劉梅玲 黃虎 李文生 潘麗春

【編者按】上海國家會計學院和中國煙草總公司云南省公司聯(lián)合組成的“云南煙草商業(yè)智能財務建設研究”課題組自2019年4月起，正式啟動智能財務建設的理論研究和實踐探索。在理論層面，從實務角度提出了智能財務的定義和基本框架，智能財務建設的總體思路和具體方案，智能財務運營與財務管理轉型的思路和方法，以及智能財務建設和運營過程中的風險管理等;在實踐層面，云南煙草商業(yè)當前已實現(xiàn)智能財務會計共享的建設和運營，包括會計核算的標準化、自動化和智能化，會計報表生成的自動化，資金結算的集中化和自動化，稅務計算和申報的自動化，會計檔案管理的電子化、自動化和無紙化，以及預算控制的業(yè)務化、前置化和自動化。課題組基于課題研究報告，將核心研究成果整理成系列研究論文，重點闡述智能財務的基本框架、建設思路、工作方法和具體做法，以期推動國內(nèi)智能財務事業(yè)的良性發(fā)展。其中，智能財務建設系列文章重在解讀智能財務建設過程中的流程設計、平臺設計、組織規(guī)劃和制度設計四項核心工作及相關專項重點工作。

【摘 要】 智能財務是學術界和實務界當前共同面臨的新鮮事物，智能財務的建設和運營引發(fā)社會的廣泛關注。流程是政策、制度、標準、規(guī)則等內(nèi)容的落腳點和承載者，流程設計是智能財務建設過程中的核心工作，是企業(yè)在智能財務建設過程中能夠深入?yún)⑴c和準確把握的重要內(nèi)容。文章基于中國煙草總公司云南省公司智能財務建設的理論研究和實踐探索，著重闡述智能財務建設過程中的流程設計，包括流程梳理和流程優(yōu)化兩個階段，涉及總體設計目標、思路和工具以及階段性目標、步驟、示例、組織和結果，并在智能財務共享模式下的業(yè)務流程設計中突出體現(xiàn)了智能化場景的設計和先進技術的匹配運用，以期為企業(yè)進行智能財務建設提供有益參考。

【關鍵詞】 智能財務; 業(yè)務流程; 矩陣式流程圖; 業(yè)務流程矩陣

【中圖分類號】 F233? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2020）14-0142-07

在“大智移云物區(qū)”等新技術風起云涌的當前，無論對理論界還是實務界，智能財務建設和運營都是一項探索性工作。智能財務是指將以人工智能為代表的新技術運用于財務工作，對傳統(tǒng)財務工作進行模擬、延伸和拓展，以改善會計信息質(zhì)量、提高會計工作效率、降低會計工作成本、提升會計合規(guī)能力和價值創(chuàng)造能力，促使企業(yè)財務在管理控制和決策支持方面發(fā)揮作用，通過財務的數(shù)字化轉型推動企業(yè)數(shù)字化轉型進程[ 1 ]。在企業(yè)實務工作中，智能財務建設體現(xiàn)為智能財務共享平臺的建設和新型財務管理模式的探索，主要包括流程設計、平臺設計、組織規(guī)劃和制度設計等。而智能財務運營則體現(xiàn)為業(yè)務運行、平臺運轉、組織運營和管理提升四項工作，主要包括與智能財務業(yè)務運行相關的質(zhì)量管理、服務管理和信用管理，與智能財務平臺運轉相關的系統(tǒng)管理，與智能財務組織運營相關的目標管理、績效管理和人員管理以及與智能財務管理提升相關的知識管理、制度管理和創(chuàng)新管理共十項內(nèi)容。本文基于中國煙草總公司云南省公司（包括省公司機關及所屬單位，以下簡稱CTYB）智能財務建設的理論研究和實踐探索，著重闡述智能財務建設過程中的流程設計問題，包括流程梳理和流程優(yōu)化兩個階段，涉及總體設計目標、思路和工具以及階段性目標、步驟、示例、組織和結果，并在智能財務共享模式下的業(yè)務流程設計中突出體現(xiàn)了智能化場景的設計和先進技術的匹配運用，以期為企業(yè)進行智能財務建設提供有益參考。

一、業(yè)務流程概述

流程是一系列連續(xù)的、有規(guī)律的活動，在實務工作中體現(xiàn)為工作程序。一般情況下，企業(yè)的流程包括業(yè)務流程和管理流程。

業(yè)務流程是指企業(yè)經(jīng)營運作的相關程序，涉及企業(yè)供產(chǎn)銷三個基本環(huán)節(jié)。企業(yè)常見的業(yè)務流程有六類，包括市場與客戶分析流程、目標與戰(zhàn)略設計流程、新產(chǎn)品開發(fā)管理流程、市場與銷售管理流程、提供產(chǎn)品與服務流程、收款及售后服務流程。企業(yè)通過業(yè)務流程的運作，可直接為客戶創(chuàng)造價值，保證企業(yè)自身經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

