摘 要：內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)的原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)而言具有極為重要的意義。一方面，內(nèi)部控制的實(shí)行可以有效監(jiān)管企業(yè)原材料采購(gòu)工作，促使其付款流程更為規(guī)范化。另一方面，內(nèi)部控制對(duì)編制財(cái)務(wù)報(bào)告具有不可或缺的效用，完善的內(nèi)部控制機(jī)制有助于為財(cái)務(wù)報(bào)告的有效性提供有力保障?；诖?，企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制不僅僅是為了自身合法合規(guī)運(yùn)行，更是為了保障原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)有效開展。但是隨著經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)化發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)內(nèi)容也更為多樣化，進(jìn)而會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部控制存在很大空間，極易引發(fā)各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：原材料;采購(gòu)與付款;內(nèi)部控制

一、 引言

現(xiàn)代企業(yè)只有落實(shí)采購(gòu)和付款流程的內(nèi)部控制工作，才能有效防止出現(xiàn)一些行為失誤以及舞弊現(xiàn)象，并且在達(dá)到企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)要求的同時(shí)，最大化的降低采購(gòu)成本，從而有助于提升企業(yè)的實(shí)際效益。但是就當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制現(xiàn)狀而言，依舊存在很多不足之處，則需要企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展情況及特征，對(duì)現(xiàn)行采購(gòu)與付款內(nèi)部控制機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、 原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部控制概述

現(xiàn)代企業(yè)的原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)主要包含原材料、產(chǎn)品、勞務(wù)以及固定資產(chǎn)等內(nèi)容，所涉及的業(yè)務(wù)活動(dòng)主要包括請(qǐng)購(gòu)產(chǎn)品、填寫訂購(gòu)單、檢查產(chǎn)品、入庫(kù)以及填寫付款收據(jù)、編制會(huì)計(jì)記錄等。然而企業(yè)原材料與付款活動(dòng)的內(nèi)部控制對(duì)其具體流程、交易授權(quán)手段等做出明確要求，同時(shí)明確了各部門及工作人員的具體職責(zé)和權(quán)限，從而為原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)的有序進(jìn)行提供有力保障?；诖?，隨著《內(nèi)部控制基本規(guī)范》《應(yīng)用指引——采購(gòu)業(yè)務(wù)》文件的推行，根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特征，進(jìn)一步對(duì)控制目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)制訂了相應(yīng)有效的管控措施。

三、 原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，當(dāng)前多數(shù)企業(yè)在拓展市場(chǎng)范圍、提升經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)因?yàn)槿狈ν晟茩C(jī)制、職位分工不明確、授權(quán)機(jī)制缺乏完善性的問題，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制的問題極為顯著，特別是關(guān)于采購(gòu)和付款內(nèi)部控制機(jī)制存在的缺陷，對(duì)企業(yè)高速發(fā)展產(chǎn)生了阻礙，就相關(guān)調(diào)研顯示，我國(guó)企業(yè)原采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題主要具有以下幾點(diǎn)。

（一）缺乏健全的制度

從系統(tǒng)性層面而言，內(nèi)部控制作為系統(tǒng)，內(nèi)部各要素之間是相互聯(lián)系、相互影響的關(guān)系，一旦其中任何一項(xiàng)因素出現(xiàn)斷裂，都會(huì)影響整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。例如關(guān)于某股份制企業(yè)原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)工作，主要側(cè)重于控制活動(dòng)運(yùn)行層面，雖然為此建立了相應(yīng)的程序和政策，但是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制其他因素的建設(shè)工作，特別是風(fēng)險(xiǎn)管控工作，不僅缺乏應(yīng)用的重視性，而且其相應(yīng)機(jī)制建設(shè)工作落實(shí)不到位，從而對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)整體內(nèi)部控制目標(biāo)造成不利影響。此外，由于原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)內(nèi)部控制所涉及機(jī)制內(nèi)容較多，且大都呈現(xiàn)分散形式，缺乏統(tǒng)一性，還有部分機(jī)制缺乏具體明確的目標(biāo)，存在死角，整體協(xié)調(diào)性難度增加，對(duì)機(jī)制的實(shí)行效果產(chǎn)生阻力。

（二）職位分工不明確

對(duì)于部分現(xiàn)代企業(yè)而言，存在價(jià)格詢問和確定供應(yīng)商、購(gòu)置等一系列流程都由同一部門甚至工作人員辦理。關(guān)鍵點(diǎn)未實(shí)行職位職責(zé)分工機(jī)制，或者機(jī)制“形式化”、操作性較低，還有詢價(jià)過程中表單填寫工作也僅是表面化，有一人辦理，并未設(shè)立制約機(jī)制。

（三）授權(quán)機(jī)制缺乏完善性

交易授權(quán)主要是企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都需要相應(yīng)負(fù)責(zé)人在明確權(quán)限范圍內(nèi)授權(quán)，而采購(gòu)流程極易出現(xiàn)越權(quán)審批現(xiàn)象，關(guān)鍵的物資購(gòu)置部門并未實(shí)行集體決策以及審批工作，其招標(biāo)以及投標(biāo)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性，甚至原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)多由未授權(quán)的部門及工作人員辦理。

四、 原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部設(shè)計(jì)的優(yōu)化措施

（一）建立完善的內(nèi)部控制體系

關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，主要可以從以下兩個(gè)方面著手。

第一，企業(yè)原材料采購(gòu)與付款的過程中需要引進(jìn)相互制衡、牽制機(jī)制，以及設(shè)立以防為主的監(jiān)管體系。此外，企業(yè)需要設(shè)置合理的職位責(zé)任機(jī)制，進(jìn)一步明確企業(yè)各部門的職位及相應(yīng)權(quán)限。保障進(jìn)行原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)工作的職位謹(jǐn)遵不相容職位相互分離原則，同時(shí)不斷完善企業(yè)先行的會(huì)計(jì)控制程序，才能及時(shí)改善和優(yōu)化原材料采購(gòu)環(huán)節(jié)當(dāng)中存在的缺陷問題，有效防止采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。

