文/山西省文水縣重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心 郝麗琴

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，縣域內(nèi)各種重點(diǎn)項(xiàng)目雨后春筍般立項(xiàng)，由此形成了數(shù)量巨大的項(xiàng)目檔案。如何做好這些檔案管理工作，并將之有效應(yīng)用到項(xiàng)目日后使用與維護(hù)之中，是檔案管理工作的重要方向。在此導(dǎo)向下，能夠有效改變傳統(tǒng)檔案管理模式，讓檔案管理從理論走向?qū)嵺`，強(qiáng)化檔案管理的應(yīng)用。尤其是在信息化建設(shè)背景下，重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作更需要與時(shí)俱進(jìn)，為縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展與項(xiàng)目建設(shè)提供更多的參考。

一、縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的價(jià)值與意義

縣域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工建設(shè)以及竣工驗(yàn)收的真實(shí)記錄，由于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)、投資規(guī)模大，因此在建設(shè)過(guò)程中往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大、種類很多的檔案內(nèi)容。在日常工作中做好這些檔案管理，具有多方面的價(jià)值與意義。

首先，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目而言的價(jià)值，縣域重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的檔案資料，是具有保存價(jià)值的歷史記錄，尤其是對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目未來(lái)監(jiān)督、管理與維護(hù)改造具有重要價(jià)值。在日常使用中可以有效避免國(guó)有資產(chǎn)流失，維護(hù)國(guó)家與建設(shè)單位的權(quán)益。另外重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大多附加值較高，這些檔案內(nèi)容對(duì)工程質(zhì)量能夠起到指導(dǎo)、保證作用，促進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目質(zhì)量的提升。

其次，對(duì)于整個(gè)縣域未來(lái)發(fā)展而言，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理同樣具有重要價(jià)值。面對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的推進(jìn)，縣域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往也需要隨之進(jìn)行維護(hù)、擴(kuò)建，這些檔案為后續(xù)工作提供有效憑證。例如隨著縣域人口的增加，許多縣市都需要對(duì)城市功能區(qū)域、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，進(jìn)而改善城市功能。在規(guī)劃與設(shè)計(jì)中需要以重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案為依據(jù)。因此從這個(gè)角度看，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是城市發(fā)展規(guī)劃科學(xué)、有效進(jìn)行的重要內(nèi)容，對(duì)于縣域經(jīng)濟(jì)管理也具有重要價(jià)值。

二、縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理重點(diǎn)與難點(diǎn)

縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展與重點(diǎn)項(xiàng)目的推進(jìn)離不開檔案管理，這些檔案即是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄；也是縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要依據(jù)。但是實(shí)際工作中如何發(fā)揮檔案管理作用，將之切實(shí)應(yīng)用到項(xiàng)目建設(shè)管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。在日常工作中可以發(fā)現(xiàn)，重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理還存在以下未能有效解決的重點(diǎn)與難點(diǎn)問(wèn)題。

（一）縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。重點(diǎn)項(xiàng)目是縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支撐，也是推動(dòng)城市化進(jìn)程的重要?jiǎng)恿?。因此在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)中其檔案內(nèi)容不僅數(shù)量多，而且還呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：一是成套性。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)，每一次的檔案都真實(shí)記錄項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，包括施工的每個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，進(jìn)而構(gòu)成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，因此整體性與連續(xù)性是重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。二是專業(yè)技術(shù)性。是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，每一份檔案都符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求。三是動(dòng)態(tài)性。由于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)而建設(shè)檔案都產(chǎn)生于建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，因此檔案一直處于變化之中，尤其是面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化、調(diào)整時(shí)也需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整。所以動(dòng)態(tài)性是重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的另外一個(gè)特點(diǎn)。

（二）縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)。首先，在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)中由于原始文件材料的材質(zhì)、質(zhì)量等問(wèn)題影響檔案管理工作的有效開展。例如在重點(diǎn)項(xiàng)目日常指導(dǎo)與檔案驗(yàn)收過(guò)程中，許多環(huán)節(jié)的第一手檔案資料大多存在隨意涂改、內(nèi)容填寫不全等現(xiàn)象；又如許多形成于建設(shè)過(guò)程中的檔案，建設(shè)人員對(duì)項(xiàng)目施工進(jìn)行調(diào)整后，文件資料更新，導(dǎo)致檔案資料與項(xiàng)目實(shí)際不符。因此重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)資料與文件對(duì)檔案質(zhì)量起到深遠(yuǎn)的影響。其次，由于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有專業(yè)技術(shù)性的特點(diǎn)，在檔案歸集與管理中由于缺少項(xiàng)目專業(yè)人才，對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響。例如在縣域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，許多工作人員都是由建設(shè)單位人員兼任，很多人未參與過(guò)檔案管理工作，專業(yè)性較差。另外則是在參與檔案管理中，受到其他工作的影響，導(dǎo)致施工過(guò)程中形成的文件資料不能及時(shí)收集歸檔，在重點(diǎn)項(xiàng)目即將竣工時(shí)，進(jìn)行突擊補(bǔ)充整理，時(shí)間倉(cāng)促且資料難以全面收集。加之項(xiàng)目收尾階段，許多施工人員已經(jīng)撤離，而留下的人員不僅專業(yè)技術(shù)欠缺而且檔案業(yè)務(wù)也不熟練，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案整體的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生消極影響。

