段德榮

摘要：實(shí)現(xiàn)檔案序列管理非常重要，但是目前檔案在序列管理過(guò)程中面臨許多問(wèn)題。使用檔案序列化存儲(chǔ)可以有效解決這些問(wèn)題。基于筆者多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，本文介紹了無(wú)線電監(jiān)測(cè)站的檔案序列管理。

關(guān)鍵詞：檔案序列;無(wú)線電監(jiān)測(cè)站;作用;措施

一、引言

實(shí)現(xiàn)檔案序列管理是必然趨勢(shì)。然而，就我國(guó)當(dāng)前的檔案序列管理而言，仍然存在許多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要集中檔案序列管理的實(shí)現(xiàn)之后。一些文件是零散的，而且信息混亂，不可能對(duì)這些檔案的線索進(jìn)行分類，因此無(wú)法設(shè)置這些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。以這種方式不可能有效地組織而且信息混亂。例如，在某些無(wú)線電監(jiān)測(cè)的檔案庫(kù)中，許多檔案在邏輯上是緊密相連的，但實(shí)際上存儲(chǔ)在不同的位置，這種檔案結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理計(jì)劃和管理。

二、檔案序列管理概述

所謂的檔案管理工作是有效整合一些分散的檔案信息，對(duì)各種類型的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總和分類，并根據(jù)檔??案類別將檔案存儲(chǔ)在相應(yīng)的檔案庫(kù)中。為此，相關(guān)檔案管理人員必須根據(jù)他們的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，通過(guò)明確檔案管理工作的具體情況，采取合理的方法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的連續(xù)管理。為了使檔案管理業(yè)務(wù)更加規(guī)范和系統(tǒng)化，以滿足社會(huì)發(fā)展的需要，有必要完善檔案的科學(xué)連續(xù)存儲(chǔ)模型，同時(shí)建立更加具體的檔案科學(xué)連續(xù)存儲(chǔ)計(jì)劃。由于對(duì)標(biāo)記的字符進(jìn)行了合理的分析，清楚地掌握了方案中每個(gè)字符的深層含義，并且通過(guò)掃描字符來(lái)記錄文件入口，可以通過(guò)文件入口查詢相應(yīng)文件的具體存儲(chǔ)位置，進(jìn)行確認(rèn)。這很方便、使用和參考檔案。這些檔案的科學(xué)序列管理方法主要體現(xiàn)在以下示例中。

無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案中的前12個(gè)條目被視為一系列數(shù)字，即135571409901。除非描述此數(shù)字序列（實(shí)際上代表一個(gè)名稱代碼），否則很難確切地理解該數(shù)字序列的含義。這一串?dāng)?shù)字實(shí)際上指的就是姓名代碼，無(wú)線電監(jiān)測(cè)站對(duì)于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字代表一個(gè)漢字，并且在對(duì)名稱進(jìn)行序列化之后，可以將不同的名稱從漢字轉(zhuǎn)換為數(shù)字，以形成關(guān)聯(lián)的字符串。保存無(wú)線電監(jiān)測(cè)站每個(gè)檔案時(shí)，的前12個(gè)項(xiàng)目均設(shè)置有相關(guān)名稱，因此，每當(dāng)需要搜索和管理無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案時(shí)，只需搜索該數(shù)字字符串即可找到該文件。可以通過(guò)這種方式標(biāo)準(zhǔn)化檔案的內(nèi)容，但是必須嚴(yán)格規(guī)定，每個(gè)序列化的無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案記錄都應(yīng)設(shè)置在固定的位置，也可以將其設(shè)置為其他類型的檔案信息。其名稱代碼解決了無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案管理問(wèn)題，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的字符串管理大量無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案信息，這是檔案管理的科學(xué)序列化方法。

檔案科學(xué)序列的管理具有一定的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，但是在開發(fā)過(guò)程中存在一定的挑戰(zhàn)。這個(gè)問(wèn)題主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面是檔案本身具有難以調(diào)節(jié)的特征。不同區(qū)域的不同類型的檔案在序列長(zhǎng)度設(shè)置中很難保持相同狀態(tài)，這極大地阻礙了檔案的檢索。其次，沒有針對(duì)檔案序列化標(biāo)準(zhǔn)的整合計(jì)劃，修改難度較大，合理的標(biāo)準(zhǔn)使存檔者很難使用相同的方法在全國(guó)范圍內(nèi)序列化存檔。第三個(gè)方面是，在中國(guó)檔案的科學(xué)序列管理中，搜索工具并不完善，領(lǐng)先于檔案。從科學(xué)上講，不可能對(duì)檔案進(jìn)行合理的序列化管理。檔案包含大量的信息數(shù)據(jù)，這對(duì)于信息數(shù)據(jù)分析非常有價(jià)值，并且可以使用序列化管理方法按順序進(jìn)行排序，以便合理地分析檔案中包含的豐富信息數(shù)據(jù)。歸檔信息序列化后，歸檔專家可以直接分析和研究其特征，然后使用現(xiàn)有的序列分析算法深入挖掘其含義并獲得現(xiàn)有值。

