王燕

行政管理是指一個(gè)單位在業(yè)務(wù)開展過程中采取的具有強(qiáng)制性的措施，一般通過制度文件形式出現(xiàn)，而經(jīng)濟(jì)管理是指按照經(jīng)濟(jì)運(yùn)營規(guī)律開展相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。就文書檔案管理而言，行政管理是一種直接、強(qiáng)制、效果明顯的手段，而經(jīng)濟(jì)管理是一種相對(duì)溫和的間接性手段，引導(dǎo)檔案管理人員開展文書檔案管理活動(dòng)。行政手段和經(jīng)濟(jì)手段從不同角度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，二者相輔相成，共同推動(dòng)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。我國市場經(jīng)濟(jì)體制和改革開放政策正不斷深化，市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的貫徹力度越來越強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)手段的積極作用也逐漸凸顯出來。本文重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)手段在文書檔案管理中的應(yīng)用。

一、文書檔案管理中經(jīng)濟(jì)手段的重要性

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，經(jīng)濟(jì)手段在管理工作中的價(jià)值逐步凸顯，將經(jīng)濟(jì)手段引入文書管理工作中具有十分重要的意義，最突出的就是有利于優(yōu)化當(dāng)前文書檔案行政管理工作模式。我國行政事業(yè)單位的文書檔案管理工作是通過從中央到地方、從上級(jí)到下級(jí)的行政組織系統(tǒng)進(jìn)行維系的，文書檔案資料的整理和管理接受的是自上而下的監(jiān)督和指導(dǎo)。這種工作模式在維系行政系統(tǒng)正常運(yùn)行中發(fā)揮了積極的作用，是文書檔案管理工作最基礎(chǔ)的手段。但是應(yīng)認(rèn)識(shí)到在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，單純的行政化手段發(fā)揮的作用是十分有限的，這主要是因?yàn)樵诖罅ν菩姓蟾母锏倪^程中傳統(tǒng)的管理關(guān)系發(fā)生了改變，經(jīng)濟(jì)所有制改革使得政府部門不僅要管理單位內(nèi)部文書檔案資料，還應(yīng)發(fā)揮文書檔案在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。將經(jīng)濟(jì)手段和行政手段結(jié)合在一起的管理模式更適合于現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。由于不同地區(qū)的實(shí)際情況存在一定的差異，文書檔案管理不可避免地存在失衡現(xiàn)象，除了管理方式的因素，落后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也是極其重要的原因。以2018年GDP 為例，2018年上海GDP 為32679億元，而成都GDP 為15342 億元，上海GDP總量是成都的2 倍，若在兩個(gè)地區(qū)同時(shí)使用傳統(tǒng)的行政手段將難以滿足不同地區(qū)檔案管理的需求，因此有必要輔以一定的經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)文書檔案管理經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，優(yōu)化文書檔案管理效果。

二、文書檔案管理中經(jīng)濟(jì)手段的任務(wù)

(一)規(guī)范檔案管理工作，發(fā)揮監(jiān)督管理調(diào)節(jié)作用

文書檔案管理中應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段能有效規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作監(jiān)管和調(diào)節(jié)的目標(biāo)。嚴(yán)格按照客觀的經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律以及政府部門相關(guān)的制度規(guī)定，在文書檔案實(shí)踐管理過程中對(duì)相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行預(yù)測和分析，同時(shí)根據(jù)單位實(shí)際情況科學(xué)規(guī)劃文書檔案管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。從資金使用角度看，在文書檔案管理中應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段，借助經(jīng)濟(jì)制度實(shí)現(xiàn)資金的科學(xué)合理運(yùn)用，根據(jù)文書檔案管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中反饋的數(shù)據(jù)信息及時(shí)有效地調(diào)整檔案管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃，使后期的檔案管理工作效率更高，操作更合理，規(guī)范性更強(qiáng)。在經(jīng)濟(jì)制度監(jiān)督管理和經(jīng)濟(jì)手段預(yù)測分析的雙重作用下，文書檔案管理經(jīng)濟(jì)監(jiān)管調(diào)節(jié)會(huì)更全面，有利于完善檔案管理制度，提升檔案管理的科學(xué)性和合理性。