（三）重點(diǎn)項(xiàng)目電子信息檔案管理不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中大多采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與管理，由此產(chǎn)生許多電子文件，這些電子檔案管理也是檔案工作中需要面臨的問(wèn)題。例如在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)與建設(shè)中，經(jīng)常會(huì)借助IBM軟件對(duì)過(guò)程進(jìn)行管理，保障建設(shè)質(zhì)量。但是許多縣域檔案館并沒有這些專業(yè)性較強(qiáng)的軟件，對(duì)于軟件使用過(guò)程中所形成的電子信息檔案管理不足，影響檔案的全面性。

三、縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化措施

在前文論述中主要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)縣域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的價(jià)值以及項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)、不足進(jìn)行深入的分析?？梢娛茼?xiàng)目檔案特點(diǎn)的影響，傳統(tǒng)檔案管理流程與模式難以滿足重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理需要，本節(jié)主要針對(duì)這些問(wèn)題提出針對(duì)性的優(yōu)化策略，促進(jìn)檔案管理工作成效的提升，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

（一）做好重點(diǎn)項(xiàng)目資料歸集，提升檔案全面性。做好縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作的前提，是做好各種資料歸集。作為重點(diǎn)項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，在檔案管理中要做好資料歸集工作，具體而言，可以分為三步進(jìn)行：一是在項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)之初，檔案管理工作即可以提前介入，進(jìn)而讓檔案管理覆蓋項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)。二是在建設(shè)過(guò)程中要嚴(yán)格按照工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，讓檔案資料能夠真實(shí)反映施工、竣工的全過(guò)程。三是檔案管理要貫穿整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，真正做到布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制、工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累、工程驗(yàn)收與竣工文件驗(yàn)收同步進(jìn)行，提升檔案的全面性。在重點(diǎn)項(xiàng)目資料歸集中要加強(qiáng)與項(xiàng)目施工企業(yè)的聯(lián)系，確保檔案資料的完整。例如縣域許多重點(diǎn)項(xiàng)目從立項(xiàng)到建設(shè)周期很長(zhǎng)，幾乎都是跨年施工，如果資料整理與施工進(jìn)度不一致就會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理。因此在實(shí)際管理中，需要提前與建設(shè)部門進(jìn)行聯(lián)系，由建設(shè)部門及時(shí)提供項(xiàng)目審批清單，確保檔案管理與工程建設(shè)處于同一進(jìn)度，保障資料完整。

（二）重點(diǎn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中管理、專人負(fù)責(zé)。在對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集后，也需要安排專人負(fù)責(zé)整理，全面進(jìn)入檔案管理與應(yīng)用環(huán)節(jié)。首先，在檔案收集與整理過(guò)程中，需要安排專人與設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行對(duì)接，尤其是針對(duì)技術(shù)性的內(nèi)容要進(jìn)行深入的溝通交流，切實(shí)保障技術(shù)性檔案的專業(yè)化歸類。例如在整理中可以按照檔案資料的歸屬部門，由檔案館人員與建設(shè)方、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行面對(duì)面交流、進(jìn)行檔案技術(shù)交底，確保各類資料符合檔案管理要求。在這個(gè)過(guò)程中，既要加強(qiáng)對(duì)施工單位的技術(shù)交流，也需要通過(guò)培訓(xùn)提升檔案館與施工人員的檔案能力與意識(shí)，達(dá)到優(yōu)化重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的目的。其次，在檔案歸集后，也需要對(duì)所收集、整理的檔案進(jìn)行專人負(fù)責(zé)，將重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理落實(shí)到責(zé)任人肩上。尤其是針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案過(guò)多的問(wèn)題，需要在檔案館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下實(shí)施分工協(xié)作，多方配合，將檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任范圍，實(shí)行集中管理，專人負(fù)責(zé)，這不僅有利于檔案的完整，更能夠確保重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。

（三）推進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案信息化，提升利用效率。針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目信息化技術(shù)使用中，檔案管理機(jī)制尚未全面進(jìn)行信息化改造的問(wèn)題，在檔案管理中要嚴(yán)格按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則積極對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化處理。這不僅是提升檔案管理質(zhì)量、提高利用率的最佳途徑，也是未來(lái)檔案管理工作的最終發(fā)展方向與必經(jīng)之路。第一，在建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后與各參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，要把“紙質(zhì)與電子檔案必須同時(shí)移交”寫入?yún)f(xié)議之中，為加快檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)，同時(shí)能極大減少檔案資料整理的工作強(qiáng)度?？h域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容多、來(lái)源廣、數(shù)量大、存量大、利用頻繁，加快數(shù)字信息化建設(shè)，可以提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率，并能有效保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)其使用壽命與利用價(jià)值。第二，積極探索重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息化管理模式，明確規(guī)定所有的檔案資料要制作成與紙質(zhì)文件相同的電子版檔案文件，同時(shí)其他檔案資料也要進(jìn)行數(shù)字化掃描，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行電子化管理，或者以光盤的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。第三，配備數(shù)字化管理設(shè)備，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化管理，維護(hù)檔案信息的有效性和實(shí)時(shí)性。

四、結(jié)語(yǔ)

縣域重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理不僅僅是項(xiàng)目施工質(zhì)量與未來(lái)使用的重要保障，也是縣域城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要依據(jù)。面對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目管理中的不足與問(wèn)題，必須進(jìn)一步優(yōu)化重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理制度；提升檔案管理的信息化建設(shè)步伐；采用提前介入、全程監(jiān)控等具體措施對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理；強(qiáng)化重點(diǎn)項(xiàng)目檔案應(yīng)用，徹底改變傳統(tǒng)檔案管理中“重項(xiàng)目管理，輕檔案管理”的工作模式，提升檔案管理工作質(zhì)量與成效。