李秋香

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)信息化、集中化成果越來(lái)越顯現(xiàn)，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，集中報(bào)賬平臺(tái)、銀企互聯(lián)等系統(tǒng)的相互嵌入為財(cái)務(wù)信息化提供了良好的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下，企業(yè)集團(tuán)對(duì)財(cái)務(wù)集中管理有了更高要求，集中核算模式對(duì)報(bào)賬審批效率、會(huì)計(jì)檔案共享和實(shí)時(shí)傳遞提出了新的挑戰(zhàn)，從而電子影像技術(shù)的應(yīng)用成為可能，甚至是必需。

一、電子影像技術(shù)在財(cái)務(wù)集中核算中的應(yīng)用

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)管理對(duì)財(cái)務(wù)支撐能力和風(fēng)險(xiǎn)管控能力提出了新的要求。財(cái)務(wù)從簡(jiǎn)單重復(fù)的核算業(yè)務(wù)向管理控制轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)角色的變化，使得越來(lái)越多的企業(yè)集團(tuán)采取財(cái)務(wù)集中核算和財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作模式，通過(guò)建立集中化的核算體系，可以構(gòu)建更為高效的財(cái)務(wù)管理架構(gòu)，推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

但在財(cái)務(wù)集中核算初期，憑證信息分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門和分子公司中，需要通過(guò)打印出紙質(zhì)憑證的方式來(lái)進(jìn)行憑證的歸集整理才能生成完整的會(huì)計(jì)憑證檔案信息，存在地域跨度的還需要郵寄報(bào)銷憑證才能達(dá)到審核和匯總整理的目的。

這種紙質(zhì)單據(jù)實(shí)物傳遞的模式不僅要耗費(fèi)較多的時(shí)間，還不利于對(duì)單據(jù)信息的實(shí)時(shí)查詢利用，不能適應(yīng)電子化、信息化管理的需求。為了實(shí)現(xiàn)高效的集中財(cái)務(wù)處理，就必須解決這個(gè)問(wèn)題。在基于集中核算的基礎(chǔ)上，電子影像技術(shù)的運(yùn)用能有效破解這些障礙，電子影像技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)單據(jù)影像化，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)和隨時(shí)調(diào)閱，推動(dòng)業(yè)務(wù)模式向全電子化流程的轉(zhuǎn)變。

二、電子影像技術(shù)在財(cái)務(wù)集中核算中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

1.電子影像技術(shù)自動(dòng)化程度高

財(cái)務(wù)核算集中之初，為了確保審核的順利進(jìn)行，要求報(bào)賬人員在提交實(shí)物單據(jù)之前通過(guò)掃描儀逐張掃描附件，打包上傳到電子報(bào)賬平臺(tái)，但是一份報(bào)銷單據(jù)少則幾張多則上百?gòu)?，逐?yè)掃描效率極為低下，而且經(jīng)掃描的文件較大，數(shù)據(jù)服務(wù)器功能要求較高，往往要經(jīng)過(guò)壓縮或分批上傳等手段才能將附件傳送到報(bào)賬平臺(tái)，報(bào)賬人員人工干預(yù)較多，自動(dòng)化程度低，嚴(yán)重影響了工作效率和工作進(jìn)度。

電子影像技術(shù)利用其自動(dòng)化程度高的特點(diǎn)能較好地解決上述難題。首先，電子影像技術(shù)采用光學(xué)成像影像設(shè)備，影像還原性好，比壓縮上傳至電子報(bào)賬平臺(tái)的電子掃描件有更高的圖像清晰度，點(diǎn)擊查看影像按鈕打開(kāi)即可閱讀，免去下載和解壓等操作，更加便捷。

其次，電子影像技術(shù)采用走紙通道優(yōu)良的生產(chǎn)性掃描設(shè)備，報(bào)賬人員僅需將疊放整齊的附件放在打印設(shè)備輸入軌道，設(shè)備即可自動(dòng)連續(xù)輸入，無(wú)需手工遞送，減少錯(cuò)、漏、亂的發(fā)生頻次，有防卡紙、撕紙?jiān)O(shè)計(jì)，掃描更順暢，同時(shí)還能結(jié)合業(yè)務(wù)需求進(jìn)行硬件改良掃描設(shè)備，滿足生產(chǎn)設(shè)備實(shí)時(shí)更新。

