摘 要：本文分析了地方高校二級學(xué)院圖書資料管理工作現(xiàn)狀，在圖書資料購置、收集和管理等方面提出了做好二級學(xué)院圖書資料收集管理工作的方法和措施。

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院;圖書資料;收集;管理

圖書館作為保存人類文化知識的寶庫，是一個地區(qū)文化與精神文明建設(shè)的象征，在地域精神文明建設(shè)的過程中起著重要的作用。圖書館作為高校的重要組成部分，在管理體系與服務(wù)策略方面都要滿足學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化資源的快速發(fā)展，高校圖書館中的資源和管理受到了很大的影響，在這種形式下，就需要改變以往的服務(wù)理念和模式，對圖書館中的資源進(jìn)行更有效的配置、管理和利用。然而，高校二級學(xué)院作為學(xué)科發(fā)展的主陣地，高校二級學(xué)院圖書資料室分管著學(xué)院的圖書資料和文獻(xiàn)歷史資料，是教師、研究生、本科生的學(xué)習(xí)、科研、學(xué)術(shù)研究和查閱資料的主要場所，但圖書資料室保存的圖書資料和大量珍貴的歷史文獻(xiàn)資料有待專業(yè)的管理者去收集和整理，更是有大量新增的資料亟待去收集和整理，是學(xué)院的寶貴財富，對學(xué)院的教學(xué)和科研有著不可替代的重要作用。然而，二級學(xué)院圖書資料的收集和管理工作卻有許多問題有待解決，一些尤為重要的檔案、文檔文件、學(xué)術(shù)活動以及取得的各項獎勵，除了在學(xué)校年鑒中有少許涉及外，在二級學(xué)院資料室和學(xué)校圖書館里卻找不到詳細(xì)的信息。落后的管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了學(xué)校的學(xué)科建設(shè)，這種現(xiàn)象在許多地方高校中可能普遍存在[1，2]。

產(chǎn)生這種現(xiàn)象的主要原因：1）二級學(xué)院對圖書資料的管理重視不夠，造成很多高校的院系沒有專職的圖書資料專業(yè)背景的管理員，圖書管理人員大都是一些臨近退休的行政管理人員或教師兼任，由于他們大多缺乏圖書資料的專業(yè)知識和對圖書資料管理的針對性訓(xùn)練，導(dǎo)致圖書資料管理人員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)參差不齊。同時，這些圖書資料管理人員也對圖書管理工作的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致在對待圖書資料管理工作的時候多是沿用傳統(tǒng)的管理模式，不能跟上當(dāng)下圖書資料信息化管理的要求。還有相當(dāng)一部分的圖書資料管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)意識，認(rèn)為圖書資料工作平淡枯燥，以消極的態(tài)度對待工作和讀者。這些情況都會造成圖書資料的收集和管理難以落到實處，造成圖書資料不連續(xù)、不規(guī)范、不專業(yè)、不系統(tǒng)，有時甚至圖書資料無人管理[3，4]。2）學(xué)院每年舉辦很多學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)論壇、講座、會議等活動，每年一度的本科生、研究生招生和畢業(yè)都會產(chǎn)生大量需要保存的資料，但是這些資料信息不能被及時的收集、分類、整理和保存。3）各個學(xué)院的圖書資料管理各自為政，相同或相近專業(yè)的圖書資料重復(fù)征訂，沒有形成統(tǒng)一的管理模式，沒能做到資源共享，造成嚴(yán)重的浪費[5，6]。

為傳承好學(xué)校的歷史和文化，更好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等各項事業(yè)，各個二級學(xué)院應(yīng)該做好高校二級學(xué)院圖書資料的收集管理工作，需要做好以下幾個方面。

1 圖書資料的購置

高校圖書館首先應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)專業(yè)需要規(guī)范圖書的采購工作，并根據(jù)圖書資料的類型和內(nèi)容進(jìn)行具體的分類，相關(guān)的負(fù)責(zé)人需要倡導(dǎo)信息的共享，將專業(yè)書籍、學(xué)術(shù)期刊、雜志的征訂，相同或相近專業(yè)的要做到資源共享，避免重復(fù)征訂，要把有限的資金用在訂閱更多更全的資料上面。每年購置的大量的圖書資料和電子期刊應(yīng)該高效地用在教學(xué)和科研中去。這些圖書和期刊雜志不僅要面向教師借閱，更要更多地面向本科生和研究生借閱，研究生是科研的主力軍，很多時候研究生才是圖書資料和期刊的最大讀者。

