張國鈺 張文

摘 要：社區(qū)檔案主要指的是社區(qū)服務(wù)與管理等一系列活動中而形成的，對于國家和社會具有存儲價值的各種歷史記錄，其很好地記錄了社區(qū)建設(shè)與發(fā)展歷程，同時也在很大程度上為我國城市社區(qū)健康發(fā)展積累了較多的經(jīng)驗，能夠有效服務(wù)民生、共建和諧社區(qū)。但是，在新時期背景下社區(qū)檔案管理工作也具有其自身難點，而本文則是就難點與對策展開了具體的研究。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案;管理難點;管理對策

一、引言

近幾年，在政府職能不斷轉(zhuǎn)型、城市體制不斷變革與發(fā)展的環(huán)境下，社區(qū)建設(shè)力度也在這一過程中不斷加大，社區(qū)需要承擔的社會職能相較于之前有了明顯的強化，社區(qū)在推進城市化進程、提高群眾生活質(zhì)量等多方面都起著越來越高的作用。社區(qū)檔案本身就直觀的體現(xiàn)出了社區(qū)整個發(fā)展歷史以及管理情況，做好社區(qū)檔案管理工作是現(xiàn)如今城市建設(shè)與發(fā)展過程中較為重要的一項問題，所以，筆者也就社區(qū)檔案管理工作的難點與對策進行了如下探析。

二、社區(qū)檔案管理的內(nèi)涵

社區(qū)信息資源也是信息之中的一部分，與城市和各級政府之間的信息需求可謂是緊密相關(guān)，其不僅能夠直接為城市和各級政府提供有用信息，同時，還能有效反映出社區(qū)發(fā)展、生產(chǎn)力的重要標準。社區(qū)群眾的參與自然能夠及時獲得信息并且讓其成為信息資源，從這點來分析的話，人力管理介入對于社區(qū)信息資源的形成以及發(fā)展而言也是十分重要的部分，特別是在人類步入信息時代之后，科技進步以及社會繁榮發(fā)展自然也與信息豐富度緊密相關(guān)，社區(qū)檔案管理過程中借助于現(xiàn)代化科技管理手段就能夠讓其價值實現(xiàn)最大化，從而真正有效發(fā)揮出社區(qū)檔案的最佳效用。社區(qū)檔案管理過程中，管理形式也逐漸從之前以圖件文本為主的管理方式逐漸發(fā)展成為了以電子檔案信息管理為主的形式，這是一個長時間發(fā)展的過程，也是緊跟時代發(fā)展步伐的管理技術(shù)創(chuàng)新與優(yōu)化，能夠最大程度提升社區(qū)檔案管理效率和使用效率。

三、社區(qū)檔案管理工作的難點

1.檔案管理意識薄弱

就目前我國各個社區(qū)檔案管理工作情況來分析的話，檔案管理意識還是較為薄弱，很多社區(qū)檔案工作都尚未形成完善的領(lǐng)導與工作機制，社區(qū)領(lǐng)導對于這一項工作的價值尚未形成正確的認識，對于檔案工作相關(guān)法律制度體系也尚未形成完善的了解，檔案管理工作無法真正有效推進下去。

其次，市、區(qū)街道業(yè)務(wù)主管部門在管理過程中干涉較多，這也促使社區(qū)檔案管理工作無法有效展開;再者，部分社區(qū)檔案管理工作人員對于這一項工作的理解程度不夠，覺得是一項自找麻煩的工作，甚至還有人覺得社區(qū)并不需要展開建檔工作。

最后，部分社區(qū)檔案管理人員在工作期間尚未形成完善的檔案法制觀念，沒有對檔案法律法規(guī)內(nèi)容形成良好的把握。

2.檔案業(yè)務(wù)保障較為薄弱

就目前社區(qū)檔案管理工作難點來分析的話，檔案業(yè)務(wù)保障十分薄弱也是發(fā)展期間的問題之一，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案管理人員隊伍建設(shè)有待完善，社區(qū)檔案管理工作人員都沒有配備完善，部分工作人員可謂是身兼數(shù)職，無法集中精力進行社區(qū)檔案管理工作;而且整個社區(qū)檔案管理隊伍十分不穩(wěn)定，經(jīng)常會出現(xiàn)變動等情況，更甚至還有部分社區(qū)都沒有配備專門的檔案管理人員，更遑論檔案人員培訓與教育等工作的開展，在這種情況下，檔案管理隊伍素質(zhì)與能力自然十分薄弱，無法有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

