尹哲

摘要：針對(duì)新型冠狀病毒性肺炎疫情爆發(fā)期間各地國(guó)家綜合檔案館針對(duì)開(kāi)放檔案利用的應(yīng)對(duì)情況，本文研究了國(guó)內(nèi)各省市開(kāi)展區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享的現(xiàn)狀，分析了區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享存在的5個(gè)主要問(wèn)題，論證了構(gòu)建區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)的必要性，對(duì)共享平臺(tái)應(yīng)具備的5個(gè)基本功能提出了建議，并對(duì)未來(lái)開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享的前景進(jìn)行了預(yù)測(cè)。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 區(qū)域性 開(kāi)放檔案 數(shù)字資源共享

歲末年初，一場(chǎng)突如其來(lái)、始料未及的新型冠狀病毒性肺炎疫情在湖北武漢暴發(fā)并隨之向全國(guó)擴(kuò)散蔓延。針對(duì)疫情期間利用者無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)查檔的實(shí)際情況，各地檔案館及時(shí)調(diào)整服務(wù)方式，采取通過(guò)電話和網(wǎng)絡(luò)查閱渠道提供代查服務(wù)的辦法，為公眾查詢檔案提供安全、便捷的服務(wù)，受到利用者的歡迎。作為檔案利用中的一類人群，開(kāi)放檔案的利用者范圍非常廣泛，既包含對(duì)檔案和歷史比較關(guān)注的專家學(xué)者、研究人員，也包含對(duì)檔案知識(shí)感興趣的普通群眾。因此，開(kāi)放檔案內(nèi)容信息的查考一直是檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。但是開(kāi)放檔案涉及的范圍廣，內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，利用者更希望直接閱覽檔案原始內(nèi)容，因此疫情期間如何采用方便快捷的方式滿足此類用戶需求顯得非常重要。

一、區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享現(xiàn)狀

區(qū)域性的概念較為廣泛，可以包括自然區(qū)域、人文區(qū)域和經(jīng)濟(jì)區(qū)域，按照目前檔案行業(yè)的普遍管理體制，區(qū)域性的含義主要是指某一省/自治區(qū)/直轄市地理范圍內(nèi)的地區(qū)，也可以是跨省區(qū)域，如“京津冀”“長(zhǎng)三角”等地區(qū)。區(qū)域性開(kāi)放檔案信息資源共享的概念為：一定區(qū)域內(nèi)，在不改變檔案現(xiàn)有的保管位置和實(shí)體所有權(quán)的情況下，根據(jù)開(kāi)放檔案數(shù)字資源的特點(diǎn)和用戶的需求，借助各種現(xiàn)代技術(shù)、方法和手段，將區(qū)域內(nèi)比較分散的開(kāi)放檔案數(shù)字資源進(jìn)行整合與重組，建立區(qū)域性的開(kāi)放檔案數(shù)字資源中心或共享平臺(tái)，以增強(qiáng)信息之間的相關(guān)性，提高開(kāi)放檔案數(shù)字資源的管理效率和利用效率，最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)開(kāi)放檔案數(shù)字資源的最佳社會(huì)共享和利用。[1]因此，從發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，由省級(jí)檔案館建設(shè)區(qū)域性開(kāi)放檔案信息共享平臺(tái)是大勢(shì)所趨。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2018年全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館共開(kāi)放檔案10151.7萬(wàn)卷（件），同比增長(zhǎng)了4.57%；全年接待利用者659.4萬(wàn)人次，提供利用檔案2078.0萬(wàn)卷（件）次，同比分別增長(zhǎng)了0.64%、2.18%。從以上數(shù)字可以發(fā)現(xiàn)，全國(guó)開(kāi)放檔案的數(shù)量和利用率正在逐年提高。[2]

筆者調(diào)研了除香港、澳門、臺(tái)灣以外的31家省、直轄市和自治區(qū)檔案館門戶網(wǎng)站，并對(duì)網(wǎng)站提供的開(kāi)放檔案查詢服務(wù)進(jìn)行了體驗(yàn)。從目前情況來(lái)看，部分省市檔案部門已著手建設(shè)省級(jí)區(qū)域性開(kāi)放檔案信息共享平臺(tái)，但建設(shè)內(nèi)容、展現(xiàn)形式、取得效果均有待進(jìn)一步提升。

二、區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享存在的主要問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的檔案服務(wù)理念相對(duì)落后

