文/福建省水利水電勘測設計研究院 鐘海平

在水利水電工程的長期施工建設過程中，檔案管理工作應該是一項貫徹始終的重要內(nèi)容，做好檔案管理，有利于工程的長期養(yǎng)護與維修，有利于工程的改擴建工作，有利于相關工程的設計，因此如何加強檔案管理，值得思考。

一、水利水電工程檔案管理工作的意義

（一）有利于工程的長期養(yǎng)護與維修。總體來看，做好水利工程的檔案管理，可以為工程的日常養(yǎng)護、長期維修及加固提供良好的信息基礎。這是因為對水利工程進行維修養(yǎng)護需要結(jié)合工程檔案信息形成科學的、可行的、適用于具體工程項目的管理、養(yǎng)護、維修方案，進而對其進行高度落實，最終達到排除工程質(zhì)量與安全隱患、確保其安全高效運行的目的。而在工程的長期使用過程中，其使用時間越久，老化與病害問題就越發(fā)嚴重，因此需要以工程檔案數(shù)據(jù)為依托，實現(xiàn)對病害問題的預估與研究，并據(jù)此提出針對性的問題解決方案。

（二）有利于工程的改擴建工作。因為任何水利工程的建設都不可避免地具有一定的局限性，且經(jīng)過長期工作，會受到各種自然、人為環(huán)境的威脅，進而出現(xiàn)各種各樣的質(zhì)量與安全問題。此時不得不采取科學的改擴建措施，此時工程的原設計方案、施工檔案等成為改擴建的重要根據(jù)。

（三）有利于相關工程的設計。對水利水電工程的檔案信息進行全面采集與整合，能夠形成全面的、科學的信息資源，這些又構成了工程研究的重要基礎，也能為相關工程的設計提供必要的參考，方便后者對此檔案進行分析，總結(jié)經(jīng)驗，幫助解決新工程建設中可能遇到類似問題。

二、水利水電工程建設檔案管理的特點

（一）數(shù)量大、種類多。水利水電工程建設具有明顯的復雜性、綜合性特征，這首先表現(xiàn)在其施工建設是多個小工程組合而構成的，從啟動項目到最后建成，往往要花費近十年時間。在這漫長的時間周期中，必然會生成各種各樣的復雜數(shù)據(jù)信息——這包括工程設計、勘察資料，以及招標文件、設備安裝計劃等，這些不同的信息資料利用文字、圖表等形式呈現(xiàn)出來，因此具有數(shù)量大、類型多的特征。

（二）價值高。水利水電工程的建設往往要有不同的利益主體共同參與其中，且涉及各個方面的要素，這些復雜過程中牽涉系列資料，尤其是其中部分資料對工程建設主要操作方案、利益方責任劃分等提出了明確要求，使得項目質(zhì)量評估、事故追責與處理等都能落實到位，此時，檔案充當?shù)氖且?guī)范與指導角色。

（三）綜合性強。水利水電工程的建設無疑涉及了建筑、水利、電力等不同專業(yè)領域的知識，以及與之相關的交通、生態(tài)保護等，都不可忽視，不同的專業(yè)施工會各自形成其對應的檔案資料，進而表現(xiàn)檔案的綜合性特征。

三、水利工程檔案管理存在的問題

（一）驗收資料整理不夠全面。如前文所述，水利工程建設具有綜合性、復雜性特征，因此對其進行檔案記錄與管理，就必須達到全面、準確、客觀等要求，確保面面俱到。但當前許多施工單位參與檔案管理的工作人員由于缺乏豐富的工程檔案管理經(jīng)驗，因此在前期的信息采集過程中有所缺漏，無法判斷其采集得到的信息是否完善，只能被動地接受由項目負責人移交的信息，這些信息經(jīng)常存在缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊全、隱蔽工程驗收不準確等問題；檔案管理人員不對這些問題加以分析，并且忽視與之相關的補償措施，就會嚴重降低檔案質(zhì)量。

（二）檔案管理體制和制度不健全。首先，為了確保復雜的檔案管理工作能有序落實到位，需要建立健全科學的管理機制，對檔案管理事宜進行指導。但是現(xiàn)在許多工程施工方未能形成全面的檔案管理規(guī)章，或者某些單位即使有制度框架，其內(nèi)容也不夠精細。其次，專職于檔案管理的上級部門可能因為忙于完成其他行政任務，忽視了工程檔案管理政策理念的宣傳，使得檔案管理工作人員未能意識到其本職工作的重要性，也就很難兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。最后，檔案流向制度不完善也是一大問題，這表現(xiàn)在企業(yè)中，便是只要技術、施工人員出現(xiàn)調(diào)動，就會發(fā)生人走檔案走或者檔案沒人管問題。

（三）檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作需要對水利水電工程建設過程中的各個環(huán)節(jié)、各個要素及多方主體信息進行全面采集，因此必須投入足夠的資金、人力、設備等，如果前期準備不到位、投入不足，后期貿(mào)然對檔案資料進行采集與整合，就可能導致檔案復印件繁多、原件太少、特種載體檔案流失等問題出現(xiàn)。究其原因，在于專職于工程項目的管理層與領導人員缺乏足夠的檔案意識與責任感，有的企業(yè)僅僅是口頭承諾而忽視實踐中的落實，工程質(zhì)量與工期等成為建設單位上下一致關注的重點，施工環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的系列文件、資料的整合、歸檔完全居于末位，直至工程竣工才匆匆搜集竣工資料，這無疑會導致檔案質(zhì)量直線下降。

