文/寧夏大學(xué)辦公室 范宵

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育不斷發(fā)展和改革，高校貧困家庭學(xué)生的數(shù)量日益增大，尤其是西部地區(qū)高校貧困家庭學(xué)生人口相對(duì)集中，數(shù)量相對(duì)龐大。高校作為精準(zhǔn)扶貧工作實(shí)施的重要主體，應(yīng)自覺(jué)肩負(fù)起脫貧攻堅(jiān)的責(zé)任，要重視高校貧困生檔案管理。當(dāng)前高校貧困生檔案管理還存在重視程度不夠、程序過(guò)于復(fù)雜、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用效果較差等問(wèn)題。因此，有必要重視高校貧困生檔案管理，優(yōu)化管理程序，加大對(duì)高校貧困生檔案資源開(kāi)發(fā)力度，更好地服務(wù)貧困學(xué)生。

一、高校貧困生檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）重視不足，未能盡早建立檔案留存，做到實(shí)時(shí)更新。目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，從而忽視檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的真正價(jià)值，不明白“要到用時(shí)方知貴”的道理。由于認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是文檔的簡(jiǎn)單整理、裝訂，沒(méi)有對(duì)檔案管理投入必要的財(cái)力、物力、人力。對(duì)貧困生檔案的管理也同樣未能放到重要位置上來(lái)。相當(dāng)多的高校檔案部門(mén)設(shè)施相對(duì)落后，庫(kù)房、辦公、閱覽也未能分開(kāi)，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán)重影響了檔案管理保護(hù)及服務(wù)工作的正常開(kāi)展。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過(guò)手工作業(yè)對(duì)文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目；檢索時(shí)，檔案管理人員再?gòu)囊槐疽槐镜哪夸浿?，找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找。勞動(dòng)量大，耗時(shí)多、速度慢。檔案管理人員常年忙于這些大量簡(jiǎn)單重復(fù)性勞動(dòng)，根本無(wú)暇顧及科研，現(xiàn)代化管理更是無(wú)從談起。

（二）未能做到覆蓋全過(guò)程的檔案整理收集?！笆占瞧瘘c(diǎn)”，“正確地處理收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用尤為重要，收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，沒(méi)有收集就談不到利用”。有些檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高，無(wú)法應(yīng)對(duì)檔案各環(huán)節(jié)的工作，不能及時(shí)將應(yīng)該歸檔的文件收集歸檔，如有些學(xué)校的檔案，只有請(qǐng)示，沒(méi)有批復(fù)；或只有批復(fù)，而沒(méi)有請(qǐng)示，不能反映某一件事情的前因后果。還有一些學(xué)校只重視文書(shū)檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。整理不規(guī)范主要存在以下兩種情況：一是時(shí)間編排混亂，二是組卷裝訂不規(guī)范。致使檔案雜亂而無(wú)體系性，殘缺而無(wú)完整性，有時(shí)臨時(shí)拼湊的材料缺乏可靠性。檔案的科學(xué)性也大打折扣，嚴(yán)重影響了檔案的開(kāi)發(fā)和利用。在貧困生檔案的整理收集中，也存在不能覆蓋全過(guò)程的問(wèn)題。

（三）標(biāo)準(zhǔn)缺失，未能做到精準(zhǔn)把握，分類留置。高校貧困生檔案內(nèi)容構(gòu)建方面標(biāo)準(zhǔn)缺失。比較完整的貧困生檔案指標(biāo)體系可以在對(duì)學(xué)生進(jìn)行物質(zhì)幫助和精神激勵(lì)中發(fā)揮巨大的作用，達(dá)到助學(xué)與育人的雙重目的。家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生受資助情況，學(xué)生心理狀況、學(xué)生評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)狀況，個(gè)人誠(chéng)信狀況四個(gè)指標(biāo)體系相互補(bǔ)充，學(xué)生心理狀況，學(xué)生評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)狀況，個(gè)人誠(chéng)信狀況則是對(duì)貧困生的成長(zhǎng)和成才進(jìn)行全程的監(jiān)控，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行幫助，從而確保貧困生健康成長(zhǎng)。科學(xué)認(rèn)定貧困生是準(zhǔn)確建立貧困生檔案的關(guān)鍵，這就要求工作人員要切實(shí)堅(jiān)持公平公正、定性和定量結(jié)合原則，摒棄直觀判斷、簡(jiǎn)化標(biāo)準(zhǔn)的工作模式，保障貧困生認(rèn)定的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，從而增強(qiáng)學(xué)生資助的時(shí)效性。貧困生檔案建成之后還要遵循動(dòng)態(tài)化原則進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，必須動(dòng)態(tài)地把握貧困生情況。