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)理念是一種被動(dòng)式服務(wù)模式，即利用者需要查找什么檔案，檔案館提供相應(yīng)的查詢服務(wù)。檔案館的服務(wù)對(duì)象包含政府部門、科研人員、社會(huì)公眾等，對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象應(yīng)采取不同的服務(wù)模式。政府部門由于有較強(qiáng)的查檔意愿和明確的查檔目標(biāo)，采用被動(dòng)式服務(wù)模式無(wú)可厚非。而開(kāi)放檔案利用的對(duì)象是科研人員和社會(huì)公眾，恰恰與被動(dòng)服務(wù)模式相反，需要檔案館主動(dòng)服務(wù)，將已經(jīng)鑒定為開(kāi)放的檔案信息資源通過(guò)各種媒介、各種形式加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)為利用者提供服務(wù)，給利用者一種全新的體驗(yàn)。

（二）利用模式單一，用戶體驗(yàn)效果差

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代和數(shù)字化時(shí)代的今天，利用者更多的是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)來(lái)查找與傳遞信息。目前檔案館開(kāi)放檔案主要利用模式仍然是要求利用者到檔案館實(shí)地查閱開(kāi)放檔案原件或復(fù)制件，不能給利用者在互聯(lián)網(wǎng)上提供實(shí)時(shí)在線的服務(wù)是目前開(kāi)放檔案信息獲取的最大難題。這將大大降低用戶查詢和檢索效率，實(shí)際體驗(yàn)效果不好，滿意度很差。用戶體驗(yàn)雖然沒(méi)有非常明確的標(biāo)準(zhǔn)，但是只有數(shù)字檔案共享服務(wù)的用戶體驗(yàn)呈現(xiàn)出積極、愉快的效果時(shí)，數(shù)字檔案用戶才會(huì)再次利用數(shù)字檔案或向其他用戶宣傳推廣數(shù)字檔案共享服務(wù)。[3]

（三）現(xiàn)有的系統(tǒng)功能不完備

目前各檔案館互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放檔案信息查詢服務(wù)一般只提供目錄數(shù)據(jù)檢索功能，而且檢索方式僅局限于普通關(guān)鍵字檢索，缺乏高級(jí)檢索或者模糊檢索的方式。利用者的檢索結(jié)果均為一次性查詢結(jié)果，利用者的關(guān)注條目不支持系統(tǒng)收藏或者標(biāo)注記錄。系統(tǒng)更不能根據(jù)利用者檢索的關(guān)鍵字或檢索結(jié)果向利用者提供相關(guān)內(nèi)容智能推送或關(guān)聯(lián)推薦。系統(tǒng)缺少一個(gè)便捷交流的功能以滿足利用者遇到問(wèn)題或提出意見(jiàn)時(shí)進(jìn)行信息交互的需求。

（四）數(shù)字資源整合不夠，數(shù)據(jù)類型單一

一些省市建設(shè)了區(qū)域性開(kāi)放檔案信息共享平臺(tái)，但是平臺(tái)中數(shù)據(jù)量少，且類型單一。這說(shuō)明平臺(tái)雖然已經(jīng)建立，但是數(shù)字資源整合發(fā)布的組織工作并沒(méi)有開(kāi)展好。這也可能跟系統(tǒng)因各地檔案館數(shù)字資源格式不同造成的兼容性不足也有關(guān)系。由于各地檔案館數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)不同造成各類數(shù)字資源格式不統(tǒng)一。開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)類型包括機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本、音視頻檔案數(shù)字化副本。目前各檔案館提供查閱的數(shù)據(jù)類型多以機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)為主，真正具備查閱內(nèi)容的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本數(shù)量極少，音視頻檔案數(shù)字化副本基本沒(méi)有。

（五）數(shù)據(jù)質(zhì)量難以控制，信息安全難以保證

開(kāi)放檔案共享平臺(tái)上數(shù)字資源非常少的另一個(gè)重要原因是開(kāi)放檔案本身數(shù)據(jù)質(zhì)量很難把控，如果檔案中包含不宜開(kāi)放甚至敏感、涉密的內(nèi)容，發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上將帶來(lái)極大的不良影響。由于對(duì)檔案內(nèi)容開(kāi)放審查的難度較大，雖然應(yīng)該高度重視檔案信息安全，但是很多檔案館對(duì)開(kāi)放檔案會(huì)帶來(lái)的安全隱患顧慮更多，導(dǎo)致數(shù)據(jù)上網(wǎng)的難度很大。

