王雪松

【摘 ?要】隨著科技技術(shù)的快速提升各個(gè)領(lǐng)域迎來大數(shù)據(jù)化時(shí)代，促使行業(yè)發(fā)展更加迅猛。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，公共部門需要轉(zhuǎn)變管理觀念、提升管理技能，借助于智慧檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合與管理，解決公共部門傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，借助于人工智能與物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)，豐富檔案信息資源，做好人事檔案管理與工程檔案管理工作，構(gòu)建完整的新型虛擬檔案館。筆者是一名公共部門工作人員，在日常工作中接觸到的檔案管理內(nèi)容比較多，本文主要是對大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案管理的發(fā)展策略展開探究，希望對智慧檔案管理提供相應(yīng)的借鑒與指導(dǎo)，提升公共部門檔案管理質(zhì)量與效率。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);智慧檔案管理;發(fā)展策略

1大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的機(jī)遇

1.1更有利于挖掘檔案價(jià)值

隨著信息技術(shù)的不斷提升，檔案信息數(shù)字化進(jìn)程不斷加速。無紙化辦公的大力推進(jìn)使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔逐步向電子文件過渡。利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

1.2更有利于信息資源共享

大量匯集的檔案信息只有在云計(jì)算及大數(shù)據(jù)的技術(shù)支撐下，才能真正發(fā)揮資源共享的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)信息的傳遞，讓檔案服務(wù)由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時(shí)間和空間的限制，也進(jìn)一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯(lián)，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態(tài)，為各項(xiàng)事務(wù)決策提供了更加堅(jiān)實(shí)可靠的資源支撐。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來雖然給檔案管理工作帶來了很多新的機(jī)遇，但同時(shí)也帶來了很多挑戰(zhàn)。第一，對傳統(tǒng)管理理念的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理理念下，檔案管理人員需要對檔案進(jìn)行逐一分類，并做好相應(yīng)的標(biāo)記。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍舊沿傳統(tǒng)的管理模式開展工作則無法有效對檔案信息進(jìn)行分類和標(biāo)記。同時(shí)，過去檔案管理人員認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)是檔案文件而不是檔案中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價(jià)值。第二，對檔案形式的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案即紙質(zhì)檔案，但大數(shù)據(jù)時(shí)代要求以電子文檔、圖片、音頻以及視頻的形式記錄和存儲(chǔ)檔案信息，這就需要檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，利用合適的形式保存檔案。第三，對檔案管理人員的挑戰(zhàn)。在過去檔案管理人員只需掌握基礎(chǔ)的檔案管理流程與操作即可，但大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備大數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以及較高的業(yè)務(wù)水平。第四，對檔案安全性的挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案可能會(huì)受到火災(zāi)、水災(zāi)的影響，但信息化檔案也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的襲擊。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案管理的發(fā)展策略

3.1實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、共建

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想展示出智慧檔案的優(yōu)勢與作用，需要實(shí)現(xiàn)公共部門可公開檔案信息資源的共享、共建，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)橫向聯(lián)系，讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠同行運(yùn)行。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的智慧檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的活動(dòng)，需要實(shí)現(xiàn)資源與信息的整合與共享，之前我國各地政府信息建設(shè)良莠不齊，部分地區(qū)、行業(yè)信息技術(shù)較為落后，信息數(shù)據(jù)之間的傳遞較為緩慢，各個(gè)部門想要查詢其他部門的數(shù)據(jù)信息較為困難，在智慧檔案管理工作中，能夠借助于檔案信息資源共享共建來解決以上問題，讓各個(gè)部門之間能夠快速傳遞數(shù)據(jù)信息，提供更為便捷的數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，在智慧檔案管理工作中，對實(shí)物檔案資源進(jìn)行管理、分類、收集，解決以往檔案資源難以存儲(chǔ)、難以分類、難以收集的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化，開發(fā)檔案信息，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺登記海量數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的便利性，把以往的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)模型，由被動(dòng)文件服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)文件服務(wù)。

3.2重視檔案管理隊(duì)伍創(chuàng)新意識的培養(yǎng)

應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新意識的檔案管理隊(duì)伍，構(gòu)建新時(shí)代檔案管理人力新格局。檔案管理相關(guān)部門應(yīng)注意引進(jìn)信息技術(shù)型人才，把好人才招聘關(guān)，引導(dǎo)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才進(jìn)入到大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效助力檔案管理水平的提升。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，宣傳大數(shù)據(jù)相關(guān)知識，引導(dǎo)其充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的重要性。應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作離不開一定的基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)營造良好的信息環(huán)境，完善信息化設(shè)備配備，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供物質(zhì)條件。工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，加強(qiáng)結(jié)對幫扶，熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)，以便更好運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理好檔案。

3.3增強(qiáng)電子檔案管理設(shè)備與人力投入

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景中，要想創(chuàng)新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質(zhì)量，在實(shí)際工作中，必須要增強(qiáng)電子檔案管理工作所需設(shè)備，增加設(shè)備投入，首先，應(yīng)做好設(shè)備選擇工作，在設(shè)備選擇工作中以計(jì)算機(jī)設(shè)備為主，選擇具有存儲(chǔ)功能的計(jì)算機(jī)，在設(shè)備選擇工作完成后，應(yīng)結(jié)合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統(tǒng)，并將電子檔案管理系統(tǒng)安裝至計(jì)算機(jī)設(shè)備中，為后續(xù)電子檔案檢索、分析等各項(xiàng)工作開展提供可靠平臺。與此同時(shí)，在電子檔案系統(tǒng)選擇前，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理工作實(shí)際要求，選擇適合的檔案系統(tǒng)。要想完成此項(xiàng)工作，需要不斷強(qiáng)化人員管理，引入更多專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理工作者，充分發(fā)揮電子檔案作用，提升檔案信息應(yīng)用價(jià)值。最后，在傳統(tǒng)檔案創(chuàng)新工作中，需要引入復(fù)合型人才，并在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新以往檔案管理工作模式，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

3.4增強(qiáng)檔案安全性

信息化管理雖然效率較高，但也可能會(huì)出現(xiàn)信息泄露等問題，因此應(yīng)保障檔案信息的保密性以及安全性。可以完善檔案數(shù)據(jù)化管理平臺，在平臺當(dāng)中通過設(shè)置防火墻、聲紋認(rèn)證等方式降低系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊的幾率。檔案管理人員也需要定期掃描系統(tǒng)漏洞和病毒，并進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的安全性，且需要做好檔案備份工作，避免檔案丟失造成嚴(yán)重影響。

結(jié)語

在對大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理工作要在把握當(dāng)前檔案管理工作不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢和特點(diǎn)，通過轉(zhuǎn)變觀念、發(fā)揮優(yōu)勢、完善素質(zhì)、改善設(shè)計(jì)等方式，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級，為企業(yè)的快速發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行提供有力保障。

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