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探析新形勢(shì)下航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略

2020-07-20 09:16董野
關(guān)鍵詞:檔案管理

摘? 要:隨著我國(guó)航天事業(yè)及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展,對(duì)航天企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理及驗(yàn)收工作提出了新的挑戰(zhàn)和更高的要求。新形勢(shì)下,只有通過(guò)創(chuàng)新項(xiàng)目檔案的管理理念和管理模式,建立科學(xué)的項(xiàng)目檔案管理體系,才能使項(xiàng)目檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。本文對(duì)新形勢(shì)下航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;檔案管理;航天企業(yè)

航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作是軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的一部分,是檔案工作的重要內(nèi)容,對(duì)航天企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)順利進(jìn)行有著十分鐘重要的作用。新形勢(shì)下提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理水平,保證檔案歸檔質(zhì)量,確保驗(yàn)收一次性順利通過(guò),是航天企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的重中之重,因此要對(duì)項(xiàng)目檔案管理流程進(jìn)行重新梳理,對(duì)管理策略進(jìn)行進(jìn)一步的分析與思考。

一、創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理模式,優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理策略的必要性

(一)項(xiàng)目最終竣工驗(yàn)收的需要

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。國(guó)家明確規(guī)定“項(xiàng)目檔案不進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收,項(xiàng)目竣工驗(yàn)收不得進(jìn)行”,以明確固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中檔案管理工作的重要性。一個(gè)完整的項(xiàng)目要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段,形成的文件種類(lèi)繁多,數(shù)量龐大。隨著檔案驗(yàn)收及項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的提高,原有管理模式與流程已無(wú)法滿足現(xiàn)階段項(xiàng)目檔案管理的需要,因此,要按照新形勢(shì)下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),梳理管理流程,提高管理水平。

(二)企業(yè)生產(chǎn)能力建設(shè)的需要

科技的迅猛發(fā)展為航天事業(yè)不斷壯大提供了良好的條件,航天產(chǎn)品在采用新技術(shù)提高性能的同時(shí),產(chǎn)品復(fù)雜性也不斷增加,企業(yè)生產(chǎn)能力建設(shè)力度不斷加大,基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模大,周期長(zhǎng),儀器設(shè)備的更新?lián)Q代頻繁,形成的文件涉及多學(xué)科,專(zhuān)業(yè)性越來(lái)越強(qiáng),給項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作帶來(lái)了一定的難度,對(duì)項(xiàng)目檔案管理提出了更高的要求。因此,做好項(xiàng)目檔案歸檔工作,并進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理,對(duì)企業(yè)生產(chǎn)能力建設(shè)有著十分重要的指導(dǎo)意義。

因此,新形勢(shì)下,航天企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新項(xiàng)目檔案管理模式,優(yōu)化管理策略,針對(duì)項(xiàng)目檔案管理需要,解決現(xiàn)階段項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。

二、新形勢(shì)下,創(chuàng)新和優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理策略的措施

1、建立健全項(xiàng)目檔案管理體制,形成前端控制管理網(wǎng)絡(luò)

針對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目調(diào)整頻繁等問(wèn)題,必須加強(qiáng)檔案管理前端控制,從源頭抓起,提前介入,落實(shí)“三納入”制度。根據(jù)“三納入”的要求,在項(xiàng)目立項(xiàng)之初,要成立相關(guān)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),明確各部門(mén)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人,并將項(xiàng)目檔案工作納入有關(guān)計(jì)劃,建立健全項(xiàng)目檔案責(zé)任制,建立完善項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò),制定完善有關(guān)規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目檔案工作應(yīng)明確由一名單位主要領(lǐng)導(dǎo)分管,過(guò)問(wèn)項(xiàng)目檔案具體工作,并能及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。檔案部門(mén)應(yīng)提出文件材料歸檔要求及歸檔范圍,定期對(duì)項(xiàng)目文件材料形成積累情況進(jìn)行檢查,對(duì)文件形成部門(mén)的預(yù)立卷工作進(jìn)行指導(dǎo)等,實(shí)現(xiàn)前端控制,保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

