王萍

摘要：長(zhǎng)慶石化公司作為一家煉油工業(yè)企業(yè)，產(chǎn)生成本最多的一個(gè)環(huán)節(jié)就是物資采購(gòu)與付款，而由于采購(gòu)環(huán)節(jié)牽扯到的部門(mén)比較多，容易出現(xiàn)舞弊等情況，故采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)采取良好的內(nèi)部控制可以有效地降低采購(gòu)成本，進(jìn)而間接提高企業(yè)利潤(rùn)。文章介紹了采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)，從采購(gòu)計(jì)劃、過(guò)程、選商、入庫(kù)驗(yàn)收及付款等五個(gè)方面深入研究長(zhǎng)慶石化公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，分析采購(gòu)、付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，提出內(nèi)部控制優(yōu)化建議，切實(shí)提高物資采購(gòu)效率效能，實(shí)現(xiàn)公司更加穩(wěn)健、更有效率、更可持續(xù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：采購(gòu);付款;內(nèi)部控制

一、引言

長(zhǎng)慶石化公司目前采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)存在計(jì)劃上報(bào)不及時(shí)，準(zhǔn)確率不高影響采購(gòu)周期，采購(gòu)成本核算滯后，采購(gòu)過(guò)程中周期過(guò)長(zhǎng)，采購(gòu)成本過(guò)高，供應(yīng)商選擇過(guò)程中制造商比例過(guò)低，入庫(kù)驗(yàn)收庫(kù)過(guò)程中倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)不周，庫(kù)存比不合理及暫估金額太大，付款周期長(zhǎng)，供應(yīng)商積極性不高等問(wèn)題，因此完善公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，健全公司業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)，加強(qiáng)關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制，加強(qiáng)采購(gòu)實(shí)施環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督，對(duì)控制公司采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益格外重要。

二、采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點(diǎn)

（一）需求計(jì)劃控制

物資采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃管理。所有采購(gòu)物資必須由使用單位依據(jù)下達(dá)的投資計(jì)劃或財(cái)務(wù)預(yù)算安排編制需求計(jì)劃，按照分類(lèi)管理權(quán)限，經(jīng)規(guī)劃計(jì)劃部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)審核后提報(bào)物資采購(gòu)部門(mén)，物資采購(gòu)部門(mén)按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)需求計(jì)劃未經(jīng)有效審批不得實(shí)施采購(gòu)。

（二）選商過(guò)程控制

物資采購(gòu)選商由公司物資采購(gòu)部門(mén)組織。除公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目外，技術(shù)復(fù)雜、關(guān)鍵及重要物資、專(zhuān)用物資的選商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織使用單位、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)等部門(mén)主要技術(shù)人員共同評(píng)審確定。其他一般及通用物資，由采購(gòu)部門(mén)相關(guān)崗位人員評(píng)審確定。選商評(píng)審應(yīng)審查供應(yīng)商資質(zhì)條件是否符合要求，綜合考慮供應(yīng)商的技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)信譽(yù)、同類(lèi)型企業(yè)應(yīng)用業(yè)績(jī)和售后服務(wù)等情況。

（三）采購(gòu)過(guò)程控制

采購(gòu)部門(mén)依據(jù)批準(zhǔn)后的物資采購(gòu)計(jì)劃及擬選擇的供應(yīng)商名單，按照股份公司及公司相關(guān)管理規(guī)定選擇采購(gòu)方式（包括目錄采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等），編制采購(gòu)方案。采購(gòu)方案審核完成后實(shí)施采購(gòu)，公司物資采購(gòu)組織形式包括委托采購(gòu)、自行采購(gòu)。

（四）驗(yàn)收入庫(kù)控制

采購(gòu)?fù)瓿傻奈镔Y抵達(dá)或提供的勞務(wù)完成后，由獨(dú)立的倉(cāng)儲(chǔ)驗(yàn)收人員對(duì)照采購(gòu)訂單或合同對(duì)貨物或勞務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具到貨驗(yàn)收單，為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收人員必須是獨(dú)立于計(jì)劃提報(bào)，采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門(mén)的人。采購(gòu)收貨具有雙重性質(zhì)，不僅控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，同時(shí)也控制收貨環(huán)節(jié)的管理工作。

（五）付款管理控制

采購(gòu)部門(mén)在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，要嚴(yán)格審核合同、發(fā)票及到貨驗(yàn)收證明相關(guān)憑證的真實(shí)性，有效性及合規(guī)性。建立預(yù)付款和進(jìn)度款審批制度，加強(qiáng)各類(lèi)預(yù)付款、進(jìn)度款的管理。定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款及應(yīng)付票據(jù)等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因并及時(shí)處理。