其次，社區(qū)檔案管理期間，硬件建設(shè)無法跟上檔案發(fā)展需求，尤其是在社區(qū)服務(wù)職能不斷擴大的環(huán)境下，社區(qū)檔案管理工作內(nèi)容也在不斷增加，這個時候檔案管理硬件建設(shè)自然也就無法滿足全新的工作需求，例如，檔案存儲專柜容量不足等等。

最后，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費匱乏也是社區(qū)檔案管理過程中的難點之一，這一問題的存在直接促使檔案管理工作缺少檔案管理專柜與裝具。

3.檔案管理規(guī)范程度不足

就目前社區(qū)檔案管理工作難點來分析的話，檔案管理規(guī)范程度不足也是問題之一，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案管理工作機制尚未構(gòu)建，缺少完善的檔案管理制度，在這種情況下，部分社區(qū)檔案管理工作在開展的時候，大多是處在誰形成誰就進行管理的現(xiàn)象，部分社區(qū)對于檔案管理、歸檔、借閱與交接等環(huán)節(jié)也缺少合理的制度體系，在文件歸檔與整理過程中也沒有進行規(guī)范化、集中統(tǒng)一管理，促使檔案信息資料不夠完善，嚴重降低了社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量。

其次，檔案管理工作信息化建設(shè)水平滯后，沒有緊跟時代發(fā)展步伐，對于產(chǎn)生的電子文件也沒有做好歸檔工作，這不僅直接影響了社區(qū)檔案完整性，同時也不利于社區(qū)檔案的開放與使用。

4.檔案員業(yè)務(wù)水平有待提升

社區(qū)工作涉及方面較為廣泛，內(nèi)容也十分的多，且任務(wù)重，可是，就社區(qū)檔案管理情況來看，檔案管理人員較少，人人都身兼數(shù)職，而且管理人員業(yè)務(wù)水平也有待提升、人員穩(wěn)定性明顯不足?，F(xiàn)如今有些社區(qū)每三年都會進行一次換屆，這也促使人員崗位變動十分頻繁，有相當多的檔案員在還未經(jīng)過培訓就已經(jīng)上崗，對于檔案管理工作一知半解，在這種檔案管理技能較弱的情況下，社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量自然也就無法得到保障，無法真正將其價值有效發(fā)揮出來。

四、社區(qū)檔案管理工作的對策

1.檔案信息化管理工作

一是按照檔案管理要求，研究以“智慧醫(yī)療”建設(shè)為抓手，以信息化、智能化建設(shè)為依托，一是打造南崗區(qū)慢病檔案管理“云”服務(wù)模式，參與建設(shè)“南崗區(qū)數(shù)字化慢病檔案管理云服務(wù)平臺”，在全國率先實行了高血壓、糖尿病、心腦血管等慢性疾病社區(qū)健康檔案數(shù)字動態(tài)化管理。榮獲2015年中國社區(qū)衛(wèi)生協(xié)會“提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)金點子”一等獎，迎接國家衛(wèi)生部、北京、上海等城區(qū)31次先后到我區(qū)調(diào)研學習慢病檔案管理工作，全面提升了我區(qū)公共衛(wèi)生管理水平和服務(wù)能力。

二是參與“南崗區(qū)數(shù)字化冷鏈檔案監(jiān)測平臺”的建立與運行，對我區(qū)疫苗檔案進行有效管理，系統(tǒng)解決了區(qū)局12類智能冷鏈管理檔案的可溯源模式。

