文/國網(wǎng)福建省電力有限公司 翁非

國網(wǎng)電網(wǎng)有限公司重視工程檔案管理工作，不斷探索和強化檔案信息管理系統(tǒng)對工程檔案同步歸檔的支撐和促進(jìn)作用，開發(fā)了工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)，國網(wǎng)福建省電力有限公司（以下簡稱福建公司）先行先試，以問題為導(dǎo)向，通過研究與實踐優(yōu)化工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)功能，提升了歸檔協(xié)作效率，有力支撐了工程檔案同步歸檔管理，取得良好的效果。

一、影響工程項目同步歸檔的主要問題

（一）歸檔不及時。1.管理方面。在工程建設(shè)中，歸檔工作常處于從屬地位，難以有效融入項目建設(shè)流程中，做到文件形成即同步歸檔，導(dǎo)致實體檔案收集、整理不及時。2.技術(shù)方面?，F(xiàn)場檔案人員一般不具備公司內(nèi)網(wǎng)（指企業(yè)內(nèi)部廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)）環(huán)境，難以實時整理電子檔案，造成歸檔滯后。

圖1 電網(wǎng)工程項目歸檔工作組織示意圖

（二）歸檔不完整。1.管理方面。項目歸檔過程包括項目前期、工程前期、工程建設(shè)、竣工投產(chǎn)等階段，涉及多個部門和多個參建單位，組織協(xié)調(diào)工作量大，導(dǎo)致歸檔完整性難以保障。2.技術(shù)方面。檔案人員對每個項目實際情況不夠明確，歸檔文件的范圍不夠清晰明了，導(dǎo)致檔案人員日常跟蹤收集歸檔針對性不強，歸檔工作處于被動地位。

（三）整理不規(guī)范。1.管理方面。由于參建單位多、項目建設(shè)周期長、人員變動大，建設(shè)單位提出的歸檔整理要求難以落實到位，造成各參建單位檔案的整理質(zhì)量不一，出現(xiàn)返工重新整理等額外工作量。2.技術(shù)方面。檔案整理要求多而細(xì)，難以通過幾次培訓(xùn)完整掌握。同時在歸檔整理過程中常有一些需要特別指導(dǎo)的情況。

二、同步歸檔對檔案信息管理系統(tǒng)提出的要求

針對以上問題，福建公司在項目管理層面建立同步歸檔工作機制的同時，在技術(shù)層面開展檔案信息系統(tǒng)功能優(yōu)化研究，以實現(xiàn)對工程項目同步歸檔的有力支撐。

（一）歸檔及時性要求能實時整理歸檔。工程項目歸檔工作涉及多個參建單位多個崗位間的協(xié)作，以電網(wǎng)工程為例，包含建設(shè)單位檔案人員和各參建單位公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員、項目部檔案人員，電網(wǎng)工程項目歸檔工作組織詳見“圖1”。各參建單位除了項目部檔案整理人員外，還設(shè)置公司級檔案人員負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)，質(zhì)量技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查歸檔文件的準(zhǔn)確性。由于公司工程檔案最終存儲在信息內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，而各參建單位項目部檔案人員在施工現(xiàn)場收集整理檔案，因此必須具備在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實時整理歸檔功能才能將歸檔工作作為工程項目的一個工序，融入項目建設(shè)流程中，實現(xiàn)同步歸檔。

（二）歸檔完整性要求能實時進(jìn)行檔案著錄信息的交互。在歸檔過程中，項目基本情況和應(yīng)歸檔內(nèi)容必須能實時傳遞給各參建單位項目部檔案人員，項目部檔案人員根據(jù)項目進(jìn)展情況收集歸檔，同時參建單位公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員等監(jiān)督指導(dǎo)人員能夠?qū)崟r檢查已歸檔的檔案著錄信息，才能變被動接收檔案為主動跟蹤收集，實現(xiàn)完整歸檔。

（三）歸檔規(guī)范性要求能實時進(jìn)行檔案整理情況的交互。一方面，建設(shè)單位檔案人員、各參建單位公司級檔案人員和質(zhì)量技術(shù)人員可以通過系統(tǒng)隨時檢查歸檔整理情況，包括歸檔及時性、整理的規(guī)范性、歸檔文件準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時通知整改，整改情況及時反饋；另一方面，各參建單位項目部檔案人員在整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題能及時提出，并得到有效指導(dǎo)。

三、檔案信息管理系統(tǒng)在支撐同步歸檔方面的不足

（一）在線歸檔方式，不能滿足及時性要求。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)初期，工程檔案主要采用在線歸檔方式，各參建單位檔案整理人員通過內(nèi)網(wǎng)集中整理檔案，檔案接收者在線核查和接收。在線歸檔方式規(guī)范了著錄和編目格式，促進(jìn)了檔案整理的規(guī)范性，提升了歸檔工作效率。不足之處，對于沒有信息內(nèi)網(wǎng)環(huán)境的檔案人員，收集到的文件材料不能在檔案信息系統(tǒng)中實時整理歸檔，可能導(dǎo)致歸檔不及時。

