余靜

摘 要：大數(shù)據(jù)背景之下，人事檔案管理的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的固有思維應(yīng)當(dāng)變革，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并落實(shí)新時(shí)代的人事人才工作政策。采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，完善高校檔案信息化建設(shè)，建立建全高校人事檔案全景數(shù)據(jù)庫，深度挖掘?qū)θ耸聶n案對(duì)高校發(fā)展的價(jià)值。借助先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建新時(shí)代新技術(shù)背景之下人事檔案管理機(jī)制與模式，打破傳統(tǒng)檔案工作思維方式的局限性，在實(shí)際工作中對(duì)人事檔案管理工作流程進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化，全面提升高校人事檔案管理工作質(zhì)量與水平，為其高校發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。高校人事檔案管理信息化現(xiàn)代化應(yīng)該納入智慧校園體系中并加快實(shí)施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;高校人事檔案;信息化價(jià)值;優(yōu)化路徑

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，信息技術(shù)革命作為重要推動(dòng)力，原以手工操作為主的人事檔案管理迎來了質(zhì)的變革。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，其中，第二十一條將信息化納入干部人事檔案日常管理;第二十六條要求組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。這是高校人事檔案信息化包括的兩部分內(nèi)容：一是人事檔案信息化;二是檔案管理信息化。

一、人事檔案信息化在高校人事檔案管理中的價(jià)值

1.高校人事檔案管理中人事檔案信息化的必要性

當(dāng)前，我國在高校人事檔案管理方面，主要管理在編職員、離職人員、離退休人員的檔案管理，都以紙張為載體。從管理工作流程上看，只是簡單使用計(jì)算機(jī)在日常管理工作中，還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式和思維模式。隨著我國高等教育的快速發(fā)展，從1978年的全國普通高等學(xué)校598所，教職工51.8萬人 ;1998年全國普通高等學(xué)校調(diào)整到1022所，教職工102.96萬人;2018年全國共有普通高等學(xué)校2663所（含獨(dú)立學(xué)院265所） ，教職工248.75萬人。高校人事檔案管理體量增幅巨大。傳統(tǒng)管理模式難以滿足當(dāng)前新時(shí)代高校的人事檔案管理的檔案規(guī)模和利用需求，甚至被原有的管理模式和思維束縛和限制了新技術(shù)的作用，更沒有對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效便捷的處理并加以有效的分析利用。

2018年，中辦印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，將信息化納入干部人事檔案日常管理;要求建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。2019年中辦、國辦印發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)勞動(dòng)力和人才社會(huì)性流動(dòng)體制機(jī)制改革的意見》，意見指出，加快檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息全國聯(lián)通，逐步實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞線上申請、異地通辦。研究制定各類民生檔案服務(wù)促進(jìn)勞動(dòng)力和人才社會(huì)性流動(dòng)的具體舉措。2020年新修訂的檔案法，增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。切實(shí)落實(shí)檔案法，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并落實(shí)新時(shí)代的人事人才工作政策，需要配套人事檔案信息化，需建立新時(shí)代新技術(shù)條件下的檔案信息化管理模式，人事檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。

2.檔案信息化多維度服務(wù)高校人事人才工作

習(xí)近平總書記在黨的十九次全國代表大會(huì)報(bào)告中指出，人才是實(shí)現(xiàn)民族振興、贏得國際競爭主動(dòng)的戰(zhàn)略資源。高校人事管理工作應(yīng)積極探索和建立適應(yīng)“雙一流”建設(shè)的人力資源管理制度，滿足當(dāng)前一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)與發(fā)展的需要。人力資源管理現(xiàn)代化勢在必行，而人事檔案管理是高校人事人才工作管理的重要組成部分。以往從高校行政管理部門和檔案管理人員自身都給高校人事檔案管理部門的定位就是“看檔案、裝檔案、提供檔案”，這樣定位是不正確的。要站在高校人力資源管理的角度，對(duì)高校人事檔案工作重新定位，堅(jiān)持主動(dòng)用檔、科學(xué)用檔、有效用檔，使人事檔案充分發(fā)揮作用更好地服務(wù)高校人事人才隊(duì)伍建設(shè)?！陡刹咳耸聶n案工作條例》明確要求，組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服。通過建設(shè)完善檔案信息化系統(tǒng)，以人事檔案信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務(wù)、學(xué)歷、進(jìn)修深造動(dòng)態(tài)管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺(tái)，建成一體化人力資源管理系統(tǒng)，打造人力資源管理新平臺(tái)。再加入管理、教學(xué)、科研等數(shù)據(jù)，將一個(gè)個(gè)信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺(tái)，形成高校人力資源動(dòng)態(tài)全景圖。

“硬實(shí)力、軟實(shí)力，歸根到底要靠人才實(shí)力?！庇辛诉@樣全面的全景描摹助力，從人事角度可以對(duì)高校行政管理、學(xué)科發(fā)展和科研力量等情人員配置情況摸清家底，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行統(tǒng)籌，有目的有計(jì)劃的做好人員招聘、引人育人工作，優(yōu)化人才儲(chǔ)備和配置，將學(xué)校的戰(zhàn)略謀劃和前瞻布局科學(xué)的體現(xiàn)在人員的招聘、培育、引進(jìn)和使用中。