2 圖書資料的收集

在信息互聯(lián)網(wǎng)時代，圖書館的資料仍然是不可替代的。作為學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，圖書館在學(xué)校的教學(xué)活動中依然起著非常重要的作用，是學(xué)校教學(xué)科研工作的重要組成部分。為了配合學(xué)校的教學(xué)工作，圖書館甘當(dāng)配角，協(xié)助教師有的放矢地開發(fā)圖書館的館藏資源，他們通過精確把握教學(xué)用書的新趨勢，密切地配合教師的教學(xué)科研工作，進(jìn)一步提高了高校教學(xué)工作水平，通過不斷滿足學(xué)生的學(xué)習(xí)和文獻(xiàn)查閱需要，為讀者提供全方面的文獻(xiàn)資源。然而，圖書資料的收集是一項系統(tǒng)工程，專業(yè)、細(xì)致而繁瑣，它要求圖書管理員不僅要有高度的責(zé)任感，而且要有一定的專業(yè)知識。圖書資料收集的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

1）教學(xué)資料收集。教學(xué)資料的收集主要包括教學(xué)大綱、教案、教學(xué)計劃、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)評價、點名冊、課堂作業(yè)、考試試題、試卷分析、成績冊、成績分析，以及在線課程、線下課程、線上線下混合式課程、虛擬仿真課程、優(yōu)質(zhì)課、觀摩課、競賽課、智慧課程和慕課等多媒體課程資料的收集和保存。

2）教師個人資料的收集。教師的個人資料信息除人事部門和教務(wù)部門建檔的常規(guī)信息外，還應(yīng)該對教師的教學(xué)課件、教學(xué)視頻、公開示范課、教學(xué)比賽、學(xué)術(shù)報告和學(xué)術(shù)論著等信息進(jìn)行詳細(xì)的收集整理。

3）本科生和研究生科研成果的收集。包括科研項目，學(xué)術(shù)論文，發(fā)明專利，優(yōu)秀本碩博論文以及各種競賽獲獎等成果獎勵等。

4）學(xué)術(shù)活動的資料收集。包括學(xué)術(shù)活動的組織、報告、海報、展板、論文集，活動的影像資料和總結(jié)報告等。

5）本科生、研究生畢業(yè)論文，大創(chuàng)項目、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽等資料的收集。本科生和研究生的畢業(yè)論文是學(xué)院多年教學(xué)和科研成果的重要體現(xiàn)。研究生培養(yǎng)除畢業(yè)論文外，還包括開題報告、中期考核、學(xué)術(shù)討論等重要資料也需要收集和保存。

6）畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)信息和就業(yè)后的信息跟蹤收集。通過學(xué)校就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)中心發(fā)布的就業(yè)創(chuàng)業(yè)信息、各大網(wǎng)絡(luò)就業(yè)創(chuàng)業(yè)平臺搜集的就業(yè)創(chuàng)業(yè)信息，以及通過網(wǎng)絡(luò)、電話訪問、微信群、微信公眾號、QQ群問卷調(diào)查等方式搜集畢業(yè)生信息，了解學(xué)生的就業(yè)創(chuàng)業(yè)情況，收集、統(tǒng)計、整理歸檔歷年來的畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)信息，工作業(yè)績和社會影響等資料。

7）學(xué)院組織的各種活動的資料收集，主要包括學(xué)校和學(xué)院組織的各類活動，包括：學(xué)術(shù)活動、講座、校園文化活動、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新大賽、學(xué)科專業(yè)競賽、國際交流、外出參觀學(xué)習(xí)，迎新晚會、畢業(yè)典禮、文藝演出等。活動中獲獎的證書、獎杯、獎狀、錦旗，其他單位、畢業(yè)校友或個人捐贈的物品等。