三是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢下轉(zhuǎn)變醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)模式，在全省率先試點，建設(shè)了“家約健康”和“家約醫(yī)護 Home E-care”O(jiān)2O（Online To Offline）一體化健康管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)了在線管理健康檔案、在線家庭醫(yī)生簽約與在線預(yù)約醫(yī)療護理服務(wù)等功能，其中“家約健康”的“互聯(lián)網(wǎng)+家庭醫(yī)生簽約”健康檔案管理服務(wù)平臺，是“黑龍江省公共衛(wèi)生服務(wù)信息系統(tǒng)”的居民端，強調(diào)以人為本，面向家庭和社區(qū)老年人等重點人群，通過平臺的使用推廣，我區(qū)基本實現(xiàn)了家庭醫(yī)生對已簽約一般人群15.27萬人與重點人群15.69萬人健康檔案的在線管理健康檔案，健康問題在線咨詢，健康數(shù)據(jù)隨時掌握，精準就醫(yī)綠色通道等連續(xù)、綜合、長期的健康管理服務(wù)，讓社區(qū)的家庭醫(yī)生科學管理簽約居民及家人健康，讓居民獲得持續(xù)性、動態(tài)化的專業(yè)健康跟蹤指導服務(wù)，優(yōu)化簽約體驗，改善簽約服務(wù)感受度。

2.強化支持保障，促進社區(qū)檔案管理工作齊抓共管

社區(qū)檔案管理工作在推進的時候，街道辦事處作為社區(qū)直接行政管理部門，在管理期間一定要加強對社區(qū)檔案管理工作的支持與關(guān)心，進一步完善社區(qū)檔案管理工作在推進期間需要的基礎(chǔ)保障，例如，必備的管理經(jīng)費、人員、裝具保護設(shè)備與庫房等一系列基礎(chǔ)保障，這樣才能真正為社區(qū)檔案管理工作的有序展開提供良好的基礎(chǔ)條件。社區(qū)檔案管理工作本身就屬于一項系統(tǒng)化工程，涉及部門與內(nèi)容較多，在管理過程中，需要將各個相關(guān)職能部門有效結(jié)合在一起來形成管理合力，從而有效提高社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量。為此，相關(guān)領(lǐng)導一定要對社區(qū)檔案管理工作進行統(tǒng)籌安排，制定出統(tǒng)一的歸檔與整理標準，各個部門之間也需要達成良好的公式，構(gòu)建出完善的社區(qū)檔案協(xié)同管理體系，以此來對社區(qū)檔案資源進行整合與集中管理，最終有效提高社區(qū)檔案管理效率和質(zhì)量。此外，還需要加強對社區(qū)檔案管理工作人員的培訓與教育，通過這一手段來為社區(qū)檔案管理工作提供強有力的人才支撐，這樣也才能真正有效提高社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量，有效突破社區(qū)檔案管理過程中面臨著的難點。

3.構(gòu)建規(guī)章制度，有效提升社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量

社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量要想得以提升，除了上述幾點之外，社區(qū)領(lǐng)導則需要借助于各種渠道，來促進與社區(qū)主管機關(guān)之間的聯(lián)系與溝通，盡量獲得社區(qū)行政管理部門的支持，這也能為社區(qū)檔案管理工作的有序開展提供良好的條件。在這一過程中，可以先為社區(qū)檔案管理工作安排一名分管領(lǐng)導，讓其專門負責社區(qū)檔案工作，確保其業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力;另外，還需要為社區(qū)檔案管理工作開展構(gòu)建出和諧的外部環(huán)境，例如，可以為社區(qū)檔案工作人員提供較為穩(wěn)定的崗位，同時，盡量提高其晉升機會以及待遇，這樣才能讓檔案管理工作人員更好地參與到檔案管理工作之中。

