發(fā)揮有效作用，紙上談兵式的制度不能在管理過程中落實到實處，增加了檔案管理工作的難題。

4.重視程度不高。就目前的中學檔案管理現(xiàn)狀來看，在實際管理中很多管理人員只是對檔案進行簡單規(guī)整、存儲，后續(xù)沒有其他相關完善工作，由此可知管理過程中沒有關于檔案管理的完整工作流程。中學檔案管理處于此種管理狀態(tài)下，不能讓當然真正發(fā)揮實際作用，中學開展教育不能以檔案為指導實現(xiàn)發(fā)展，檔案的參考作用不能有效發(fā)揮，長期發(fā)展導致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，實際管理中的問題也會越來越多。適應時代的發(fā)展檔案管理工作也要緊跟時代步伐，如果對當今這種快速發(fā)展的時代中檔案管理工作現(xiàn)狀不能及時改變，不能及時給予檔案管理工作過度重視，后期實際管理中會產生嚴重的不利影響。比如由于對檔案管理工作重視不夠，會導致直接管理人員缺乏工作積極性，日常管理水平不高，對檔案認識不足不能及時進行合理歸類，直接影響了檔案管理工作的效率，實際管理中不能基于時代發(fā)展創(chuàng)新管理方式，隨之而來面臨各種問題，所以需要在以后發(fā)展中加以重視。

5.與時代發(fā)展脫節(jié)。中學檔案管理中受多種因素影響，導致檔案管理還是沿著原來的傳統(tǒng)方式進行，沒有與時代接軌，在發(fā)展過程中脫節(jié)嚴重，檔案管理實踐中沒有立足當前發(fā)展形勢引進現(xiàn)代化設備和科學管理模式，經常會出一些重要的問題丟失問題，而且由此會對教育工作開展有一定的不利影響。目前發(fā)展過程中檔案管理的傳統(tǒng)模式仍占據(jù)主導，不利于中學檔案管理工作時間充足，很難滿足當前社會發(fā)展需要，中學檔案管理不能與實踐相互連接導致教育發(fā)展固步不前，教育事業(yè)發(fā)展緩慢。

三、中學檔案管理工作存在問題的解決措施

1.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。中學檔案管理效率的提高與實際管理人員的素養(yǎng)有直接關系，基于此需要學校積極培養(yǎng)專業(yè)人才，引進高素質的檔案管理工作人員，對檔案管理工作者開展專業(yè)培訓，提升他們的實際工作能力，進而達到提升檔案管理工作質量的目的。比如，有些學校應對當前發(fā)展專門成立檔案管理培訓班，請專家教授給工作人員講解相關知識，立足當前中學大學管理的實際情況，創(chuàng)新工作思路解決檔案管理實際問題，保證檔案完整性。學校也可以在此方面加大宣傳力度，通過宣傳讓檔案管理工作人員轉變自身發(fā)展意識，學校組織檔案管理工作人員積極溝通，讓檔案管理工作人員能夠相互分享自己的管理經驗和體會，積極學習他人的長處提升日常工作效率。

2.應用數(shù)字化技術進行檔案管理。當前我國社會不斷進步，在現(xiàn)代化快速推進的過程中信息時代迎來新的發(fā)展局面，學校當然管理利用信息技術實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。中學檔案是中學發(fā)展的理論參考依據(jù)，實現(xiàn)中學檔案科學管理，在管理實踐中順應時代潮流全面實現(xiàn)數(shù)字化管理。當前我國中學檔案管理工作實踐中信息資料整合利用存在一些不足，而且在信息化的時代由于各種因素的影響導致各種資料比較多，增加了資料處理的工作量，利用現(xiàn)代信息技術不再大量應用紙質材料，在物質化操作下進行檔案采集整合，讓實際工作人員利用系統(tǒng)對檔案資料數(shù)據(jù)進行整合，由原來傳統(tǒng)的實際資料向虛擬信息資料過渡。利用數(shù)據(jù)庫可以存儲大量的信息資料，改變原來的實體分類方式，利用現(xiàn)代信息技術對檔案信息資料的做相關操作，嚴格遵守國家相關法律引進先進的機器對檔案進行掃描裝訂，后續(xù)只需把檔案錄入系統(tǒng)，解決了檔案存儲空間的問題?；诨ヂ?lián)網(wǎng)科技實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式，中學檔案管理利用專業(yè)系統(tǒng)軟件，完成整體上的數(shù)字化建設，通過軟件快速進行數(shù)據(jù)分析，有效促進中學檔案管理工作發(fā)展。

