張曉燕

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)開(kāi)始遍布我們生活的方方面面。對(duì)于企業(yè)單位而言，如果工作設(shè)備可以提高信息化水平，不僅符合與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，企業(yè)的工作效率也會(huì)提升，工作效率的提升意味著企業(yè)可以獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)人事檔案的信息化管理效率低，出錯(cuò)率高，如果可以將信息化融入管理中，將會(huì)為企業(yè)創(chuàng)造更多的便利。本文主要對(duì)我國(guó)現(xiàn)如今事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并且根據(jù)現(xiàn)狀提出了一些解決策略，希望對(duì)于一些事業(yè)單位人事檔案管理者有一定的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

21世紀(jì)信息化已經(jīng)得到了空前的發(fā)展，科技水平也得到了飛速提升。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理方式都是通過(guò)紙質(zhì)保存，一旦發(fā)生改變就要作廢紙質(zhì)檔案重新打印，浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)紙張，工作效率大幅度下降。因此傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)完全不符合現(xiàn)如今事業(yè)單位的發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始對(duì)現(xiàn)如今的工作進(jìn)行變革，原有的人事檔案管理模式已經(jīng)逐漸被拋棄，取代它的是信息化管理。這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種新機(jī)遇，如果不及時(shí)做出改變就只能被時(shí)代拋棄。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

我國(guó)人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個(gè)重要的方面，有它本身獨(dú)特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、工資等方面，員工的個(gè)人信息都會(huì)包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯(cuò)誤率也應(yīng)該盡可能降低，這是對(duì)員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案對(duì)于企業(yè)有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現(xiàn)象。人事檔案管理如果與信息化相結(jié)合，可以更加方便快捷，方便更改和調(diào)動(dòng)，大幅度提高管理效率?，F(xiàn)代化的設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片或者電子版，可以隨時(shí)隨地打印和復(fù)印，快捷方便，同時(shí)可以有效保障員工個(gè)人信息的安全性，對(duì)于員工而言可以更放心，同時(shí)更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）管理模式和手段單一落后。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案管理的主要工作就是對(duì)于檔案的收集和保存，通常是通過(guò)紙質(zhì)保存，在查找時(shí)一旦分類(lèi)模糊就要花費(fèi)很多時(shí)間去查找，浪費(fèi)人力物力的同時(shí)工作效率也十分低下。我國(guó)信息化社會(huì)發(fā)展日益迅速，如果只依靠人的力量管理檔案將不符合時(shí)代發(fā)展要求、不符合事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念。管理模式如果能有大幅度的變革，對(duì)于事業(yè)單位和員工而言都起到了很大的作用。

（二）沒(méi)有完善的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案整理如果固守著傳統(tǒng)的管理模式，很容易出現(xiàn)紕漏。人事檔案對(duì)于員工而言十分重要，它關(guān)系著員工的職位分配和調(diào)動(dòng)，因此如果一旦出現(xiàn)紕漏，對(duì)于企業(yè)和員工個(gè)人而言都是很大的損失。很多老的事業(yè)單位還固守著傳統(tǒng)的檔案管理模式和設(shè)備，浪費(fèi)資源浪費(fèi)時(shí)間，很多時(shí)候檔案的安全性也不能得到保障，并且檔案柜的防潮、防水、防蟲(chóng)工作也沒(méi)有做好，出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。

（三）管理人員思想重視程度不夠。人事檔案信息管理很多時(shí)候不會(huì)受到事業(yè)單位高層的重視。事業(yè)單位最重視的是經(jīng)濟(jì)效益，所謂“無(wú)利不起早”，人事檔案的管理不能直接給單位帶來(lái)收益，因此他們的管理信息化改革通常會(huì)被推遲到所有改革之后，甚至因?yàn)椴簧岬觅Y金的投入，人事檔案管理的改革會(huì)被忽略。人事檔案是對(duì)員工的檔案進(jìn)行收集和保存，看似工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，實(shí)際上如果固守傳統(tǒng)的管理模式，一旦有變動(dòng)就要牽動(dòng)很多紙質(zhì)檔案的廢棄，工作效率會(huì)極其低下，事業(yè)單位管理高層一定要對(duì)此加以重視，加大資金投入和設(shè)備更新，才能給事業(yè)單位帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