社區(qū)檔案管理工作在推進的時候，管理人員自身也需要做好以下幾點：第一，不斷加強檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學習，積極參與到檔案行政管理部門提供與組織的培訓與教育之中，以此來有效提高自身檔案管理業(yè)務(wù)能力與水準，學會使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備來展開檔案管理。第二，指導社區(qū)工作人員做好檔案相關(guān)文件資料信息收集、整理與歸檔等工作，同時對其展開相關(guān)教育與培訓，以此來提高檔案收集與歸檔的合理性。第三，對于本社區(qū)檔案不僅要確保其安全性，還需要進一步提高其利用效率，在日常工作過程中，一定要及時對生成的檔案文件材料做好積累與歸檔工作，特別是對于一些勞動保障、民政救助、殘疾、老齡、保險等一系列有涉及到民生的檔案信息資料，更是要及時進行收集，這樣才能真正確保社區(qū)檔案資料完整性，這樣才能真正有效提高社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量，有效突破社區(qū)檔案管理過程中面臨著的難點。

4.加大對《檔案法》的宣傳力度，提高群眾檔案意識

社區(qū)檔案管理工作要想順利實施，在檔案管理過程中還可以加大對《檔案法》的宣傳力度，借助于有效宣傳與教育來提高群眾檔案意識，從而有效促進社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。在這一過程中，社區(qū)可以積極借助于簡訊、板報、標語橫幅、分發(fā)檔案宣傳資料等多種形式來對社區(qū)群眾進行《檔案法》、《檔案法實施辦法》宣傳，以此來提高群眾對于檔案在社區(qū)建設(shè)中重要性的認識，讓社區(qū)居民都能夠認識到檔案管理的重要性，并且也主動積極的參與到其中，這樣宣傳自然能夠得以有效發(fā)展和提升。

5.加強檔案員培訓，提高檔案管理水平

社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量要想得以保障，加強檔案員培訓可謂是有效提高檔案員業(yè)務(wù)水平的根本。各街道辦事處在這一過程中，可以定期對社區(qū)檔案員進行有效業(yè)務(wù)培訓與指導，借助于實地操作、講解等方式來進行培訓，也可以邀請檔案局工作人員上門進行指導，亦或者是通過咨詢服務(wù)等方式來對檔案員進行培訓與教育，以此來提高其檔案管理水平。除此之外，也可以積極參與到上級檔案行政管理部門舉辦地業(yè)務(wù)培訓班之中，讓社區(qū)檔案管理人員真正走出去觀摩與學習，這樣他的管理意識與方法才能得到有效優(yōu)化，從而進一步提高檔案員對于檔案管理基本技能與知識的把握，進一步激發(fā)其工作積極性、提高其工作責任意識。

6.強化強度與指導，促進社區(qū)檔案工作持續(xù)發(fā)展

實踐調(diào)查結(jié)果顯示，要想真正做好社區(qū)檔案工作，一定要將監(jiān)督與指導貫徹到整個工作始終，真正對社區(qū)檔案管理工作進行強有力的監(jiān)督與指導，這樣才能為其指明方向、提供保障。在這一過程中，相關(guān)人員可以結(jié)合社區(qū)當?shù)貙嶋H情況因地制宜來進行指導，例如，基礎(chǔ)條件較為良好的社區(qū)，就可以邀請專業(yè)人員來突擊檔案員工作情況，并且加強指導與教學，讓其能夠?qū)W會檔案管理工作;而對于基礎(chǔ)較差的社區(qū)，則可以對其進行專業(yè)化指導服務(wù)，這樣就能讓其得以更為良好的發(fā)展與提升。

五、結(jié)語

綜上所述，社區(qū)檔案直接記錄了我國城市現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展歷史，同時也很好地記錄了我國社會主義精神文明建設(shè)與發(fā)展歷史，是社區(qū)建設(shè)與服務(wù)民生的重要參考依據(jù)，在城市社區(qū)建設(shè)不斷推進的環(huán)境下，社區(qū)檔案管理工作受到的關(guān)注度也在不斷提升，做好這一項工作能夠為我國城市社區(qū)建設(shè)與發(fā)展留下寶貴歷史，更好地服務(wù)于民生，同時真正構(gòu)建出和諧發(fā)展的社會。

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（作者單位：1.哈爾濱市南崗區(qū)花園社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;2.東北農(nóng)業(yè)大學）