曾榕罡

[摘 要] 高校行政管理依據(jù)高校對(duì)于教育工作的要求，通過制定管理措施，采取有效方法，合理利用資源，使師生、員工能夠完成預(yù)期目標(biāo)。而將服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化和工作分工精細(xì)化融入高校行政管理之中，能夠最大限度地減少管理的成本與資源消耗。文章介紹了精細(xì)化管理理念，分析了高校行政管理中的問題，并給出了精細(xì)化管理的實(shí)施方法。

[關(guān)鍵詞] 精細(xì)化管理理念；高校；行政管理工作；模式；探究

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著高校教育體制改革的不斷推進(jìn)，高校的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，綜合性越來越強(qiáng)，而在高校發(fā)展的同時(shí)，高校行政管理中所暴露出來的問題也逐漸顯現(xiàn)。高校的業(yè)務(wù)不斷拓展，行政管理的業(yè)務(wù)量逐漸不斷增加，高校行政管理所面臨的壓力也不斷增加，不僅對(duì)高校正常的教學(xué)、科研工作造成了影響，還影響了高校的后勤保障等日常事務(wù)的處理。工作效率不高、業(yè)務(wù)分工不明確、內(nèi)部消耗大等粗放管理模式的弊端也逐漸顯現(xiàn)，使得高校的管理與高校的發(fā)展要求之間的適應(yīng)性越來越差。

一、精細(xì)化管理介紹

對(duì)于高校來說，精細(xì)化管理是制造企業(yè)生產(chǎn)過程的管控的重要手段，其對(duì)原材料投放直至產(chǎn)品入庫進(jìn)行全流程的監(jiān)控，采集生產(chǎn)過程中所有環(huán)節(jié)的信息，包括物料使用情況、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況、產(chǎn)品的檢驗(yàn)檢測(cè)等多個(gè)方面，為企業(yè)提供高效、可靠的管控實(shí)施平臺(tái)。

精細(xì)化管理以質(zhì)量為主線，強(qiáng)調(diào)對(duì)于過程的管理，而不是依靠檢驗(yàn)、試驗(yàn)來保證可靠性。其要求不以價(jià)格的貴賤來進(jìn)行采購，而是綜合考慮采購價(jià)格與產(chǎn)品的質(zhì)量成本組成的總成本。通過管理的精細(xì)化，對(duì)過程中所涉及的每一個(gè)環(huán)節(jié)不斷進(jìn)行改進(jìn)，以達(dá)精益求精的目的[2]。

精細(xì)化管理要求所有人員按照統(tǒng)一的組織調(diào)度，開展工作，并實(shí)現(xiàn)最終的工作目標(biāo)。所有人員都可以從達(dá)成目標(biāo)的結(jié)果中受益，管理者為如期完成任務(wù)而高興，教職工因?yàn)楣ぷ鞯某晒玫秸J(rèn)可、技術(shù)水平得到肯定而愿意為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，在大家共同努力下不斷向前發(fā)展。

精細(xì)化管理是一種調(diào)動(dòng)人員積極性，改變管理模式，提高管理效率，降低總成本的有效管理手段。

二、當(dāng)前高校行政管理工作中存在的主要問題

當(dāng)前高校行政管理中行使多元化的職能，包括高校教學(xué)、事務(wù)工作處理、舉辦各種會(huì)議、接待訪客以及后勤保障等，管理內(nèi)容涉及面寬、綜合性強(qiáng)、工作面對(duì)的群體龐大。在當(dāng)前高校建設(shè)還在持續(xù)推進(jìn)的情況下，面對(duì)日益增加的行政管理工作，已有的管理模式已逐漸不能滿足高校行政管理的工作需要，主要表現(xiàn)出的問題如下[3]。

