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醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理分析

2020-11-23 03:51駐馬店市中醫(yī)院李琳
辦公室業(yè)務(wù) 2020年20期
關(guān)鍵詞:管理人員精細(xì)化檔案管理

文/駐馬店市中醫(yī)院 李琳

最近幾年,我國的醫(yī)療行業(yè)發(fā)展極為迅速,在不斷發(fā)展的過程中,對存在的一些不足進(jìn)行改進(jìn),進(jìn)而使人事檔案的管理變得愈加精細(xì)化,并讓人們逐漸意識到檔案管理工作的重要意義。

一、醫(yī)院對人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的意義

隨著數(shù)字與信息時代的到來,許多行業(yè)開始向著數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變,醫(yī)院在對人事檔案進(jìn)行管理時,也同樣應(yīng)該適當(dāng)引入數(shù)字化模式進(jìn)行輔助管理。醫(yī)院內(nèi)部員工的數(shù)量存在較大的變動,借助人工進(jìn)行人事檔案的管理難免會出現(xiàn)一些細(xì)小的失誤,所以想要實現(xiàn)人事檔案的精確管理,數(shù)字信息技術(shù)是最便捷的一個手段。

我國醫(yī)院人事檔案管理效率較為低下,隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展,管理方法必須要實現(xiàn)進(jìn)一步更新,目前許多大型醫(yī)院已經(jīng)意識到這一點,開始進(jìn)行深入的改革創(chuàng)新工作,從而形成一個相對完善與健全的管理體系,以此來確保自身健康長久地發(fā)展。首先,想讓人事檔案精細(xì)化管理模式順利展開,一定要將管理的步驟進(jìn)行精細(xì)化,讓每一個職位都承擔(dān)所應(yīng)有的職責(zé)。其次,需要對人事檔案的管理目標(biāo)進(jìn)行明確,讓管理人員對自身職責(zé)有明確認(rèn)識,從而為目標(biāo)化管理打下基礎(chǔ)。

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷拓展,醫(yī)院所需要的醫(yī)護(hù)人員愈來愈多,醫(yī)院所提供服務(wù)的范圍也在不斷增大,人員種類以及數(shù)量不斷增加,從而為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用,當(dāng)前人力資源逐漸成為醫(yī)院之間競爭的一個關(guān)鍵要素。對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行管理離不開人事檔案,因此必須要對人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,在這個過程中,要注意結(jié)合時代潮流,引入信息技術(shù),借助信息化來彌補(bǔ)發(fā)展過程中存在的不足,最終提升醫(yī)院人事管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

(一)醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。醫(yī)院在對人事檔案進(jìn)行管理時,起到關(guān)鍵作用的是檔案管理人員。當(dāng)前,許多醫(yī)院并未對人事檔案管理職位進(jìn)行重點關(guān)注,也并未設(shè)置從事管理工作的專業(yè)人員,通常都是由退休員工或其他崗位的員工來進(jìn)行管理。這些管理人員沒有專業(yè)的知識,更沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗,在進(jìn)行人事檔案管理時,幾乎不可能實現(xiàn)真正的精細(xì)化與科學(xué)化管理,從而導(dǎo)致出現(xiàn)失誤,工作效率降低,最終影響醫(yī)院健康發(fā)展。

(二)醫(yī)院對于人事檔案管理不夠規(guī)范。醫(yī)院在對人事檔案進(jìn)行管理時,通常會涉及許多的信息,工作量也十分巨大,在工作時稍有大意,便可能會出現(xiàn)失誤。當(dāng)前,少部分醫(yī)院沒有完成信息化建設(shè),甚至有一些才剛剛開始信息化建設(shè),沒有相關(guān)管理的經(jīng)驗,所采用的臨時管理體系與自身發(fā)展的狀況不匹配,同樣也會對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生影響。

