陳榮

【摘要】新時(shí)代高校學(xué)籍檔案數(shù)量隨著高校規(guī)模的擴(kuò)張而呈現(xiàn)倍增之勢(shì)，檔案的管理形式也隨著技術(shù)的發(fā)展發(fā)生了顯著變化。文章探究高校檔案管理的現(xiàn)狀，并從黨的十九大精神中得到啟示，重視新時(shí)代青年在高校檔案管理中的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，尋求新時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案;發(fā)展創(chuàng)新;青年;責(zé)任擔(dān)當(dāng)

學(xué)籍檔案貫穿著學(xué)生這一高校主體從入學(xué)就讀至畢業(yè)整個(gè)過(guò)程，在規(guī)劃高校發(fā)展、制定人才培養(yǎng)方案、提升教育教學(xué)理念、培養(yǎng)人文精神與素養(yǎng)過(guò)程中具有很大的參考價(jià)值。高校學(xué)籍檔案包含的各種重要信息，是解決許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的科學(xué)參考依據(jù)。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下用人單位優(yōu)中選優(yōu)錄取畢業(yè)生，也對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和效率提出了新的要求，要求高校學(xué)籍檔案管理工作更注重發(fā)展與創(chuàng)新。習(xí)近平總書(shū)記指出，青年一代是民族的希望，要承認(rèn)青年一代的力量，為青年一代創(chuàng)建平臺(tái)，在新時(shí)代的發(fā)展中展現(xiàn)青年擔(dān)當(dāng)。這啟示我們，在加快高校檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的征程中，青年一代要貢獻(xiàn)自己的力量。

一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案管理電子化趨勢(shì)不明顯。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合，電子化成為必然趨勢(shì)。許多高校受辦公自動(dòng)化的影響，雖已提出了無(wú)紙化辦公的概念，文件的傳輸大都在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成，學(xué)籍檔案以機(jī)讀的形式記錄在磁盤中，在一定程度實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文檔，高校學(xué)籍檔案管理的收集、整理和歸檔工作也呈現(xiàn)出不同于傳統(tǒng)的新特點(diǎn)。但受管理模式、機(jī)構(gòu)部門間工作銜接等權(quán)責(zé)利方面制約，文件起草、定稿、發(fā)放、回收過(guò)程，在學(xué)籍異動(dòng)事宜經(jīng)辦過(guò)程中仍然在很大程度上依賴紙質(zhì)文件，請(qǐng)示匯報(bào)等工作仍實(shí)行線上與線下雙軌運(yùn)行。

（二）學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)軟件參差不齊。學(xué)籍檔案管理工作依據(jù)統(tǒng)一管理原則開(kāi)展，電子化檔案管理模式興起之后，不同高校檔案管理軟件的內(nèi)部機(jī)制存在較大的差距。一些高校的學(xué)籍檔案管理僅使用單機(jī)版的管理系統(tǒng)，一些高校的學(xué)籍檔案管理沒(méi)有軟件系統(tǒng)，僅使用Excel表格，日常資料、數(shù)據(jù)的保存靠管理人員的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣進(jìn)行人工輸機(jī)，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔要求和流程。這雖在很大程度上避免了網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，卻造成同一檔案在高校檔案管理機(jī)構(gòu)之間的流動(dòng)很難實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。目前的軟件開(kāi)發(fā)由于缺乏足夠的技術(shù)和資金支撐，尚不能同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件的快速檢索，其滯后性和不統(tǒng)一性限制了高校電子化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

（三）學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)偏低。高校對(duì)于學(xué)籍檔案工作的重視程度普遍不夠，從領(lǐng)導(dǎo)層、教輔人員甚至學(xué)生對(duì)檔案管理工作認(rèn)知均存在不同程度的偏差，認(rèn)為學(xué)籍檔案管理崗位是“閑職”。加上高校檔案事業(yè)基礎(chǔ)比較差，檔案管理的質(zhì)量不高，檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)不高，新鮮血液注入不足，往往依照慣例開(kāi)展工作，缺乏系統(tǒng)的理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)指導(dǎo)，缺乏團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作，在此情況下實(shí)施電子化檔案管理，難度相當(dāng)大。如何從繁重的日常工作中抽身系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，全面提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)與水平，切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理與服務(wù)工作，成為青年檔案工作者面臨的問(wèn)題。

二、青年應(yīng)主動(dòng)擔(dān)當(dāng)學(xué)籍檔案管理發(fā)展創(chuàng)新的重任

黨的十九大提出“不忘初心、牢記使命”的時(shí)代精神，給學(xué)籍檔案管理工作帶來(lái)新的啟示。新一代創(chuàng)新型青年人才開(kāi)拓進(jìn)取，以師生群眾對(duì)檔案管理工作的需求為導(dǎo)向，尋求檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理電子化。

