梁盈 唐雪濤

【摘 ?要】針對(duì)高職院校政府采購(gòu)職責(zé)劃分不清晰和信息化程度低下的實(shí)際情況，提出了以信息化手段實(shí)現(xiàn)角色權(quán)限設(shè)定和采購(gòu)業(yè)務(wù)核心流程的解決對(duì)策，實(shí)現(xiàn)管辦評(píng)分離，落實(shí)“放管服”改革政策，強(qiáng)化高職院校采購(gòu)人的主體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)督和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

【關(guān)鍵詞】政府采購(gòu);內(nèi)部控制;信息化辦公

Abstract：Regarding the practical situation of unclear division of responsibilities and low level of informatization in government procurement of higher vocational colleges， we propose a solution to implement the role authority setting and core process of procurement business by means of informatization， to achieve the separation of management， administration and evaluation， to implement the reform policy of “release of management and service”， to strengthen the main responsibility of purchasers of higher vocational colleges， and to implement the whole process of supervision and statistical analysis of data.

Keywords：government procurement， internal control， information office

引言

自十九大以來(lái)，高職院校全面貫徹黨的教育方針，貫徹落實(shí)全國(guó)教育大會(huì)精神和《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》文件精神，獲得的建設(shè)投入資金日益提高，政府采購(gòu)量逐年遞升，如何強(qiáng)化采購(gòu)人的主體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的管辦評(píng)分離，落實(shí)國(guó)家“放管服”改革政策，提高校園的信息化水平，是從事高職院校采購(gòu)管理人員和專業(yè)建設(shè)人員亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題，本文就構(gòu)建高職院校政府采購(gòu)內(nèi)部控制管理信息平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱“采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)”）提出建議。

1.構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)的必要性

近年來(lái)，國(guó)家各級(jí)教育部門對(duì)高職院校建設(shè)的投入力度不斷提升，教學(xué)科研設(shè)備和各類服務(wù)采購(gòu)需求日新月異，這對(duì)采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率以和售后服務(wù)保障提出新的要求。目前大多數(shù)院校使用的還是分散的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的Excel表格管理方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化校園建設(shè)要求和政府采購(gòu)內(nèi)控管理需要，工作效率提升困難，預(yù)算執(zhí)行缺乏保障。為了有效提升高職院校政府采購(gòu)效率，同時(shí)完善內(nèi)部控制制度，縮短項(xiàng)目的申報(bào)、審批、采購(gòu)和驗(yàn)收時(shí)間，聯(lián)通財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，提升預(yù)算完成度，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)完善的采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)十分必要。

2.構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)的探索

高職院校采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)的構(gòu)建需要實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)目標(biāo)。一是使得需求部門、各業(yè)務(wù)主管部門、校領(lǐng)導(dǎo)、校內(nèi)外專家等通過(guò)一個(gè)信息化系統(tǒng)整合辦公，提高行政審批效率，降低紙質(zhì)辦公消耗，縮短采購(gòu)周期;二是完善業(yè)務(wù)全流程的檔案管理工作，明確各流程階段責(zé)任人，統(tǒng)計(jì)各采購(gòu)流程階段耗時(shí)，為績(jī)效考核管理提供參考數(shù)據(jù);三是對(duì)學(xué)校自主采購(gòu)招標(biāo)結(jié)果以及合同進(jìn)行公示，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，同時(shí)降低廉政成本和腐敗出現(xiàn)幾率;四是有利于接受在線投標(biāo)、下載招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、開(kāi)展評(píng)委打分，減少人為因素對(duì)采購(gòu)工作的影響，落實(shí)校內(nèi)采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)的公平、公正、公開(kāi)。為了構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)，需要完成角色權(quán)限設(shè)定、系統(tǒng)模塊劃分、功能實(shí)現(xiàn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等工作。

2.1角色權(quán)限設(shè)定

高職院校采購(gòu)管理業(yè)務(wù)主要有8個(gè)角色，權(quán)限等級(jí)從高至低分為1至7級(jí)，具體權(quán)限設(shè)置如下：

（1）系統(tǒng)管理員（1級(jí)權(quán)限）：配置系統(tǒng)后臺(tái)參數(shù);創(chuàng)建其他用戶角色并設(shè)置相應(yīng)權(quán)限;用戶注冊(cè)審批;維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù);管理系統(tǒng)日志;重置所有級(jí)別用戶密碼。