3 圖書資料的管理

圖書資料的管理主要包括圖書資料的分類、整理、保存和借閱。圖書館收集整理的文獻(xiàn)資料和圖書信息全面而準(zhǔn)確，所以即使是在網(wǎng)上信息越來越便捷的社會背景之下，仍舊有很多人選擇去圖書館查詢自己所需要的信息，圖書館內(nèi)的各種資源應(yīng)向讀者開放供其查閱使用，它承載著傳播時代信息和傳遞歷史文化的作用。因此，為了使圖書館更好地服務(wù)于讀者，圖書館內(nèi)部有必要進(jìn)行有效的改進(jìn)，在所有需要加以改進(jìn)的內(nèi)容當(dāng)中，圖書資料更加精細(xì)的管理顯的愈發(fā)重要?？梢詫⒋髷?shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)科學(xué)合理地運用到圖書資料的管理中去，對圖書資料進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等活動提供更好的有效信息，最大限度的發(fā)揮圖書資料的價值，提高圖書館為讀者服務(wù)的能力和效率。圖書資料的管理從以下幾個方面進(jìn)行。

3.1 對收集的資料進(jìn)行分類

按照圖書資料的性質(zhì)可分為紙質(zhì)版、電子版以及實物類三種。圖書資料管理人員不僅要整合現(xiàn)有的圖書館資料，還要將這些資料系統(tǒng)化處理，不斷豐富圖書館圖書的種類，并且還需要定期更新資料庫，引進(jìn)更新的資源，方便借閱者在最短時間內(nèi)借閱到最新的圖書資料。紙質(zhì)版的資料主要包括：專業(yè)書籍、教材、試卷、學(xué)術(shù)期刊、科研論文、總結(jié)材料、歷史文獻(xiàn)、檔案、報刊、雜志等。電子版的資料包括：期刊數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)論文、發(fā)表的科研論文、教案、試題、學(xué)生成績、錄課音像資料、教學(xué)課件、會議和學(xué)術(shù)活動的照片和錄像、畢業(yè)合影照、畢業(yè)生電子檔案材料、各種文檔文件和總結(jié)報告等資料。實物類的資料主要包括：獲獎證書、專利證書、獎狀、獎杯、畢業(yè)生合影照以及校友捐贈的物品等。這些資料分類后，及時進(jìn)行分類保管。

3.2 圖書資料的整理

圖書資料的整理是信息保存和查閱的基礎(chǔ)，如果不將收集到的資料進(jìn)行有規(guī)律的分類整理排序，那將是一堆無用的信息垃圾。在對圖書資料整理時要注意資料的專業(yè)性、實效性和完整性。圖書資料管理人員應(yīng)能夠利用科學(xué)的分類方法，對不同的學(xué)科進(jìn)行科學(xué)分類，將不同的專業(yè)資料進(jìn)行分類保存。要對文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一編碼，保證其具有完整的檢索系統(tǒng)，以便順利、有效地進(jìn)行檢索和管理，以方便查閱者能夠很快找出所需要的資料，為教學(xué)、科研和管理等工作提供更可靠方便的信息資料。1）對歷史資料，尤其是一些歷史悠久的學(xué)院，典藏的還有民國時期的書籍和報刊雜志，這一部分是珍貴的第一手歷史文獻(xiàn)資料，更是要整理好，專門放在安全可靠的環(huán)境條件下保存。為了達(dá)到長期保存的目的，需要對這些文獻(xiàn)資料進(jìn)行掃描、拍攝縮微化拍片加工，做成電子版永久保存，也更方便查閱。2）對現(xiàn)代的書籍可根據(jù)學(xué)科性質(zhì)，按照學(xué)科方向和門類進(jìn)行排序、歸類，方便借閱。3）期刊雜志編目上架，對過期期刊及時裝訂成冊。4）各種文件、文檔，包括教學(xué)、科研、管理和學(xué)術(shù)活動等資料要歸檔分類并填好標(biāo)志，方便查閱。5）照片、合影、錄像等影像材料要按照日期編序。6）畢業(yè)論文、試卷、成績冊等按照專業(yè)和日期編序整理。