（四）檔案編研不夠，未能及時(shí)更新補(bǔ)充，查閱留存有秩序。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形式，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢(shì)，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案參考。這些檔案從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會(huì)極大地方便各部門(mén)的工作。學(xué)校的檔案、圖書(shū)、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足多方面的需要。對(duì)貧困生檔案的編研利用，對(duì)于做好高校學(xué)生管理、推動(dòng)精準(zhǔn)扶貧，都有重要的作用。

二、高校貧困生檔案管理工作的作用和價(jià)值

（一）有利于推動(dòng)高校貧困生教育資助有據(jù)可查。高校貧困生資助是保障教育公平與平等，實(shí)施科教興國(guó)與人才強(qiáng)國(guó)的重要戰(zhàn)略之一。黨的十六大報(bào)告明確指出：“完善國(guó)家資助貧困學(xué)生的政策和制度”。黨的十七大報(bào)告指出：“教育是民族振興的基石，教育公平是社會(huì)公平的重要基礎(chǔ)。保障經(jīng)濟(jì)困難家庭、進(jìn)城務(wù)工人員子女平等接受義務(wù)教育”。黨的十八大報(bào)告指出：“公平正義是中國(guó)特色社會(huì)主義的內(nèi)在要求。大力促進(jìn)教育公平，合理配置教育資源，提高家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助水平，積極推動(dòng)農(nóng)民工子女平等接受教育，讓每個(gè)孩子都能成為有用之才”。黨的十九大報(bào)告指出：“健全學(xué)生資助制度，使絕大多數(shù)城鄉(xiāng)新增勞動(dòng)力接受高中階段教育、更多接受高等教育。支持和規(guī)范社會(huì)力量興辦教育。高度重視農(nóng)村義務(wù)教育辦好學(xué)前教育、特殊教育和網(wǎng)絡(luò)教育，普及高中階段教育，努力讓每個(gè)孩子都能享有公平而有質(zhì)量的教育?！奔訌?qiáng)高校貧困生檔案的管理使用，有利于推動(dòng)高校貧困生教育資助有據(jù)可查，為教育資助工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。高校貧困生資助，不能簡(jiǎn)單地理解為經(jīng)濟(jì)資助，也應(yīng)注重對(duì)該群體心理狀態(tài)、人格發(fā)展和就業(yè)能力等方面的研究。要綜合政府、學(xué)校、家庭和學(xué)生各方面力量，綜合施策，綜合幫扶。這時(shí)，如果有完善的高校貧困生檔案，充分利用好這一資源，將為深入精準(zhǔn)地開(kāi)展貧困生資助工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）有利于輔助學(xué)生管理，建立資助管理體系。在我國(guó)，“獎(jiǎng)、貸、助、補(bǔ)、減、免、緩”等貧困大學(xué)生資助體系已經(jīng)形成。我國(guó)已邁入中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代，社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，面對(duì)新的社會(huì)環(huán)境，以經(jīng)濟(jì)資助為主體的高校貧困生資助體系不斷涌現(xiàn)出新的問(wèn)題。因此，高校資助體系需要不斷進(jìn)行優(yōu)化與完善，應(yīng)結(jié)合新的社會(huì)環(huán)境，以貧困生的合理需要為根本出發(fā)點(diǎn)，濟(jì)困與扶志并重，顯性資助與隱形資助有機(jī)融合，構(gòu)建新時(shí)代背景下物質(zhì)幫助、精神激勵(lì)、能力培養(yǎng)全方位、發(fā)展性的資助育人長(zhǎng)效機(jī)制。我們必須充分認(rèn)識(shí)到，貧困生檔案資源是學(xué)生檔案資源的重要組成部分，做好貧困生檔案工作是我們每一位檔案工作者的重要責(zé)任。檔案信息資源建設(shè)和管理是加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用的前提，高校應(yīng)該積極構(gòu)建貧困生檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)管理，積極推進(jìn)共享，進(jìn)一步加強(qiáng)高校貧困生檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使這一特色的信息資源更好地服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)。

