李金玲

摘 要：檔案管理智能化發(fā)展，需要智慧檔案管理系統(tǒng)以及智能檢索等系統(tǒng)的支持，以此為中心進行研究，了解檔案管理智能化系統(tǒng)的功能與價值，進一步優(yōu)化智能化系統(tǒng)管理設計。

關鍵詞：智慧檔案;信息搜索;數(shù)據(jù)挖掘;信息管理

數(shù)字化時代發(fā)展下，檔案管理亟需打造智慧檔案系統(tǒng)，結合大數(shù)據(jù)與云計算等數(shù)字一體化平臺，提高檔案管理數(shù)據(jù)挖掘功能，增加智能檢索利用系統(tǒng)，加速檔案管理模式升級轉型，構建一體化的“智慧”檔案管理體系。智慧城市發(fā)展基礎上，對檔案管理提出更高要求，以現(xiàn)代化科技手段，真正做到檔案智慧管理的目標：實現(xiàn)自動分類、自動統(tǒng)計、智慧分析、關聯(lián)識別以及智能檢索;實現(xiàn)檔案管理智能化的同時，提高檔案在社會發(fā)展中提供利用的重要價值。

一、一體化智慧檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)挖掘應用層次

根據(jù)國家檔案局發(fā)布關于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定：“符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！薄半娮庸男纬蓡挝粦陔娮庸臍w檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查?！币虼?，智慧檔案管理是智慧城市建設與檔案智能化發(fā)展的必然選擇，檔案管理具有信息收集繁瑣、種類多、管理范圍廣、周期長的特點，智慧檔案館的建設，需要一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的支持。結合智慧檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘應用劃分檔案管理層次。

1.信息管理層次

檔案管理中信息管理層次主要管理對象對已經(jīng)發(fā)生的活動信息數(shù)據(jù)等收集，通過智能檔案管理系統(tǒng)將其自動分類，通過數(shù)據(jù)挖掘應用掌握數(shù)據(jù)信息的價值，由此為檔案信息的長久管理與存儲創(chuàng)造有利條件。根據(jù)檔案各種實際價值功能數(shù)據(jù)分析，具體分為：第一，通過數(shù)據(jù)挖掘整合檔案各種數(shù)字資源，有利于改善檔案資源的館藏功能分類構成。由于檔案數(shù)據(jù)屬于一個整體資源，可以在實際應用中突破區(qū)域、行業(yè)等條件的限制，能幫助各行各業(yè)檔案管理部門增加各種資源信息，改善自身已有檔案管理信息資源結構;第二，做好檔案數(shù)字資源整合工作，有利于提高各行各業(yè)的信息資源配置水平。通過科學監(jiān)管區(qū)域內(nèi)部檔案信息資源接受范圍，讓檔案管理信息資源結構向著一體化、智能化和信息化的方向革新，以此減少區(qū)域之間的數(shù)據(jù)差距;第三，保障檔案數(shù)字資源整合工作得到有序落實，有利于展現(xiàn)其擁有的社會功能。在整合數(shù)字資源后，可以為構建良好的信息共享平臺奠定基礎，并能從中獲取更多潛藏的信息資料，從而使檔案信息資源成為社會建設發(fā)展的重要財富價值。

2.信息傳播層次

信息傳播層次主要針對智慧檔案管理需發(fā)揮出其信息傳播功能，通過智慧檔案管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計與自動化分析，將其轉變?yōu)橥苿映鞘邪l(fā)展與社會進步的力量，以智能檢索為基礎，自動推薦有價值的檔案內(nèi)容，匯集檔案內(nèi)容，做好檔案審核與統(tǒng)計歸類等工作，最大程度實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

3.信息能力管理層次

遵循屬性，精細管理。檔案管理有兩種形式存在，一種是永不對外界開放，另一種是在規(guī)定年限得到之后可以對外界開放。在建設智慧檔案管理信息系統(tǒng)的時候，一定要遵循檔案管理屬性，使得檔案管理工作更加具有安全性和完整性。在具體的操作過程中，檔案管理要堅持集中管理的原則，根據(jù)一定的標準對不同檔案資料進行分級管理。