3.3 圖書資料的保存

圖書館圖書資料的保存是一項系統(tǒng)工程，需要有一定的框架，這就要求在進(jìn)行圖書資料保存時要有科學(xué)合理的策略，科學(xué)合理的管理策略是保障圖書資料能夠長期保存的關(guān)鍵。首先，要對圖書資料長期保存的目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一，將這些圖書資料信息當(dāng)做是對人類珍貴文化遺產(chǎn)的保護(hù)與傳承，只有這樣，才能夠在管理時促使各方面的工作圍繞著一個核心目標(biāo)進(jìn)行整合與實施。其次，對于圖書館的圖書資料保存工作要進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，對圖書資料保存的各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，確保保存工作有序推進(jìn)。最后，圖書資料管理過程中要明確各管理主體的權(quán)責(zé)，使各管理主體按照具體的要求嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，共同為圖書資料的保存提供必要的服務(wù)。高校圖書館圖書資料的保存具體為：1）把整理好的書籍按學(xué)科分類上架，期刊雜志按照類別和日期編序上架。2）把做好標(biāo)記和編好時序的檔案資料、文件，分裝到專門的檔案柜和文件柜中。3）把畢業(yè)論文、發(fā)表論文、試卷等電子文件用專配的移動硬盤進(jìn)行編號備份保存。4）把畢業(yè)生檔案資料分年級分專業(yè)保存，一些重要資料拍照或掃描做成電子檔備份保存。5）把重要的獎勵證書拍照或掃描成電子文檔備份保存。

3.4 圖書資料的借閱

1）圖書資料的借閱要做到電子借閱登記和借閱期限、歸還日期提醒。2）做好圖書資料的完整性，對損壞和丟失的圖書資料要進(jìn)行及時的維護(hù)和補充。3）畢業(yè)論文、發(fā)表論文、照片和合影等影像資料，經(jīng)過申請批準(zhǔn)后可以進(jìn)行復(fù)制利用。

圖書資料、文獻(xiàn)資料的收集、保存和管理，是對學(xué)校發(fā)展歷史和文化的傳承，我們要高度重視二級學(xué)院圖書資料室的工作，只要我們提高認(rèn)識，合理規(guī)劃，分類收集，細(xì)心保存、科學(xué)管理，就一定能做好此項工作。隨著我國高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展和科技技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對于資料信息的時效性的依賴程度都在明顯上升，同時隨著圖書資料的收集、保存和管理中的新技術(shù)、新理念和新方法的不斷補充、更新和完善，也對圖書資料管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，需要對圖書資料管理員及時地有針對性地進(jìn)行專業(yè)知識、專業(yè)技能、管理水平、綜合素質(zhì)等的培訓(xùn)，使他們掌握更加先進(jìn)的管理方法和技能，具備更強的綜合能力和綜合素質(zhì)，更好地為教學(xué)和科研提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為高校各項事業(yè)的發(fā)展，奠定堅實的基礎(chǔ)[7，8]。

參考文獻(xiàn)

[1]李平.對高校二級學(xué)院圖書資料管理的探討[J].科技信息，2008，（22）：285.

[2]周欣.“雙一流”背景下高校圖書館的文化建設(shè)探索[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2018，411（17）：154-156.

[3]朱衛(wèi)東，蔡德清，宋馨.大學(xué)生參與高校圖書館服務(wù)管理的可持續(xù)發(fā)展思考[J].老區(qū)建設(shè)，2015（18）：51-52.

[4]渠孟璟.探討圖書資料管理人員素質(zhì)的提升路徑及意義闡釋[J].才智，2019，（33）：219.

[5]公維臣.普通高校如何做好體育圖書資料的收集和管理工作[J].科技視界，2018，（1）：200-201.

[6]許文華.如何做好體育圖書資料的收集與管理工作[J].科技信息，2006，（36）：297.

[7]康清香.提高高校圖書資料管理人員綜合素質(zhì)的探討[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報，2008，30（4）：53-54.

[8]蔣忠秀，徐丹.民族地區(qū)高校二級學(xué)院圖書資料室管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2018，411（17）：105-106.

作者簡介

閆東萍（1977-），河南項城人，河南大學(xué)圖書館工作，大學(xué)本科，從事資料信息調(diào)查管理。