王靜

摘 要：當前社會經(jīng)濟不斷發(fā)展與進步，各行業(yè)均已做出調整，以適應現(xiàn)代化發(fā)展的基本需求。企業(yè)單位中檔案管理工作是一項非常重要的工作，而數(shù)字化建設在一定范圍內利于整個工作效率和質量的提升，還能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作的基本作用。所以，要從實際的檔案管理工作角度出發(fā)，對我國當代數(shù)字化檔案管理工作的應用策略進行分析是十分必要的。

關鍵詞：數(shù)字化技術;檔案管理工作;應用

1 導言

我國現(xiàn)階段已進入信息化發(fā)展時代，而世界各國都面臨著信息化變革，在此發(fā)展背景下人們的生活與工作方式也發(fā)生了巨大的改變。對于企業(yè)單位檔案管理工作來說，其要想跟上時代的步伐就必須要實現(xiàn)信息化、數(shù)字化突破。所謂檔案數(shù)字化指的就是檔案由傳統(tǒng)的紙質實體檔案向數(shù)碼影像電子檔案轉化的過程，數(shù)字化檔案不僅能完整的記錄事件內容，還便于資料的儲存，在很大程度上減少了資源的浪費，降低了制作儲存成本，但同時數(shù)字化檔案也面臨著檔案安全性和數(shù)字真實性、完整性方面的威脅和考驗，一旦出現(xiàn)問題會給單位和個人造成嚴重的影響。所以，要全面認識數(shù)字化檔案工作的重要性，做好檔案數(shù)字化管理工作，是當前有關管理技術人員需要重點關注的問題。

2 新時期檔案管理數(shù)字化存在的問題

1）檔案管理人員綜合素質有待提升。現(xiàn)階段，檔案管理對部分年輕人缺乏一定的吸引力，很多青年待其畢業(yè)后不愿意從事有關檔案管理的工作。年紀大的檔案管理人員又無法積極適應檔案數(shù)字化管理方式，對于數(shù)字化的接受程度相對較低，在工作中不能熟練操作檔案管理系統(tǒng)。因此，檔案隊伍的老齡化現(xiàn)狀導致了檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新意識，沒有深入挖掘檔案資源，限制了檔案數(shù)字化建設與發(fā)展的進程。

2）工程檔案數(shù)字化管理不足。在現(xiàn)代化企業(yè)單位發(fā)展進程中，相應提升了企業(yè)單位檔案管理工作的開展速度，產(chǎn)生了大量工程檔案信息。當前，多數(shù)檔案都采用紙質存儲方式，數(shù)字化管理力度不足。所以對現(xiàn)存檔案進行信息化、數(shù)字化處理的難度比較大。傳統(tǒng)紙質檔案存儲時間較長，所以必須確保存儲環(huán)境的安全性，避免檔案出現(xiàn)蟲蛀和受潮的問題。然而即使確保紙質版檔案存儲設備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導致檔案原件受損，影響檔案的管理與應用。鑒于此，開展企業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理是十分必要的。

3）檔案數(shù)字化管理存在風險。在當前信息化時代發(fā)展背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)技術在各個領域內廣泛應用，簡便的技術雖然給人們帶來了幫助，但也引發(fā)了各類數(shù)據(jù)信息安全問題。而通過互聯(lián)網(wǎng)的計算機設備，其儲存的個人檔案信息很容易受到來自網(wǎng)絡病毒的侵襲與黑客的攻擊，企業(yè)檔案管理工作也面臨很嚴峻的調整。紙質版檔案在轉化為電子版檔案的過程中需要用到電子編碼技術，該技術在實踐工作中還存在一定的不足，原始憑證被修改后不會留下痕跡，檔案管理人員無法通過遺留痕跡發(fā)現(xiàn)檔案被篡改的記錄，給檔案數(shù)字化管理帶來安全風險。