信息能力管理方面，結合智慧檔案管理系統(tǒng)中信息管理、信息統(tǒng)計等功能，提高檔案信息管理質(zhì)量。智能化檔案信息系統(tǒng)的建設與數(shù)據(jù)挖掘能力的提升，檔案管理信息競爭能力得到提高，更好地發(fā)揮檔案管理對信息分析與指導的作用。準確提供社會需求信息，及時進行信息對比，創(chuàng)新檔案信息模式。

根據(jù)智慧檔案管理系統(tǒng)層次化劃分，結合檔案管理信息需要規(guī)劃檔案智能化統(tǒng)計分析與管理功能，提高檔案管理信息處理效率的同時，為檔案信息的傳播以及數(shù)據(jù)價值的挖掘等創(chuàng)造有利機會。

二、智能化檔案管理資源分析

創(chuàng)建檔案資源庫是完善一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的基礎。數(shù)據(jù)庫中包含的各種數(shù)據(jù)信息是檔案部門開展工作的主要前提，數(shù)據(jù)庫中資源的豐富程度以及運用便捷性，從基礎上決定了智慧檔案管理的服務質(zhì)量與效率。

1.紙質(zhì)檔案

受客觀因素影響，多數(shù)檔案館中存儲的資料與卷宗均屬于紙質(zhì)檔案，如會議記錄、科技檔案等。這些檔案想要實現(xiàn)數(shù)字化可從兩方面入手：其一，運用拍照、掃描方法，將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)閳D片形式后進行存儲，其中還需要標引處理。其二，通過漸入方法創(chuàng)建word文檔，接著使用數(shù)字水印技術后進行歸檔處理。上述兩種方法都有著各自的優(yōu)勢與劣勢，掃描方法具有簡易性，操作便捷，而檢索與標引則有著一定難度。數(shù)字化方法需要使用大量人力資源，之后的加工成本較小，還具有全文檢索功能。

2.數(shù)字檔案

在信息技術的加持下，各檔案館中都已存儲了大量數(shù)字檔案，企業(yè)若較早使用辦公系統(tǒng)時，數(shù)字檔案量則極為龐大。通常數(shù)字檔案入庫工作有著較強便捷性，在檔案數(shù)據(jù)轉移與轉錄期間，僅需要確保數(shù)字檔案具有較強原始記錄特征。即保留完整的數(shù)字檔案入庫日期、原始格式、頁碼等信息。數(shù)字仿真與數(shù)字遷移是數(shù)字檔案移庫的主要方法。數(shù)字遷移就是舊系統(tǒng)中存在的硬件、軟件完整轉移到全新的系統(tǒng)，進而確保新系統(tǒng)可識別與應用各種數(shù)據(jù)信息。數(shù)字仿真是全部或部門模擬系統(tǒng)及計算機，在新系統(tǒng)中創(chuàng)建出較為完善，可兼容全部原始數(shù)據(jù)信息、軟件、硬件的運行環(huán)境。上述兩種方法同樣存在各自的優(yōu)勢與缺點。數(shù)字遷移通過升級方法在轉移數(shù)據(jù)，轉移時存在數(shù)據(jù)信息遺失風險。數(shù)字仿真可避免數(shù)據(jù)遺失問題的出現(xiàn)，但其需要在新系統(tǒng)中創(chuàng)建全新模塊識別轉移數(shù)據(jù)，進而導致數(shù)據(jù)模式較多。

3.信息數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)時代下，隨著各行各業(yè)領域的持續(xù)革新，促使信息數(shù)據(jù)數(shù)量越來越多，此時為了充分展現(xiàn)數(shù)據(jù)價值，既要優(yōu)化以往引用檔案數(shù)字資源結構，又要結合現(xiàn)代化技術管理理念對整合模式進行革新。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)分析方式已經(jīng)難以應對當前數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，特別是在處理非結構化數(shù)據(jù)的情況下，實際工作效率很難提高。由此，要想改善這一現(xiàn)象，必須要先明確大數(shù)據(jù)分析的價值，注重信息與數(shù)據(jù)的整合。針對現(xiàn)階段檔案數(shù)字資源整合情況分析可知，需在實踐數(shù)字資源整合中充分展現(xiàn)出“大數(shù)據(jù)”時代的優(yōu)勢。

