文/青島中遠(yuǎn)海運(yùn)物流有限公司 孫菁

一、提高檔案認(rèn)知度的必要性

（一）檔案的尷尬。1.檔案是什么。1983年，美國(guó)的謝倫伯格在其著作《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中提出：“如果在街頭上問(wèn)一個(gè)普通的過(guò)路人，為什么政府要設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，他多半會(huì)反問(wèn)：‘檔案是什么，檔案機(jī)構(gòu)又是什么？’”“至于檔案本身，幾乎可以斷言，他準(zhǔn)會(huì)提出‘為什么不把那些廢物一燒了事’這樣一個(gè)使交談難以繼續(xù)下去的問(wèn)題。”2000年夏天，我收到了大學(xué)錄取通知書，專業(yè)名稱叫“檔案學(xué)”，這是我第一次接觸“檔案”這個(gè)名詞。經(jīng)常被問(wèn)到所學(xué)的專業(yè)，我回答“檔案”之后，對(duì)方一般都是一副茫然的表情，后來(lái)知道了檔案屬于管理學(xué)門類，我回答所學(xué)專業(yè)是“檔案管理”，對(duì)方一般從“管理”兩個(gè)字上立刻就能理解這是一門學(xué)科，可是緊接著第二個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)了：“還有這個(gè)專業(yè)啊，這個(gè)專業(yè)都是學(xué)什么的呀？”工作后，在企業(yè)從事檔案工作，經(jīng)常被人問(wèn)道：“檔案是什么？檔案都管（理）什么呀？是人事檔案嗎？”諸如此類的問(wèn)題，讓我不知該如何作答，總不能讓我背課本里的概念給提問(wèn)的人聽(tīng)吧，每次都能體會(huì)到作為一個(gè)檔案人的尷尬。沒(méi)想到啊，將近40年過(guò)去了，檔案尷尬的境地依然如故。2.現(xiàn)實(shí)的差異。關(guān)于檔案，現(xiàn)實(shí)中存在著兩種差異現(xiàn)象。差異一是檔案和其他學(xué)科的差異。說(shuō)到法律、政治、經(jīng)濟(jì)，大家立刻就能確定這是一門學(xué)科，其實(shí)除了專業(yè)人士估計(jì)也沒(méi)幾個(gè)人說(shuō)得清什么是法律、政治研究什么，什么是經(jīng)濟(jì)吧。為什么會(huì)出現(xiàn)這種迥異的現(xiàn)象呢？專業(yè)點(diǎn)說(shuō)，是檔案意識(shí)的問(wèn)題，說(shuō)白了，就是檔案的認(rèn)知度不高，人們對(duì)“檔案”這個(gè)名詞的熟悉度和辨識(shí)度不夠。人們對(duì)法律、政治、經(jīng)濟(jì)這些名詞太熟悉了，日常生活中經(jīng)常接觸到，所以即便不知道這些名詞的準(zhǔn)確含義和范疇，但是不影響人們對(duì)其基本的認(rèn)知和把握。差異二是檔案內(nèi)部各種類型的檔案之間也存在差異。雖然一說(shuō)到“檔案”人們總是一副茫然的樣子，但是，提到人事檔案或財(cái)務(wù)檔案，有些人就能夠恍然大悟，將其具象化，雖然其實(shí)他們也可能并不知道人事檔案、財(cái)務(wù)檔案具體是什么。為什么會(huì)這樣呢？還是因?yàn)檫@兩個(gè)名詞大家在日常生活和工作中會(huì)有接觸，熟悉度高。筆者從上中學(xué)開(kāi)始，就會(huì)聽(tīng)到老師常說(shuō)的一句話是：“大家好好表現(xiàn)，這些東西都是要?dú)w入你們的個(gè)人檔案，跟你們一輩子的?！惫ぷ髦蟀l(fā)現(xiàn)，除了人事檔案之外，財(cái)務(wù)檔案的認(rèn)知度普遍較高，即使再小的企業(yè)也會(huì)有財(cái)務(wù)工作，即便其他檔案都沒(méi)能得到很好的整理保存，財(cái)務(wù)檔案一定是相對(duì)整理保存最完整的，由于財(cái)務(wù)工作者數(shù)量較多，財(cái)務(wù)檔案的受眾相對(duì)也多于其他檔案類型，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的熟悉度自然相對(duì)較高。