3 數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用措施分析

1）完善檔案管理安全體系。第一，我們應提高風險管控意識，要積極做好和應對檔案數(shù)字化風險的準備工作。想要實現(xiàn)現(xiàn)代數(shù)字化檔案安全體系建設，必須要實現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理人員的安全思想政治建設。所以應該提升檔案管理工作人員的安全意識，使其能夠將檔案安全管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理的首要任務，并進行有效的落實。另外，應該讓檔案管理人員充分了解檔案出現(xiàn)風險事件的后果，了解檔案數(shù)字化管理風險的重要性。日常工作中，在思想、知識、技術等方面做好準備，從根本上保證檔案數(shù)字化管理工作的安全。第二，要建立完善的檔案安全體系和安全防范系統(tǒng)，例如對檔案數(shù)字化管理用計算機的應用軟件進行加密處理，設置電腦和系統(tǒng)秘鑰，使用照片、圖片修復技術及時對信息加以完善和修復等，對電腦的硬件和軟件進行全方位的保護。此外，對電子檔案應該按時進行備份，從而避免因為遇到突發(fā)事件或者其他原因導致電子檔案信息丟失，對于特別重要的信息文件，應該放在不同的位置進行備份保存，并且對文件設置固定的訪問權限，能更有效的防止有關檔案資料出現(xiàn)丟失和外泄的現(xiàn)象。

2）更新硬件設備。更新硬件設備就好比給房子重新裝修一樣，首先，我們要將房間內的物品打包騰空房間，也就是將原設備上的數(shù)據(jù)保存起來，也可以存儲在“云”端，待硬件設備更換以后重新下載。其次就是要對房間進行裝修了，等同于設備更換后的調試工作，確保所有設備都能進入正常的工作狀態(tài)，尤其是計算機，作為數(shù)字化檔案實現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統(tǒng)安全無漏洞，為后續(xù)開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，還需要為硬件設備運行提供良好的環(huán)境。針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統(tǒng)計檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另外，還需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

3）搭建檔案管理云計算信息處理平臺。檔案管理需要建立云計算平臺，實現(xiàn)檔案資料的共享和傳播。新時代數(shù)字化技術與云計算技術有著異曲同工之處，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術的優(yōu)點，云計算技術的應用也具有可圈可點之處。云計算技術主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術和云計算技術都具有一定的網(wǎng)絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶，進而提高檔案管理的便利性。

4）深入發(fā)掘檔案數(shù)字化管理的服務功能。第一，研究機構或科研企業(yè)作為檔案利用率較高的企業(yè)，檔案管理人員通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)為其提供檔案資源共享服務，幫助檔案利用者消除障礙，實現(xiàn)資源共享，提升工作效率。第二，5G時代的到來使視頻信息更加具體化，應用VR技術可以展現(xiàn)檔案內容，將檔案里的故事從文字中走出來，觀看者戴上VR設備就會體會到身臨其境的感覺，且5G網(wǎng)絡會讓VR技術的應用不再局限于檔案館內，資源信息可以遠距離傳輸。第三，在網(wǎng)絡平臺的支持下建立微信公眾號或微博賬號，以便廣大群眾更直觀的了解檔案信息。第四，為了滿足人民群眾對檔案資源的需求，應探索智慧型檔案信息服務模式，充分應用信息技術，將醫(yī)療領域、婚姻、戶籍管理、社會保障等與群眾生活密切聯(lián)系的檔案資料高度融合，動態(tài)感知并預測群眾需求，為其提供具有針對性的信息資料，幫助群眾解決實際問題，使檔案資源更好的融入人們的生活，提升人民群眾的幸福感。

5）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術的重點就在于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料。檔案管理部門要轉變傳統(tǒng)的人為管理模式，實現(xiàn)電子文件的歸檔和管理。檔案管理部門還可以利用專業(yè)設備，將紙質檔案資料轉化為數(shù)字化副本，例如利用掃描儀等掃描紙質檔案，因此要制定掃描機技術規(guī)范，確定掃描索引信息，對掃描過程環(huán)節(jié)進行控制，做好掃描監(jiān)督工作。

4 結束語

總之，檔案管理工作中應用數(shù)字化技術是當代企業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。在新社會發(fā)展背景下，加強檔案數(shù)字化與信息化技術的應用有利于提升檔案管理工作的實效性。因此，企業(yè)應高度重視檔案管理工作，充分體現(xiàn)新型技術的優(yōu)勢與作用，提高企業(yè)單位檔案管理人員的素質與專業(yè)能力，提升檔案資料管理工作的效率，從而促進我國檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻

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