（2）校領(lǐng)導(dǎo)用戶（2級(jí)權(quán)限）：審批采購(gòu)申請(qǐng);查看、審批、授權(quán)簽訂合同;接收預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警;查看各采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)度和預(yù)算資金使用情況;重置2級(jí)以下用戶密碼。

（3）監(jiān)督用戶（3級(jí)權(quán)限）：全流程操作記錄、過(guò)程資料、存檔資料查檔權(quán)限;各類用戶操作記錄查檔權(quán)限;業(yè)務(wù)耗時(shí)情況查檔權(quán)限;評(píng)審過(guò)程查檔權(quán)限;暫時(shí)鎖定其他賬戶指定操作權(quán)限。

（4）采購(gòu)管理用戶（4級(jí)權(quán)限）：接收、退回采購(gòu)申請(qǐng);新建、發(fā)布、編輯、刪除招標(biāo)信息;查看投標(biāo)情況;發(fā)布中標(biāo)信息;從專家?guī)熘谐槿≡u(píng)委;統(tǒng)計(jì)評(píng)委結(jié)論，公布中標(biāo)候選人;退標(biāo);查看合同;查看歷史記錄并可導(dǎo)出;重置4級(jí)以下用戶密碼。

（5）部門管理用戶（5級(jí)權(quán)限）：審核采購(gòu)申請(qǐng);各職能部門分別具有以下獨(dú)立權(quán)限：①財(cái)務(wù)部門：審核預(yù)算出處、金額、用途等信息，審核采購(gòu)合同，查看預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，接收預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，登記支付信息;②資產(chǎn)管理部門：審核采購(gòu)需求，參與驗(yàn)收工作，登記出入庫(kù)情況;③審計(jì)部門：審核采購(gòu)報(bào)價(jià)合理性，審核采購(gòu)合同。

（6）采購(gòu)需求用戶（6級(jí)權(quán)限）：上傳采購(gòu)申請(qǐng);查看采購(gòu)進(jìn)度;查看采購(gòu)歷史記錄;查看合同。

（7）投標(biāo)用戶（7級(jí)權(quán)限）：查看招標(biāo)信息;應(yīng)標(biāo)報(bào)名，下載采購(gòu)文件;上傳標(biāo)書(shū);查看中標(biāo)信息;上傳合同。

（8）評(píng)審專家用戶（7級(jí)權(quán)限）：接受、拒絕評(píng)審安排;查看投標(biāo)文件;按招標(biāo)文件評(píng)分方式提出評(píng)審意見(jiàn)或打分。2.2采購(gòu)業(yè)務(wù)核心流程

在每個(gè)年度初期，由相關(guān)職能部門向平臺(tái)上傳必要的年度采購(gòu)計(jì)劃、專項(xiàng)資金下?lián)茴A(yù)算情況等信息，以便作為預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度審核的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（1）采購(gòu)申請(qǐng)階段：采購(gòu)部門指定專人做好采購(gòu)論證和采購(gòu)計(jì)劃審批工作，向平臺(tái)上傳必要信息和附件，發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)流程。

（2）審核階段：由需求部門和各職能部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)相應(yīng)方面進(jìn)行審核，全部審核完畢報(bào)送校領(lǐng)導(dǎo)審批。

（3）審批階段：由校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的審核流程及內(nèi)容進(jìn)行審批，審批后允許采購(gòu)管理用戶上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。

（4）采購(gòu)實(shí)施階段：采購(gòu)管理用戶上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)采購(gòu)方式組織采購(gòu)工作（平臺(tái)根據(jù)不同采購(gòu)方式進(jìn)入不同采購(gòu)流程），依次完成采購(gòu)信息發(fā)布、接受投標(biāo)報(bào)名、發(fā)放采購(gòu)文件、接受投標(biāo)文件、抽選評(píng)委、組織評(píng)審、上報(bào)采購(gòu)結(jié)果審批、發(fā)布中標(biāo)通知。

（5）采購(gòu)合同簽訂階段：中標(biāo)企業(yè)作為投標(biāo)用戶提交合同初稿，通過(guò)審核上報(bào)，完成合同簽訂審批，上傳合同掃描件，發(fā)送支付信息到財(cái)務(wù)部門作為支付依據(jù)。

（6）驗(yàn)收階段：由需求部門發(fā)起驗(yàn)收流程，由相關(guān)職能部門指定專任參與驗(yàn)收并上傳驗(yàn)收相關(guān)資料和提交驗(yàn)收結(jié)論，審批備案。