（三）有利于精準(zhǔn)掌握動(dòng)態(tài)，幫扶貧困學(xué)生就業(yè)。隨著我國(guó)普通高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的學(xué)生人數(shù)日益壯大，每年高校畢業(yè)生數(shù)量也在不斷增加。雖然政府、高校各方都在不斷增加就業(yè)機(jī)會(huì)，但是大學(xué)生就業(yè)形勢(shì)依然很?chē)?yán)峻。2019年畢業(yè)生人數(shù)是834萬(wàn)，2020年畢業(yè)生人數(shù)已經(jīng)達(dá)到874萬(wàn)，創(chuàng)畢業(yè)生人數(shù)歷史新高。伴隨著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、教育事業(yè)等各方的飛速發(fā)展，高校大學(xué)生的就業(yè)問(wèn)題一直是國(guó)家、社會(huì)、高校關(guān)注的重點(diǎn)，而貧困大學(xué)生作為其中的重要組成部分，由于外在和內(nèi)在的原因，其就業(yè)更難，需要各方多加關(guān)心和扶助。貧困大學(xué)生缺乏社會(huì)關(guān)系，是一個(gè)相對(duì)的弱勢(shì)群體，高校在以生為本的理念下，應(yīng)切實(shí)幫助貧困大學(xué)生優(yōu)先順利就業(yè)，這也是高校就業(yè)工作中的關(guān)注點(diǎn)。貧困大學(xué)生或多或少有種自卑心理，如果順利就業(yè)可以有效緩解這種心理壓力，激發(fā)他們的人生希望，促進(jìn)個(gè)人健康發(fā)展。在每一個(gè)貧困大學(xué)生背后，都有一個(gè)貧困的家庭在苦苦支撐著。上大學(xué)和畢業(yè)后擁有一份穩(wěn)定的工作被貧困大學(xué)生和他們的家庭認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)個(gè)人理想、改變個(gè)人和家庭命運(yùn)的唯一希望。貧困生就業(yè)不僅關(guān)系著自身的發(fā)展和未來(lái)的前途，還承載著整個(gè)家庭的希望和幸福。因此，為幫助高校貧困生順利就業(yè)，對(duì)其進(jìn)行必要的扶助，是體現(xiàn)教育公平、促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展的重要舉措，是全社會(huì)“以人為本”的重要體現(xiàn)，也是關(guān)系我國(guó)高等教育事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展乃至社會(huì)穩(wěn)定的大事。與此同時(shí)，就業(yè)率也是高校評(píng)估的主要指標(biāo)，是衡量高校教育體制改革和教學(xué)水平的重要依據(jù)。貧困大學(xué)生的順利就業(yè)可以推動(dòng)個(gè)人健康成長(zhǎng)、推進(jìn)高校就業(yè)工作和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。解決好貧困大學(xué)生的就業(yè)問(wèn)題，能有效推動(dòng)高校就業(yè)工作順利開(kāi)展，更好地實(shí)現(xiàn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

為此，高校應(yīng)高度重視貧困生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。首先，要明確信息服務(wù)對(duì)象。在精準(zhǔn)扶貧視域下，貧困生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用就是服務(wù)于貧困生的精準(zhǔn)識(shí)別和精準(zhǔn)資助工作。要緊緊圍繞貧困生精準(zhǔn)識(shí)別的信息需求和精準(zhǔn)資助的憑證要求提供和開(kāi)發(fā)檔案信息資源， 并將典型精準(zhǔn)扶貧案例開(kāi)發(fā)成檔案文化產(chǎn)品， 廣泛交流和宣傳教育精準(zhǔn)扶貧經(jīng)驗(yàn)。其次，貧困生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用， 關(guān)鍵要培養(yǎng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)人才。目前， 很多高校專職或兼職貧困生檔案管理人員多數(shù)不是檔案專業(yè)人才， 缺乏檔案信息資源開(kāi)發(fā)的知識(shí)和技能。學(xué)校檔案業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)貧困生檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 對(duì)貧困生檔案日常管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。再者， 貧困生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用， 還要注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。一方面，要利用現(xiàn)代信息工具， 對(duì)貧困信息進(jìn)行有效收集、管理和分析，及時(shí)獲取學(xué)生貧困信息；另一方面，充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)和新型媒介，加強(qiáng)貧困生精準(zhǔn)幫扶典型案例的宣傳，擴(kuò)大貧困生檔案對(duì)教育精準(zhǔn)扶貧的作用和影響力。