（一）內(nèi)部消耗較大

當(dāng)前，大部分高校通過設(shè)置學(xué)院和系，采用層次化的行政管理模式，學(xué)校為最高層的管理機(jī)構(gòu)，學(xué)院服從學(xué)校的統(tǒng)一管理，而系則是學(xué)院的下屬機(jī)構(gòu)，服從學(xué)院的管理。每個(gè)管理的層次的權(quán)力及職責(zé)各不相同，需要各個(gè)管理層次很好地履行自己的職責(zé)，才能實(shí)現(xiàn)高效管理。由于信息化的不斷推進(jìn)以及高校教育事業(yè)發(fā)展的不斷推進(jìn)，高校外部資訊、消息傳遞逐漸加快。而傳統(tǒng)的層次化的管理架構(gòu)中，消息在自上而下的傳遞過程中，經(jīng)過了多個(gè)層次，容易傳遞的不及時(shí)，制約了高校行政管理效率的提升。

（二）行政管理制度有待改善

高校的行政管理制度，依據(jù)上級(jí)教育管理機(jī)構(gòu)及國家的政策、法律法規(guī)，并結(jié)合高校自身的特征進(jìn)行制定。此外，高校還制定了一些內(nèi)部執(zhí)行的規(guī)章制度，但是，內(nèi)部相關(guān)管理政策的規(guī)范性往往被忽視，規(guī)章制度往往是在原有制度政策上的生搬硬套，而不能與時(shí)俱進(jìn)，落后于高校發(fā)展的實(shí)際要求。一些規(guī)定在原規(guī)章或制度中就有些含糊不清的內(nèi)容，被沿襲到新的規(guī)章制度中，導(dǎo)致內(nèi)容界定不清，內(nèi)容描述不明，缺乏執(zhí)行可操作性，對(duì)高校行政管理的效率造成了較嚴(yán)重的影響。

（三）流程規(guī)范性、信息化還有待加強(qiáng)

行政管理工作的執(zhí)行，通常需要依據(jù)相關(guān)的流程，按步驟開展。雖然行政管理流程有章可據(jù)，從上級(jí)部門傳遞至下級(jí)進(jìn)行具體執(zhí)行的過程中，容易出現(xiàn)信息處理過程的遺漏和簡化，流程執(zhí)行過程缺少必要規(guī)范監(jiān)管；由于一些行政管理工作的流程較長，涉及的部位較多，各部位在完成流程內(nèi)容時(shí)均按本部門的要求開展相關(guān)工作，而缺少對(duì)整個(gè)行政管理流程的統(tǒng)一規(guī)范管理。由于信息處理流程僅體現(xiàn)了各個(gè)部位的部分流程，而沒有考慮到行政管理流程整體的運(yùn)行狀態(tài)，導(dǎo)致流程的處理不能達(dá)到整體最優(yōu)的效果。

三、精細(xì)化管理在高校行政管理工作中的實(shí)施方法

通過實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，能夠提高高校行政工作效能、提升高校行政管理質(zhì)量、促進(jìn)高校自我實(shí)力的提升。

（一）管理規(guī)范化

結(jié)合高校的自身特點(diǎn)，建立合理的規(guī)章制度，使崗位職責(zé)更加明晰，用精細(xì)化管理控制行政管理的具體工作環(huán)節(jié)；對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，使程序性、規(guī)范性和科學(xué)性植入各項(xiàng)工作的完成當(dāng)中，做到任何行政管理實(shí)務(wù)全責(zé)劃分清晰，有據(jù)可依，有章可循；調(diào)動(dòng)崗位人員積極性，發(fā)揮在崗人員的主觀能動(dòng)性；讓行政管理人員，明確知道工作內(nèi)容、時(shí)間期限、最終效果的評(píng)價(jià)原則；遵循管理的剛性原則，在行政管理事務(wù)的處理過程中，需要依據(jù)所制定的規(guī)則完成所有事物的處理，而不是根據(jù)自己的意愿隨意更改工作內(nèi)容、工作步驟以及工作條件等；對(duì)每項(xiàng)工作效果，通過定量的方式進(jìn)行評(píng)估，每項(xiàng)工作內(nèi)容必須做到百分之百執(zhí)行，并給出工作效果的評(píng)價(jià)指標(biāo)，確保工作質(zhì)量的完成效果。

在制定規(guī)章時(shí)，應(yīng)依據(jù)精細(xì)化管理的要求，對(duì)行政管理涉及的流程、步驟等具體化，并加強(qiáng)行政管理執(zhí)行過程的監(jiān)管力度，通過建設(shè)并維護(hù)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)高校行政管理的規(guī)范性及透明性。