(三)醫(yī)院在對人事檔案進(jìn)行管理時,沒有形成明確可行的計劃方案。醫(yī)院想要實現(xiàn)人事檔案信息精細(xì)化管理,就必須制定出一個較為詳細(xì)以及合理的發(fā)展規(guī)劃,同時還要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際狀況,避免浪費內(nèi)部資源。對人事檔案實施信息化、精細(xì)化管理,可以讓不同部門之間建立緊密聯(lián)系,實現(xiàn)協(xié)調(diào)工作,共同進(jìn)步,從而在改革過程中處于主動地位。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的對策

(一)要改變原來傳統(tǒng)的管理模式。要想使醫(yī)院人事檔案的管理模式得到革新,就必須要對醫(yī)院實際的發(fā)展情況進(jìn)行深入了解,擯棄傳統(tǒng)的人事檔案管理制度,最大程度提升管理效率,并實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。同時,醫(yī)院人事檔案管理人員還要轉(zhuǎn)變自己的工作觀念,形成相對健全的服務(wù)觀念,在日常工作過程中主動服務(wù)。人事檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行查詢時,還需要具有較高的工作效率。要將人事檔案管理與信息化相結(jié)合,一起向著信息化、數(shù)字化以及現(xiàn)代化方向發(fā)展,在信息化管理觀念之下,形成一個完善、合理的人事檔案管理體系,這樣可以讓信息的來源和信息保存的方式盡快適應(yīng)全新的管理體系。目前,很多醫(yī)院使用紙質(zhì)檔案,在整理以及保存時,較為麻煩,進(jìn)而為管理工作的進(jìn)行帶來諸多困難,并且在管理模式上也比較落伍,必須要通過當(dāng)前實際的情況來對改革工作進(jìn)行妥善規(guī)劃。在對人事檔案進(jìn)行管理改革時,必須要借助更加先進(jìn)的信息化設(shè)備,檔案管理人員要將自己工作的理念進(jìn)行革新。在上述基礎(chǔ)之上,最大程度實現(xiàn)自動管理以及智能管理,對人事檔案進(jìn)行管理最根本的一個目的便是確保醫(yī)院長久健康發(fā)展,并提升服務(wù)質(zhì)量,所以從事檔案管理的工作人員一定要加強(qiáng)服務(wù)意識,提升信息利用的效率。倘若在醫(yī)院發(fā)展的過程中出現(xiàn)了異常狀況,便可以通過人事檔案所存儲的信息進(jìn)行輔助,除此之外,人事檔案還是醫(yī)院發(fā)展過程中不可或缺的參考資料。

(二)構(gòu)建一個健全的醫(yī)院人事檔案管理體系?,F(xiàn)階段,對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理改革時,一定要基于信息化管理的模式來進(jìn)行設(shè)計。第一步是讓人事檔案的管理水平得到提升,醫(yī)院各個部門科室之間都可以將擁有的信息進(jìn)行有序整理,最終匯聚到中心集中管理。同時,還需要將相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善,在對檔案進(jìn)行管理時,要不斷實現(xiàn)信息數(shù)字化工作模式。相關(guān)管理人員在對信息進(jìn)行整理與歸納時,可以借助計算機(jī)來將信息儲存成為電子化檔案。同時醫(yī)院也要將相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新,引用當(dāng)前更加先進(jìn)的新型計算機(jī),讓工作人員盡快熟練掌握流程,并與各類信息系統(tǒng)進(jìn)行深入接觸,最終替代原本傳統(tǒng)的通過人工進(jìn)行檔案管理的方式。想要實現(xiàn)信息精細(xì)化管理,除了上述條件外,還要建立一個完善的人事檔案管理體系,從而讓其他環(huán)節(jié)也實現(xiàn)信息化的改革。在對人事檔案進(jìn)行日常管理時,也需要借助計算機(jī)等設(shè)備來進(jìn)行,醫(yī)院的內(nèi)部要建立起一個完善、科學(xué)的信息管理系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案信息化管理過程中,通信以及計算機(jī)等電子設(shè)備是必不可少的,而且這是實現(xiàn)醫(yī)院整體信息化管理不可或缺的環(huán)節(jié)。其實是讓醫(yī)院內(nèi)部軟件和其他硬件等設(shè)施均向著信息化方向發(fā)展。當(dāng)今時代,是一個大數(shù)據(jù)時代,在醫(yī)院不斷發(fā)展過程中,一定要獲得一個更為精準(zhǔn)、更為完整的信息,只有這樣,才能對自己實際發(fā)展的狀況大致了解,從而形成一個較為精確的檔案管理體系。通過醫(yī)院實際需求來做信息的檢索,從而對大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,進(jìn)而可以在諸多數(shù)據(jù)中快速找到自己所需的檔案信息,并且還可以借助這種方式縮短管理工作的時間,最終實現(xiàn)工作效率的提升。