三、長(zhǎng)慶石化公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

目前按照物資60大類(lèi)將物資采購(gòu)劃分為化工原材料、管閥配件、設(shè)備和金屬材料、儀器儀表及勞保雜項(xiàng)五個(gè)部分，每個(gè)部分都有專(zhuān)人管理。經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的需求計(jì)劃匯總到采購(gòu)部門(mén)計(jì)劃崗位，經(jīng)計(jì)劃崗位平庫(kù)之后，生成采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。物資采購(gòu)管理中存在需求部門(mén)需求計(jì)劃提報(bào)不及時(shí)、計(jì)劃準(zhǔn)確率低，導(dǎo)致采購(gòu)周期不足，合同不能及時(shí)簽訂、材料成本核算滯后等問(wèn)題。

公司2018年共提報(bào)需求計(jì)劃5777項(xiàng)，其中錯(cuò)誤計(jì)劃114項(xiàng)，占總需求計(jì)劃的1.97%，實(shí)際有效需求計(jì)劃5663項(xiàng);有效需求計(jì)劃中，已實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃4470項(xiàng)、代儲(chǔ)代銷(xiāo)計(jì)劃1193項(xiàng)。截至2018年11月末，采購(gòu)計(jì)劃已落實(shí)4578項(xiàng)，占有效需求計(jì)劃的80.8;采購(gòu)結(jié)果3267項(xiàng)，采購(gòu)進(jìn)度73.1%。計(jì)算數(shù)據(jù)表明，截至2018年11月末，采購(gòu)計(jì)劃落實(shí)率僅為80.8%、采購(gòu)進(jìn)度僅為73.1%，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)結(jié)算及時(shí)率。

（二）采購(gòu)過(guò)程內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

公司物資采購(gòu)實(shí)行兩級(jí)集中采購(gòu)管理，一級(jí)物資按照集團(tuán)公司授權(quán)集中采購(gòu)結(jié)果，進(jìn)行目錄價(jià)格或短名單方式采購(gòu);對(duì)無(wú)集中采購(gòu)結(jié)果物資，嚴(yán)格按照集團(tuán)公司物資集中采購(gòu)文件規(guī)定自行采購(gòu)并履行相關(guān)審批、備案手續(xù)。二級(jí)通用物資采用“三集中”招標(biāo)采購(gòu)模式，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議或代儲(chǔ)代銷(xiāo)協(xié)議，形成二級(jí)物資采購(gòu)價(jià)格目錄，依據(jù)實(shí)際采購(gòu)計(jì)劃分批供貨結(jié)算;其它二級(jí)物資堅(jiān)持“性?xún)r(jià)比最優(yōu)”原則，采用招標(biāo)、詢(xún)比價(jià)等方式實(shí)施采購(gòu)。

但目前公司采購(gòu)部分環(huán)節(jié)歷時(shí)較長(zhǎng)，從而使采購(gòu)周期時(shí)間長(zhǎng)。根據(jù)2018年物資采購(gòu)運(yùn)行大表，共有444個(gè)項(xiàng)目， 2018年已到貨物資141項(xiàng)，平均到貨物資采購(gòu)周期96.85天，其中單一來(lái)源平均采購(gòu)周期95.43天、公開(kāi)招標(biāo)平均采購(gòu)周期139.64天、目錄采購(gòu)58.57天、詢(xún)價(jià)采購(gòu)94.2天。

（三）供應(yīng)商管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

截至2018年年底，隸屬于長(zhǎng)慶石化管理的供應(yīng)商共有125家。按照供應(yīng)商類(lèi)型分，制造商63家，占總數(shù)的50.4%、代理商6家，占總數(shù)的4.8%、貿(mào)易商56家，占總數(shù)的44.8%;按照供應(yīng)商區(qū)域來(lái)劃分，陜西省境內(nèi)供應(yīng)商共有59家，占總數(shù)的47%，其他省份供應(yīng)商66家，占總數(shù)的52.8%。

對(duì)目前的供應(yīng)商庫(kù)進(jìn)行分析，存在以下幾方面問(wèn)題，一是從供應(yīng)商庫(kù)的質(zhì)量來(lái)說(shuō)存在資質(zhì)到期的供應(yīng)商、異常經(jīng)營(yíng)供應(yīng)商，供應(yīng)商庫(kù)的質(zhì)量不高;二是從供應(yīng)商分類(lèi)的占比來(lái)說(shuō)，制造商僅占50.4%，與股份公司的要求存在一定差距;三是從供應(yīng)商區(qū)域的合理性來(lái)講，異地供應(yīng)商占了52.8%，與股份公司的要求也存在一定差距。