（7）結(jié)算階段：根據(jù)驗(yàn)收情況發(fā)送結(jié)算通知，并實(shí)時(shí)提供可查的項(xiàng)目進(jìn)度和資金支付進(jìn)度信息，更新預(yù)算使用信息。

（8）信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)歸檔階段：提供所有流程上報(bào)、審核、審批、備案信息，根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度預(yù)警，并定期按部門按時(shí)間段公示采購(gòu)數(shù)據(jù)，對(duì)照績(jī)效指標(biāo)采用KPI進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估。

3.構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)的思考

3.1提高認(rèn)識(shí)，加大政策宣傳

在平臺(tái)搭建的同時(shí)，各級(jí)用戶的培訓(xùn)極為重要。除了對(duì)平臺(tái)使用的培訓(xùn)外，應(yīng)更注重采購(gòu)政策的學(xué)習(xí)，提高各級(jí)管理人員的認(rèn)識(shí)程度，設(shè)置獨(dú)立部門開(kāi)展政策把關(guān)和宣傳的工作越發(fā)重要。

3.2明確職責(zé)，簡(jiǎn)政放權(quán)提效

由需求來(lái)自上級(jí)轉(zhuǎn)為需求來(lái)自一線，將個(gè)人決策轉(zhuǎn)為集體決策，分工審核各自職權(quán)范圍內(nèi)的要素，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核業(yè)務(wù)流程完成度和規(guī)范性，適應(yīng)二級(jí)和三級(jí)管理模式，將“管”和“辦”合理拆分。

3.3動(dòng)態(tài)監(jiān)管，提高服務(wù)水平

獨(dú)立設(shè)置督查用戶，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程全過(guò)程跟蹤監(jiān)督管理，有效將“評(píng)”獨(dú)立于“管”、“辦”之外，將監(jiān)控貫穿始末，做好監(jiān)督者的同時(shí)及時(shí)做好“扯扯袖”的工作。

3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)資源共享

為保證采購(gòu)數(shù)據(jù)存檔更易于實(shí)現(xiàn)，應(yīng)做好歸檔制度的完善，對(duì)各級(jí)給類文件的編制和上傳提出具體要求。

3.5創(chuàng)新思維，解決核心問(wèn)題

原流程中，多方互動(dòng)、信息對(duì)稱、建檔歸類、政策施行均難以落實(shí)到位，特別是業(yè)務(wù)效率低下的問(wèn)題凸顯。采用信息化手段解決以上問(wèn)題極為有效，并于校內(nèi)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)和資產(chǎn)管理平臺(tái)的銜接尤為重要，能大大提高校園信息化水平和跨部門協(xié)作效率，促進(jìn)信息的一致性。

另外，通過(guò)過(guò)程數(shù)據(jù)有效統(tǒng)計(jì)和分析，利于績(jī)效考核，為績(jī)效分配實(shí)現(xiàn)多勞多得、優(yōu)績(jī)優(yōu)酬提供技術(shù)保障。

4.結(jié)束語(yǔ)

高職院校采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)建設(shè)，有助于完善學(xué)校采購(gòu)內(nèi)控制度建設(shè)，有助于學(xué)校更好的落實(shí)績(jī)效機(jī)制管理。緊跟校園管理信息化發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)數(shù)字化校園的各模塊建設(shè)，提高職業(yè)院校高水平發(fā)展的重要抓手。構(gòu)建高性能、高融通、高效率的采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)是提高專業(yè)建設(shè)質(zhì)量的有力保障，這不只是信息化管理和無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)是防范貪污腐敗的重要手段。我們?nèi)皂殢牟少?gòu)工作實(shí)際出發(fā)，不斷從內(nèi)部控制管理實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，采用新一代信息技術(shù)手段，不斷創(chuàng)新，構(gòu)建更高質(zhì)量的高職院校采購(gòu)內(nèi)控平臺(tái)，為高職院校的教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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基金項(xiàng)目：2019年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“高職院校政府采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制研究”資助（項(xiàng)目編號(hào)：2019KY1492）

作者簡(jiǎn)介：梁盈（1983—），女，廣西南寧人，助理研究員，從事政府采購(gòu)相關(guān)工作。

唐雪濤（1983—），男，北京人，講師，從事信息技術(shù)教學(xué)和管理。