安麗君

摘 要：在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算等技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，我國(guó)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校的檔案信息量急劇增長(zhǎng)，檔案價(jià)值有了很大的提升，并且檔案信息的需求呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)，這給高校的檔案管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新引起了人們的高度重視，本文就高校檔案如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行管理創(chuàng)新進(jìn)行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;大數(shù)據(jù)時(shí)代;管理創(chuàng)新

引言

高校檔案是高校的本源性信息源，也是學(xué)校發(fā)展記憶的基石，檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容，做好檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展具有非常重要的作用。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理需求，這就要求高校要充分利用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新時(shí)還面臨著一定的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的特點(diǎn)

1.高校檔案信息量急劇增長(zhǎng)

近幾年來(lái)，我國(guó)的高校一直在擴(kuò)招，為了實(shí)現(xiàn)高等教育普及化，高校學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，導(dǎo)致高校的檔案信息量大量增加。不僅如此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息不僅僅以文字的形式呈現(xiàn)，視頻、音頻、數(shù)據(jù)和文本等都成為了檔案的表現(xiàn)形式，這就使得高校的檔案信息數(shù)量和種類急劇增長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的一個(gè)最突出的特點(diǎn)就是每時(shí)每刻數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)都極為快速，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)也是一樣，檔案管理的數(shù)據(jù)在不斷增多，因此，傳統(tǒng)的檔案管理手段和方法已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求。

2.高校檔案利用價(jià)值大幅提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們要從海量的信息中得到自己需要的信息難度有所增加，并且要確保信息的可靠性和真實(shí)性才能為自己所用。對(duì)于高校的教師和學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案具有原始性和權(quán)威性，是師生都非常認(rèn)可的信息，具有非常高的利用價(jià)值，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案價(jià)值大幅提升。

3.高校檔案信息需求多元化

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和高校的不斷發(fā)展，高校更加重視自身的發(fā)展歷程相關(guān)信息的保存，而對(duì)于學(xué)校的師生來(lái)說(shuō)，他們對(duì)國(guó)家的政策法規(guī)以及學(xué)校的政策法規(guī)需求非常大，迫切想要了解最新的政策動(dòng)態(tài)，這些都大大增加了高校檔案管理的工作量，高校檔案信息需求表現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)和特點(diǎn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革

1.檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理觀念發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，檔案管理的主要內(nèi)容是收集檔案、整理檔案、保存檔案和利用檔案，檔案人員在正式開(kāi)展管理工作之前，會(huì)先對(duì)檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行預(yù)判，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)預(yù)判檔案的價(jià)值，事先確定好檔案保存的方式和時(shí)間，然后才會(huì)正式開(kāi)始檔案管理工作，并且很多時(shí)候需要提出對(duì)應(yīng)的服務(wù)需求之后才會(huì)開(kāi)展進(jìn)行檔案管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)人們檔案的發(fā)展需求，各種計(jì)算機(jī)以及云技術(shù)等的發(fā)展，為檔案儲(chǔ)存提供了新的媒介，大數(shù)據(jù)時(shí)代人們的檔案管理理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不僅注重檔案的收集、整理和儲(chǔ)存等，同時(shí)，也越來(lái)越注重檔案的利用功能和服務(wù)功能。

2.檔案數(shù)據(jù)的采集和處理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案數(shù)據(jù)的采集和處理也發(fā)生了很大的變化。首先，是檔案數(shù)據(jù)的采集，需要對(duì)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，針對(duì)學(xué)員所屬的部門(mén)，來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔，做好數(shù)據(jù)的分類整理，可以根據(jù)數(shù)據(jù)的來(lái)源進(jìn)行分類，然后建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將其上交給上級(jí)部門(mén)。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的校對(duì)，將一些超過(guò)保存年限的數(shù)據(jù)刪除，并將現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行更規(guī)范的管理，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)的采集和處理過(guò)程中，應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升數(shù)據(jù)采集和處理的效率和質(zhì)量。

3.檔案數(shù)據(jù)的歸檔和保存

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)做好檔案數(shù)據(jù)的歸檔和保存，在檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)該采用統(tǒng)一的時(shí)間標(biāo)注，并設(shè)置保存期限，為檔案的查詢和利用提供便捷。檔案管理人員還應(yīng)該結(jié)合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)做好檔案的分類和歸檔工作。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)相對(duì)薄弱