(三)要提升檔案管理工作人員的能力。前面我們已經(jīng)講述了檔案管理人存在專業(yè)性比較差等問題,想要讓檔案管理水平得到提升,就一定要建立起一個專業(yè)的檔案管理小組。讓從事檔案管理的工作人員接受相關(guān)培訓(xùn)時,可以聘請一些專家來做指導(dǎo)與講解,從而為工作人員普及精細(xì)化的管理知識,提升檔案管理人員實際的業(yè)務(wù)能力。除此之外,還可以組織管理人員進(jìn)行外出實習(xí)參觀,或者與其他同行交流檔案管理的經(jīng)驗。醫(yī)院要在內(nèi)部多進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動,創(chuàng)造一個相對和諧的環(huán)境,促使管理人員不斷探索新天地,掌握豐富的專業(yè)知識,最終提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在醫(yī)院發(fā)展的過程里,創(chuàng)新是至關(guān)重要的一個影響因素,在對檔案進(jìn)行管理時,同樣也不能缺少創(chuàng)新的理念,只有借助這種方式,醫(yī)院才可以重新煥發(fā)出活力,進(jìn)而實現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理人員不僅要掌握現(xiàn)代化管理觀念,了解基礎(chǔ)的檔案管理形式以及專業(yè)的知識,還要將自身知識結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新,掌握當(dāng)前流行的計算機(jī)信息技術(shù),盡快融入檔案管理改革中。

(四)要借助信息技術(shù)來加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理水平。要想實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的高效管理,就必須借助信息技術(shù)來進(jìn)行管理。由于近幾年醫(yī)院職員數(shù)量呈現(xiàn)快速上升趨勢,導(dǎo)致人事信息數(shù)量隨之增多。因此,必須要讓人事檔案實時更新,想要實現(xiàn)這一目標(biāo),就要對檔案進(jìn)行一個動態(tài)的管理。在實行動態(tài)化管理時,信息技術(shù)是至關(guān)重要的一部分,通過信息技術(shù)可以讓員工的信息得以利用,而且在進(jìn)行業(yè)績考核時更為方便。在醫(yī)院有條件的情況下,可以最大程度實行人事檔案的精細(xì)化管理,最終實現(xiàn)內(nèi)部各個部門科室之間信息的共享。除了上述功能之外,通過信息技術(shù)還可以提升信息保密程度,保證內(nèi)部的機(jī)密不會被泄露出去,從而避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)等方面的損失。

四、結(jié)語

最近幾年,我國科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的趨勢,與此同時,醫(yī)療行業(yè)也在逐漸進(jìn)行擴(kuò)張,在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中,人事檔案的管理始終占據(jù)著主導(dǎo)地位。人事檔案管理的質(zhì)量將直接影響改革的最終效果,借助科學(xué)與信息化手段來實現(xiàn)人事檔案的精細(xì)管理,可以為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供信息保障,最終實現(xiàn)醫(yī)院長久健康發(fā)展。

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