三、一體化智慧檔案管理系統(tǒng)、智能檢索利用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)挖掘功能分析

1.一體化智慧檔案管理系統(tǒng)

一體化智慧檔案管理系統(tǒng)結合檔案管理發(fā)展需求以及具體操作流程，增設、智慧檢索應用平臺檔案安全認證、信息存儲、擴展性服務等功能。一體化智慧檔案管理系統(tǒng)的應用將檔案管理智能化特征展現(xiàn)出來，通過安全認證等為檔案管理提供更好的服務。

（1）智慧檔案檢索應用平臺

打造智慧檔案管理檢索應用平臺，其主要依靠技術為自動識別技術，不需要進行檔案管理接觸，利用射頻信號的方式自動識別檔案管理對象，準確獲取檔案管理數(shù)據(jù)。檔案檢索應用必須要工作人員的操作，自動識別技術自行完成。自動識別技術簡稱RFID，不僅數(shù)據(jù)處理迅速，識別精準度高，適應性非常強，能夠迅速與智慧檔案管理系統(tǒng)融合，可以完成遠距離檔案管理操作。自動識別處理迅速快捷，雙重信息錄入模式，改變傳統(tǒng)手工信息輸入的不足，通過標簽轉換系統(tǒng)以及信息盤點系統(tǒng)，提高智慧檔案管理與識別效率。打破傳統(tǒng)模式下檔案管理的局限性，為檔案管理智能化發(fā)展提供技術支持。

（2）檔案信息管理制度

智慧檔案系統(tǒng)的建設，需要嚴格、全面的管理制度進行約束與指導。檔案信息管理制度要求針對檔案信息存儲，設置專門管理輸入端口，針對檔案信息管理情況及時上傳信息，同時還要增加元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)導入功能，設置檔案資源管理權屬識別系統(tǒng)。針對檔案管理不同系統(tǒng)的運行，創(chuàng)建激勵機制，制定嚴謹?shù)谋Ｗo政策，嚴格控制檔案格式轉換操作。完善制度，引進智能新技術。智慧檔案系統(tǒng)需要有完善的管理制度作為保障，因此，檔案管理部門必須建立嚴格、全面的管理制度。此外，檔案管理部門還可以積極引進現(xiàn)代化的檔案管理技術和設備，不斷充實和完善檔案安全保密管理工作，提高檔案安全保密管理工作，積極向信息化的一體化智慧檔案管理方向創(chuàng)新發(fā)展。

（3）安全認證

根據(jù)國家檔案局《機關檔案管理規(guī)定》第四十六條規(guī)定：應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。機關保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。在此基礎上，積極規(guī)劃密碼保障系統(tǒng)，開展密碼應用安全性評估，逐步提高一體化智慧檔案管理系統(tǒng)密碼防護水平，建設智能終端接入安全管理平臺，優(yōu)化網(wǎng)絡安全響應能力，確保一體化智慧檔案管理系統(tǒng)安全合規(guī)運行，通過安全認證環(huán)節(jié)保證檔案信息安全，提高檔案管理私密性。

一是進入檔案管理系統(tǒng)，首要環(huán)節(jié)便是進行安全認證。檔案信息多屬于機密內(nèi)容，檔案管理的主要目的便是歸集信息數(shù)據(jù)，保證信息數(shù)據(jù)的安全。安全認證必須滲透到系統(tǒng)的全過程，服務器、防火墻等設置基礎上還需要具有針對性的進行文件加密。設置多層次權限管理，無權限人員不得瀏覽信息或者更改信息。

二是創(chuàng)新技術手段。在對一體化智慧檔案管理進行管理的過程中，可能會因為系統(tǒng)漏洞的存在或者互聯(lián)網(wǎng)上危險程序的存在使得檔案資料遭受入侵和攻擊，這種情況在檔案傳遞過程中顯得更加明顯。所以，檔案管理部門必須在技術上和管理措施上實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，確保檔案管理的保密和安全。