第二，建立事后核查及監(jiān)管機(jī)制，主要針對(duì)原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)開展過程中的各職位以及業(yè)務(wù)內(nèi)容，通過定期和不定期兩種方式進(jìn)行核查，此外，企業(yè)利用實(shí)質(zhì)性和符合性兩種測(cè)試手段對(duì)原材料與付款內(nèi)部控制機(jī)制的使用效果進(jìn)行核查，從而確保各項(xiàng)內(nèi)容都能落到實(shí)處。通過對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果進(jìn)行深入分析，并且引進(jìn)到企業(yè)管理工作當(dāng)中，將監(jiān)管和管理的具體情況及時(shí)反饋到相應(yīng)管理人員中。

（二）明確職位分工

企業(yè)需要設(shè)置原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)職位責(zé)任機(jī)制，進(jìn)一步明確相關(guān)部門及具體職位的權(quán)限、責(zé)任。而審批工作的權(quán)限設(shè)立主要根據(jù)活動(dòng)的重要程度、具體金額數(shù)值以及管理層的內(nèi)容逐層進(jìn)行，管理人員需要在自身權(quán)限范圍行使職責(zé)、且承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，而具體實(shí)行工作人員也需要謹(jǐn)遵不相容職位相互分離原則履行職責(zé)。

（三）完善授權(quán)機(jī)制

想要進(jìn)一步完善授權(quán)機(jī)制，企業(yè)首先需要強(qiáng)化監(jiān)管制度。關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)授權(quán)工作，其相應(yīng)生產(chǎn)部門主要應(yīng)當(dāng)按照生產(chǎn)裝置情況、客戶訂單量以及預(yù)測(cè)和存貨要求進(jìn)行判斷;針對(duì)資本支出和租賃合同需要進(jìn)行特別授權(quán)，規(guī)定只能由規(guī)定人員開展相關(guān)請(qǐng)購(gòu)工作;而在簽訂合同過程中必須經(jīng)過相關(guān)授權(quán)人員審批;采購(gòu)款項(xiàng)的支付工作需要通過授權(quán)人員的審批;關(guān)鍵的采購(gòu)內(nèi)容，相應(yīng)部門需要實(shí)行集體決策和審批工作，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。

（四）強(qiáng)化原材料采購(gòu)與付款信息溝通

第一，需要進(jìn)一步健全企業(yè)內(nèi)外部信息溝通制度。企業(yè)原材料采購(gòu)與付款部門首先需要不斷完善企業(yè)內(nèi)外部信息溝通制度，同時(shí)，為了有效實(shí)現(xiàn)既定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，尤其需要完善企業(yè)和下級(jí)子公司以及各股份企業(yè)與外部的原材料采購(gòu)與付款的信息溝通制度，強(qiáng)化信息傳遞效率。

第二，關(guān)于企業(yè)和子公司之間的溝通。企業(yè)主要可以通過組建相關(guān)內(nèi)容的座談會(huì)，其參與人員主要是原材料采購(gòu)與付款內(nèi)容有關(guān)的部門以及企業(yè)管理層，從而有利于提升原材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程各部門之間的協(xié)調(diào)性。面對(duì)這樣的情況下，企業(yè)在開展原材料采購(gòu)與付款活動(dòng)過程中，有助于及時(shí)識(shí)別潛在問題，并進(jìn)行改善，從而保障相關(guān)信息在各部門之間的傳遞效率。

第三，需要注重外部原材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)信息的收集工作。企業(yè)需要注重該活動(dòng)信息的收集工作，例如市場(chǎng)價(jià)格、化工原材料市場(chǎng)的變化趨勢(shì)、化工原材料供應(yīng)商的實(shí)際情況、相關(guān)政策及法律法規(guī)內(nèi)容的變動(dòng)情況等，并且針對(duì)原材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的主要信息制訂出相應(yīng)市場(chǎng)的供求趨勢(shì)，利用相關(guān)的政策法律法規(guī)內(nèi)容對(duì)企業(yè)內(nèi)部原材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)做出相應(yīng)調(diào)整和完善。

第四，推動(dòng)信息化系統(tǒng)建設(shè)工作。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的理論內(nèi)容，推動(dòng)信息化建設(shè)工作，信息化建設(shè)作為原材料采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的基礎(chǔ)內(nèi)容，也是其管控主體，因而信息對(duì)于該項(xiàng)活動(dòng)具有不可或缺的效用?；诖?，相應(yīng)部門首先通過構(gòu)建有效的信息系統(tǒng)，有利于提升原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部控制實(shí)行的有效性，只有提升其信息系統(tǒng)的順暢性，才能提升其相關(guān)信息的反饋傳遞效率，同時(shí)，能夠更為及時(shí)地向企業(yè)提供有力資源，促使原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部控制效用得到充分性發(fā)揮。

五、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)原材料采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本及風(fēng)險(xiǎn)概率最大化降低的管理手段，更是企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制工作中最為重要的環(huán)節(jié)之一。為此，可以說(shuō)企業(yè)需要提升對(duì)原材料采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的重視程度，對(duì)現(xiàn)行手段及模式進(jìn)行改善和優(yōu)化，從而不僅有利于提升企業(yè)采購(gòu)效果，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源最優(yōu)化配置，而且有助于提升企業(yè)的實(shí)際效益及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介：曹葉叢，河北新晶焦化有限責(zé)任公司。