（四）工程建設項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究。在現(xiàn)代化市場經(jīng)濟體系中，各類制度得到大大完善，在水利水電工程領域，則逐步形成了科學的招投標、竣工驗收備案、市場稽查制度等體系，這在一定程度上適應了現(xiàn)代工程體系建設的需求。但就工程檔案管理的制度建設看，其尚未跟上工程檔案內(nèi)容編制、形式呈現(xiàn)等的變化，因此具有一定的滯后性與不適用性，因此無法為新形勢下的檔案管理工作提供科學引導。

四、加強水利水電工程檔案管理的措施

（一）建立健全檔案管理制度。如前文所述，加強檔案管理制度建設具有現(xiàn)實意義，但行業(yè)內(nèi)存在著制度不完善的問題?；诖?，單位開工前建設單位需要首先明確檔案管理機制建設的重要性，進而安排相關員工組成檔案室，由其負責工程檔案的編制、存儲與長期管理工作。具體來說，要首先掌握工程項目的具體情況，采取相應的措施，保障檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準確。建設單位在與施工、監(jiān)理、勘察設計單位簽訂有關合同時，制訂有關檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監(jiān)理、勘察設計等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性。某一級水電站建設工程檔案采用合同管理和項目管理相結(jié)合的管理辦法，結(jié)合工程實際情況，設具體條款，明確要求承接（包）單位及時向建設單位提交合格的檔案材料。此水電站工程建設項目部的工程技術部檔案管理部門負責按統(tǒng)一標準督促、指導此水電站工程建設和參建單位檔案業(yè)務工作，驗收、管理此水電站建設參建單位的全部檔案資料，并配備了相應的設備和場所，為檔案利用提供有效保證。

（二）推動檔案管理信息化建設。在新的時代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術的支持，對于工程檔案監(jiān)管而言，同樣要推行信息化管理的模式?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的應用可對水利水電工程施工建設的全過程進行綜合管控，并充分利用監(jiān)控技術，全方位監(jiān)管生產(chǎn)的全部程序，及時發(fā)現(xiàn)問題并合理解決，保證作業(yè)在安全環(huán)境下完成。同時，可以采取科學的工程質(zhì)量上報措施、完善信息反饋系統(tǒng)，幫助相關政府部門及監(jiān)理機構更迅速地獲知工程信息，及時發(fā)現(xiàn)施工中的問題，并通過專業(yè)研究找出解決問題的正確方案。除此之外，在檔案的長期使用環(huán)節(jié)，利用計算機可以更快捷地搜索、提取資料，并且在必要時對資料進行更新與修改，節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理對人力、物力等的消耗量。

（三）施工階段要做好監(jiān)督檢查。施工階段作為水利水電工程建設的核心環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)做好檔案管理影響著整項管理工作的整體效果。施工時的檔案管理集中在以下幾個方面：其一，要注意歸檔文件的整理是否規(guī)范，因為負責施工、監(jiān)理的不同單位都會參與其中，其中的各工序、環(huán)節(jié)、材料運用都會形成有關的技術文件材料，由其構成驗收的根據(jù)，是需要妥善歸檔存儲的重要對象?；诖?，技術人員需要根據(jù)有關技術標準仔細填寫檔案信息，隨后將其交給有資格的技術負責人簽字確認，交給專門的檔案管理者進行歸類存儲。由此可見，不論是施工單位，抑或是設計、監(jiān)理單位，都應該形成科學的檔案信息采集、整合、歸檔制度，把檔案管理工作細化到各個崗位與部門中。

（四）竣工驗收階段檔案整理。工程正式完工，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，在后期的竣工驗收環(huán)節(jié)，依然要保持檔案管理的必要性。對水利水電工程進行驗收的過程中，需要將驗收資料進行歸檔處理。在工程驗收前一個月，水電站工程建設項目部組織施工、設計、監(jiān)理、管理等單位的項目負責人、工程技術人員及檔案管理人員，對工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，特別是竣工圖的編制與整理情況，進行徹底的檢查，并編寫自檢報告。自檢報告包括：檔案資料工作情況、竣工圖的編制與質(zhì)量、對檔案資料完整及準確性的評價等。

五、結(jié)語

綜上所述，加強對水利水電工程檔案發(fā)展趨勢及管理對策的探討，意義重大。相關工作人員需要明確水利水電工程檔案管理的特點，如數(shù)量大、種類多、價值高、綜合性強等；同時把握水利工程檔案管理存在的問題，包括驗收資料整理不夠全面、管理體制和制度不健全、管理工作的前期投入和管理不足、管理工作缺乏系統(tǒng)研究；在此基礎上提出加強水利水電工程檔案管理的措施，建立健全檔案管理制度，推動檔案管理信息化建設，施工階段要做好監(jiān)督檢查，竣工驗收階段做好檔案整理。