滿忠立
摘要:在工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)投標(biāo)工作中做好組織與控制工作,能夠?yàn)橥稑?biāo)企業(yè)創(chuàng)造更多的合作機(jī)會(huì)。本文從投標(biāo)前、投標(biāo)過程兩個(gè)階段對(duì)需要組織與控制的細(xì)節(jié)進(jìn)行介紹,以供參考。
關(guān)鍵詞:工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng);投標(biāo)工作;組織與控制
投標(biāo)是指投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)通告,在規(guī)定的期間內(nèi)向招標(biāo)人投遞標(biāo)書,期待中標(biāo)的行為,已經(jīng)廣泛應(yīng)用于工程項(xiàng)目合作。建筑企業(yè)為了提高中標(biāo)幾率,需要做好投標(biāo)前的準(zhǔn)備工作,并在投標(biāo)過程中,嚴(yán)格組織與控制所有技術(shù)環(huán)節(jié)。
1 工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)投標(biāo)前的準(zhǔn)備階段
1.1 投標(biāo)前決策應(yīng)該考慮的內(nèi)容
建筑企業(yè)收集到招標(biāo)信息后,不應(yīng)盲目決策,而是應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的追蹤,對(duì)項(xiàng)目發(fā)布方的資質(zhì)進(jìn)行審查,確認(rèn)是否真實(shí)。如在招標(biāo)與采購(gòu)網(wǎng)等相關(guān)網(wǎng)站上精確查找,并對(duì)信息發(fā)布方的真實(shí)情況進(jìn)行驗(yàn)證,避免出現(xiàn)錯(cuò)漏。目前,我國(guó)建筑工程項(xiàng)目發(fā)展較快,招標(biāo)信息繁多,相關(guān)企業(yè)必須根據(jù)自身的實(shí)際情況,對(duì)招標(biāo)信息進(jìn)行篩選,找到與自身高度契合的項(xiàng)目,理想狀態(tài)是讓企業(yè)內(nèi)所有機(jī)構(gòu)均能參與運(yùn)作,在實(shí)踐過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn),最終使企業(yè)整體得到提高。通常情況下,投標(biāo)前的決策工作必須對(duì)以下三個(gè)問題進(jìn)行反復(fù)論證:
首先,針對(duì)目標(biāo)項(xiàng)目,決定是否參與投標(biāo)。此問題是一切經(jīng)營(yíng)投標(biāo)的基礎(chǔ)。其次,如果決定進(jìn)行投標(biāo),應(yīng)該投何種類型的標(biāo)?工程完結(jié)后,企業(yè)能夠從中獲利、維持收支平衡還是借此機(jī)會(huì)減少企業(yè)窩工?最后,參與投標(biāo)的建筑企業(yè)數(shù)量眾多,均具備各自的優(yōu)勢(shì),面對(duì)此種情況,投標(biāo)過程中應(yīng)該采用何種策略?是充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)?還是希望在工程中提升自身的綜合能力?需要謹(jǐn)慎考慮[1]。
在思考上述三個(gè)問題時(shí),必須充分結(jié)合以下條件:第一,建筑工程行業(yè)近年來的發(fā)展前景;第二,企業(yè)自身的綜合實(shí)力是否能夠達(dá)到招標(biāo)方的要求;第三,如果決定投標(biāo),企業(yè)希望通過此工程項(xiàng)目得到哪些方面的提升(如實(shí)現(xiàn)技術(shù)革新、引進(jìn)人才等);第四,項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)全過程的資金來源(企業(yè)自身的資金儲(chǔ)備是否充足/銀行貸款能夠及時(shí)到位等);第五,招標(biāo)方在行業(yè)內(nèi)的信譽(yù)是否可靠、是否與合作方產(chǎn)生過糾紛;第六,項(xiàng)目合同中應(yīng)該具備哪些必要條款(如資金支付的時(shí)間、方式、擔(dān)保人等)。充分考慮上述影響因素,能夠?yàn)橥稑?biāo)決策提供強(qiáng)有力的支撐。
1.2 資格預(yù)審編制階段的組織和控制