管理流程是指企業(yè)開展各種管理活動的相關程序。企業(yè)常見的管理流程有六類，包括戰(zhàn)略管理流程、人力資源管理流程、信息技術管理流程、質(zhì)量管理流程、財務管理流程、行政管理流程。通過管理活動對企業(yè)的業(yè)務開展進行監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和服務，間接地為企業(yè)創(chuàng)造價值。

企業(yè)在進行智能財務建設過程中，可以財務管理流程為主，向前追溯至業(yè)務流程，向后延伸至人力資源管理流程，是業(yè)財管一體化的流程（下文統(tǒng)一簡稱業(yè)務流程），可以全面預算管理為框架，區(qū)分規(guī)劃與計劃、預算編制、預算執(zhí)行控制、內(nèi)部管控分析和績效考核等主要業(yè)務開展階段（即工作階段）進行業(yè)務流程設計。

二、業(yè)務流程設計概述

（一）業(yè)務流程設計目標

業(yè)務流程設計旨在基于智能財務共享模式改造優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程。

（二）業(yè)務流程設計思路

業(yè)務流程設計的基本思路是：首先梳理現(xiàn)有業(yè)務流程（體現(xiàn)業(yè)務階段和業(yè)務責任單元），在梳理過程中體現(xiàn)優(yōu)化思路;其次優(yōu)化業(yè)務流程，即轉換為智能財務共享模式下的業(yè)務流程（體現(xiàn)信息系統(tǒng)、相關業(yè)務崗位、智能化應用場景和新技術匹配運用），并在智能財務共享落地和運營過程中進行持續(xù)優(yōu)化。

（三）業(yè)務流程設計工具

業(yè)務流程設計過程中，可借助業(yè)財管一體化的流程圖和蘊含豐富靈活信息的流程矩陣，展現(xiàn)自頂向下劃分層級的、業(yè)財管一體化的企業(yè)業(yè)務流程全景圖。

（四）業(yè)務流程繪制工具

Office Visio 是Office軟件系列中負責繪制流程圖和示意圖的軟件，是一款便于IT人員和業(yè)務人員就復雜信息、系統(tǒng)和流程進行可視化處理、分析和交流的軟件。為保持CTYB智能財務建設三方團隊業(yè)務流程繪制工具的先進性和一致性，以實現(xiàn)業(yè)務流程文件的可用性和共享性，三方團隊初始統(tǒng)一使用Office Visio的2013版本，后續(xù)根據(jù)需要升級到兼容版本。

（五）業(yè)務流程設計組織

在業(yè)務流程設計過程中，需要專家團隊、技術團隊和公司團隊三方力量優(yōu)勢互補，全方位開展深入合作。其中，專家團隊是指“云南煙草商業(yè)智能財務建設”課題研究合作單位團隊，由教授和博士組成;技術團隊是指“云南煙草商業(yè)智能財務共享系統(tǒng)建設項目”軟件商實施團隊，由管理人員和技術人員組成;公司團隊是指“云南煙草商業(yè)智能財務建設項目”現(xiàn)場工作團隊，由省公司財務處、信息中心相關人員和下屬各單位推薦的財務骨干、信息化骨干共76名人員組成。

三、業(yè)務流程梳理

（一）業(yè)務流程梳理目標

業(yè)務流程梳理旨在幫助財務人員了解現(xiàn)有業(yè)務流程的基本情況，包括流程層次、流程節(jié)點以及流程節(jié)點的基本描述、責任主體、風險及應對、問題及改進思路等，并初步對業(yè)務流程提出優(yōu)化思路，以為業(yè)務流程優(yōu)化階段提供工作基礎。

（二）業(yè)務流程梳理步驟

CTYB業(yè)務流程圖梳理步驟如下：第一，專家團隊提供業(yè)務流程梳理模板，建議業(yè)務流程梳理和繪制工具，教授業(yè)務流程梳理和繪制方法。第二，現(xiàn)場團隊參照業(yè)務流程梳理模板，借助業(yè)務流程梳理和繪制工具，采用業(yè)務流程梳理和繪制方法，依據(jù)智能財務相關資料和有關業(yè)務經(jīng)驗繪制業(yè)務流程圖，填制業(yè)務流程矩陣。第三，現(xiàn)場團隊與業(yè)務相關單位和部門請教、溝通、交流，以修正及確認業(yè)務流程圖和業(yè)務流程矩陣。