3.建立完善的中學檔案管理制度。適應當前社會發(fā)展，學校應該立足自己的實際情況，在遵守國家相關法律的基礎上制定科學的檔案管理規(guī)章制度。沒有規(guī)矩不成方圓，實現(xiàn)中學方案管理向正規(guī)化方向發(fā)展，必須要制定科學系統(tǒng)的管理制度，具體工作實踐中嚴格按照制度進行，保證學校檔案管理工作能夠正常運行。

4.重視中學檔案管理工作。中學檔案管理是與中學發(fā)展有直接聯(lián)系的，通過檔案記錄中心發(fā)展的每一個歷史階段，并且在檔案中可以查詢到相關的重大事件。讓中學學校在未來的發(fā)展中根據(jù)具體實例和數(shù)據(jù)，為現(xiàn)代化建設提供幫助，實現(xiàn)學校教育發(fā)展。比如在檔案中會詳細記錄：某中學在某年建校，在發(fā)展的幾十年里都發(fā)生過的重大事件，學校培養(yǎng)了多少人才，給國家做了多大貢獻等信息，這些都是學校發(fā)展歷史，與檔案管理工作密切相關，需要中學檔案管理工作者在工作中加強管理避免檔案資料丟失。中學學校重視大學管理工作，其實就是對學校教育自身發(fā)展的重視，同時也可以上升到中學教育的發(fā)展。因此在未來發(fā)展中需要相關部門對中學檔案管理工作給予重視，與此同時，學校方面為了保證各大管理工作的正常運行，需要行政部門及時給予幫助，學校重視檔案管理工作改變相關工作人員的意識，讓中學帶來管理工作在實踐中實現(xiàn)優(yōu)化，為中學教育發(fā)展打下基礎。

5.與時俱進，讓檔案管理工作順應時代潮流。社會是不斷向前發(fā)展的，在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中中學檔案管理工作需要與時俱進緊跟步伐，才能與時代潮流相互適應。中學到來是中學發(fā)展的理論依據(jù)，為中學向管理數(shù)據(jù)化發(fā)展創(chuàng)造條件，中學檔案管理工作適應時代與社會同步。在發(fā)展過程中需要改變傳統(tǒng)的發(fā)展模式，引進新技術實現(xiàn)自動化智能化管理。保證住房保障管理工作正常運行，在此基礎上就將節(jié)約管理成本，并且讓檔案管理像科學化方向發(fā)展，與時俱進也引進新型人才、創(chuàng)新管理模式。但是在現(xiàn)代化轉變的過程中，也需要看到各種新技術應用中存在的弊端，避免在檔案管理工作實踐中受到外來攻擊，造成檔案資料的流失。

四、中學檔案管理工作工作效率提升方式探討

1.建立電子檔案庫。其中的數(shù)據(jù)，依靠現(xiàn)代化的，便捷的文件管理軟件，您可以創(chuàng)建一個可靠的海量電子檔案，與紙質文件和同步相關的電子檔案和能源需求。同時，檔案辦公室的工作人員應建立和完善電子化流程，貸款支持檔案，發(fā)布，提供了多種方式，在線文件檢索，以更方便地訪問各種文件信息。與此同時，領導須以更輕松地進行這項辦公事務的綜合評估和診斷，還提供各種統(tǒng)計報表，便于文件建立關聯(lián)，方便地訪問電子文件的各種信息檔案管理考核管理。當然，也有電子記錄的優(yōu)點和缺點，電子文件相比，該文件的傳統(tǒng)紙質版本而言，雖然大量的信息，輸入更方便，但也有一些風險，如網(wǎng)絡故障，數(shù)據(jù)丟失所造成的計算機病毒等出現(xiàn)了問題，工作人員記錄管理學校不斷更新，以便他們的計算機知識，以靈活應對這些問題的檔案管理。