資格預(yù)審是指在招投標(biāo)活動(dòng)中,招標(biāo)方對(duì)報(bào)名參加投標(biāo)方的承保能力、歷史工程的完成質(zhì)量、實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等進(jìn)行審查,從而確認(rèn)合格投標(biāo)方名單的過程。對(duì)于投標(biāo)方(建筑企業(yè))來說,資格預(yù)審是一項(xiàng)不可忽視的重要流程,必須實(shí)行精細(xì)化的組織和控制,目的在于獲準(zhǔn)參與投標(biāo)。
首先,獲得預(yù)審文件以后,企業(yè)上下應(yīng)該高度重視,組織高層人員和有豐富施工經(jīng)驗(yàn)的老技術(shù)工人,共同對(duì)預(yù)審文件開展分析,確定招標(biāo)方真實(shí)意圖并構(gòu)思施工藍(lán)圖。
其次,為了避免出現(xiàn)歧義,編寫資格預(yù)審材料時(shí)應(yīng)該結(jié)合文件要求逐條對(duì)照,盡可能為施工方提供詳細(xì)的資料、展現(xiàn)誠(chéng)意。需要注意的是,招標(biāo)方對(duì)很多要求提出了具體的范圍,投標(biāo)企業(yè)在編寫時(shí)既要實(shí)事求是,又要滿足波動(dòng)范圍的“最高值”。
再次,如果在預(yù)審文件中發(fā)現(xiàn)針對(duì)同一事項(xiàng)的要求標(biāo)準(zhǔn)前后不一,則應(yīng)該以最高標(biāo)準(zhǔn)為主;當(dāng)前后闡述內(nèi)容出現(xiàn)沖突時(shí),需要立刻與招標(biāo)方聯(lián)系,請(qǐng)求提供補(bǔ)充材料,以該材料中提到的要求標(biāo)準(zhǔn)作為主要參照。
最后,在資格預(yù)審文件編制完成后,務(wù)必指派多人分別進(jìn)行檢查。第一,絕不能出現(xiàn)文字表述(引發(fā)歧義)上的錯(cuò)誤;第二,逐條對(duì)照,文件是否精確提供招標(biāo)方希望了解的全部?jī)?nèi)容;第三,經(jīng)過多人多次檢查無誤后,且對(duì)內(nèi)容沒有疑義,方可進(jìn)行裝訂,最終提交給招標(biāo)方。
2 工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)投標(biāo)過程中的組織與控制
2.1 親臨現(xiàn)場(chǎng)開展實(shí)地調(diào)查
當(dāng)建筑企業(yè)收到投標(biāo)要求后,應(yīng)該立刻組成投標(biāo)工作組,將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到招標(biāo)過程中的“組織與控制”。第一,核心思路是親臨現(xiàn)場(chǎng)開展實(shí)地調(diào)查。“五行不定,輸?shù)酶筛蓛魞簟保@是我國(guó)著名軍事戰(zhàn)略家劉伯承元帥常說的一句話,強(qiáng)調(diào)實(shí)際情況對(duì)打仗的重要性。放在建筑工程項(xiàng)目招標(biāo)工作同樣適用,紙上談兵必然導(dǎo)致慘淡的收尾。因此,投標(biāo)工作組應(yīng)該在負(fù)責(zé)人的帶領(lǐng)下,對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)及周邊的真實(shí)環(huán)境做出詳細(xì)勘探,充分了解可能造成影響的各項(xiàng)因素,最終目的是制定出高質(zhì)量的標(biāo)書。比如同等規(guī)模的工程報(bào)價(jià),甲地沒有河流,乙地有河流,看似僅有一個(gè)條件變動(dòng),但在實(shí)際運(yùn)行時(shí),需要調(diào)整的規(guī)模相當(dāng)龐大,必然造成極大的額外支出。第二,除了施工現(xiàn)場(chǎng),投標(biāo)工作組還應(yīng)該對(duì)工程所在地周邊的市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)調(diào)查,如材料價(jià)格、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸成本以及人力資源成本等。此外,對(duì)于工地臨時(shí)水電供應(yīng)等情況也應(yīng)該了如指掌,盡一切可能,合理控制成本。
2.2 商務(wù)標(biāo)書的編制
