李劍

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國現(xiàn)代化建設(shè)水平得到了有效提升，對事業(yè)單位的檔案管理工作也提出了新的要求。人事檔案管理對事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義，理應(yīng)受到事業(yè)單位的重視。為此，事業(yè)單位應(yīng)加強檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，增強檔案管理人員的管理意識;制定現(xiàn)代化的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化;促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;根據(jù)工作實踐，優(yōu)化檔案管理體系，以實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;規(guī)范化管理;提升策略

事業(yè)單位的發(fā)展過程中，人事檔案管理工作的重要性日益突出，事業(yè)單位管理人員可以通過管理人事檔案，加強對事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的了解，以便于對事業(yè)單位的未來發(fā)展方向進(jìn)行準(zhǔn)確規(guī)劃，實現(xiàn)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。在當(dāng)前時代背景下，以往的人事檔案管理已經(jīng)不能完全符合時代的需求，對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理已是大勢所趨。

一、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的意義

（一）有利于了解事業(yè)單位發(fā)展情況

事業(yè)單位人事檔案對事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動具有詳細(xì)地記錄，能夠知曉事業(yè)單位在某一時間段內(nèi)的實際狀況。事業(yè)單位的發(fā)展是循序漸進(jìn)日益強壯的過程，隨著事業(yè)單位不斷積累實力，無論是內(nèi)部工作人員還是單位發(fā)展規(guī)模，都會出現(xiàn)不同程度的擴張。而規(guī)范化的單位人事檔案記錄在一定程度上能夠反映出事業(yè)單位的實際發(fā)展情況。對于事業(yè)單位而言，應(yīng)該定期開展人才培訓(xùn)工作，以便于培養(yǎng)出符合事業(yè)單位發(fā)展需求的人才，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供人才支撐。

（二）有利于提升事業(yè)單位檔案管理的實際效率

隨著社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部所使用的制度也發(fā)生了相應(yīng)的改變。在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，事業(yè)單位以合同制的人才管理方式留住人才，但是依舊存在一定的人才流動。而事業(yè)單位認(rèn)識和了解人才基本情況的主要來源就是檔案材料，通過事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理，提升人事材料的使用效率。在日常工作中，管理人員能夠依照相關(guān)流程查閱資料，在較短的時間內(nèi)找到所需資料，了解需要的人事信息，提高查閱效率。同時，對事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，在一定程度上能夠確保人事檔案的準(zhǔn)確性和真實性。

（三）有利于優(yōu)化人才選擇體系

在人事檔案管理相應(yīng)資料中，每位工作人員在事業(yè)單位內(nèi)的發(fā)展軌跡都被記錄在冊，能夠為事業(yè)單位挑選人才提供參考依據(jù)。并且，事業(yè)單位管理人員還可以根據(jù)人事檔案歸納總結(jié)自身所需人才應(yīng)該具備的特點和技能，以此作為招聘人才的標(biāo)準(zhǔn)。同時，事業(yè)單位能夠根據(jù)規(guī)范化檔案資料中的信息發(fā)現(xiàn)人才管理的不足之處，再針對不足之處制定科學(xué)合理的彌補對策，以提高事業(yè)單位工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。另外，人事檔案對事業(yè)單位工作人員的工作情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，事業(yè)單位可以根據(jù)記錄篩選人才，對表現(xiàn)優(yōu)異的人才進(jìn)行鼓勵和升職，對表現(xiàn)較為差強人意的人員進(jìn)行再次培訓(xùn)，以提高事業(yè)單位工作人員的整體工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