（三）業(yè)務流程梳理示例

1.業(yè)務流程清單

為整體把握CTYB某一業(yè)務領域的業(yè)務流程整體繪制情況，有必要整理業(yè)務流程清單，列明業(yè)務流程的序號、名稱、參考標準、梳理狀態(tài)、繪制人、繪制日期、審核人和審核日期等內(nèi)容，CTYB卷煙經(jīng)營業(yè)務的業(yè)務流程清單示例如表1。

2.業(yè)務流程圖

企業(yè)常用的業(yè)務流程圖包括泳道式流程圖和矩陣式流程圖[ 2 ]。其中，泳道式流程圖是現(xiàn)代企業(yè)比較常用的一種流程圖，流程圖的每條泳道分別代表一個崗位或者一個部門，崗位和部門都是具體任務的執(zhí)行者，圖中所表示的職責和任務，應與部門職責和崗位職責完全一致。矩陣式流程圖是國際上通用的一種流程圖，這種流程圖分縱向和橫向兩個方向，縱向表示工作的先后順序，橫向表示承擔該項工作的部門和職位。利用縱向、橫向兩個方向的坐標，可以解決先做什么、后做什么的問題，也可以解決各項工作具體由誰來負責的問題。

CTYB現(xiàn)有業(yè)務流程如圖1所示。該業(yè)務流程以矩陣方式呈現(xiàn)，由縱向泳道和橫向分隔組合而成，服務于企業(yè)業(yè)務本身的組織和管理。其中，縱向泳道為業(yè)務流程的相關業(yè)務單元，旨在展現(xiàn)業(yè)務流程在相關業(yè)務單元之間的流轉程序以及業(yè)務單元之間的職責劃分[ 3 ];橫向分隔為業(yè)務流程的相關業(yè)務階段，旨在展現(xiàn)業(yè)務流程在不同業(yè)務階段之間的流轉程序。圖中的業(yè)務階段基于全面預算管理框架，從規(guī)劃與計劃開始，到預算編制、預算執(zhí)行控制，再到內(nèi)部管控分析和績效考核，以體現(xiàn)業(yè)財管一體化思路。

3.業(yè)務流程矩陣

為描述現(xiàn)有業(yè)務流程節(jié)點的詳細信息，包括現(xiàn)有流程的基本描述和優(yōu)化思路，借助業(yè)務流程矩陣，列明每一流程節(jié)點的節(jié)點名稱、負責部門、負責崗位、功能描述、業(yè)務模型、信息處理，可能風險和應對措施以及主要問題及改進思路。CTYB業(yè)務流程矩陣示例如表2所示。

（四）業(yè)務流程梳理組織

在業(yè)務流程梳理過程中，三方團隊的具體分工如下：由專家團隊進行清單起草、模板設計和優(yōu)化指導，由公司團隊進行流程清單修正、流程圖繪制和流程矩陣填制，由技術團隊提供經(jīng)驗支持。

（五）業(yè)務流程梳理結果

截至2019年7月11日，CTYB智能財務建設公司團隊共計梳理“兩煙”②及通用業(yè)務流程圖181張，涉及五個級次，如表3所示。此外，現(xiàn)場團隊還梳理了復烤、香料煙、煙葉公司業(yè)務流程圖。

四、業(yè)務流程優(yōu)化

業(yè)務流程優(yōu)化著重使用ECRS技巧，即取消（Elimination）、合并（Combination）、重排（Rearrangement）和簡化（Simplification）四種技巧的組合，是指在現(xiàn)有工作方法的基礎上，通過取消、合并、重排和簡化四個步驟，對現(xiàn)有組織、工作流程、操作規(guī)程以及工作方法等方面進行持續(xù)改進。

（一）業(yè)務流程優(yōu)化目標

業(yè)務流程優(yōu)化旨在基于業(yè)務流程梳理階段的工作成果——現(xiàn)有業(yè)務流程和業(yè)務流程優(yōu)化思路，結合業(yè)務流程在落地應用過程中涉及的信息系統(tǒng)和信息系統(tǒng)操作人員，對業(yè)務流程進行優(yōu)化，形成系統(tǒng)應用流程。CTYB的業(yè)務流程優(yōu)化過程，也是智能財務共享模式下的業(yè)務流程設計過程。

（二）業(yè)務流程優(yōu)化步驟

要想使設計后的業(yè)務流程能夠順利、正常地運作，還需要進行相關的配套設計，包括計劃、部門、崗位、制度、績效、報表和信息技術，即流程優(yōu)化方案需要與這七個方面有機結合，方能順利落地實現(xiàn)。