3. 檔案信息化更精準(zhǔn)提供高校重要決策參考信息

通過掌握全校各類人員結(jié)構(gòu)配比，進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析更快、更準(zhǔn)地看清管理人員、學(xué)科人才配置，助力高校一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，應(yīng)成為人事檔案大數(shù)據(jù)收集、處理、分析和挖掘的努力方向。運(yùn)用信息化理念和大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案信息化，加上教學(xué)科研等數(shù)據(jù)形成高校人力資源動(dòng)態(tài)全景圖，從全景大數(shù)據(jù)中，動(dòng)態(tài)展示高校管理、教學(xué)和科研隊(duì)伍總體和年齡、性別、黨派、職級(jí)、學(xué)科和研究方向研究成果等情況，針對(duì)高校的發(fā)展目標(biāo)，通過科學(xué)的算法和精準(zhǔn)大數(shù)據(jù)多維度的分析，進(jìn)行深入研究和解讀，形成全景式描摹，建立更為精準(zhǔn)的檔案應(yīng)用的指數(shù)，從而對(duì)高校人才配置更深入的了解和洞察，從年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)緣結(jié)構(gòu) 、學(xué)科結(jié)構(gòu)等更多緯度分析高校人力資源配置，為高校各項(xiàng)重大決策提供精準(zhǔn)研判的科學(xué)的依據(jù)。形成全面的高校人事人才大數(shù)據(jù)報(bào)告，基于大數(shù)據(jù)針對(duì)人才組成結(jié)構(gòu)進(jìn)行多維度的深度挖掘和解讀，為高校人才引育提供重要的科學(xué)的有效的決策參考和依據(jù)，并可以針對(duì)特色學(xué)科和專業(yè)以及新型專業(yè)的發(fā)展走向、趨勢進(jìn)行預(yù)判，給高校提供了精準(zhǔn)的學(xué)科人才支撐畫像。充分發(fā)揮高校人事檔案在高校人事管理工作中的重要決策參考作用。

4. 檔案信息化更全面保障人事檔案安全可靠

人事檔案管理工作中，檔案安全性非常重要。從安全性的角度講，人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)了查閱檔案從人工監(jiān)管到電腦授權(quán)的轉(zhuǎn)變，精準(zhǔn)授權(quán)可查閱內(nèi)容，屏蔽其他內(nèi)容，更有利于檔案信息的安全保密。人事檔案信息化后，一方面日常查借閱檔案不需要多次翻動(dòng)實(shí)體檔案，能對(duì)檔案實(shí)體有效保護(hù);一方面杜絕查閱過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改檔案材料等現(xiàn)象發(fā)生，從根本上保障了紙質(zhì)檔案的安全性;另一方面通過線上審批，對(duì)不同角色的用戶授權(quán)，可以精確對(duì)系統(tǒng)內(nèi)電子文件的訪問權(quán)限范圍（包括瀏覽、下載、打?。到y(tǒng)授權(quán)可以精確到系統(tǒng)內(nèi)每一頁圖片，甚至是單頁上分區(qū)域局部授權(quán)，保障了查閱檔案的安全可控性和保密性。

5. 檔案信息化更便利檔案服務(wù)的實(shí)施

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息和檔案材料的日常工作的信息化管理，管理是為了更好的提供服務(wù)。要不斷完善檔案利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，優(yōu)化校園網(wǎng)上檔案服務(wù)系統(tǒng)，將檔案服務(wù)加入“智慧校園”中，以服務(wù)為導(dǎo)向，滿足組織人事紀(jì)檢等相關(guān)部門、本校干部教師辦理查檔、閱檔 、社會(huì)審核、出具證明等需要。全面提升檔案管理服務(wù)效能。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理問題

1.需要建立新時(shí)代新技術(shù)條件下的檔案管理模式

高校人事檔案管理工作中，還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式和思維模式，簡單使用信息技術(shù)在日常檔案管理工作中，難以滿足當(dāng)前新時(shí)代高校的人事檔案管理的檔案規(guī)模和利用需求，難以進(jìn)行有效便捷數(shù)據(jù)分析利用處理。發(fā)揮不了技術(shù)發(fā)展層面的優(yōu)勢，更有甚者被原有的管理模式制約了新技術(shù)的發(fā)揮，對(duì)各方面工作的實(shí)施與進(jìn)一步發(fā)展會(huì)造成不利影響，已經(jīng)到了必須進(jìn)行改革關(guān)鍵時(shí)刻。

2.管理人員的業(yè)務(wù)能力較低

就人事檔案管理工作而言，需要檔案管理專業(yè)人員。但是，多數(shù)高校并未結(jié)合人事檔案管理工作要求，配置相關(guān)專業(yè)人員，不能保證相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)符合要求，無法在工作中合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這樣會(huì)對(duì)各方面工作的實(shí)施與發(fā)展造成不利影響。

