姚建萍 程忠文 郭麗敏

[摘? ? 要] 文章主要介紹某煉化企業(yè)ERP創(chuàng)新優(yōu)化的具體做法和效果，供同類企業(yè)參考。

[關鍵詞] ERP;創(chuàng)新;優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 17. 044

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2020）17- 0096- 02

1? ? ? 引? ? 言

ERP系統(tǒng)是企業(yè)最重要的經(jīng)營管理系統(tǒng)，它是將項目、財務、設備、物資、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務高度集成化的信息系統(tǒng)，通過對人、財、物的管理，達到企業(yè)資源的優(yōu)化利用、提高企業(yè)競爭力，實現(xiàn)了企業(yè)利潤最大化。ERP系統(tǒng)在公司已應用了10年，好多功能和業(yè)務已經(jīng)滿足不了企業(yè)的需求，隨著企業(yè)轉型升級和可持續(xù)發(fā)展，又對ERP系統(tǒng)提出了更高的要求，因此迫切需要對系統(tǒng)進行優(yōu)化提升。系統(tǒng)的主管部門為了讓系統(tǒng)好用，不斷收集問題改進，思考優(yōu)化解決方案，讓業(yè)務流程更加順暢，讓數(shù)據(jù)報表更加好用，讓運維更加高效。一系列的舉措促進了ERP業(yè)務協(xié)同發(fā)展，助力企業(yè)提質增效。

2? ? ? 具體做法

以創(chuàng)新為動力，以推動管理和業(yè)務提升為目標，運用互聯(lián)網(wǎng)思維中的迭代思維，對在用ERP系統(tǒng)的業(yè)務流程和運維不斷進行優(yōu)化改進，降低成本、節(jié)約資金，提高企業(yè)管理能力。主要做法如下。

2.1? ?系統(tǒng)規(guī)劃，完善組織制度體系

系統(tǒng)梳理現(xiàn)有規(guī)章制度及業(yè)務流程，結合各項業(yè)務、關鍵要素及控制節(jié)點，修改完善了《ERP系統(tǒng)運行維護管理規(guī)定》，制訂了《權限管理平臺工作手冊》，進一步完善了ERP系統(tǒng)制度體系，夯實了管理基礎;強化業(yè)務處室監(jiān)督檢查，加大獎懲力度，加強系統(tǒng)管理;每季度發(fā)布《ERP運維和應用季報》，召開專項會議，促進系統(tǒng)更好地應用。定期邀請相關公司專家進行技術交流，并組織技術人員到項目組駐地調研交流，汲取先進經(jīng)驗，為業(yè)務有效應用提供了保障。按照PDCA管理法，不斷診斷缺陷、彌補漏洞、改進措施，持續(xù)提升管理水平。

2.2? ?科學推進，優(yōu)化提升業(yè)務應用

根據(jù)業(yè)務調研和需求分析，重新梳理業(yè)務流程，找出關鍵節(jié)點，從關鍵節(jié)點入手進行流程優(yōu)化;關注用戶的痛點，挖掘優(yōu)化點與新需求，納入系統(tǒng)管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)應用的可管理、可控制、可分析。各業(yè)務重點實施內容如下：

（1）在財務業(yè)務方面，通過MDM平臺和標準平臺的整合集成，實現(xiàn)財務主數(shù)據(jù)向ERP系統(tǒng)自動分發(fā)，確保ERP與FMIS財務主數(shù)據(jù)源頭統(tǒng)一，減少95%對照表維護，提高對照表自動化程度;對財務主數(shù)據(jù)的申請和流程管理進行了統(tǒng)一規(guī)范，堅持同一主數(shù)據(jù)申請源頭統(tǒng)一，申請界面統(tǒng)一，審批規(guī)范和流程統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的唯一性和規(guī)范性，為減少重復錄入單據(jù)精簡業(yè)務操作環(huán)節(jié)216個;實現(xiàn)了業(yè)務與財務一體化閉環(huán)管控、實時追溯和穿透查詢，月末對賬方式由“手工下載明細科目信息對賬”向“系統(tǒng)自動同步明細科目對賬”轉變，減輕了財務對賬人員工作壓力。