人的思想意識(shí)決定了行為模式，高校領(lǐng)導(dǎo)層運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)比較薄弱，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，高校的檔案管理面臨著一定的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校的管理層對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)不夠深刻，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)相對(duì)薄弱，還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要作用和價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠高效處理海量的信息，全面提升信息處理的準(zhǔn)確性和效率，但是，由于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)比較薄弱，導(dǎo)致高校的檔案信息化建設(shè)方面的支持力度較小，投入的物資、財(cái)力和人力都比較少，高校檔案管理沒(méi)有適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

2.對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案的高效管理，而檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力則直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，我國(guó)部分高校的檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力參齊不齊，一些年齡比較大的檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)新思想和新技術(shù)的接受能力比較差，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏了解，導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理過(guò)程中面臨著各種阻礙。

3.檔案信息的安全性問(wèn)題

高校的檔案信息是非常機(jī)密的信息資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，任何事物都可以被信息化，當(dāng)檔案信息資源置于大數(shù)據(jù)平臺(tái)上時(shí)，檔案信息的安全性就成了一個(gè)大問(wèn)題。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就要將高校的檔案和整個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)連接在一起，因此，高校的檔案信息安全性受到一定的威脅。在整合高校的檔案時(shí)，結(jié)構(gòu)性的檔案和無(wú)結(jié)構(gòu)性的檔案融合過(guò)程中，會(huì)讓檔案整體性受到威脅。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新的有效對(duì)策

1.增強(qiáng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)的意識(shí)

要想促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新，就要求高校的領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員要強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)。國(guó)家層面要加強(qiáng)對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)人員的思想引導(dǎo)，可以結(jié)合新時(shí)代的檔案管理實(shí)際情況，來(lái)對(duì)高校的檔案管理提出新的要求，以時(shí)代的發(fā)展來(lái)對(duì)高校檔案管理工作是否與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行督查，為高校的檔案管理工作方向提供引導(dǎo)。另外，國(guó)家還可以通過(guò)人力、資金和政策等方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理的支持。

除了國(guó)家層面的方向性引導(dǎo)之外，高校自身的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員也要充分提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，理解大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，重視高校的檔案管理工作，并結(jié)合時(shí)代的發(fā)展來(lái)推進(jìn)檔案管理改革，明白大數(shù)據(jù)時(shí)代，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理信息的準(zhǔn)確性和便捷性，以此來(lái)提升領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)高校檔案信息化管理的重視程度，指導(dǎo)檔案管理人員，融合大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)做好檔案管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的檔案管理工作在檔案搜集、檔案整理以及檔案歸檔等方面都有了新的要求，這就要求相關(guān)的管理人員要增強(qiáng)自身運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)滿足檔案管理的新要求。

2.提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，面對(duì)當(dāng)前部分檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能力不足的現(xiàn)狀，高校應(yīng)該采取有效的措施，來(lái)全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)有水平和工作素養(yǎng)進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際的情況和需求來(lái)提供針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，以此來(lái)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。由于高校檔案管理具有復(fù)雜性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，因此，檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)也應(yīng)該具有長(zhǎng)期性，要循序漸進(jìn)來(lái)加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，針對(duì)性提升檔案管理人員的云計(jì)算使用水平、大數(shù)據(jù)運(yùn)用能力和互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)。

除了要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)之外，高校還應(yīng)該積極引進(jìn)高素質(zhì)的人才，堅(jiān)持人才專業(yè)化、人才多元化的原則來(lái)引進(jìn)人才，對(duì)檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出更高的要求，引進(jìn)熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等的專業(yè)人才。

3.建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的高校檔案管理安全性至關(guān)重要，所以，在檔案管理的工作中，要借助各種技術(shù)手段來(lái)確保檔案管理的安全性，強(qiáng)化對(duì)身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置以及密碼加密技術(shù)的管理，做好檔案?jìng)浞?。檔案管理部門(mén)還可以購(gòu)買(mǎi)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，通過(guò)可靠、安全的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的傳輸安全和管理安全，并做好安全軟件的升級(jí)和維護(hù)，以此來(lái)確保檔案管理的安全性。同時(shí)，還應(yīng)該確保檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全，升級(jí)檔案服務(wù)客戶端，采用專業(yè)的軟件和人員來(lái)維護(hù)管理檔案服務(wù)客戶端。

