李瓊芳

摘要：提高辦公室文件傳閱工作過程管理水平，不僅有利于帶動(dòng)辦公室整體工作效率提升，而且還能夠切實(shí)增強(qiáng)辦公室文件管理整體工作的安全性，有效避免文件在傳閱過程之中出現(xiàn)丟失和信息泄漏的情況，對(duì)于辦公室管理走向現(xiàn)代化而言，意義顯著。為此，本文主要對(duì)有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應(yīng)遵循的各項(xiàng)基本原則進(jìn)行分析闡釋，在此基礎(chǔ)上，探討辦公室文件傳閱工作的過程管理方法，旨在提供具備一定參考意義的借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;文件傳閱工作;過程管理方法

伴隨我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提升，辦公室管理也適應(yīng)時(shí)代變化趨勢(shì)對(duì)于工作人員提出了更高的要求 [1]。在這一過程之中，文件傳閱工作的過程管理因在辦公室整體管理實(shí)踐中占據(jù)重要地位而日益受到各方重視，可以說，文件傳閱工作的過程管理水平，直接體現(xiàn)出辦公室的整體工作水平。為此，辦公室文件管理人員必須提高對(duì)于文件傳閱工作的過程管理重視力度，明確應(yīng)在管理實(shí)踐之中遵循的基本原則，充分掌握有效展開管理實(shí)踐的科學(xué)方法，力求構(gòu)建安全高效的文件傳閱過程管理體系與模式。

一、有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應(yīng)遵循的基本原則

（一）手續(xù)登記原則

對(duì)于各類可進(jìn)行傳閱的文件，管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)制度，做好相應(yīng)登記，落實(shí)好文件傳閱過程管理的手續(xù)登記原則，確保在完成對(duì)于文件傳閱各方面信息的登記之后，再展開正式的文件傳閱，以此形成對(duì)于文件行蹤的全方位掌握，有效降低文件丟失的可能性，與此同時(shí)完善相應(yīng)的責(zé)任追究體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)過程管理工作水平的提升。在進(jìn)行手續(xù)登記的過程之中，辦公室文件管理人員應(yīng)重視提醒文件傳閱及經(jīng)辦人員重視對(duì)文件加以妥善保管，以此有效防止文件檔案丟失和損壞。

（二）流程規(guī)范原則

辦公室文件傳閱工作必須按照規(guī)范的流程進(jìn)行，遵循流程規(guī)范原則，按照一定的順序展開文件傳閱，以此保障過程管理的有序性，避免過程管理工作出現(xiàn)混亂的情況。為此，辦公室文件管理工作人員需要明確重要文件的傳閱層級(jí)，科學(xué)確定傳閱順序，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)于文件傳閱順序加以靈活調(diào)整，以此在保證文件傳閱基本框架與流程不變的基礎(chǔ)上，有效提升文件傳閱的效率。比如，若某位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出差，那么在進(jìn)行文件傳閱過程管理實(shí)踐時(shí)，辦公室文件管理工作人員可以按照順序?qū)⑽募冉挥身樞蛑械南乱晃活I(lǐng)導(dǎo)閱讀，待出差領(lǐng)導(dǎo)回歸之后，再將文件傳閱至其手中，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)完成對(duì)于重要文件的補(bǔ)閱，從而提高文件傳閱的效率。

（三）內(nèi)容保密原則

傳閱中的文件屬于單位機(jī)密的重要構(gòu)成，因而在展開文件傳閱工作的過程管理時(shí)，工作人員必須遵循內(nèi)容保密原則，重視按照《保密法》的相關(guān)要求和企業(yè)內(nèi)部對(duì)于文件保密的要求，有效守護(hù)文件的安全，切實(shí)避免文件信息泄漏等可能給單位造成嚴(yán)重負(fù)面影響的情況出現(xiàn)，切實(shí)增強(qiáng)文件信息的安全性。對(duì)于已經(jīng)完成傳閱的文件，工作人員應(yīng)按照制度規(guī)定及時(shí)進(jìn)行文件回收、歸檔和保存處理工作，以此避免文件出現(xiàn)丟失和信息泄漏，降低相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)過程管理水平實(shí)現(xiàn)提升[2]。

二、辦公室文件傳閱工作過程管理的科學(xué)方法

（一）做好辦公室文件歸檔與分類工作

文件傳閱工作的過程管理由文件簽收、文件登記、文件歸檔及文件分類等一系列內(nèi)容所共同構(gòu)成，每項(xiàng)具體的工作，都應(yīng)由專門的工作人員完成，以此明確不同工作人員的具體責(zé)任，營造權(quán)責(zé)統(tǒng)一的工作氛圍[3]。其中，高效的文件歸檔與分類是有效展開文件傳閱過程管理的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，因而辦公室文件管理人員必須提高對(duì)于這兩項(xiàng)工作的重視力度，在展開管理實(shí)踐時(shí)，對(duì)文件歸檔與分類的標(biāo)準(zhǔn)加以全方位的細(xì)化，為工作人員的實(shí)踐提供科學(xué)指導(dǎo)。比如，可以根據(jù)文件的重要性對(duì)文件進(jìn)行分類，或者根據(jù)文件的性質(zhì)對(duì)文件進(jìn)行分類，對(duì)于不同類別的文件分別采取針對(duì)性的傳閱過程管理措施，以此有效提高管理實(shí)踐的針對(duì)性與實(shí)效性。在辦公室文件傳閱活動(dòng)之中，通常按照由下至上的順序展開傳閱，這樣可以調(diào)動(dòng)下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文件提出相關(guān)意見，以此為本單位領(lǐng)導(dǎo)的綜合決策工作提供參考與指導(dǎo)，這是需要在過程管理實(shí)踐之中加以注意的地方。