三、構(gòu)建區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)的必要性

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)整合共享是必然發(fā)展趨勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案資源整合工作理念、方式都造成了嚴(yán)重的沖擊，并且使檔案資源數(shù)量逐漸呈上升趨勢(shì)，在人們生產(chǎn)與生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，有利于提升決策科學(xué)性，提升經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。[4]在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案數(shù)字資源與日俱增，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為相關(guān)人員提供更為精準(zhǔn)、快捷的查檔服務(wù)，大大提升檔案信息資源服務(wù)效能。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合，有利于挖掘隱藏的信息價(jià)值，是現(xiàn)階段信息化的發(fā)展趨勢(shì)。利用技術(shù)融合和數(shù)據(jù)融合，實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)、跨系統(tǒng)、跨地域的協(xié)同管理和服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案部門實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的重要手段。然而，開(kāi)展檔案信息資源整合通常受到多種因素的制約，比如館藏類別的差異、地理環(huán)境的限制等。所以，有必要構(gòu)建一體化的整合體系，打破“信息孤島”的格局，在“云計(jì)算”、Web2. 0挖掘技術(shù)等的引領(lǐng)下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合。

（二）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代開(kāi)放檔案實(shí)現(xiàn)在線查檔是迫切需求

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，利用者獲取檔案的隨機(jī)性決定了其無(wú)論在何時(shí)面臨何種檔案需求會(huì)優(yōu)先向網(wǎng)絡(luò)求助。利用者在使用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)希望能以最短的時(shí)間、最簡(jiǎn)單的流程通過(guò)網(wǎng)絡(luò)“零距離”獲取檔案信息。開(kāi)放檔案在完成檔案開(kāi)放鑒定工作的基礎(chǔ)上應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上查閱，即使檔案副本內(nèi)容無(wú)法在線查閱，檔案目錄信息也應(yīng)該完全可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查閱。通過(guò)查閱檔案目錄信息并進(jìn)行預(yù)約查檔，利用者明確地了解到其具備該檔案查閱權(quán)限。除了利用者到檔案館閱覽以外，查檔結(jié)果應(yīng)該可以通過(guò)系統(tǒng)在線授權(quán)、電子郵件、線下郵遞等方式提交給查檔人，真正實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿甚至“零跑腿”的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案服務(wù)。

四、建議區(qū)域性開(kāi)放檔案信息資源共享平臺(tái)應(yīng)具備的基本功能

（一）平臺(tái)整合管理功能

信息資源共享平臺(tái)首先應(yīng)具備將不同類型的開(kāi)放檔案數(shù)字資源進(jìn)行整合并加以管理的功能。目前開(kāi)放檔案數(shù)字資源類型主要包括機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、各類檔案數(shù)字化副本等。由于機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)承擔(dān)了數(shù)據(jù)檢索的關(guān)鍵作用，因此數(shù)據(jù)庫(kù)整合后字段設(shè)置非常重要，一般來(lái)說(shuō)“檔號(hào)”“題名”“日期”“責(zé)任者”“檔案館名稱”等字段應(yīng)選擇保留，其他非重要的字段可忽略，而且“檔號(hào)”“題名”“檔案館名稱”等字段應(yīng)設(shè)置為必填項(xiàng)以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。由于各地檔案館數(shù)字化工作開(kāi)展的水平不一，采用的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，會(huì)給數(shù)據(jù)整合帶來(lái)很大難度。建議在導(dǎo)入平臺(tái)前對(duì)數(shù)字化副本統(tǒng)一進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后的數(shù)字化副本應(yīng)保留圖像原有樣式和較高的質(zhì)量，并且系統(tǒng)具備瀏覽時(shí)顯示數(shù)據(jù)所在檔案館水印的功能。平臺(tái)應(yīng)至少設(shè)計(jì)三級(jí)用戶：一是高級(jí)管理用戶，可對(duì)系統(tǒng)功能和整體數(shù)據(jù)進(jìn)行管理；二是一般管理用戶，由高級(jí)管理用戶分配對(duì)應(yīng)權(quán)限，主要是各檔案館工作人員負(fù)責(zé)對(duì)本館數(shù)據(jù)管理、用戶交流、預(yù)約查檔確認(rèn)等權(quán)限；三是普通利用者用戶，采用注冊(cè)登記的方式，具有數(shù)據(jù)檢索、原文閱覽、預(yù)約查檔等權(quán)限。