3.缺乏完善的系統(tǒng)開發(fā)機(jī)制

人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)與利用具有重要意義，是確保新時(shí)代人事檔案管理工作合理實(shí)施的重要載體。然而，目前在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，相關(guān)檔案管理人員在開發(fā)人事檔案信息的過程中，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)整體了解，不能全面考慮到系統(tǒng)開發(fā)的科學(xué)性與合理性，對(duì)其工作的實(shí)施與長遠(yuǎn)發(fā)展會(huì)造成不利影響。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，高校人事檔案管理工作中必須要樹立正確觀念意識(shí)，采用有效措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化處理，全面增強(qiáng)各方面的工作效果，使得人事檔案管理工作全面優(yōu)化創(chuàng)新。具體優(yōu)化路徑為：

1.樹立新時(shí)代檔案管理觀念

重點(diǎn)加強(qiáng)《中華人民共和國檔案法》、《干部人事檔案管理工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)和條例的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，關(guān)注新思想，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的時(shí)代背景之下，采用大數(shù)據(jù)思想引導(dǎo)的方式，使得檔案管理人員形成正確觀念，使其可以在自身的工作中合理采用先進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作。在工作中還需加大技術(shù)的宣傳力度，通過有效的宣傳方式使得檔案管理人員合理采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作，從根本上增強(qiáng)檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果。

2.完善并大力宣傳新時(shí)代檔案管理的規(guī)章制度

新時(shí)代背景下，遵循《中華人民共和國檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和條例，高校按照自己的工作實(shí)際需要，建立健全人事檔案規(guī)章制度和工作機(jī)制，不斷適應(yīng)我國治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求。加大新時(shí)代人事檔案工作的宣傳，尤其要對(duì)相關(guān)部門積極開展檔案的收集范圍的宣傳;開展依法依規(guī)使用檔案保護(hù)個(gè)人合法權(quán)利的宣傳;以干部人事檔案的違規(guī)違紀(jì)違法行為為警示，開展《中央組織部關(guān)于干部人事檔案造假問題處理辦法》的宣傳。

3.建設(shè)綜合素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

高校的人事檔案管理工作中，應(yīng)該建立一支綜合素質(zhì)符合要求的人才隊(duì)伍，既要有專業(yè)檔案管理知識(shí)，有要有計(jì)算機(jī)使用技能、大數(shù)據(jù)分析思維和先進(jìn)人力資源管理理念。首先，應(yīng)該在人事檔案信息化建設(shè)初期抽調(diào)部分專業(yè)人員組成人事檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，配置人力資源管理人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)和大數(shù)據(jù)分析專業(yè)的人才，在高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)的支持下有效完成人事檔案大數(shù)據(jù)構(gòu)建和分析使用的架構(gòu)工作。其次，需要不斷對(duì)基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，有效開展各方面的人事檔案管理活動(dòng)。最后，應(yīng)針對(duì)既有的人事檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，可在人事檔案管理的過程中，積極采用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)措施，全面提升人事檔案管理工作質(zhì)量。

4.堅(jiān)持從做細(xì)做實(shí)檔案質(zhì)量入手，為檔案信息化打牢基礎(chǔ)

人事檔案信息化的效果還是建立在紙質(zhì)檔案質(zhì)量完善的基礎(chǔ)上，目前的人事檔案工作不能確保各方面資料與信息的完整性與完善性，需要切實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案日常管理，堅(jiān)持進(jìn)行三齡兩歷一身份專項(xiàng)工作認(rèn)定。全面梳理制定人事檔案收集整理利用的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)人事檔案歸檔工作的宣傳，進(jìn)行檔案查缺專項(xiàng)工作，確保人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。實(shí)際工作中還需遵循信息共享與資源公用的工作原則，創(chuàng)建出完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在工作中遵循科學(xué)化的原則，編制出較為完善的信息管理計(jì)劃方案，通過有效措施進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容與信息體系的整合管理，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的積極作用全面發(fā)揮出來，達(dá)到預(yù)期的人事檔案管理工作目的。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，高校人事檔案管理部門應(yīng)該積極采用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，編制出較為完善的計(jì)劃，遵循科學(xué)化的原則，將人事檔案信息化平臺(tái)建設(shè)納入智慧校園統(tǒng)一規(guī)劃，在合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的情況下，完善相關(guān)的人事檔案管理工作計(jì)劃與內(nèi)容，保證各個(gè)部門在工作中將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入其中，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的積極作用和優(yōu)勢發(fā)揮出來。積極推進(jìn)高校人事檔案信息化和檔案信息化管理新模式。全面提升人事檔案管理工作效率，將人事檔案工作作為高校人事管理工作的重要資源，拓展檔案信息的服務(wù)功能，將人事檔案的價(jià)值充分挖掘。人事檔案管理人員也應(yīng)該努力參與檔案信息化建設(shè)的開發(fā)，這個(gè)過程即是面臨挑戰(zhàn)也是面臨機(jī)遇，接合大數(shù)據(jù)新時(shí)代的新要求進(jìn)行積極調(diào)整，為高等教育“雙一流建設(shè)”建設(shè)發(fā)展助力。

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（作者單位：太原理工大學(xué)人事處）