再次，電子影像技術(shù)數(shù)據(jù)接口兼容性強(qiáng)，報(bào)賬及付款流程結(jié)束后，ERP賬簿生成的發(fā)票憑證和付款憑證能自動(dòng)生成電子影像，回傳到報(bào)賬系統(tǒng)，匹配到目標(biāo)報(bào)賬單下，形成電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

除此之外，電子影像技術(shù)具有良好的數(shù)據(jù)拓展性，具有自身檢測(cè)管理功能，能監(jiān)視系統(tǒng)各功能模塊的運(yùn)行情況，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)自身的問(wèn)題。電子影像技術(shù)既能充分考慮和利用現(xiàn)有財(cái)務(wù)集中核算資源，又能考慮財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的先進(jìn)性和有效性；既符合當(dāng)前財(cái)務(wù)管理需求，支持各嵌入系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)聯(lián)接的靈活擴(kuò)展，又為將來(lái)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合拓展提供縱深空間。

2.電子影像技術(shù)提升報(bào)賬審批和檔案整理效率

財(cái)務(wù)集中核算的目標(biāo)是更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理，但財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)仍然是來(lái)源于各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷單，因此如何快速實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)賬審核、付款制單是所有財(cái)務(wù)核算人員的關(guān)注重點(diǎn)。財(cái)務(wù)集中以前，多地點(diǎn)辦公、跨地域經(jīng)營(yíng)的企業(yè)集團(tuán)不僅憑證分散，賬務(wù)也分散，即使是同一個(gè)賬簿系統(tǒng)也存在多重權(quán)限設(shè)置，極為不利于公司管理層對(duì)數(shù)據(jù)的整體分析及控制。

當(dāng)需要獲取某一方面數(shù)據(jù)時(shí)，上級(jí)部門不得不先設(shè)置表格，統(tǒng)一發(fā)放到分子公司和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)填寫，集團(tuán)財(cái)務(wù)收集全數(shù)據(jù)后還需要進(jìn)行二次整理匯總，經(jīng)一定的修飾轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或者語(yǔ)言，使得該數(shù)據(jù)一定程度上失真或者偏離原來(lái)的意思，溝通方式上如語(yǔ)言描述、郵件、短信等也不同程度上加劇了理解偏差。

有了電子影像技術(shù)的支撐，各處理環(huán)節(jié)人員可以調(diào)閱電子影像數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)審批報(bào)賬單，實(shí)現(xiàn)快速流轉(zhuǎn)，不必等待紙質(zhì)單據(jù)信息的層層傳遞，紙質(zhì)單據(jù)的郵寄任務(wù)推移到單據(jù)審核完畢，極大地提高了審核審批效率。同時(shí)，會(huì)計(jì)在審核單據(jù)無(wú)誤后，報(bào)賬單一方面發(fā)送到ERP系統(tǒng)，生成發(fā)票憑證；另一方面與銀企系統(tǒng)相連接，將報(bào)賬付款信息自動(dòng)傳送銀企系統(tǒng)由出納進(jìn)行資金支付，待資金支付操作完成，電子影像系統(tǒng)與銀企互聯(lián)自動(dòng)對(duì)接，生成付款憑證。待全部流程結(jié)束后，分子公司提交檔案寄交清單，將紙質(zhì)單據(jù)直接寄送到共享中心檔案管理處進(jìn)行匹配統(tǒng)一管理，按錄入順序依次列示；共享中心的檔案管理人員收到實(shí)物單據(jù)后，根據(jù)寄交清單順序順號(hào)掃描接收后，批量打印已經(jīng)生成的發(fā)票憑證和付款憑證，實(shí)現(xiàn)與實(shí)物單據(jù)的目標(biāo)匹配，無(wú)需再將憑證和報(bào)賬單據(jù)進(jìn)行比對(duì)就能達(dá)到無(wú)差匹配，減少人工干預(yù)和手工比照，極大地提高了檔案整理的效率，完成裝訂成冊(cè)，整個(gè)過(guò)程實(shí)物單據(jù)無(wú)需經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)和出納，減少人員接觸紙質(zhì)憑證，降低票據(jù)丟失和損毀等風(fēng)險(xiǎn)。具體流程如下圖：