三、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度。人事檔案信息管理信息化要求員工破除自己的傳統(tǒng)觀念，提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，更新自己的工作理念，否則只會(huì)被事業(yè)單位淘汰，被社會(huì)淘汰。事業(yè)單位的管理者也一樣，在更新設(shè)備和管理模式之后，要及時(shí)展開(kāi)培訓(xùn)班，補(bǔ)充工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，包括自己負(fù)責(zé)的模塊的學(xué)習(xí)，還要包括對(duì)電腦的學(xué)習(xí)。信息技術(shù)對(duì)于人事檔案管理有很大的作用，但是再先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才去管理和使用，它們也將成為破銅爛鐵。人事檔案管理工作人員擔(dān)負(fù)著更新和保存檔案的責(zé)任，因此必須要具備更高的思想覺(jué)悟，同時(shí)要提高自己的業(yè)務(wù)能力，具備良好的政治責(zé)任感和靈敏的觀察力、鑒別力。同時(shí)事業(yè)單位也要引進(jìn)更高素質(zhì)的人才，使人事檔案管理工作人員中產(chǎn)生適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）采取多元化管理模式和手段。傳統(tǒng)的管理模式和手段通常都是局限于紙質(zhì)材料的保存，由上文分析可知，紙質(zhì)材料存在很多問(wèn)題，不僅不易保存、占用空間，并且在調(diào)動(dòng)和查找方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率也極其低下，必須要及時(shí)更新。人事檔案管理信息化最重要的一點(diǎn)就是將紙質(zhì)材料信息化。事業(yè)單位的人才信息資源庫(kù)就是要合理利用各種資源，最大限度發(fā)揮這些資源的利用率，紙質(zhì)材料的信息化可以有效延長(zhǎng)人事檔案保存的壽命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以減少紙質(zhì)和打印的費(fèi)用，省時(shí)省力，符合我國(guó)節(jié)約資源保護(hù)環(huán)境的發(fā)展理念。事業(yè)單位在進(jìn)行管理時(shí)要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，首先要建立目錄，方便以后的信息查詢(xún)，同時(shí)要及時(shí)更新員工的信息，保證檔案的時(shí)效性、全面性、準(zhǔn)確性。管理者也可以將員工所獲得的證書(shū)通過(guò)掃描儀掃描成電子版然后進(jìn)行保存，在今后的信息調(diào)動(dòng)方面可以節(jié)省空間、減少磨損，對(duì)于員工也是很強(qiáng)的一道保障。更新管理模式和手段已經(jīng)刻不容緩，企業(yè)必須要充分重視。

（三）加大資金投入完善基礎(chǔ)設(shè)施。國(guó)家對(duì)于檔案管理提出了九防，防火、防潮、防高溫、防塵、防霉菌、防蟲(chóng)、防鼠、防光防盜，現(xiàn)代化的檔案管理模式采取了信息化智能管理模式，符合九防的標(biāo)準(zhǔn)，做到了以科技為基礎(chǔ)，依靠先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行檔案信息的管理，更新了儲(chǔ)存技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信和信息化處理技術(shù)，將空氣消毒、視頻監(jiān)控、漏水警報(bào)、紅外線警報(bào)等方面設(shè)置的更加系統(tǒng)化、信息化，可以給事業(yè)單位一個(gè)更加安全、方便、舒適的檔案儲(chǔ)存和收集機(jī)構(gòu)，提高工作效率、保障安全性、減少出錯(cuò)率。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和開(kāi)發(fā)也有了更高的臺(tái)階，很多事業(yè)單位開(kāi)始引進(jìn)大量的新設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的完善可以說(shuō)是一勞永逸，帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案管理也需要更新設(shè)備，可以提高工作效率，雖然不能創(chuàng)造直接利益，但是可以創(chuàng)造更多的間接效益，對(duì)于事業(yè)單位和員工而言都是很好的解決措施。

