馬亮

摘 要：本文將會(huì)以社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制建設(shè)的基本原則、及當(dāng)前管理過(guò)程中所存在的缺陷為切入點(diǎn)，對(duì)其優(yōu)化與健全思路進(jìn)行初步的分析與探討，希望借此可有效推動(dòng)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);保險(xiǎn)檔案;檔案管理;檔案管理手段;檔案管理思路

為了讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理可進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，相關(guān)部門(mén)在對(duì)其進(jìn)行改革過(guò)程中，需要注重總體思路與方向的確立，注重分析當(dāng)前管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，以解決問(wèn)題為手段，提供高效服務(wù)為最終目標(biāo)，不斷提升服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量，消除不足與缺陷。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制建設(shè)過(guò)程中的基本原則

社會(huì)保險(xiǎn)檔案體制的建設(shè)工作，需要以時(shí)代特征為基礎(chǔ)，以信息化及規(guī)范化為目標(biāo)，遵循相應(yīng)的基本原則內(nèi)容來(lái)實(shí)施建設(shè)工作。

1.1 一體化原則

檔案內(nèi)容一體化原則是檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與制度化基礎(chǔ)，同時(shí)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的重要保障。檔案內(nèi)容一體化，要求每一位檔案管理人員將檔案內(nèi)部的各類文件以及數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)一體化，簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié)，減少管理壓力，并注重檔案信息自身的共享能力。

1.2 雙軌制原則

雙軌制原則是信息化時(shí)代檔案管理改革的全新原則，其核心重點(diǎn)在于檔案內(nèi)容要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與信息文件同步存在，且完全相同。在我國(guó)與檔案相關(guān)的法律中，考慮到信息類文件自身所存在的安全性問(wèn)題，信息類文件無(wú)法完全取代紙質(zhì)文件，所以，需要施行紙質(zhì)文件內(nèi)容與信息類文件內(nèi)容同步的雙軌制原則。

1.3 協(xié)作性原則

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的日常管理過(guò)程中，為了方便后期管理，提高信息調(diào)取速度，需要以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為根本，規(guī)范入庫(kù)管理操作，提高其入庫(kù)管理與檔案管理的協(xié)調(diào)性。同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門(mén)之間需要提高配合程度，重視信息化建設(shè)進(jìn)程。

2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作所存在的實(shí)際問(wèn)題與不足

2.1 管理方式不統(tǒng)一，管理職能之間相互交疊

近些年，隨著社會(huì)福利水平的提升，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作也成為相關(guān)部門(mén)的工作重點(diǎn)，但是，雖然近些年的檔案管理手段與效率得到較大程度的改善，但是，在具體工作當(dāng)中，很多指導(dǎo)思想與職責(zé)沒(méi)有得到有效的貫徹與實(shí)施，進(jìn)而導(dǎo)致具體的管理過(guò)程仍然存在著很多的問(wèn)題。在這些問(wèn)題當(dāng)中，管理方式混亂最為突出。社會(huì)保險(xiǎn)的辦理與繳費(fèi)過(guò)程中，伴隨而來(lái)的是大量的數(shù)據(jù)資料與報(bào)表內(nèi)容，這些內(nèi)容與資料都需要管理部門(mén)完成對(duì)應(yīng)的整合，而整合過(guò)程又需要眾多其他部門(mén)相互協(xié)調(diào)，而不同部門(mén)之間在協(xié)調(diào)過(guò)程中又沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一性原則，這就導(dǎo)致檔案的資料內(nèi)容真實(shí)度大打折扣。另外，這種由不同部門(mén)相互協(xié)調(diào)而完成的數(shù)據(jù)收錄過(guò)程，也會(huì)出現(xiàn)大量職責(zé)交疊現(xiàn)象，而群眾想要獲取到這些保險(xiǎn)資料，更是需要在多種不同部門(mén)辦理相關(guān)的手續(xù)，不僅造成工作效率下滑，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，還直接導(dǎo)致了群眾自身對(duì)相關(guān)部門(mén)效能的懷疑。

2.2 缺少科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的制度規(guī)范，其整體的管理形式較為粗放，并且，各類不可控的風(fēng)險(xiǎn)，都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案資料自身造成無(wú)可挽回的損失。當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)的辦理過(guò)程已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但是，對(duì)于保險(xiǎn)檔案的管理，仍然沒(méi)有很好的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需要注重對(duì)檔案自身的保護(hù)，但是，相關(guān)部門(mén)卻沒(méi)有針對(duì)其問(wèn)題制定更為合理科學(xué)的保障手段，檔案管理形式極為落后。同時(shí)，隨著保險(xiǎn)人數(shù)的與日俱增，檔案管理人員的工作量被大幅度拉升，使得其日常工作更是困難重重。