CTYB業(yè)務流程優(yōu)化步驟如下：第一，專家團隊提供業(yè)務流程優(yōu)化模板和智能財務相關信息系統(tǒng)清單，建議業(yè)務流程優(yōu)化和繪制工具，教授業(yè)務流程優(yōu)化和繪制方法。第二，現(xiàn)場團隊在前期梳理的業(yè)財管一體化業(yè)務流程的基礎上，參照業(yè)務流程優(yōu)化模板，借助業(yè)務流程優(yōu)化和繪制工具，采用業(yè)務流程優(yōu)化和繪制方法，與智能財務軟件商的技術團隊一起設計和繪制智能財務共享模式下的業(yè)務流程圖，即系統(tǒng)應用流程圖。第三，各直屬單位對系統(tǒng)應用流程圖進行統(tǒng)一集中評審，提出具體評審意見。第四，現(xiàn)場團隊根據(jù)評審意見，對系統(tǒng)應用流程圖進行修正和確認。第五，技術團隊將確認后的系統(tǒng)應用流程圖固化到智能財務會計共享平臺中。

（三）業(yè)務流程優(yōu)化示例

1.系統(tǒng)應用流程清單

為整體把握CTYB智能財務共享模式下某一業(yè)務領域的系統(tǒng)應用流程整體設計情況，有必要整理智能財務共享模式下的系統(tǒng)應用流程清單，列明系統(tǒng)應用流程序號、系統(tǒng)應用流程名稱、系統(tǒng)應用流程聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。CTYB智能財務共享模式下的系統(tǒng)應用流程清單示例（費用報銷業(yè)務）如表4所示。

2.系統(tǒng)應用流程圖

CTYB智能財務共享模式下的系統(tǒng)應用流程如圖2所示。該系統(tǒng)應用流程以矩陣方式呈現(xiàn)，由縱向泳道和橫向分隔組合而成，服務于智能財務共享平臺的落地。其中，縱向泳道為相關信息系統(tǒng)名稱，旨在展現(xiàn)業(yè)務流程在智能財務相關信息系統(tǒng)之間的流轉程序;橫向分隔為相關業(yè)務崗位或業(yè)務單元，旨在展現(xiàn)業(yè)務流程在不同業(yè)務崗位或業(yè)務單元之間的流轉程序，以及業(yè)務崗位或業(yè)務單元之間的職責劃分。

系統(tǒng)應用流程圖體現(xiàn)了先進技術在智能財務建設過程中的運用，以及智能財務相關信息系統(tǒng)的操作運行方式。圖中，智能化運用場景以大括號中的注釋描述，大括號中的未盡描述在每一橫向分隔的備注中進行說明，全圖的說明事項在圖下備注中展現(xiàn)。流程圖下方標有相關責任人員和日期，以備后續(xù)對流程圖進行追蹤完善，也有利于彰顯現(xiàn)場工作團隊的工作成果。

（四）業(yè)務流程優(yōu)化組織

業(yè)務流程梳理過程中，三方團隊的具體分工如下：由專家團隊進行模板設計和優(yōu)化指導，由公司團隊牽頭進行流程清單起草和流程圖繪制，由技術團隊進行流程清單確認和流程圖修正，由公司主要財務領導、財務骨干和會計師事務所專家進行流程圖評審。

（五）業(yè)務流程優(yōu)化結果

截至2019年8月30日，CTYB智能財務建設公司團隊共設計“智能財務會計共享系統(tǒng)自動化核算”系統(tǒng)應用流程圖101張，對應的業(yè)務類別、流程圖分類及數(shù)量如表5所示。

五、結語

對于企業(yè)而言，智能財務建設的過程是業(yè)務流程再造的過程，可通過業(yè)務流程設計來實現(xiàn)。業(yè)務流程設計過程中，可區(qū)分流程梳理和流程優(yōu)化兩個階段，借助業(yè)財管一體化的流程圖和信息豐富靈活的流程矩陣來展現(xiàn)自頂向下分層級的、業(yè)財管一體化的企業(yè)業(yè)務流程全景圖。當然，該過程也可能涉及某些具體業(yè)務的管理模式和處理方式的統(tǒng)一和優(yōu)化，此時則需要財務部門聯(lián)合相關業(yè)務管理部門，從企業(yè)整體層面適時出臺配套政策和制度，以支持業(yè)務流程設計成果的順利落地和正常運行。建議企業(yè)在智能財務建設過程中，組織企業(yè)自身的工作團隊牽頭進行業(yè)務流程梳理和業(yè)務流程優(yōu)化，重點考慮智能化財務工作場景的設計和“大智移云物區(qū)”等先進技術的匹配運用，以掌握智能財務建設的主動權，有助于智能財務人才隊伍的培養(yǎng)和后續(xù)業(yè)務流程的持續(xù)優(yōu)化。

【參考文獻】

[1] 劉梅玲，黃虎，佟成生，等.智能財務的基本框架與建設思路研究[J].會計研究，2020（3）：179-192.

[2] 黃成日.業(yè)務流程管理咨詢工具箱[M].北京：人民郵電出版社，2010.

[3] 陳虎，孫彥叢，趙旖旎，等.GBS全球共享服務[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2017.