（二）檔案的現(xiàn)狀。具有諷刺意味的是，人人都離不開(kāi)檔案，每個(gè)單位都會(huì)形成檔案，但大家都非常輕視檔案，包括檔案專業(yè)的學(xué)生和檔案工作者也莫不如是。學(xué)校里，檔案學(xué)科作為冷門學(xué)科，得不到重視，設(shè)置該學(xué)科的高校很少，專業(yè)處于被撤銷邊緣，學(xué)生大多是被調(diào)劑到該專業(yè)的。單位里，檔案工作被視作可有可無(wú)的一項(xiàng)工作，不受重視，在中、小企業(yè)中幾乎不存在專職的檔案工作者和獨(dú)立的檔案工作，從事相關(guān)工作的人員基本都是兼職，并且更替頻繁。檔案理論方面，研究“虛、大、空”，脫離實(shí)際，大部分理論不符合中、小企業(yè)的客觀情況，起不到實(shí)際上的指導(dǎo)作用，基層檔案工作者都不愿意看甚至看不懂，其他人就更不會(huì)有興趣通過(guò)這些理論研究來(lái)認(rèn)識(shí)和了解檔案了。檔案利用方面，“檔案作為一種政治資源”的意識(shí)根深蒂固。自檔案產(chǎn)生以來(lái)，基本上歷朝歷代的檔案一直處于被嚴(yán)格控制之下，當(dāng)時(shí)的檔案是“天下無(wú)人能識(shí)君”；到了當(dāng)代社會(huì)，檔案資源作為一種公共資源，開(kāi)放性大大提升，我國(guó)《檔案法》和《政府信息公開(kāi)條例》賦予了社會(huì)公眾利用檔案的權(quán)利，但現(xiàn)實(shí)中檔案仍與社會(huì)公眾存在著不小的距離，在利用各種檔案時(shí)會(huì)經(jīng)常面臨諸多條件的限制，不由得讓人在利用檔案時(shí)會(huì)產(chǎn)生“天下誰(shuí)人愿識(shí)君”的畏難和無(wú)奈情緒。提高檔案的認(rèn)知度迫在眉睫，檔案認(rèn)知度的提高將對(duì)檔案學(xué)的發(fā)展和檔案工作的提高產(chǎn)生重要影響。

二、提高檔案認(rèn)知度的三只抓手

早在2007年，國(guó)家檔案局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在全國(guó)民生檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上提出：“檔案工作要實(shí)現(xiàn)‘兩個(gè)轉(zhuǎn)變’、建設(shè)‘兩個(gè)體系’，從重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曀猩婕叭说臋n案的價(jià)值；從重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橄裰匾暀C(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，從而建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。這是新中國(guó)檔案工作中一次具有深遠(yuǎn)意義的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)變?！比欢嗄赀^(guò)去了，這兩個(gè)轉(zhuǎn)變和兩個(gè)體系的建設(shè)似乎還是僅僅停留在初始階段，并沒(méi)有對(duì)人民群眾產(chǎn)生多大影響。

不得不承認(rèn)，提高檔案的認(rèn)知度是個(gè)長(zhǎng)久的過(guò)程，非一朝一夕能夠達(dá)成，需要潛移默化，需要個(gè)人、企事業(yè)單位、專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)以及社會(huì)的共同發(fā)力。

（一）作為檔案人，要說(shuō)，即宣傳。作為一名檔案專業(yè)的學(xué)生或檔案工作者，要發(fā)揮一己之力，多利用機(jī)會(huì)向周圍的人通俗化地宣傳和解釋檔案。宋元佚名《京本通俗小說(shuō)·馮玉梅團(tuán)圓》：“話須通俗方傳遠(yuǎn)，語(yǔ)必關(guān)風(fēng)始動(dòng)人”，意思是說(shuō)：話說(shuō)得淺顯易懂才能有人傳播，表達(dá)的時(shí)候要風(fēng)趣有意思才能讓人感興趣。因此我們?cè)趯?duì)檔案釋義的時(shí)候切忌背定義，必須將其通俗化，才能讓聽(tīng)者愿意聽(tīng)和能聽(tīng)懂，進(jìn)而對(duì)檔案產(chǎn)生基本的認(rèn)知。如果有人問(wèn)我“檔案是什么”，我會(huì)嘗試這么告訴他：“一個(gè)人的一生，會(huì)形成各種各樣的檔案，常知的有戶籍檔案、人事檔案；自然一個(gè)單位、一個(gè)國(guó)家的發(fā)展歷程中也會(huì)形成各種檔案，包括文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、科技檔案等。檔案必須是有用的，檔案是一種憑證，有證據(jù)作用；檔案也是一種記憶，屬于一種文化?！睂n案與記憶掛鉤有助于對(duì)檔案的理解：“檔案是人類記憶的延伸和強(qiáng)化，建立起人類社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案工作的意義應(yīng)是為社會(huì)建立起盡可能完整的記憶體系。”關(guān)于檔案與記憶的以上觀點(diǎn)，筆者深以為然。