（二）離線歸檔方式，不能滿足完整性和規(guī)范性要求。為實現(xiàn)工程項目檔案及時整理歸檔，國家電網(wǎng)有限公司開發(fā)了離線歸檔系統(tǒng)，可將內(nèi)網(wǎng)中的項目信息和檔案目錄信息導(dǎo)出形成數(shù)據(jù)包，通過安全U盤人工傳遞，在單機環(huán)境下導(dǎo)入數(shù)據(jù)包，進(jìn)行檔案著錄、整理、掛接電子文件等操作。整理完成后，再導(dǎo)出為數(shù)據(jù)包，在信息內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中導(dǎo)入目錄信息和原文信息，檔案接收者在信息內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行核查和接收，離線歸檔方式詳見“圖2”。不足之處，一是項目檔案信息主要由互聯(lián)網(wǎng)向信息內(nèi)網(wǎng)單向傳遞，難以進(jìn)行檔案著錄信息雙向交互；二是數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入過程較繁瑣，一般在檔案歸檔結(jié)束后一次性導(dǎo)入，建設(shè)單位檔案管理人員難以實時在線檢查歸檔情況、指導(dǎo)歸檔工作，難以進(jìn)行檔案整理情況的交互。

圖2 離線歸檔方式示意圖

圖3 外網(wǎng)歸檔方式示意圖

四、外網(wǎng)歸檔方式的工作原理

在分析以上兩種歸檔方式優(yōu)缺點的基礎(chǔ)上，國家電網(wǎng)有限公司開展了外網(wǎng)歸檔方式的研究和實踐。

（一）物理結(jié)構(gòu)。在信息內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間增加信息外網(wǎng)區(qū)域，在該區(qū)域部署工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)。在信息內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)邊界部署安全隔離設(shè)備，在互聯(lián)網(wǎng)邊界部署防火墻。為確保檔案信息安全，工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)不存儲任何檔案目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)，外網(wǎng)歸檔方式詳見“圖3”。

（二）工作流程。依據(jù)PDCA（P計劃、D設(shè)計、C執(zhí)行、A檢查）管理模式開展工程檔案同步歸檔工作。1.項目定義。建設(shè)單位的檔案人員在信息內(nèi)網(wǎng)建立項目信息、配置該項目對應(yīng)的參建單位信息以及相關(guān)檔案人員信息。2.項目設(shè)計。建設(shè)單位檔案人員可組織各參建單位檔案人員依據(jù)項目實際情況定制歸檔范圍，根據(jù)規(guī)范要求明確案卷目錄，導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)中。3.項目執(zhí)行。各參建單位檔案人員可在信息內(nèi)網(wǎng)開展該項目檔案整理，也可通過互聯(lián)網(wǎng)登錄工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)著錄目錄信息及掛接原文信息。在整理過程中遇到問題可實時提出，由監(jiān)督指導(dǎo)人員進(jìn)行解答。4.項目檢查。建設(shè)單位檔案人員、參建單位檔案人員和質(zhì)量技術(shù)人員可實時查看項目歸檔情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時通過信息交互功能發(fā)送給各參建單位項目部檔案人員，項目部檔案人員整改后通過信息交互功能進(jìn)行反饋，同時修正項目執(zhí)行過程中的誤差，形成閉環(huán)。

五、工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)對同步歸檔的技術(shù)支撐

工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)了內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間安全便捷的信息交互，對工程檔案同步歸檔的及時性、完整性和規(guī)范性起到了有力的支撐作用。

（一）及時性支撐。在具備互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的情況下，各參建單位檔案人員可在項目部及時開展歸檔文件的收集整理歸檔工作，實時歸檔到內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，實現(xiàn)每周整理著錄本周形成的歸檔文件，每月集中上傳電子文件。將歸檔落實到周或月的范圍內(nèi)。實時歸檔功能將歸檔工作有效融入項目建設(shè)流程中，有助于實現(xiàn)及時歸檔。

（二）完整性支撐。建設(shè)單位檔案人員在項目建設(shè)初期組織各參建單位檔案人員明確本項目的歸檔范圍，形成案卷級目錄并導(dǎo)入內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，詳細(xì)的歸檔范圍表包含歸檔文件名稱和歸檔責(zé)任單位，各參建單位項目部檔案人員根據(jù)歸檔范圍表結(jié)合現(xiàn)場施工進(jìn)度開展收集整理，有利于實現(xiàn)完整收集的目標(biāo)。歸檔完整性可以精確到文件級。檔案著錄信息交互功能將項目歸檔范圍及時傳遞給項目部檔案人員，變被動收集為主動收集，有助于實現(xiàn)完整歸檔。

（三）規(guī)范性支撐。各參建單位的公司級檔案人員、質(zhì)量技術(shù)人員可通過內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)實時發(fā)布信息對歸檔工作提出要求，也可實時檢查項目部檔案人員整理的檔案目錄和掛接的電子文件并指出偏差，項目部檔案人員可通過工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)接收到相關(guān)信息，同時也可以回復(fù)落實整改情況，或提出問題。通過信息交互，第一時間糾正偏差，在同步歸檔的同時落實規(guī)范整理要求。檔案整理情況交互通過即時通信的方式有效彌補了檔案整理要求通過統(tǒng)一培訓(xùn)無法傳達(dá)、執(zhí)行到位的問題，有助于實現(xiàn)規(guī)范歸檔。

六、應(yīng)用情況

2018年下半年起，工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)應(yīng)用于國網(wǎng)福建省電力有限公司500千伏井門輸變電工程，實現(xiàn)每月同步歸檔。2019年，國家電網(wǎng)有限公司系統(tǒng)已全面推廣應(yīng)用工程檔案外網(wǎng)系統(tǒng)，有力支撐了工程檔案同步歸檔工作，提升了工作效率。