趙培杰

摘? ? ? 要：在企業(yè)內部管理中，完善督查督辦職能與機制，是監(jiān)督企業(yè)運營工作進展、監(jiān)督企業(yè)內部按照規(guī)章辦事、及時發(fā)現并處理問題的有效方式。本文主要在內部管理結構視角的觀察下，對企業(yè)督查督辦機制進行重新審視與探究，梳理出督查督辦工作機制的有關結構、不足以及工作流程，最后再貼合實際提出幾點看法與結論，希望能給相關的企業(yè)管理者一點理論指導與建議。

關鍵詞：內部管理結構;督查督辦;工作機制;工作流程

督查督辦在眾多企業(yè)中都有存在，是內部管理不可忽視的重要部分，起著督促業(yè)務進行、行政落實、財務核算等工作的作用。但現階段，仍有大多數企業(yè)無法在公司內部達成完善的督查督辦工作機制，督查督辦的職責與職能也沒有很好的得到落實，進而無法保障起到高效便捷的作用。因此，隨著智能信息化社會的發(fā)展，越來越多的企業(yè)加入到內部治理改革的潮流中。督查督辦工作機制得到廣泛關注與使用，希望打造出系統化、結構性、高效率、權責分明的獨特企業(yè)文化，實現企業(yè)結構性轉型升級。

1.企業(yè)內部管理的結構整述

如今，企業(yè)為創(chuàng)新管理理念、打造專有企業(yè)文化，積極投身于內部管理的工作積極的探索與研究工作中，大致研究的內容和方向可分為“創(chuàng)新企業(yè)管理與文化理念”“改造企業(yè)現行運營模式”兩個方面。主要通過研究企業(yè)內部治理結構來達成創(chuàng)新現代企業(yè)組織結構的效果，打造出適合企業(yè)自身的獨特高效工作模式。

管理結構，簡言之就是企業(yè)內部的權力分割、運作與整控，是一個企業(yè)或公司內利益群體的聯系與牽制。要想擁有一個平衡且良性的企業(yè)管理結構，就必須做好權力的分配與運營，進而確保該企業(yè)的正常運作與可持續(xù)發(fā)展。管理結構對于外部管理結構的維持，一般來自于該企業(yè)與外部社會資源、資金市場乃至政府的聯系與磨合。除此之外，內部管理結構，則需要通過修改或創(chuàng)新公司制度來優(yōu)化平衡內部權力管理，最終達到良性管理的效果。

由此可知，管理結構是有關組織想要達成治理目標的一種手段，是維護、協調組織內部或外部相關利益群體的一種方式，是保障企業(yè)獲取經濟效益并實現持續(xù)發(fā)展的一個路徑。因此，必須在內部管理結構視角下對企業(yè)督查督辦工作機制進行深入探究，重新考慮新形勢下的企業(yè)治理模式與手段，不僅做好梳理理論成果的準備，又可以重新思考適應新時代的創(chuàng)新機制。這對于調整企業(yè)內部結構、做好企業(yè)內部治理工作、推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著現實意義。

2.督查室在督查督辦機制中應履行的職責

專門成立督查室來負責督查督辦相關工作，有利于系統推行企業(yè)督查督辦工作機制，將督查督辦的工作方式與工作流程細節(jié)化、規(guī)范化。能夠有效提高企業(yè)員工督查督辦的主動性，提升監(jiān)督與工作效率。我們可以將企業(yè)督查室的工作職能分為四部分：

2.1擬辦

在企業(yè)高層做出重要戰(zhàn)略部署或工作計劃等重要事宜后，需要經過督查室根據上級決策以及下層部門職能等內容進行明確內容分工，再由督查室主任提出擬辦意見，提交上級領導審批通過后，下發(fā)基層部門開展辦理。除此之外，督查室還要盡可能地將目前督辦工作與企業(yè)的整體規(guī)劃藍圖進行分析與聯系，提前提出并解決有可能出現的問題。

2.2交辦

之后，督查室將擬定好的督查督辦事宜通過e-mail或辦公軟件等手段下發(fā)至承辦部門。郵件內容應包括任務要求、任務完成時限、總負責人、項目督查負責人等。在這一階段，督查室必須做好與上級領導以及基層承辦部門的溝通與協調工作，及時反饋意見建議。跨部門、跨工種交流需要督查室內部具有較完善的協調體系、要求督查室員工具有優(yōu)秀的溝通能力。