三是不斷更新加密技術。加強網(wǎng)絡安全管理的核心思想是對信息對象進行加密，此種手段能夠最直接也最有效地提高信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性。加密技術是信息安全技術的關鍵點，將加密技術融入到一體化智慧檔案的安全管理工作當中，能夠使得檔案資料處于信息保密，不公開狀態(tài)。在實際的檔案管理工作中，可以利用公匙密碼算法，也可以應用對稱性加密技術，具體情況可以根據(jù)檔案資料的重要性和保密程度而定。不斷加強防寫技術。防寫技術，根據(jù)字面意思不難理解，防止外界對信息進行修改。利用該技術之后，可以將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界如果想對檔案信息加以修改則無法實現(xiàn)，只能通過終端進行信息的讀取，并且這種記錄的形式具有不可逆性。防寫技術有只讀光盤和一次寫入光盤兩種。只讀光盤只能夠支持信息的讀出，卻不能刪除或者續(xù)寫信息;而一次寫入光盤可以實現(xiàn)多次讀出。防寫技術的引入，檔案管理的安全性和保密性得到了充分保證。

2.智能檢索利用系統(tǒng)

（1）搜索引擎。檔案智能檢索利用系統(tǒng)是智慧系統(tǒng)的重要組成，也是建設檔案智能化發(fā)展的關鍵內(nèi)容。檔案搜索引擎的應用，是信息化時代發(fā)展的重要產(chǎn)物，為檔案管理提供全文檢索功能，同時還增加云存儲程序，通過檔案管理中的搜索引擎，搜索相關的數(shù)據(jù)信息，通過檔案數(shù)據(jù)處理功能，獲得其中隱藏的價值信息。搜索引擎的主要功能是提供檔案搜索便利服務，當前應用的搜索引擎主要包括三種。

第一種為Robot搜索引擎。以蜘蛛程序為主，結合檢索程序與監(jiān)控程序，在此基礎上還包括索引數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過蜘蛛程序的引導，進入到檔案搜索數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)頁瀏覽搜索需要的檔案信息。

第二種為主題搜索引擎。主題搜索引擎通過創(chuàng)建專用主題數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建Web檔案搜索站點，將同類別信息集合到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，按照URL劃分檔案信息類別，根據(jù)搜索引擎的指導，搜索需要查到檔案信息關鍵詞，尋找相應的檔案信息。

第三種為Meta檔案信息搜索引擎。將檔案信息內(nèi)容按照信息類別劃分區(qū)域，根據(jù)單元內(nèi)容完成檔案信息搜索。該搜索引擎能夠?qū)崿F(xiàn)搜索界面與多單元檔案查詢共同完成。根據(jù)搜索引擎的指導，通過有效的排序以及合并等處理，直接獲得搜索結果。

（2）知識推薦，關聯(lián)識別。智慧檔案管理系統(tǒng)中，智慧檢索利用系統(tǒng)還包括知識推薦與關聯(lián)識別功能。根據(jù)需要查詢的檔案信息，搜索與之相關的內(nèi)容，系統(tǒng)會自動進行內(nèi)容識別，隨后推薦相關信息。根據(jù)搜索記錄自動生成在熱點詞條。還會根據(jù)檔案信息下載量將搜索詞條刷新。設定檔案內(nèi)容目錄，關聯(lián)相關檔案信息，第一時間為搜索者提供有效信息。

3.數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)

根據(jù)國家檔案局《機關檔案管理規(guī)定》第四十八條：應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。由此建設數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)，并且將其滲透在智慧檔案管理系統(tǒng)全過程中，任何檔案系統(tǒng)的運行都需要數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的支持。集中匯集、自動分析各類檔案內(nèi)容和信息以及數(shù)據(jù)信息剖析等，為檔案搜索者提供準確檔案信息，統(tǒng)計檔案瀏覽數(shù)量，這些都是數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)的輔助下，其他系統(tǒng)功能才能正常發(fā)揮。

四、結束語

綜上所述，智慧檔案管理建設是智能化發(fā)展的基礎，一體化智慧檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)以及檔案信息檢索系統(tǒng)等有效結合，打造更全面的檔案管理體系，提高檔案管理規(guī)范化、標準化、精細化的質(zhì)量與信息處理效率。提升檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)精準采集、分析、數(shù)據(jù)資源共享，由被動向主動服務的轉變。

參考文獻：

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[2]張 顏.數(shù)字化檔案在智慧城管工作中的開發(fā)與利用[J].檔案時空，2018

（作者單位：廣東省興粵水利投資有限公司）