（四）采購(gòu)驗(yàn)收與入庫(kù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

2015年以前，公司未配套建設(shè)倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)和庫(kù)房，主要輔材化工原材料采用裝置現(xiàn)場(chǎng)儲(chǔ)備形式，其它物資實(shí)施及時(shí)采購(gòu)制，到貨直達(dá)使用現(xiàn)場(chǎng)，由使用部門(mén)按照屬地管理原則進(jìn)行管理。2015年10月，公司與中油一建簽訂物資倉(cāng)儲(chǔ)管理委托服務(wù)協(xié)議，由委托方管理公司倉(cāng)儲(chǔ)物資。

經(jīng)過(guò)四年的管理運(yùn)行，基本滿(mǎn)足公司物資服務(wù)保障需要，仍有許多不足之處，一是制度、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行還需要不斷強(qiáng)化，雖然初步建立了倉(cāng)儲(chǔ)管理體系，但是制度、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)、宣貫仍然不夠，運(yùn)行有效性有待進(jìn)一步驗(yàn)證，制度、標(biāo)準(zhǔn)需持續(xù)完善、優(yōu)化;二是倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存金額與庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理，需要進(jìn)一步優(yōu)化。2018年期末庫(kù)存金額為2477.08萬(wàn)元，對(duì)比同規(guī)模煉廠，公司倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存金額仍然較低;倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存物資結(jié)構(gòu)與公司日常生產(chǎn)結(jié)合不夠緊密，需進(jìn)一步優(yōu)化。三是倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，公司倉(cāng)儲(chǔ)管理由中油一公司承辦，其人員結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊且人員變動(dòng)頻繁，直接影響倉(cāng)儲(chǔ)管理效率及服務(wù)水平，需進(jìn)一步協(xié)調(diào)解決。

（五）付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問(wèn)題

公司采購(gòu)物資付款流程為采購(gòu)崗位將已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)并開(kāi)具發(fā)票的結(jié)算資料統(tǒng)一上交至部門(mén)結(jié)算崗位，結(jié)算崗位檢查合同、發(fā)票及到貨驗(yàn)收單等資料是否無(wú)誤，確認(rèn)無(wú)誤后在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)做ERP發(fā)票預(yù)制，經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)、合同部門(mén)及集團(tuán)共享中心審核后完成掛賬，按照公司資金運(yùn)行方案付款條件的要求，提交資金計(jì)劃后完成付款。

當(dāng)前公司付款環(huán)節(jié)主要存在另方面的問(wèn)題，一是付款條件復(fù)雜，付款期限太長(zhǎng)，造成采購(gòu)選商時(shí)供應(yīng)商積極性不高，惡意抬高采購(gòu)單價(jià)，增加采購(gòu)物資成本。二是目前物資采購(gòu)應(yīng)付暫估金額大，為完成暫估考核指標(biāo)，倉(cāng)儲(chǔ)人員提前在ERP做入庫(kù)操作，造成大量的采購(gòu)物資暫估掛賬，供應(yīng)商拖延交貨和物資型號(hào)不符造成退貨等問(wèn)題，從而造成成本不實(shí)，無(wú)法反映當(dāng)期利潤(rùn)，使企業(yè)會(huì)計(jì)信息失真，增加稅收風(fēng)險(xiǎn)（康晶，2015）。

四、長(zhǎng)慶石化公司采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）計(jì)劃管理優(yōu)化建議

做好計(jì)劃統(tǒng)籌管理工作，及時(shí)整理物資需求計(jì)劃，做好平庫(kù)利庫(kù)及采購(gòu)計(jì)劃的編制，定期對(duì)采購(gòu)需求計(jì)劃提報(bào)、執(zhí)行的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)。抓好監(jiān)督考核，提升計(jì)劃管控嚴(yán)肅性。各單位按通知要求時(shí)間上報(bào)需求計(jì)劃。需求計(jì)劃內(nèi)容要準(zhǔn)確、詳實(shí)，便于采購(gòu)執(zhí)行，減少多次溝通。加大對(duì)使用單位計(jì)劃及時(shí)率、準(zhǔn)確率、回退率的考核力度，確保計(jì)劃剛性執(zhí)行。