2.增強管理意識，加大資金投入。在目前發(fā)展過程中對中學的管理工作不重視，主要是在意識層面上的偏差沒有及時進行轉變，面對當前的實際發(fā)展狀態(tài)，有效解決道德管理工作實際問題，需要及時對人們的錯誤意識進行糾正，從思想上轉變對待管理工作的不重視，在行動上加強檔案管理，促進檔案管理工作不斷優(yōu)化。中學學校相關領導要積極發(fā)揮帶頭作用，引領工作人員做好檔案管理工作，不僅要建立健全相關的管理制度實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，還需要在檔案管理方面加大資金投入，避免由于資金投入不足導致實際管理工作不能正常開展。

3.完善的學校檔案管理系統(tǒng)。學校不僅要配置一個特殊的房間，方便各種文件管理文件干燥耐久存的，而檔案管理還需要繼續(xù)提高。文件管理也是學校的一個重要部門，也應該有健全的規(guī)章制度，應該有一個詳細的檔案管理流程。具體到不同的檔案，管理制度，貸款案件檔案，分類整理文件，并保存系統(tǒng)等。例如，要做好檔案的統(tǒng)計組成，學校專員職位上的時間和考勤記錄管理工作;股權轉讓及時，準確的注冊和接收文件，使得文件訪問的詳細表中的記錄，它可以顯著降低文件丟失的現(xiàn)象;有沒有允許借用文件系統(tǒng)中，如果確實因為工作需要，文件檔案室出來，人們需要明確的信息取土，取土的目的和返回日期。

4.加大檔案信息管理技術技能和知識的培訓力度。不能夠只是讓教學設計任務較輕的教師可以負責學校的檔案資源管理會計工作，學校檔案室應該聘請專業(yè)的管理研究人員對檔案數(shù)據(jù)進行分析詳細的梳理，有專人負責檔案統(tǒng)計工作，按要求填報檔案統(tǒng)計報表，并做到迅速、真實、準確無誤。相關法律專業(yè)的管理服務人員以及對于中國檔案的標注、分類、標記、裝訂等具有不同專業(yè)的技能，學校要不定期組織開展檔案安全管理能力相關理論培訓，以更大程度不斷加大培訓力度來提高檔案管理部門人員的檔案管理技能。

5.提高專業(yè)素養(yǎng)，與現(xiàn)代化接軌。提升檔案管理工作效率，學校要聘任專業(yè)管理人才，并且積極引進科學的管理方式，除此之外，學校還要組織工作人員進行訓練和培訓，同時積極引進國外先進的技術設施，搭建檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展平臺，讓學校檔案管理與時代融合，促進中學教育發(fā)展。

6.運用績效考核工作制度，創(chuàng)新檔案管理工作。在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，結合相關管理工作的經驗，為了提高檔案管理工作效率，可以進行績效考核，考核工作人員的日常工作業(yè)績，激發(fā)他們人生工作的積極性，嚴格落實績效考核制度，讓有能力的管理人員有發(fā)展的平臺，通過績效考核實現(xiàn)人才的合理分配，優(yōu)勝劣汰增強工作人員素養(yǎng)。

總結

由以上論述可知，適應當前教育改革，讓中學檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展，需要立足當前發(fā)展中的實際問題全面革新，相關人員必須轉變思想重視檔案管理工作，為中學檔案管理發(fā)展創(chuàng)造條件，進而實現(xiàn)中學教育發(fā)展。

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（作者單位：貴州省都勻一中）