郭毅

摘 要：進(jìn)入信息化社會(huì)以后，在各個(gè)企業(yè)的辦公室管理中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及越來(lái)越普遍，現(xiàn)代化的辦公和計(jì)算機(jī)的結(jié)合也越來(lái)越受到人們的歡迎。辦公自動(dòng)化是新技術(shù)革命中的一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，在辦公室管理中發(fā)揮著不可忽視的作用。本文對(duì)辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析，以期能夠?qū)θ蘸蟮霓k公室管理提供幫助和經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；辦公室管理；應(yīng)用

一、辦公自動(dòng)化在辦公室中的概念

將現(xiàn)代化的辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，稱為辦公自動(dòng)化。在現(xiàn)代的辦公室工作中，辦公室的作用一方面是領(lǐng)導(dǎo)作出決策的場(chǎng)所，但是除了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在此做出決策，發(fā)布指示以及進(jìn)行文檔上的來(lái)往之外，另一方面，辦公室更深層更實(shí)際的工作是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理和分析，然后做出決定，將決定作為信息傳達(dá)給下級(jí)部門(mén)或者合作單位，或者是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。在辦公自動(dòng)化中，人和機(jī)器缺一不可。在企事業(yè)單位的日常工作中，是一定會(huì)運(yùn)用到辦公自動(dòng)化的，辦公自動(dòng)化在這些單位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同時(shí)，辦公自動(dòng)化也是可以不斷進(jìn)行調(diào)整和根據(jù)自身實(shí)際需要進(jìn)行定制的。一方面，在辦公室內(nèi)，辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)互相連接，操作信息采集、查詢和統(tǒng)計(jì)等方面的工作，便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和做出決策。另一方面，企事業(yè)單位在與外界進(jìn)行溝通的時(shí)候，運(yùn)用辦公自動(dòng)化將事半功倍，員工可以通過(guò)辦公自動(dòng)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得需要的資料和信息，也可以與外界進(jìn)行互動(dòng)，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，提高了辦公室工作的辦公效率和行政管理的有效性，應(yīng)用辦公自動(dòng)化將更有利于進(jìn)行辦公室管理工作。

二、辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的發(fā)展

在辦公室管理的應(yīng)用中，辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了好幾個(gè)階段。第一個(gè)階段是起步階段，人們?cè)谌粘＾k公中，運(yùn)用的是電子信息技術(shù)，辦公自動(dòng)化知識(shí)用于資料的整理和管理，但是卻缺乏溝通、協(xié)同和互動(dòng)等綜合處理，因此，這個(gè)時(shí)候還沒(méi)有達(dá)到真正意義上的辦公自動(dòng)化。到了第二個(gè)應(yīng)用階段，內(nèi)部網(wǎng)路、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)路進(jìn)入到辦公室管理工作中，將網(wǎng)路引入辦公自動(dòng)化中，徹底避免了以往辦公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人們的工作，提高了工作效率，并且達(dá)到了規(guī)范管理和組織模式的目的。在辦公自動(dòng)化的發(fā)展階段中，各種應(yīng)用軟件的發(fā)展逐步成熟，從以前的行政辦公信息服務(wù)，現(xiàn)逐步將使用功能發(fā)展到組織內(nèi)部管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中。此外，在與外界進(jìn)行溝通中，隨著外界環(huán)境的不斷變化，辦公軟件的功能也隨之越來(lái)越能夠滿足客戶各方面的需求，辦公自動(dòng)化不斷擴(kuò)大和提高自身軟件的應(yīng)用范圍和應(yīng)用技術(shù)，為辦公室管理工作提供越來(lái)越多的便利，使得辦公自動(dòng)化在辦公室管理中應(yīng)用更加廣泛。雖然實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公還需要一定的時(shí)間，但是在現(xiàn)代化的辦公室管理中，數(shù)字化辦公是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、辦公自動(dòng)化在辦公室管理中應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)條件