（二）采購(gòu)過(guò)程優(yōu)化建議

強(qiáng)化采購(gòu)前期管理，嚴(yán)格可不招標(biāo)和單一來(lái)源的控制和審批，避免獨(dú)家比例過(guò)大、變相指定廠家和招標(biāo)率低等問(wèn)題。招標(biāo)限額以下采購(gòu)，堅(jiān)持商務(wù)談判前價(jià)格分析工作，為在商務(wù)談判掌握主動(dòng)權(quán)，發(fā)掘價(jià)格談判突破點(diǎn)。

加快采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)的進(jìn)度，如按要求縮短詢(xún)價(jià)、談判、編制尋源結(jié)果（采購(gòu)結(jié)果）時(shí)間，縮短審批時(shí)間等，以使物資在正常的采購(gòu)周期內(nèi)能順利到貨，全面保供。必要時(shí)可升級(jí)相關(guān)系統(tǒng)，從物資需求的到貨時(shí)間及正常采購(gòu)周期倒推各節(jié)點(diǎn)辦理時(shí)間，在業(yè)務(wù)辦理及審批環(huán)節(jié)增加業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)處理時(shí)間的提醒功能，緊急業(yè)務(wù)及處理時(shí)間短的業(yè)務(wù)優(yōu)先提醒。

（三）供應(yīng)商管理內(nèi)控優(yōu)化建議

嚴(yán)格按照集團(tuán)公司管理規(guī)定，把好供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)，同時(shí)堅(jiān)持日常考評(píng)與考核評(píng)價(jià)相結(jié)合，建立“一單一評(píng)”的實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)模式，扎實(shí)開(kāi)展供應(yīng)商考評(píng)工作，確保準(zhǔn)入供應(yīng)商資源質(zhì)量可靠過(guò)硬。持續(xù)開(kāi)展供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察工作，了解供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)制造水平、質(zhì)量情況和加工能力，也使供應(yīng)商了解公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中遇到的難題，實(shí)現(xiàn)公司與供應(yīng)商的雙向交流，全面提升庫(kù)內(nèi)二級(jí)制造商資源質(zhì)量，

（四）采購(gòu)驗(yàn)收與入庫(kù)內(nèi)控優(yōu)化建議

堅(jiān)持到貨物資必須經(jīng)過(guò)物資超市驗(yàn)收方可入庫(kù)原則。物資到貨必須經(jīng)過(guò)聯(lián)合驗(yàn)收或者第三方檢測(cè)（含庫(kù)房保管員）入庫(kù)或送貨，嚴(yán)禁未經(jīng)超市檢驗(yàn)直接送貨到現(xiàn)場(chǎng)，確保物資到貨合理、受控。

加強(qiáng)第三方倉(cāng)儲(chǔ)人員管理、制定制度流程、定期召開(kāi)倉(cāng)儲(chǔ)例會(huì)、強(qiáng)化日?？己耍岣邆}(cāng)儲(chǔ)人員素質(zhì)，服務(wù)質(zhì)量;強(qiáng)化庫(kù)存物資保管、保養(yǎng)，嚴(yán)格按照物資保管、保養(yǎng)管理規(guī)定對(duì)物資進(jìn)行管理，定期統(tǒng)計(jì)物資庫(kù)存情況，做好庫(kù)存時(shí)間在9個(gè)月以上物資的統(tǒng)計(jì)，避免形成積壓物資。

（五）結(jié)算付款內(nèi)控優(yōu)化建議

加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享資金用戶(hù)的業(yè)務(wù)及操作應(yīng)用培訓(xùn)，適時(shí)優(yōu)化調(diào)整財(cái)務(wù)共享資金審批流程，提高各部門(mén)（單位）資金付款效率。定期開(kāi)展應(yīng)付暫估專(zhuān)項(xiàng)清理工作，對(duì)暫估期限超過(guò)三個(gè)月的應(yīng)付暫估款逐個(gè)訂單進(jìn)行分析，要求供應(yīng)商及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，結(jié)算崗位掛賬沖銷(xiāo)，并定期進(jìn)行通報(bào)考核，后期采購(gòu)物資嚴(yán)格做到“貨到票到”，嚴(yán)格履行合同，確有要求預(yù)付款的，應(yīng)嚴(yán)格履行合同條款。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行有效溝通，從采購(gòu)招標(biāo)、合同簽訂入手，引導(dǎo)供應(yīng)商主動(dòng)接受票據(jù)結(jié)算的方式。與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)緊密相關(guān)的長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作單位，可適度放寬相關(guān)付款政策。

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（作者單位：中國(guó)石油長(zhǎng)慶石化公司物資采購(gòu)部）