3.電子影像技術(shù)助力財(cái)會(huì)監(jiān)督

財(cái)會(huì)監(jiān)督主要指以會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員為監(jiān)督主體依照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)等核算主體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和會(huì)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督，并利用會(huì)計(jì)信息對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面、綜合地協(xié)調(diào)和控制以達(dá)到提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益的目的。習(xí)近平總書(shū)記在十九屆中央紀(jì)委四次全會(huì)上發(fā)表重要講話，將財(cái)會(huì)監(jiān)督與審計(jì)監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督等一并作為黨和國(guó)家監(jiān)督體系的重要組成部分。指出要加強(qiáng)全國(guó)審計(jì)工作統(tǒng)籌，優(yōu)化審計(jì)資源配置，做到應(yīng)審盡審、凡審必嚴(yán)、嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)，努力構(gòu)建集中統(tǒng)一、全面覆蓋、權(quán)威高效的審計(jì)監(jiān)督體系，更好地發(fā)揮審計(jì)在黨和國(guó)家監(jiān)督體系中的重要作用。要深化審計(jì)制度改革，解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新審計(jì)理念，及時(shí)揭示和反映經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域的新情況、新問(wèn)題、新趨勢(shì)。要堅(jiān)持科技強(qiáng)審，加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè)。要加強(qiáng)對(duì)全國(guó)審計(jì)工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，調(diào)動(dòng)內(nèi)部審計(jì)和社會(huì)審計(jì)的力量，增強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督合力。

目前大部分企業(yè)集團(tuán)及大中型企業(yè)財(cái)務(wù)集中核算存在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)薄弱、會(huì)計(jì)制度執(zhí)行混亂、原始憑證失真以及原始檔案管理分散等問(wèn)題，給財(cái)會(huì)監(jiān)督帶來(lái)極大不便。

電子影像技術(shù)的應(yīng)用可以一定程度上破解上述難題。首先，借助電子影像技術(shù)，總公司財(cái)務(wù)部可以進(jìn)行自上而下的報(bào)賬規(guī)范設(shè)計(jì)，橫向?qū)Ρ雀鱾€(gè)成本中心，縱向設(shè)計(jì)統(tǒng)一核算口徑，從而夯實(shí)會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)；強(qiáng)化管理目標(biāo)和考核要求，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和生產(chǎn)需求制定管理規(guī)范，確保會(huì)計(jì)制度執(zhí)行落地，減少理解偏差，提升財(cái)務(wù)集中核算管理價(jià)值。

其次，電子影像技術(shù)能夠?qū)ω?cái)務(wù)憑證量大的企業(yè)集團(tuán)或大中型公司，提供一種全新的線上憑證預(yù)覽、查詢?nèi)?shù)、數(shù)據(jù)分析和檔案管理手段，原始憑證從報(bào)賬人員到檔案管理員的流程管理，解決檔案分散而引起的附件遺失、缺少等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始資料入冊(cè)、上架和集中批量管理，并且同步以電子化手段進(jìn)行輔助存儲(chǔ)，雙重手段為財(cái)會(huì)監(jiān)督提供實(shí)時(shí)支持。

再次，影像技術(shù)還可以嵌入如合同管理等其他應(yīng)用系統(tǒng)，滿足企業(yè)對(duì)全業(yè)務(wù)個(gè)性化的監(jiān)督需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各個(gè)子業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互通互聯(lián)，財(cái)務(wù)人員審核報(bào)賬時(shí)可以一覽全部相關(guān)關(guān)鍵信息，將報(bào)賬審批這個(gè)監(jiān)督“點(diǎn)”擴(kuò)展成財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)分析的監(jiān)督“面”，形成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)交叉融合，推動(dòng)財(cái)務(wù)人員主動(dòng)進(jìn)行財(cái)會(huì)監(jiān)督，成為財(cái)會(huì)監(jiān)督的有效形式。

電子影像技術(shù)的應(yīng)用為財(cái)務(wù)集中核算提供了有力的技術(shù)保障，為多業(yè)務(wù)、跨地域經(jīng)營(yíng)的企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)提升財(cái)務(wù)集中管理能力提供契機(jī)；將財(cái)務(wù)流程處理時(shí)效大大提高，極大地提升報(bào)賬和審批效率；把廣大財(cái)務(wù)人員從低效重復(fù)繁冗的低端核算工作中解放出來(lái)，更多地介入到財(cái)務(wù)管理工作中去，逐步推進(jìn)核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的角色轉(zhuǎn)變。本文基于財(cái)務(wù)集中核算管理目標(biāo)，從應(yīng)用背景和價(jià)值分析兩方面對(duì)電子影像技術(shù)在財(cái)務(wù)集中核算領(lǐng)域的應(yīng)用進(jìn)行了論述，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和推廣價(jià)值。

（本文作者單位：中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)江西有限公司）