2.3督查督辦

在承辦部門辦理業(yè)務的過程中，督查室也不能忘繼續(xù)了解、督辦承辦部門的工作落實與完成情況，認真履行督查室督察督辦的工作職責，進而確保相關任務能夠有效推進，有序開展。在發(fā)現落實難點后，及時做好溝通協調工作，將上級領導的指令與意見及時反饋給承辦部門。當然，對于承辦部門消極怠工、無法按時完成的情況也要及時制止，積極督促。

2.4總結、反饋與歸檔

在任務完成后，承辦部門應撰寫好工作報告并發(fā)送到督查室郵箱，督查室在審查完成后，將任務完成情況與自身督辦進度做好總結，向上級領導進行總結匯報。在領導審批通過后，及時對下級部門進行意見反饋，并做好相關的歸檔工作。

3.現代企業(yè)實施督查督辦機制中出現的問題與不足

在我國，大部分企業(yè)對于督查督辦工作還停留在出現問題后再安排督查室進行督查督辦的階段，并沒有將該機制充分吸收，趨于管理常態(tài)，不能充分發(fā)揮出督查督辦機制的全部作用，難以滿足企業(yè)發(fā)展的眾多需求，逐漸暴露出了以下問題與不足。在我所在單位的督查室工作當中，通常都包括企業(yè)決策商議、重點工作分配、戰(zhàn)略規(guī)劃與部署、問題事件跟進等督查督辦工作內容，會涉及企業(yè)的方方面面。并且，企業(yè)發(fā)展規(guī)模的加快也會使得督查督辦事件的增加，因此必須增加督查室的建立，督查室必須總體把握公司戰(zhàn)略與發(fā)展把向，將事前諸葛做到極致，主動地將企業(yè)重點工作、重點戰(zhàn)略歸于自己的督查督辦方面。

3.1督查督辦的工作職責不清晰、同事間缺乏默契

一般來說，大部分擁有督查督辦機制的企業(yè)都會建立起一個專為督查督辦服務的督查室，以應對企業(yè)內部需要應對解決的工作或問題。但由于部分公司對于督查督辦工作機制只是照抄他家，缺少強而有力、行之有效的監(jiān)督制度，導致公司督查室的領導人領導力不足、同事間缺乏默契，職責與職權的不清晰也導致督查室內部不和。而在需要督查督辦小組重點跟進公司決策制定或重點業(yè)務進展時，調配各方資源就成了小組急需溝通協調的問題，需要小組成員間相互配合、協作。如果部門同事無法緊密配合其他成員，就容易導致工作草率馬虎，根本無法發(fā)揮出督查督辦工作機制的高效作用，甚至容易引發(fā)部門間的矛盾、延誤其他工作的進行。

3.2督查督辦機制的工作流程模糊

督查督辦工作小組一般都是為了專項任務，工作時間相對較短，缺少對企業(yè)長遠戰(zhàn)略目標或持續(xù)推進工作的跟進與監(jiān)督，對企業(yè)的未來藍圖與整體規(guī)劃缺乏認知，進而無法將相關事宜進行有效聯系，工作預案不具備可行性與科學性。這就導致督查督辦的效率低下。并且，在督查督辦事項結束后，也沒有一個合理的總結整理與經驗反饋，公司系統可能缺少督查督辦工作反饋項，進而使得公司督查督辦工作短期化，無法形成系統的、可借鑒的大型工作歸檔數據庫。

3.3督查督辦分類不明確

受目前大環(huán)境影響，要對督查督辦的所有事項進行分類整理，以在下次類似任務分配時可以按類進行、按需借鑒。但目前我國大部分企業(yè)的督查督辦分類尚不明確。

4.企業(yè)實施督查督辦工作機制的具體流程

企業(yè)的傳統督查督辦形式主要通過電話督促、制定通知或質詢等來實現，但從當前情況來看，傳統的督查督辦方法效率較低，無法充分發(fā)揮出督查督辦的高效作用。上文提到企業(yè)推行督查督辦機制的缺陷與不足，可以歸結于三方面，比如督查督辦的職能職權不明確，導致執(zhí)行力度不強，無法達成良好效果;還有就是督查室專業(yè)人士較少，缺乏高質量、遠瞻性強的成員;最后便是督辦工作不閉環(huán)，效率低且效果差。