（二）作為基層單位，要做，即管理。作為企事業(yè)單位，必須做好對(duì)各種類型的檔案的管理工作，承擔(dān)起應(yīng)該肩負(fù)的檔案管理責(zé)任，尤其是中、小型企業(yè)，要注重檔案工作的穩(wěn)定性和實(shí)操性。必須正視檔案工作和檔案工作者的地位和作用，保持檔案工作的穩(wěn)定，改變檔案工作、檔案工作者日益被邊緣化的境地，增強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)認(rèn)同感，保證檔案工作者的相對(duì)固定，減少人員更替頻繁對(duì)檔案工作的不利影響。應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的實(shí)操性，不應(yīng)該搞“一刀切”，應(yīng)該允許中小型企業(yè)根據(jù)各自企業(yè)的規(guī)模和實(shí)際選擇不同的、適合的、有效的、操作性強(qiáng)的檔案工作模式。

（三）作為專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，要放，即利用?？梢哉f(shuō)，檔案的認(rèn)知度與以檔案館為代表的專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的作為有著直接的關(guān)系。不要奢望絕大多數(shù)人連檔案都無(wú)緣見(jiàn)識(shí)的情況下能憑空增長(zhǎng)檔案意識(shí)，要讓人們?cè)黾訉?duì)檔案的認(rèn)知和辨識(shí)，就要擴(kuò)大檔案的影響力、彰顯檔案的文化魅力，增加檔案與人們的日常接觸和聯(lián)系。專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)必須轉(zhuǎn)變觀念，不要高高在上，切忌將檔案當(dāng)成信息領(lǐng)域的“奢侈品”而讓利用者覺(jué)得高攀不起、敬而遠(yuǎn)之。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)放利用，讓檔案“活”起來(lái)，成為一種可全民共享的社會(huì)資源，要實(shí)現(xiàn)社會(huì)大眾的檔案權(quán)利，使檔案真正走向普通大眾，使他們的利益與檔案發(fā)生密切聯(lián)系，能從檔案服務(wù)中得到物質(zhì)或精神上的滿足，使越來(lái)越多的普通大眾成為檔案的主動(dòng)利用者和直接受益者，激起社會(huì)大眾檔案意識(shí)的覺(jué)醒。專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)必須轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，不要總是一副“默默無(wú)聞”“養(yǎng)在深閨拒人識(shí)”的低調(diào)姿態(tài)，要主動(dòng)地?zé)崆榉?wù)、簡(jiǎn)化工作流程、提高服務(wù)效率。在把握好控制與開(kāi)放程度的前提下，利用多種方式進(jìn)行宣傳教育活動(dòng)，充分將檔案作為文化資源的流動(dòng)性發(fā)揮好，使廣大檔案資源脫離案卷載體，走出檔案館，走向社會(huì)，走進(jìn)人民群眾的生活和工作中去。近些年電視臺(tái)播出了許多與檔案有關(guān)的電視紀(jì)錄片欄目（比如《BTV檔案》、上海紀(jì)實(shí)《檔案》《百家講壇》等），正是提高檔案認(rèn)知度、擴(kuò)大檔案影響力的有力和有效手段。檔案的發(fā)展，必須提高檔案的認(rèn)知度，同時(shí)，檔案認(rèn)知度的提高、檔案影響力的擴(kuò)大、社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，也能夠促進(jìn)檔案的進(jìn)一步發(fā)展。