（四）重視人事檔案信息的安全性。員工檔案涉及很多的個(gè)人信息，因此，很多員工對(duì)于自身檔案的安全性也會(huì)更有很多顧慮，信息網(wǎng)絡(luò)的安全性成了很多事業(yè)單位和員工關(guān)心的話題。網(wǎng)絡(luò)存在很大的變動(dòng)，如果不能保障安全，那么很多員工都不會(huì)放心將自己的檔案信息上交給事業(yè)單位，因此信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性成了人事檔案管理信息化的重要前提。首先，事業(yè)單位必須要通過(guò)各種有效措施來(lái)保障信息的安全性，將安全防范放在信息化管理的重要位置。這就要求企業(yè)引進(jìn)更多的技術(shù)人才來(lái)建立檔案信息化管理的安全機(jī)構(gòu)，明確安全保障工作的責(zé)任人，以此來(lái)保障網(wǎng)絡(luò)安全，做好安全防范工作。其次，事業(yè)單位要做到與時(shí)俱進(jìn)，注重人事檔案管理的數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在防攻擊、防病毒、放漏洞方面做好充足的技術(shù)保障。只有企業(yè)保障信息安全，才能獲得員工的信任，員工的顧慮消失也就能更全身心投入工作中，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

（五）注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理的同步性。在規(guī)模較大的事業(yè)單位，很多人事檔案的數(shù)據(jù)都是過(guò)八萬(wàn)級(jí)別的，因此在進(jìn)行檔案更新和管理方面會(huì)有很大的工作量。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)一定要做到準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)和刪除數(shù)據(jù)，同時(shí)要做到數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新，保證時(shí)效性和準(zhǔn)確性。很多員工都會(huì)有自己的學(xué)習(xí)考證計(jì)劃，一旦有涉及檔案的信息變化，管理者就一定要及時(shí)更新和改正，做好數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理的同步性，是對(duì)事業(yè)單位、對(duì)其他員工負(fù)責(zé)，必須要予以充分的重視。

（六）注重由檔案管理者向信息開(kāi)發(fā)者之間的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化不僅要重視設(shè)備的更新和技術(shù)的引進(jìn)，更重要的是轉(zhuǎn)變和提高人事檔案管理者的思想觀念和綜合素質(zhì)。信息化管理已經(jīng)是人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)，因此事業(yè)單位的管理者必須要給予充分的重視。檔案管理工作者的素質(zhì)甚至在某種程度上決定著人事檔案管理系統(tǒng)的興衰。新時(shí)期的人事檔案管理者不僅要注重信息的保存，實(shí)際上還要加上很多方面的工作，才能組成人事檔案管理系統(tǒng)。管理者除了要有掌握基礎(chǔ)設(shè)施的能力之外，還要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，每個(gè)人都有自己負(fù)責(zé)的板塊和區(qū)域，做好分內(nèi)工作的同時(shí)也要開(kāi)動(dòng)腦筋，及時(shí)更新自己的管理理念，從而提高工作效率，減少錯(cuò)誤率。另外，工作者一定要注重信息的開(kāi)發(fā)，及時(shí)更新檔案信息庫(kù)，為企業(yè)提供更多的用人參考。同時(shí)人事檔案管理者一定要注重自己觀念的轉(zhuǎn)變，及時(shí)上報(bào)更新自己的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位和員工提供更高效、更快捷、更方便的服務(wù)。

四、小結(jié)

綜上所述，21世紀(jì)很多事業(yè)單位都在爭(zhēng)分奪秒地進(jìn)行改革，改革帶來(lái)的是傳統(tǒng)方法的更新?lián)Q代，這對(duì)于人事檔案管理者是很大的挑戰(zhàn)，如果管理者還固守著傳統(tǒng)的管理模式和手段，這將會(huì)帶來(lái)巨大的工作量，工作效率會(huì)大幅度下降，因此人事檔案信息管理的改革也刻不容緩。人事檔案管理如果可以結(jié)合信息化技術(shù)，就可以提高工作效率、減少錯(cuò)誤率，對(duì)于事業(yè)單位而言是一次很大的飛躍。現(xiàn)如今的企業(yè)管理還存在很多問(wèn)題，例如資金設(shè)備投入不足，很多企業(yè)高層不注重人事檔案的改革等問(wèn)題，這些企業(yè)將會(huì)面臨被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。因此，人事檔案信息化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，必須要做到與時(shí)俱進(jìn)才能得到更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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