因此，在高新科技飛速發(fā)展的今天，企業(yè)必須利用信息化的互聯網技術來完善自身的督查督辦機制，以提高治理監(jiān)督效率，提高業(yè)務跟進能力。必須通過對互聯網、辦公網絡、數據庫等技術的合理利用，開發(fā)適合的辦公軟件，理清督查督辦的科學工作流程，進一步保障督查督辦的有效性與自主性。平臺化、系統化的管理模式有利于實現閉環(huán)效益，真正實現無紙化、自主化、現代化。一個合格的督查督辦流程，應該是從將企業(yè)重點發(fā)展戰(zhàn)略、階段性工作納入管理平臺，實現線上有效管控開始。并且，要在現實運轉時，由督查督辦的制定部門發(fā)起督辦內容與形式，再在有關決策人討論審批通過后，由平臺系統自動發(fā)送到有關部門與相應負責人郵箱內，優(yōu)化了人力下達的低效率缺陷，在第一時間便成功下達督查工作。與此同時，有關部門在審核好相關督辦要求后，整合實際情況并完成總結匯報，上傳至辦公平臺，再由電腦轉發(fā)至督辦領導或工作小組。這樣一來，大大減少了信息傳達過程中出現的時間與人力浪費情況。

5.促進企業(yè)優(yōu)化督查督辦機制的建議

督查督辦工作機制的根本目的是為了便捷企業(yè)工作，達到有效監(jiān)督管理的效果，并且一直服務于企業(yè)的高層利益體。因此，新形勢下的督查督辦工作機制也必須在縱觀全局、統籌規(guī)劃、審時度勢中實現優(yōu)化與運轉。

5.1做好事前交流，掌握任務核心

首先，督查督辦的有關人士必須在任務發(fā)出的第一時間便了解項目背景等具體情況，并且與小組同事進行充分溝通交流，避免在督辦工作過程中出現矛盾。還要與承辦部門做好及時溝通，掌握任務的核心與關鍵。其次，督辦人員在督辦時要盡量用會議領導原話進行立項，把相關會議的會議精神與紀要吃熟吃透。最后，要及時整合規(guī)劃目前的督辦進度，定期向領導匯報跟進進度與效果。

5.2充分認識解決問題才是督查督辦的關鍵

督查督辦的成果始終應該體現在問題的解決、工作的推動、戰(zhàn)略的落實上。督辦人員必須時刻秉承著腳踏實地、實事求是的方向與原則，始終以問題為導向來開展工作，對于督辦工作與任務原原本本的落實下去、踏踏實實把人體解決，這樣才能達成實效，才可以充分發(fā)揮出督查督辦的作用。

5.3重視督查督辦形式與手段上的創(chuàng)新

首先，傳統的企業(yè)督查督辦一般由上級發(fā)現問題后，下發(fā)督辦通知并要求下級有關部門配合，這樣無法實現閉環(huán)，發(fā)現的問題有效，解決問題的難度也較大。但是我們可以將思維逆向，深入基層工作，與基層員工面對面交流，根據企業(yè)基層的實際情況與看法來開展工作。其次，持續(xù)跟進往期的督辦工作后續(xù)進展，不可只在戰(zhàn)略起步落實期、問題解決后就放棄督查，必須持續(xù)跟進回訪，只有在反復檢查核對發(fā)現無問題后才可以結束任務，以免出現下級部門弄虛作假，營造積極工作、政令有效落實的表面。最后，充分結合聯合調查、實地督辦、網絡溝通、抽樣檢查、持續(xù)跟進等方式方法，進行有效的多形式督查督辦，督辦小組定期向領導匯報進展，及時將上級領導的思想與要求下達至基層，調度好基層的工作資源分配，進一步實現督辦高效、督查無誤的目標。

結束語

綜上所述，督查督辦工作機制如果在企業(yè)中充分實現，能夠有效提高企業(yè)工作效率與政令執(zhí)行力。企業(yè)要建立起一個專門的督查督辦部門，在相關督辦工作中起到協調的紐帶作用，同時利用新型的互聯網技術建立適宜的辦公平臺，在企業(yè)各部門間建立起有效聯系與溝通，也便于上級到下級的監(jiān)督管理、便于督辦小組給領導及時反饋。最終實現企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與運轉。

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