（2）在設備業(yè)務方面，梳理優(yōu)化了設備模塊各業(yè)務流程;對系統(tǒng)中原有類型的工單實行整合，減少工單種類，實現(xiàn)不同計劃提報審批及計劃執(zhí)行跟蹤功能;優(yōu)化服務確認功能在系統(tǒng)中的操作控制，更好地實現(xiàn)了外委服務系統(tǒng)結算;通過系統(tǒng)后臺設置更好地實現(xiàn)了預算分層管理及控制和提醒;對不同層級和不同業(yè)務管理權限的人員進行系統(tǒng)權限分配，進一步規(guī)范了系統(tǒng)業(yè)務操作;對原有不滿足使用需求的報表增加篩選字段，使報表數(shù)據(jù)更具統(tǒng)計價值;在原有報表的基礎上新增開發(fā)統(tǒng)計報表，更好地實現(xiàn)多種數(shù)據(jù)統(tǒng)計篩選功能，為應用提供了有價值的數(shù)據(jù)參考;設置系統(tǒng)使用規(guī)范，統(tǒng)一格式及填報字段，更好地實現(xiàn)了系統(tǒng)使用的標準化;開發(fā)對應報表，增加系統(tǒng)的計劃提報自檢功能，降低錯報誤報概率。

（3）在物資業(yè)務方面，加強了非集成物資需求計劃管理;規(guī)范了集中采購業(yè)務和統(tǒng)一結算支付業(yè)務;對物資主數(shù)據(jù)清理;優(yōu)化了供應商凍結清理管理功能;增加了物資檢驗、倉儲管理模塊，改變以往檢驗管控與實物驗收管理脫節(jié)現(xiàn)象;完善物資供應鏈全過程管理，實現(xiàn)合同同ERP、MDM、資金管理平臺的信息共享。

（4）在項目業(yè)務方面，取消了8個流程，新增3個流程，完善了項目的編碼和屬性標準，實現(xiàn)了項目管理標準化。

（5）在生產(chǎn)業(yè)務方面，重新梳理了物料數(shù)據(jù);對生產(chǎn)工廠及庫存地合并;新增質量信息記錄和審批流程，做好質量問題反饋;新增了綜合分析平臺，圖形化展示數(shù)據(jù)便于經(jīng)營決策;搭建了APS和ERP系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)系統(tǒng)集成共享。

（6）在銷售業(yè)務方面，增加了產(chǎn)銷協(xié)同功能，打通產(chǎn)品銷售流程，使得產(chǎn)品一經(jīng)入庫就可以啟動入庫買斷流程，下達產(chǎn)品調撥單，組織產(chǎn)品出廠。與以前數(shù)據(jù)通過紙質傳遞，二次進入系統(tǒng)相比，工作效率及準確率大大提高。在整個流程中，平均減少單據(jù)量8 000份/年，減輕了業(yè)務人員工作量。通過控制發(fā)貨過賬，加強了對出廠數(shù)據(jù)的直接審核，確保結算數(shù)據(jù)準確。增加了信息傳遞功能，將銷售公司的需求信息、質量信息都能夠通過系統(tǒng)直接傳遞，有利于公司直接根據(jù)需求信息調整生產(chǎn)計劃、根據(jù)質量信息直接處理質量異議，為樹立品牌形象、增強產(chǎn)品市場競爭力打下了良好基礎。

2.3? ?優(yōu)化改進報表，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

結合企業(yè)需要，根據(jù)歷年應用存在問題，對報表進行優(yōu)化改進。根據(jù)業(yè)務需要開發(fā)新的報表，打通各業(yè)務與財務的信息通道，實現(xiàn)各業(yè)務的數(shù)據(jù)共享。同時將企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)形成信息與數(shù)據(jù)資產(chǎn)，供企業(yè)使用，實現(xiàn)了系統(tǒng)數(shù)據(jù)一次錄入，多處共享，提高工作效率。

2.4? ?變更運維模式，構建三級運維體系

ERP運維在企業(yè)層面不僅僅是對現(xiàn)有系統(tǒng)環(huán)境的維護，更是實現(xiàn)多業(yè)務高效運營。基于業(yè)務需求構建合理的運維體系與機制，使之與業(yè)務發(fā)展緊密合作，同時幫助運維人員和業(yè)務部門形成合力，促進業(yè)務的發(fā)展。構建三級運維體系，提高了運維的效率，改變以往“點對點”的運維模型，建立“點到線”的運維模型，提高運維質量和效果。改良工作方法，提高運維效率、使ERP運維更好地支撐系統(tǒng)應用，為ERP保駕護航。