（一）加強檔案管理規(guī)范化的宣傳力度，增強檔案管理人員的管理意識

提升事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化管理水平，首先，需要檔案相關(guān)管理人員具備規(guī)范管理的意識，使其正確認(rèn)識檔案管理的重要性，才能確保檔案管理工作人員嚴(yán)格規(guī)范自身行為，避免出現(xiàn)違規(guī)管理的情況。其次，需要事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提高對檔案工作的收集的重視，將檔案信息的搜集放在首位，多渠道收集信息，增強信息的準(zhǔn)確性和真實性。為此，檔案管理工作人員應(yīng)該拓寬檔案信息的收集方式，建立健全檔案信息收集制度，以事業(yè)單位內(nèi)部各個分部為工作中心，做好各個部門人事檔案的信息管理工作，以提高人事檔案信息收集效率。同時，實現(xiàn)檔案材料的規(guī)范化統(tǒng)一管理，需將事業(yè)單位人員的基本信息納入檔案收集范疇之內(nèi)，再將人事檔案管理工作劃分到事業(yè)單位年度考核體系當(dāng)中，以此增強事業(yè)單位人事檔案管理人員的管理意識。

（二）制定現(xiàn)代化的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代化的檔案管理體系，對提升事業(yè)單位人事檔案管理水平起到積極促進(jìn)作用。在對人事檔案管理進(jìn)行資源投入過程中，應(yīng)對儲存檔案的庫房環(huán)境進(jìn)行動態(tài)化的檢測，尤其是對濕度和溫度等進(jìn)行強化檢測，避免明火和蟲霉發(fā)生的概率。同時，還應(yīng)該采用適宜的科學(xué)技術(shù)手段，比如翻拍、掃描等，對已經(jīng)產(chǎn)生損壞的人事檔案資料進(jìn)行恢復(fù)和彌補。另外，檔案管理人員還應(yīng)該具備信息化意識，加快傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，從以往的紙質(zhì)材料保存走向數(shù)字化管理，提高計算機在人事檔案管理中的應(yīng)用效率，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)化管理。同時，應(yīng)并聘請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，以便于能夠形成良好的預(yù)警系統(tǒng)，避免病毒等因素對系統(tǒng)產(chǎn)生危害，提高檔案管理的安全性。

（三）促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。首先，需要做好文書處理工作。文書處理工作和檔案工作具有不同的工作內(nèi)容，兩者之間相對獨立又相互關(guān)聯(lián)，兩者相輔相成共同促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。因此，在做好文書處理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化過程中，應(yīng)該正確處理文書處理工作的基礎(chǔ)性和日常性工作，重視人員的合理分配，讓檔案管理工作更加符合事業(yè)單位的實際需求，發(fā)揮檔案管理工作的最佳效率，實現(xiàn)人事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化。此外，還應(yīng)將人事檔案資料納入人員崗位責(zé)任制中，以此作為考核提升工作效率，全面促進(jìn)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（四）根據(jù)工作實踐，優(yōu)化檔案管理體系

檔案管理體系是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要保障。為此，首先應(yīng)做好檔案管理的宣傳工作，提高檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)性，以提高檔案材料管理的準(zhǔn)確性和真實性。其次，在實際工作中，應(yīng)該對檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，明確各個崗位應(yīng)盡的責(zé)任，對各個工作內(nèi)容的實際要求進(jìn)行明確劃分，以促進(jìn)部門之間的協(xié)作能力。再次，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的公開化、透明化，以提高監(jiān)督管理的效率。最后，應(yīng)該對檔案管理的詳細(xì)情況進(jìn)行公布，確保各項檔案管理制度能夠貫徹落實到具體的工作項目之中，將檔案管理的工作內(nèi)容明確到某一個具體的執(zhí)行人上。

總結(jié)

人事檔案管理的規(guī)范化是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑，需根據(jù)事業(yè)單位實際發(fā)展情況，創(chuàng)新人事檔案管理措施，發(fā)揮信息化技術(shù)對人事檔案管理的實際效用，以實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國管理信息化， 2018， （05）：172-173.

[2]孫寶龍.事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].卷宗，2019，（36）：5-5.

[3]宋玉嶺.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].卷宗，2019， （29）：69-69.