（二）做好辦公室文件的摘要記錄工作

在展開文件傳閱之前，管理人員需要對(duì)參與傳閱的文件進(jìn)行認(rèn)真的

研讀符合分析，把握文件內(nèi)容的重點(diǎn)，做好相關(guān)摘要記錄工作，以此促進(jìn)傳閱效率提高，幫助參與文件傳閱的人員快速了解文件的內(nèi)容與文件的精神實(shí)質(zhì)[4]。在此方面，文件管理人員可以適當(dāng)在文件中做出相應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)識(shí)，尤其重視標(biāo)識(shí)出與本企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容表述，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)快速把握文件重點(diǎn)與核心內(nèi)容，完成對(duì)于文件的快速梳理，加快文件傳閱的速度與效率，最大限度地實(shí)現(xiàn)過程管理的重要價(jià)值。此外，文件管理工作人員應(yīng)定期對(duì)文件摘要進(jìn)行修訂，以此確保其能夠有效反映文件的核心內(nèi)容，有效發(fā)揮文件摘要的重要作用。

（三）加強(qiáng)對(duì)于文件傳閱活動(dòng)的監(jiān)督力度

在展開文件傳閱工作的過程管理實(shí)踐時(shí)，除做好文件歸檔、文件分類及文件摘要記錄之外，對(duì)于文件的具體去向，辦公室文件管理工作人員同樣應(yīng)重視做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，加強(qiáng)監(jiān)督力度，以此對(duì)關(guān)于文件的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與動(dòng)態(tài)掌握，同時(shí)確保文件傳閱工作的時(shí)效性，讓每一位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)完成對(duì)于文件的閱讀和學(xué)習(xí)，推動(dòng)文件精神真正在單位內(nèi)部得到落實(shí)。對(duì)于重要性高的文件，管理人員需要在對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全方位把握的基礎(chǔ)上，將其中的相關(guān)批示進(jìn)行具體細(xì)化，建設(shè)相應(yīng)的執(zhí)行項(xiàng)目，與各個(gè)部門展開相應(yīng)的溝通交流，促進(jìn)單位的整體辦公效率實(shí)現(xiàn)提高。

（四）提高辦公室文件傳閱過程管理信息化水平

信息時(shí)代，在文件傳閱工作的過程管理之中引入“互聯(lián)網(wǎng) +”思維，借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建高效文件管理模式，成為辦公室完成文件傳閱過程管理體系創(chuàng)新的重要路徑[5]。為此，單位應(yīng)加大信息化文件管理方面的資金投入，為辦公室文件管理工作人員創(chuàng)設(shè)良好的信息化辦公環(huán)境，如配備高性能計(jì)算機(jī)等，與此同時(shí)重視通過主題培訓(xùn)發(fā)展工作人員的信息素養(yǎng)，幫助他們掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)操作以及應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)于傳閱文件加以科學(xué)管理的方法，同時(shí)增進(jìn)工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位了解。此外，單位還應(yīng)重視優(yōu)化人才招聘環(huán)節(jié)引入信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，以此提高自身信息技術(shù)水平，更好地將大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)引入文件傳閱過程管理之中。比如，工作人員可以將“射頻識(shí)別標(biāo)簽”這一物聯(lián)網(wǎng)的核心技術(shù)引入至辦公室文件傳閱過程管理之中，將射頻識(shí)別標(biāo)簽粘貼至參與傳閱的文件上，通過掃描射頻識(shí)別標(biāo)簽獲取文件的摘要信息、對(duì)文件的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)了解文件的動(dòng)向與情況，同時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)射頻識(shí)別標(biāo)簽所反饋的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，從而有效提高文件傳閱過程管理的實(shí)效性。

結(jié)束語：

總而言之，基于高水平文件傳閱過程管理工作對(duì)于提高辦公效率、增強(qiáng)辦公室文件信息安全性等方面所具備的重要價(jià)值，辦公室文件管理人員必須重視采取措施提高文件傳閱過程管理能力，在展開文件傳閱過程管理實(shí)踐時(shí)，落實(shí)好手續(xù)登記原則、流程規(guī)范原則及內(nèi)容保密原則，通過采取做好辦公室文件歸檔與分類、做好辦公室文件摘要記錄、加強(qiáng)對(duì)于文件傳閱活動(dòng)的監(jiān)督力度以及提高信息化管理水平等方法，切實(shí)改善辦公室文件傳閱過程管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]??? 武鵬飛.辦公室文件傳閱工作的過程管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：12.

[2]??? 廖天啟.做好文件傳閱工作的訣竅[J].秘書工作，2018（004）：52.

[3]??? 何慧云.淺談辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作[J].環(huán)球市場，2018（025）：211.

[4]??? 李雪峰.辦公室文件資料信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：62.

[5]龍海艦.論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018（014）：145.