2.5? ?建設辦公平臺，開啟一站式服務

ERP協(xié)同辦公網(wǎng)站，實現(xiàn)了用戶關心的、需要的、使用的ERP信息在網(wǎng)站都能解決。打造集登錄、運維、協(xié)同工作、培訓、知識庫于一體的一站式運維，讓用戶獲得最方便、最快捷、最優(yōu)質、最貼心的服務?！耙徽臼健边\維，在方便快捷運維工作的同時，全面提升服務品質，作為培訓知識庫實現(xiàn)信息共享。積極探索適合的系統(tǒng)運維模式，逐步形成“一個平臺，兩個系統(tǒng)”的ERP服務體系，為促進系統(tǒng)高效運維提供了有力的技術支撐?！耙粋€平臺”即協(xié)同辦公網(wǎng)站。建設系統(tǒng)登錄、通知公告、運維月報和應用季報、圖說運維、規(guī)章制度、運維流程、操作手冊、表單下載等欄目，結合日常管理，扎實推進運維工作高效開展?！皟蓚€系統(tǒng)”即問題提報系統(tǒng)和工作流系統(tǒng)。開發(fā)問題提報系統(tǒng)，為用戶提供問題解決方案，實現(xiàn)網(wǎng)絡發(fā)布和共享。開發(fā)工作流系統(tǒng)實現(xiàn)運維表單的電子化，網(wǎng)上受理減少了三級運維人員來回奔波，提高工作效率。

2.6? ?優(yōu)化運維流程，提升運維效率

ERP運維看似是只運維一個系統(tǒng)，實則是運維一群系統(tǒng)，例如我公司主要使用SAP，但是輔助配套系統(tǒng)有8個。根據(jù)運維情況，把一些復雜的、隨機的、用戶很多的運維工作獨立出來。例如：（1）對非集成物資審批流程優(yōu)化，規(guī)范BPM審批物資類型及范圍，物資類型由10類變?yōu)?類;精簡物資審批流程，新增流程19個、刪除流程186個、有效加強了物料源頭控制，提高了物資提報和審批流程運行效率。同時將這個運維隨機工作變更為每月1日和15日統(tǒng)一處理的規(guī)范動作，掘出最優(yōu)運維實現(xiàn)路徑，減少運維時間，提高工作效率。（2）使用權限管理平臺進行權限申請與分配，各業(yè)務關鍵用戶在平臺進行審批，實現(xiàn)用戶和權限管理可控化、標準化、電子化。取消了紙質表單、免于工作人員來回奔波送表。同時，通過權限合規(guī)性檢查功能，對ERP權限運行全局風險分析，給出風險檢查報告，供公司關鍵用戶和業(yè)務顧問對風險檢查報告進行分析，確定真假權限互斥，并給出整改方案，對于內控檢查提供便利。（3）用戶梳理和權限檢查工作每季度定期做，規(guī)范賬號管理，提高系統(tǒng)資源使用率，讓用戶流動起來，合理降低運維成本，創(chuàng)效顯著。

2.7? ?強化人員培訓，提升用戶應用技能

以業(yè)務主導的運維對管理團隊、運維人員、最終用戶提出了更高的要求。企業(yè)應該加強運維管理，構建組織體系，重點培養(yǎng)ERP運維骨干，協(xié)同工作，共享智慧，助力企業(yè)信息化建設。對于核心關鍵用戶進行重點開發(fā)。積極選派參加相關業(yè)務領域的專題強化學習和外訓，擴大視野，增長見識，提高專業(yè)深度和戰(zhàn)斗力。對于最終用戶，圍繞業(yè)務，給予零基礎操作培訓和業(yè)務貫穿培訓，讓其充分了解業(yè)務實質和正確掌握操作的方法，提升系統(tǒng)應用的效果，用戶的操作技能水平得到有效提升。

3? ? ? 實施效果

3.1? ?有效促進了管理提升

業(yè)務流程的新增與改進，加強了對“人、財、物”集中管控;對業(yè)務流程的優(yōu)化，促進了業(yè)務運轉順暢高效，提高業(yè)務管理水平和決策效率，實現(xiàn)業(yè)務管控一體化。規(guī)范業(yè)務流程，統(tǒng)一管理模式，促進業(yè)務上下貫通，有效控制風險，促進企業(yè)管理全面提升。

3.2? ?大幅提高了工作效率

通過對業(yè)務流程規(guī)范與優(yōu)化，減少低效環(huán)節(jié)，提高工作效率。對報表優(yōu)化與開發(fā)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，加快數(shù)據(jù)分析和決策時間。構建三級運維體系，清除用戶應用與IT之間斷層，有效促進了業(yè)務發(fā)展，提高了運維的效率和質量。

3.3? ?有效降低了企業(yè)運營成本

通過業(yè)務流程優(yōu)化，能夠有效加強物資管控，降低物資采購成本。系統(tǒng)運維優(yōu)化中，定期清理不活躍系統(tǒng)賬號，能夠為公司降低運維成本。

主要參考文獻

[1]郭麗敏. ERP系統(tǒng)運維優(yōu)化應用研究[J]. 信息系統(tǒng)工程，2018（8）：23.