（二）平臺(tái)公眾交互功能

利用者對(duì)共享平臺(tái)的使用方法和開(kāi)放檔案內(nèi)容并不熟悉，通常會(huì)在遇到一些問(wèn)題時(shí)需要與檔案館進(jìn)行交互。利用者中非專業(yè)人士對(duì)明清檔案、民國(guó)檔案等歷史檔案內(nèi)容更希望通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道向檔案館專業(yè)人士咨詢。系統(tǒng)應(yīng)具備留言咨詢功能，用戶提出關(guān)心的問(wèn)題并由檔案館工作人員進(jìn)行解答。利用者和檔案館之間需要雙向互動(dòng)的平臺(tái)，檔案館通過(guò)利用者對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步挖掘利用，發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值和內(nèi)涵，更加重視檔案保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用；利用者通過(guò)檔案館對(duì)開(kāi)放檔案的宣傳，發(fā)現(xiàn)自己的關(guān)注與檔案內(nèi)容的契合點(diǎn)，更有利于對(duì)檔案內(nèi)在價(jià)值的研究。

（三）平臺(tái)知識(shí)服務(wù)功能

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案信息系統(tǒng)必須要從傳統(tǒng)的信息檢索平臺(tái)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，主動(dòng)向用戶提供有價(jià)值的內(nèi)容推送或信息訂閱服務(wù)。沒(méi)有這些知識(shí)服務(wù)，利用者可能不知道自己的一些潛在需求；有了知識(shí)推薦，利用者的一部分潛在需求會(huì)被激發(fā)出來(lái)。在知識(shí)服務(wù)的過(guò)程中，平臺(tái)應(yīng)該充分根據(jù)不同利用者的個(gè)性需求提供個(gè)性化服務(wù)。所謂個(gè)性化服務(wù)是指在充分利用現(xiàn)有大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)分析、推算用戶的檔案需求，再利用后臺(tái)推送、個(gè)性化推薦等方式將適合的檔案信息主動(dòng)提供給用戶，引發(fā)用戶的關(guān)注。[5]要綜合運(yùn)用語(yǔ)義分析、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能、知識(shí)圖譜等大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)海量數(shù)字資源進(jìn)行分析和挖掘，探求數(shù)據(jù)之間的相關(guān)關(guān)系，發(fā)掘隱形知識(shí)和潛在價(jià)值，滿足用戶的知識(shí)需求。[6]

（四）平臺(tái)共享擴(kuò)散功能

平臺(tái)數(shù)字資源經(jīng)過(guò)整合以后還可以作為共享數(shù)據(jù)集在一定范圍內(nèi)進(jìn)行擴(kuò)散。例如北京、上海、浙江等省市都在開(kāi)展所在區(qū)域的大數(shù)據(jù)行動(dòng)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)政府部門、公用企事業(yè)單位及其他公共服務(wù)機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌管理，而開(kāi)放檔案數(shù)字資源可以作為檔案行業(yè)共享資源在所在區(qū)域的政務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)上進(jìn)行共享。利用者需要的是內(nèi)容新穎、來(lái)源廣泛、形式多樣的數(shù)字檔案，這就需要多個(gè)數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺(tái)相互協(xié)作、互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的跨地區(qū)、跨部門共享。

（五）平臺(tái)協(xié)作功能

平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不僅具有線上服務(wù)功能，在無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上全流程服務(wù)的情況下，同時(shí)還應(yīng)具備“線上+線下”協(xié)作功能?！熬€上”是指利用者登錄系統(tǒng)后查詢到需要的檔案目錄向檔案所在地檔案館提出預(yù)約查檔申請(qǐng)，檔案館線上收到申請(qǐng)并最終確認(rèn)?！熬€下”是指利用者收到檔案館確認(rèn)回復(fù)后到達(dá)檔案館實(shí)地調(diào)閱開(kāi)放檔案查閱或獲取復(fù)制件的過(guò)程。系統(tǒng)將利用大廳延伸到互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)于查檔要求實(shí)時(shí)性不高的請(qǐng)求高效地協(xié)同辦理，能夠較好地滿足利用者的實(shí)際需求。

五、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，檔案行業(yè)必須有一種居安思危的意識(shí)，在不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和自我反思中才能取得進(jìn)步?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代開(kāi)放檔案數(shù)字資源的便捷利用給檔案行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)，不僅僅是給利用者帶來(lái)了很大的便利，也極大地減少了檔案工作者的工作量，勢(shì)必將形成一種雙贏的局面。區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)的構(gòu)建已經(jīng)是大勢(shì)所趨，這項(xiàng)工作需要前瞻性的指導(dǎo)思想、準(zhǔn)確的服務(wù)定位、先進(jìn)的技術(shù)支持、扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和有力的人才支撐。相信不久國(guó)內(nèi)各地檔案部門都將積極開(kāi)展此項(xiàng)工作，建設(shè)完善的區(qū)域性開(kāi)放檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)，讓檔案更加走向社會(huì)，讓社會(huì)了解檔案。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：北京市檔案館