在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，除了需要人、機(jī)兩大條件，還需要一些其他的必備條件才能在辦公室中運(yùn)用辦公自動(dòng)化。第一，通信平臺(tái)。通信平臺(tái)作為內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)站和信息共享軟件等為信息和通信的實(shí)現(xiàn)提供了便捷、安全和暢通。第二，信息發(fā)布平臺(tái)。人們?cè)谵k公中如需對(duì)電子公告或者電子文件等類似文檔進(jìn)行發(fā)布，可以借助信息發(fā)布的平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，從而使其在單位內(nèi)部得到傳播，使得各個(gè)職工能夠?qū)挝坏墓ぷ鲃?dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)了解。第三，工作流程自動(dòng)化。工作流程自動(dòng)化可以將類似公文處理、收發(fā)文件、審批和報(bào)告請(qǐng)示等普遍的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和跟蹤，從而使得各個(gè)崗位和部門(mén)之間達(dá)到協(xié)同工作，對(duì)規(guī)范辦公制度提高辦公效率非常有效。第四，文檔管理自動(dòng)化。在手工辦公的時(shí)代，文檔的管理和檢索是一個(gè)比較耗時(shí)耗力的工作，難度也相對(duì)較大，特別是日積月累的文檔尤其不容易找到也容易丟失，自從辦公自動(dòng)化出現(xiàn)后，人們可以使用文檔管理自動(dòng)化，通過(guò)word、excel等形式對(duì)文件進(jìn)行保管和分類，便于保存和儲(chǔ)存。

四、辦公自動(dòng)化在企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用

在企業(yè)辦公室中，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)辦公高效率、低成本，在節(jié)省大量人力和實(shí)踐的同時(shí)，最大限度地發(fā)揮儲(chǔ)存信息的作用，提高了整個(gè)辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，能夠使各個(gè)部門(mén)和各個(gè)員工都達(dá)到信息共享、教學(xué)資源共享。雖然目前企業(yè)在運(yùn)用辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，出現(xiàn)了一些問(wèn)題，比如一些部門(mén)的辦公室中的辦公自動(dòng)化意識(shí)還不夠強(qiáng)，人員的素質(zhì)參差不齊，造成資源浪費(fèi)，還有一些應(yīng)用軟件不是很完善，不能完全符合辦公應(yīng)用的需求等等，我們?nèi)匀灰獔?jiān)持不懈地在現(xiàn)代化的企業(yè)辦公室中推行辦公自動(dòng)化，面對(duì)上述問(wèn)題我們需要提出解決措施應(yīng)對(duì)。首先，企業(yè)要樹(shù)立“以人為本”的現(xiàn)代化管理理念，企業(yè)辦公室管理人員是企業(yè)辦公管理工作的主要依靠力量，加強(qiáng)人才在辦公自動(dòng)化上的培養(yǎng)，不僅能夠加強(qiáng)辦公室管理工作，同時(shí)也是提高辦公效率和質(zhì)量的關(guān)鍵。

企業(yè)要為辦公室管理人員提供機(jī)會(huì)，創(chuàng)造條件，不斷鼓勵(lì)和支持他們參加各種培訓(xùn)和自學(xué)，提高管理水平和業(yè)務(wù)水平。其次，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的重視程度，企業(yè)的辦公室管理要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)企業(yè)的管理、研發(fā)和生活服務(wù)有關(guān)的信息資源進(jìn)行全面的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的自動(dòng)化。此外，對(duì)于各種設(shè)備和軟件要做到及時(shí)更新?lián)Q代。在運(yùn)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，需要加強(qiáng)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的檢查和監(jiān)督，確保系統(tǒng)能夠在一個(gè)安全、穩(wěn)定、高效的環(huán)境下運(yùn)行。辦公室管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而瑣碎的工作，需要辦公人員具備相關(guān)的專業(yè)能力，包括科學(xué)地進(jìn)行辦公室統(tǒng)計(jì)工作和有效地對(duì)各類資料進(jìn)行歸類存檔等。此外，辦公室管理人員還需要具備良好的協(xié)調(diào)和處理能力面對(duì)復(fù)雜多變的人際關(guān)系。通過(guò)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，不僅給企業(yè)員工帶來(lái)了工作上的便利，提高了他們的工作效率，同時(shí)更能夠借助其構(gòu)建起來(lái)的網(wǎng)路，減少和化解分歧，實(shí)現(xiàn)辦公室管理中更加便捷的交流溝通和協(xié)作。這是在辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的體現(xiàn)。

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