（一）以信息安全為重要前提。高校學(xué)籍檔案包含著校內(nèi)師生的重要信息，具有信息密集性和信息敏感性，因此高校檔案的安全性要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他單位。在電子化檔案管理趨勢(shì)出現(xiàn)以后，高校檔案信息的安全更是成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。在此情形下，青年檔案工作者充分發(fā)揮自身責(zé)任擔(dān)當(dāng)，促進(jìn)高校檔案管理安全。一方面，利用技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理的安全性，如對(duì)檔案信息的提取和修改權(quán)限進(jìn)行限制，所有操作前都要進(jìn)行身份認(rèn)證;利用密碼加密技術(shù)，在計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)、檔案管理軟件登錄、檔案管理重要操作執(zhí)行等環(huán)節(jié)設(shè)置不同的密碼，提高密碼保護(hù)力度;養(yǎng)成隨時(shí)備份、保留操作日志、使用完設(shè)備離身前關(guān)機(jī)等良好的工作習(xí)慣，減少檔案管理的安全疏漏。另一方面，在通過(guò)班級(jí)、專業(yè)、學(xué)院收集某項(xiàng)學(xué)生信息的過(guò)程中，有可能接觸到學(xué)生信息的人應(yīng)自覺(jué)嚴(yán)格做到既不惡意提取、轉(zhuǎn)發(fā)他人的信息，也不將他人重要信息置于無(wú)保護(hù)之地，重要信息要進(jìn)行加密或者刪除處理，自覺(jué)擔(dān)當(dāng)起高校學(xué)籍檔案信息的保護(hù)責(zé)任。

（二）積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)共享。高校學(xué)籍檔案管理中，對(duì)原始文件的搜集整理和價(jià)值鑒別是一項(xiàng)繁重的工作，檔案管理對(duì)象分散在高校發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，良莠不齊，一些文件信息還具有隱藏性，依靠人力進(jìn)行檔案信息搜集已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)的快速處理和分析，提煉出有價(jià)值的信息，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策行為提供參考依據(jù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理繁雜的高校檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案文件的精確收錄，提高檔案搜集整理的效率。在高校內(nèi)部構(gòu)建信息數(shù)據(jù)傳輸體系，建立信息獲取通道，開(kāi)放有關(guān)信息資源庫(kù)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)智能化全自動(dòng)信息收集，并利用大數(shù)據(jù)的信息數(shù)據(jù)分析功能，輔以檔案管理人員的精確操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的精確價(jià)值鑒別，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，為下一步檔案編輯和歸類編目工作做好準(zhǔn)備。

（三）學(xué)籍檔案管理的“三化”。規(guī)范化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)階段高校檔案管理改革創(chuàng)新的重中之重，從專業(yè)技術(shù)、規(guī)章制度、學(xué)識(shí)素養(yǎng)三方面入手，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。在專業(yè)技術(shù)方面，積極對(duì)接電子檔案管理軟件開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)，根據(jù)高校檔案管理電子化的現(xiàn)實(shí)要求，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件快速檢索。對(duì)檔案管理的流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理拆分，形成操作簡(jiǎn)單、流程清晰、環(huán)節(jié)固定的軟件核心，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理提供技術(shù)支持。在規(guī)章制度方面，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，針對(duì)高校電子化、信息化的檔案管理需求，制定出一套符合現(xiàn)實(shí)要求的學(xué)籍電子檔案管理制度、管理辦法，對(duì)檔案管理的流程、檔案的分類、檔案的編碼規(guī)則和取用制度進(jìn)行規(guī)范，使現(xiàn)實(shí)中的電子化檔案管理有據(jù)可依。最后，抓好電子化檔案管理人才培養(yǎng)的契機(jī)，現(xiàn)有的檔案管理人員組建團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)，利用高校自身的教育資源優(yōu)勢(shì)，深化學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，在高校檔案管理培養(yǎng)后備軍的同時(shí)，也能為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才。

（四）秉承綠色環(huán)保理念。在“新時(shí)代、新矛盾、新使命”的號(hào)召下，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)高校學(xué)籍檔案管理工作的重要意義，放棄過(guò)度關(guān)注檔案的現(xiàn)實(shí)利益，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光分析檔案的參考價(jià)值、輔助價(jià)值和精神價(jià)值。申請(qǐng)配置獨(dú)立的工作場(chǎng)所和庫(kù)房，節(jié)約用紙、減少打印耗材的消耗;實(shí)施6S管理，做好保潔工作，利用測(cè)量?jī)x器實(shí)現(xiàn)日常溫度濕度的把控，加強(qiáng)防霉防蟲(chóng)的處理等，減少或避免粉塵、有害氣體、蚊蟲(chóng)等對(duì)檔案資料及人體的損害，力求檔案在少受或不受損毀的同時(shí)又能高效提供利用。

三、結(jié)語(yǔ)

黨的十九大提出的“新時(shí)代”理念，實(shí)現(xiàn)青年擔(dān)當(dāng)，是時(shí)代精神的內(nèi)在要求。積極融合新科技、新理念，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理事業(yè)，需要富有激情的專業(yè)檔案管理人員來(lái)應(yīng)對(duì)高校檔案管理電子化中的難題，在檔案管理發(fā)展過(guò)程中，需要發(fā)揮青年一代的能力優(yōu)勢(shì)和思維優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理的電子化，在“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢(shì)下探索電子化檔案管理的新途徑和新模式，對(duì)檔案管理人員的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)實(shí)踐能力有很高的要求。新一代青年應(yīng)勇?lián)@份發(fā)展重任，以青年的激情、夢(mèng)想、活力和創(chuàng)造性，探索檔案管理創(chuàng)新突破的可能路徑。

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