商務(wù)標(biāo)書是指企業(yè)的信譽(yù)、執(zhí)照、資質(zhì)以及項(xiàng)目的報(bào)價(jià),其中最重要的是合同報(bào)價(jià)。在編制過程中,投標(biāo)企業(yè)應(yīng)該按照招標(biāo)要求,完成相關(guān)內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。必須注意的內(nèi)容有以下三點(diǎn):第一,必須注重時(shí)效性。商務(wù)標(biāo)書往往涉及銀行保函、財(cái)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容,此外還需要提供企業(yè)的真實(shí)信息。因此應(yīng)該在編制開始后迅速進(jìn)行編制,不可拖延。第二,編制人員在對(duì)照招標(biāo)文件的過程中,對(duì)一些附加、補(bǔ)充字樣的要求應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)性的整理,并形成備忘錄。此舉一方面可以提醒企業(yè)內(nèi)部人員加以注意,另一方面可以作為憑證,與招標(biāo)方再次對(duì)照,就相關(guān)信息達(dá)成一致。第三,編制完成后,向招標(biāo)方遞送的行為是一項(xiàng)嚴(yán)肅的合作流程,投標(biāo)企業(yè)必須提高重視程度,標(biāo)書封面、密封條等重要的輔助工具缺一不可,應(yīng)該提前準(zhǔn)備完成[2]。
2.3 技術(shù)標(biāo)書的編制
技術(shù)標(biāo)書,是投標(biāo)企業(yè)根據(jù)招標(biāo)方的要求,為工程項(xiàng)目的開展做出的規(guī)劃書。高質(zhì)量的技術(shù)標(biāo)書應(yīng)該具備以下三個(gè)特質(zhì):第一,將施工過程中的技術(shù)難點(diǎn)清晰標(biāo)注。一些建筑企業(yè)為了凸顯自身實(shí)力,認(rèn)為標(biāo)明難點(diǎn)是一種“露怯”行為。在當(dāng)代建筑工程領(lǐng)域中,此種看法不符合“實(shí)事求是”的科學(xué)思想觀念。標(biāo)注技術(shù)難點(diǎn)在本質(zhì)上體現(xiàn)了企業(yè)“不卑不亢”的工作態(tài)度,能夠提升招標(biāo)方的好感度。此外,施工方案的制定必須具備較高的可操作性,避免夸大其詞。第二,技術(shù)標(biāo)書中需要重點(diǎn)注明施工進(jìn)度。很多大型建筑工程的招標(biāo)方為市政工程建設(shè)部門,項(xiàng)目并非單獨(dú)開展,投標(biāo)企業(yè)提供明確的工期(包含一定的緩沖期限),有助于招標(biāo)方開展整體規(guī)劃。第三,技術(shù)標(biāo)書中應(yīng)該包含施工總平面設(shè)計(jì)圖,向招標(biāo)方展現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目的理解深度,如果二者高度契合,能夠極大地提升中標(biāo)幾率。
2.4 報(bào)價(jià)標(biāo)書的編制
報(bào)價(jià)標(biāo)書直接涉及錢款,既關(guān)乎利潤(rùn),又涉及工程質(zhì)量。在一些工程的招投標(biāo)過程中,甲乙雙方均大幅度壓價(jià),工程的最終質(zhì)量可想而知?;诖?,建筑企業(yè)必須經(jīng)過反復(fù)核算,提供合理的報(bào)價(jià)。首先,投標(biāo)工作組應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,針對(duì)不同競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的報(bào)價(jià)規(guī)律和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),準(zhǔn)備多份報(bào)價(jià)方案。其次,靈活掌握?qǐng)?bào)價(jià)流程。比如對(duì)于臨建、基礎(chǔ)等早期工程的報(bào)價(jià),可以適當(dāng)調(diào)高。盡管初期投入較高,卻能迅速實(shí)現(xiàn)資金回籠。在此過程中,市場(chǎng)分析人員應(yīng)該嚴(yán)格掌握材料、設(shè)備的浮動(dòng)價(jià)格,準(zhǔn)確預(yù)測(cè)漲跌情況,為報(bào)價(jià)方案提供靈活調(diào)整空間[3]。最后,制定報(bào)價(jià)的過程必須實(shí)事求是,既不能“打腫臉充胖子”,又不能過于節(jié)省,只有踏踏實(shí)實(shí)走自己的路,才能不懼任何挑戰(zhàn)。
3 結(jié)語
俗話說“好的開始是成功的一半”,做好投標(biāo)前后的組織與控制工作,本質(zhì)上是對(duì)工程進(jìn)行充分、細(xì)致的了解。無論最終中標(biāo)與否,均能為企業(yè)自身發(fā)展積累更多的經(jīng)驗(yàn)。
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