2、將項(xiàng)目檔案納入檔案管理系統(tǒng)模塊進(jìn)行預(yù)立卷管理

將項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理系統(tǒng)功能模塊,設(shè)置項(xiàng)目相關(guān)條件,直接關(guān)聯(lián)各門(mén)類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù),提取項(xiàng)目各環(huán)節(jié)相關(guān)文件。在項(xiàng)目檔案管理模塊內(nèi),由檔案部門(mén)創(chuàng)建項(xiàng)目名稱(chēng),系統(tǒng)按歸檔范圍自動(dòng)生成項(xiàng)目歸檔文件虛擬卷。項(xiàng)目主管根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度上傳項(xiàng)目前期文件、基建工程前期文件目錄與原文、土建施工過(guò)程文件及設(shè)備采購(gòu)文件條目信息。企業(yè)內(nèi)部建立責(zé)任制,在系統(tǒng)內(nèi)賦予檔案部門(mén)對(duì)本企業(yè)的項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查的權(quán)利,以對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)施過(guò)程進(jìn)行全流程監(jiān)控。項(xiàng)目管理納入綜合檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理既是做好項(xiàng)目文件歸檔的需要,也是企業(yè)建立數(shù)字檔案館(室),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的需要。

3、納入合同管理,為項(xiàng)目檔案收集提供法律保障。

項(xiàng)目參建方不按時(shí)移交項(xiàng)目文件材料,或者移交的項(xiàng)目文件材料不符合要求等,其中很重要的原因就是在合同中缺少對(duì)項(xiàng)目參建方相關(guān)文檔條款的要求,對(duì)項(xiàng)目參見(jiàn)方未造成壓力。所以在與項(xiàng)目參見(jiàn)各方簽訂合同或協(xié)議時(shí),應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款,明確提交歸檔文件材料的相關(guān)要求,通過(guò)法律增強(qiáng)項(xiàng)目參建方對(duì)項(xiàng)目文件的重視程度。

4、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案過(guò)程控制

加強(qiáng)項(xiàng)目全過(guò)程檔案的收集工作,強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理,落實(shí)“四參加、四同步”制度。所謂“四參加”,即檔案部門(mén)或有關(guān)人員應(yīng)參加有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議;參加設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收;參加項(xiàng)目(設(shè)備)評(píng)審;參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。所謂“四同步”,即下達(dá)項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔要求;檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查項(xiàng)目檔案形成、積累情況;項(xiàng)目驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果同時(shí)的驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況,項(xiàng)目總結(jié)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

5、加快項(xiàng)目檔案的電子化、數(shù)字化進(jìn)程

隨著科技的進(jìn)步及檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件越來(lái)越多,如招投標(biāo)環(huán)節(jié)的公示文件、廠家提供的使用說(shuō)明書(shū)等,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已無(wú)法滿足現(xiàn)階段項(xiàng)目檔案管理的需要,項(xiàng)目檔案數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。項(xiàng)目檔案電子化、數(shù)字化是企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)的重要環(huán)節(jié),是企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容。同時(shí)項(xiàng)目檔案電子原文管理將為項(xiàng)目文件的檢索、遠(yuǎn)程異地查閱、保管利用提供更多便利。為項(xiàng)目檔案開(kāi)發(fā)利用,組織開(kāi)展檔案編研課題研究工作提供更暢通的信息渠道,以實(shí)現(xiàn)資源共享,更好的服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)。

優(yōu)化與創(chuàng)新航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略,既是對(duì)項(xiàng)目管理工作的有效監(jiān)督,也是為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的順利、高效進(jìn)行打下了良好基礎(chǔ),同時(shí)為項(xiàng)目順利實(shí)施及完成最終竣工驗(yàn)收提供了保障。建立科學(xué)的項(xiàng)目檔案管理體系,從前端控制、過(guò)程控制到保管、開(kāi)發(fā)利用,項(xiàng)目檔案各個(gè)環(huán)節(jié)均需進(jìn)行有效管理,只有加強(qiáng)對(duì)航天固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案規(guī)范和高效的管理,才能有力的保障航天企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)的順利完成。

作者簡(jiǎn)介:董野(1986年-),女,民族:漢,北京人,大學(xué)本科,研究方向:檔案管理。

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