（二）制定細(xì)致的工作目標(biāo)

對(duì)行政管理工作設(shè)置科學(xué)的工作目標(biāo)，促進(jìn)高校行政精細(xì)化管理工作的有效開展。通過制定目標(biāo)，使各行政管理人員按照各自的目標(biāo)開展工作，通過目標(biāo)導(dǎo)向，讓每位管理人員都能發(fā)揮自身的價(jià)值，完成既定的工作，使得行政管理人員的工作目的性更強(qiáng)、工作價(jià)值得到體現(xiàn)，并得到正向的激勵(lì)。人員的工作積極性得到調(diào)動(dòng)，則能夠全身心投入到工作當(dāng)中，不僅能保障高校行政管理的有效執(zhí)行，還能為高校行政管理人才的培養(yǎng)提供土壤。

依據(jù)所確定的工作目標(biāo)，按照制度、流程完成相應(yīng)工作，行政管理人員可以在不違背做事原則的基礎(chǔ)上，采用合理的高效方法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，可以優(yōu)化行政管理事務(wù)的處理；可以制定相應(yīng)的考核、評(píng)比措施，利用精細(xì)化管理目標(biāo)，對(duì)行政管理工作進(jìn)行考評(píng)，做到考評(píng)結(jié)果的公平、公正。

（三）加強(qiáng)信息化管理

精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)在于將復(fù)雜的過程明晰化，便于進(jìn)行細(xì)節(jié)管理。以流程化為基礎(chǔ)，對(duì)行政化管理進(jìn)行定性和定量的處理。以表格、數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)圖表的形式，展示行政管理具體的工作過程、工作方法和既定目標(biāo)，便于對(duì)行政管理工作的整個(gè)流程進(jìn)行全程監(jiān)管。

信息化手段是一種高效、可靠的信息化管理手段，通過信息化可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)精簡工作流程的目的。行政管理信息化采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)工作人員并行開展工作，同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)信息的共享，并方便信息的異地產(chǎn)生、傳遞、解析、融合及綜合處理，使工作人員可以在流程得到精簡的情況下，更加高效地共享信息。每個(gè)工作節(jié)點(diǎn)上，各工作人員的工作內(nèi)容、工作期限均是可以量化的信息，能夠?yàn)楣ぷ鞯膱?zhí)行提供依據(jù)，且便于事后的工作評(píng)價(jià)和追責(zé)。通過推行信息化，對(duì)高校行政管理工作進(jìn)行管理流程更新，能夠顯著提升行政管理的效率。

高校的辦公室作為信息化技術(shù)推行的主要部位，可以通過建立辦公室信息化管理網(wǎng)絡(luò)，提高各個(gè)辦公室之間的行政管理效率，還可以通過辦公室信息自動(dòng)化管理的有效實(shí)施，推動(dòng)高校信息化建設(shè)和行政管理的精細(xì)化管理進(jìn)程，達(dá)到以點(diǎn)代面的效果。以辦公室信息化行政精細(xì)化管理系統(tǒng)為樣板，在其他行政管理職能部門推廣應(yīng)用，逐漸實(shí)現(xiàn)整個(gè)高校范圍內(nèi)的精細(xì)化行政管理是最終目標(biāo)。

四、結(jié)語

面對(duì)當(dāng)前高校的規(guī)模擴(kuò)大化，高校的行政管理暴露出了內(nèi)部消耗較大，行政管理制度有待改善，流程規(guī)范性、信息化還有待加強(qiáng)等問題，制約了高校的行政管理效率，影響了高校的發(fā)展。針對(duì)高校發(fā)展與行政管理不協(xié)調(diào)的問題，在高校行政管理中采用精細(xì)化管理，通過推行服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化和工作分工精細(xì)化，通過建立合理的制度，加強(qiáng)高校管理工作的規(guī)范化，并通過目標(biāo)導(dǎo)向，促進(jìn)行政管理的工作精細(xì)化實(shí)施，采用信息化手段建立辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，推動(dòng)高校的行政管理工作，有效改善高校的行政管理模式及管理效率，使高校的行政管理能夠適應(yīng)高校規(guī)模擴(kuò)大化的發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：

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