三、優(yōu)化措施

（一）提高檔案人員的素質(zhì)

無(wú)線電監(jiān)測(cè)站應(yīng)注意提高文件管理人員的素質(zhì)。首先，有必要建立一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，使檔案管理人員的素質(zhì)和技能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展要求。其次，檔案管理部門要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，結(jié)合教育和自學(xué)來(lái)激活檔案。管理人員在保留檔案管理理論方面的專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，繼續(xù)提高他們的專業(yè)素質(zhì)。隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)和檔案信息結(jié)構(gòu)的發(fā)展，除檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)外，檔案管理人員還需要計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)、管理等方面的基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)還要執(zhí)行常用的數(shù)據(jù)庫(kù)和搜索語(yǔ)言。除了檔案服務(wù)軟件培訓(xùn)之外，檔案管理人員還可以通過(guò)學(xué)習(xí)廣泛的專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)展他們的知識(shí)水平并不斷提高他們的綜合素質(zhì)來(lái)在檔案管理中做好工作。

（二）無(wú)線電監(jiān)測(cè)站的數(shù)據(jù)檔案序列

在使用無(wú)線電監(jiān)測(cè)站的過(guò)程中，有許多構(gòu)成大量重要檔案的環(huán)節(jié)。首先，我們每年對(duì)無(wú)線電監(jiān)測(cè)站進(jìn)行一次年度審查。在評(píng)審過(guò)程中，相關(guān)檢查部門在掌握無(wú)線電監(jiān)測(cè)站的頻占費(fèi)收繳情況以及審驗(yàn)電臺(tái)的執(zhí)照，在經(jīng)嚴(yán)格審查時(shí)，需要相關(guān)部門填寫審核表，形成年審檔案。其次，無(wú)線電監(jiān)測(cè)站必須提交所用設(shè)備及其批準(zhǔn)參數(shù)的信息。按照檢查程序，提交申請(qǐng)報(bào)告，然后進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，并完善驗(yàn)收設(shè)備模型。在檢查過(guò)程中，要按照規(guī)定，改變相應(yīng)的電磁環(huán)境，改善數(shù)據(jù)庫(kù)配置，確保無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案序列的使用質(zhì)量。必須正確管理這些過(guò)程中顯示的檔案信息。第三，為了在無(wú)線電監(jiān)測(cè)站管理部門的許可到期之前向相關(guān)部門申請(qǐng)續(xù)簽，必須提前一個(gè)月向該部門申請(qǐng)，并有足夠的時(shí)間讓電臺(tái)建立部門準(zhǔn)備并提交該申請(qǐng)。數(shù)據(jù)檔案交給相關(guān)部門并討論工作。

（三）無(wú)線電臺(tái)站的注銷資料

如果無(wú)線電監(jiān)測(cè)站已停用或被撤銷，則該監(jiān)測(cè)站的管理人員必須向相應(yīng)部門提供許可證，并提供相應(yīng)的設(shè)備處理狀態(tài)，然后再停用許可證。無(wú)線電監(jiān)測(cè)站也將通知無(wú)線電停用單位電臺(tái)撤銷情況，相關(guān)檔案管理人員必須記錄此過(guò)程并密封檔案。每天整理無(wú)線電監(jiān)測(cè)站數(shù)據(jù)也很重要。在無(wú)線電監(jiān)測(cè)站，必須由專門的人員對(duì)無(wú)線電監(jiān)測(cè)站的檔案進(jìn)行處理和分類，并根據(jù)這些檔案對(duì)信息進(jìn)行分類和綁定，并列出詳細(xì)的無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案目錄以方便參考。

四、結(jié)論

無(wú)線電監(jiān)測(cè)站在日常工作中應(yīng)注意各種臺(tái)站數(shù)據(jù)的形成和積累，按照標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行科學(xué)分類和分類，統(tǒng)一管理全市范圍內(nèi)的電臺(tái)檔案，實(shí)現(xiàn)有效利用。通過(guò)多種渠道、多種方式加強(qiáng)廣播電臺(tái)檔案的宣傳，加強(qiáng)檔案管理人員的建立，充分發(fā)揮檔案人員的主體作用，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，擴(kuò)大服務(wù)范圍。這樣無(wú)線電監(jiān)測(cè)站檔案管理才能更加規(guī)范化，才能更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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