2.3 管理水平與管理手段需要進(jìn)一步改善

當(dāng)前的保險(xiǎn)檔案管理方式及手段，卻沒(méi)有有效推動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的改革進(jìn)程，反而形成了一定的自然阻礙。究其根本，在于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理水平與手段并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新改良。例如，當(dāng)前的檔案保管室并沒(méi)有形成嚴(yán)格的檔案資料保管一體化制度條件。很多檔案的原始資料長(zhǎng)期處于通風(fēng)條件差，且容易發(fā)霉生蟲(chóng)的環(huán)境中。保險(xiǎn)體系的改革需要針對(duì)保險(xiǎn)檔案做大量的調(diào)查與分析，而這種紙質(zhì)為基礎(chǔ)的管理方式，對(duì)于檔案資料的查找十分不方便，工作人員的效率限制極為嚴(yán)重。

3 優(yōu)化與完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的日常管理工作手段

3.1 提高投保人與檔案工作人員的檔案管理意識(shí)

保險(xiǎn)投保人的檔案管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作有著十分明顯的促進(jìn)作用。因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要注重檔案觀念的宣傳工作，提高投保人對(duì)于檔案資料的關(guān)注度，使其對(duì)檔案資料完整性有著足夠的認(rèn)知，進(jìn)而使其可主動(dòng)配合檔案工作人員實(shí)施檔案資料完善工作，有效提升檔案實(shí)際處理效率。檔案工作人員需要強(qiáng)化對(duì)檔案資料的核對(duì)工作，對(duì)其中存在的問(wèn)題需要及時(shí)尋找投保人完成修正與補(bǔ)充，避免出現(xiàn)檔案資料失真現(xiàn)象。同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，提高其崗位能力與責(zé)任意識(shí)，通過(guò)定期的培訓(xùn)活動(dòng)，讓每一位工作人員都能獲取到有效的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。并且，相關(guān)部門(mén)需要強(qiáng)化獎(jiǎng)懲制度的完善性，激勵(lì)每一位檔案工作者積極認(rèn)真的工作態(tài)度。檔案管理工作改革，不單純是管理層面與制度層面的轉(zhuǎn)變，更多的是每一檔案工作者對(duì)于檔案態(tài)度的轉(zhuǎn)變，因此，完善工作原則，是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)。

3.2 充分利用信息科技內(nèi)容，加快檔案管理信息化步伐

近些年，信息科技發(fā)展極為迅猛，并已經(jīng)被應(yīng)用于社會(huì)生活中的各個(gè)角落，其技術(shù)自身所擁有的高效性與便利性，更是得到人們的廣泛認(rèn)可。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，需要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極開(kāi)發(fā)各類管理軟件，提高管理過(guò)程中的信息化程度，以技術(shù)手段提高整體的工作效率與服務(wù)水平。同時(shí)，信息化管理模式，可以在很大程度上減少因人為因素而存在的漏洞與誤差，并且，其查詢與調(diào)用過(guò)程更為便捷，可有力推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的改革進(jìn)程。但是，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要注重對(duì)信息安全性的有效處理，避免其數(shù)據(jù)因黑客入侵或病毒等因素而出現(xiàn)損壞，與檔案工作相關(guān)的所有電腦都要安裝專業(yè)的殺毒軟件，并聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)其信息安全性維護(hù)工作。

3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)工作內(nèi)容體系，提高檔案管理及工作人員綜合素養(yǎng)

檔案管理部門(mén)在健全檔案管理制度基礎(chǔ)上，需要從人員角度改變現(xiàn)階段檔案管理過(guò)程所存在的各類問(wèn)題。當(dāng)前的檔案管理改革以及檔案信息化建設(shè)過(guò)程，都要求每一位檔案工作者有著極高的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要應(yīng)用到大量的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及軟件操作，更要求每一位檔案工作者在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域擁有一定的技術(shù)實(shí)力。因此，各地區(qū)檔案管理部門(mén)需要強(qiáng)化檔案工作人員的整體培訓(xùn)工作，以人員素質(zhì)角度轉(zhuǎn)變低工作效率現(xiàn)狀。另外，人力資源部門(mén)需要注重高素質(zhì)人才的招聘工作，讓具備更高技術(shù)水平的專業(yè)人員參與到實(shí)際工作當(dāng)中，提高檔案人員隊(duì)伍的整體工作能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的改革，需要從體系與制度上進(jìn)行綜合考量，不斷改進(jìn)管理手段，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建更為高效的檔案信息化處理與管理平臺(tái)，并注重內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)，我國(guó)檔案制度及社保保險(xiǎn)體系的改革工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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