另外，還應(yīng)該建立科學(xué)的檔案借閱規(guī)章制度，避免檔案借閱過(guò)程中泄露了檔案信息。高校檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)該建立技護(hù)、人防和物防等多個(gè)層面的防護(hù)體系，設(shè)置用戶的訪問(wèn)權(quán)限和操作權(quán)限，同時(shí)，采用水印技術(shù)、防火墻技術(shù)以及信息加密技術(shù)，來(lái)保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。

4.引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的檔案數(shù)量非常龐大，傳統(tǒng)單一的計(jì)算機(jī)輸入檢出的手工管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)高校檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)的步伐，因此，學(xué)校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分利用云計(jì)算技術(shù)，來(lái)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮云計(jì)算通用性強(qiáng)、可靠性高和規(guī)模大的優(yōu)勢(shì)，就能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理的人力資源。

云計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用需要依賴于更加先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校的檔案管理工作變得更加復(fù)雜，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，就要求高校要及時(shí)更新信息管理設(shè)備，增加資金的投入來(lái)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備。在引進(jìn)新型檔案管理設(shè)備時(shí)，一定要聽(tīng)取大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人員的意見(jiàn)，并從高校檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)來(lái)合理引進(jìn)，避免設(shè)備引進(jìn)的盲目性。

5.建立更加完善的檔案資源體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，檔案資源的收集范圍也更加廣闊，這就要求高校要拓寬檔案資源的收集類別，不僅要將紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案作為檔案收集的重點(diǎn)，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的收集，將結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的電子檔案當(dāng)成檔案收集的主流，并完善檔案資源的建設(shè)主體。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，每一個(gè)人都無(wú)法置身于數(shù)據(jù)之外，不同的群體會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)，這就要求檔案部門(mén)要將多元化的數(shù)據(jù)都收集起來(lái)，加強(qiáng)和檔案形成者的合作，并和檔案管理者建立合作關(guān)系，充分利用各種網(wǎng)絡(luò)力量和社會(huì)力量來(lái)完成檔案資源的管理工作。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)和檔案保存者、檔案利用者的合作。

另外，高校檔案管理部門(mén)還應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的檔案資源采集方式進(jìn)行改革，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)資源要主動(dòng)抓取，做好檔案采集和歸檔。網(wǎng)絡(luò)資源的更新速度非?？?，并且數(shù)量非常多，網(wǎng)絡(luò)上有很多沒(méi)用的資源，而檔案部門(mén)要主動(dòng)采集數(shù)據(jù)，對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過(guò)主動(dòng)出擊的方法，來(lái)選擇重要的網(wǎng)絡(luò)資源，并做好歸檔。

最后，高校還應(yīng)該對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理也應(yīng)該朝著系統(tǒng)化和結(jié)構(gòu)化的方向轉(zhuǎn)變，因此，學(xué)校的檔案管理部門(mén)一定要充分掌握新一代的信息技術(shù)以及相關(guān)工具的使用方法，穩(wěn)定接收電子檔案和數(shù)字化檔案，全面提升檔案資源優(yōu)化整合的能力。高校的檔案資源往往分布在互不連通的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案資源具有碎片化和底層化的特點(diǎn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該采取有效的方法來(lái)將孤立的數(shù)據(jù)庫(kù)連通，將分散的檔案信息資源集中在一起，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化整合，這樣才能將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，高校檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，由于高校檔案的信息急劇增長(zhǎng)，所以，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已經(jīng)很難滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理需求。因此，高校的檔案管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理特點(diǎn)，來(lái)創(chuàng)新檔案管理的手段和方式，提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的正確認(rèn)識(shí)和運(yùn)用意識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，建立現(xiàn)代化的檔案管理安全保障體系，并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備，以此來(lái)全面提升高校檔案管理的整體水平和效率。

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（作者單位：重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院）