(二)遵循客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律，提升經(jīng)濟(jì)效益

當(dāng)前我國文書檔案管理工作的實(shí)施依賴于財(cái)政撥款，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變化發(fā)展，單純依靠財(cái)政撥款難以有效達(dá)到文書檔案實(shí)踐管理中的經(jīng)費(fèi)需求。在文書檔案管理工作中應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段，以客觀的經(jīng)濟(jì)規(guī)律為基礎(chǔ)，借助經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造和提升經(jīng)濟(jì)效果，拓寬文書檔案資金來源渠道，實(shí)現(xiàn)文書檔案的自主化管理。文書檔案管理系統(tǒng)具有明顯的資源優(yōu)勢，特別是對(duì)于類似于行政事業(yè)單位等和公眾生活息息相關(guān)的單位(例如供水、供電、燃?xì)夤?yīng)等)而言，必須要滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案資料查詢的需求，借助經(jīng)濟(jì)手段可以對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的分析設(shè)計(jì)，打造一條完善的文書檔案管理經(jīng)濟(jì)鏈條，增加文書檔案管理收入來源，同時(shí)降低文書檔案管理活動(dòng)成本，提升檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。

(三)合理分配檔案管理人員，激發(fā)工作熱情

受我國財(cái)政撥款制度的影響，行政手段長期以來是開展文書檔案管理最主要的手段，這種體制中帶有一定的平均主義，不利于文書檔案管理工作的開展，如果檔案管理人員的積極性不高，會(huì)影響公眾對(duì)單位的信任度，將經(jīng)濟(jì)手段引入文書檔案管理中，能打破這樣的劣勢，根據(jù)按勞分配原則，鼓勵(lì)檔案管理人員發(fā)揮自己的才能，調(diào)動(dòng)他們的主觀能動(dòng)性，通過權(quán)責(zé)相統(tǒng)一的管理體系來指導(dǎo)文書檔案管理實(shí)踐工作。經(jīng)濟(jì)手段的引入促使檔案管理人員發(fā)現(xiàn)文書檔案管理經(jīng)濟(jì)效益和自身努力之間的正向關(guān)聯(lián)，付出得越多收獲得也就越多，提升檔案管理人員分配的合理性，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，服從單位領(lǐng)導(dǎo)安排，使他們?cè)谖臅鴻n案管理工作中投入更多的精力。

三、經(jīng)濟(jì)手段在文書檔案管理中的應(yīng)用策略

(一)實(shí)施經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算，加大價(jià)格改革力度

文書檔案管理中引入經(jīng)濟(jì)手段，應(yīng)先制定和完善經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算制度，改善傳統(tǒng)的文書檔案管理經(jīng)濟(jì)收支體系。統(tǒng)籌文書檔案管理工作計(jì)劃內(nèi)的經(jīng)費(fèi)收支情況，全方位分析文書檔案管理工作中的業(yè)務(wù)活動(dòng)以及今后的發(fā)展方向，設(shè)計(jì)并實(shí)施更系統(tǒng)完善的收支計(jì)劃，優(yōu)化檔案經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理效率，打牢經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)以便更好地實(shí)現(xiàn)文書檔案管理計(jì)劃。此外，還應(yīng)記錄好文書檔案經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的勞動(dòng)成果和各類消耗，在參考相應(yīng)記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和計(jì)算，全面核算預(yù)算指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)消耗以及對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益，在物質(zhì)利益和經(jīng)濟(jì)責(zé)任之間取平衡點(diǎn)，進(jìn)而提升文書檔案管理計(jì)劃的合理性，提高文書檔案管理控制效果。對(duì)上海等經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快的地區(qū)，可以以價(jià)格改革為切入點(diǎn)，提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，參考經(jīng)濟(jì)預(yù)算和事實(shí)核算結(jié)果，保障收費(fèi)的合理性，不斷提升文書檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

(二)落實(shí)經(jīng)濟(jì)利益原則，科學(xué)利用獎(jiǎng)懲手段

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益為先的發(fā)展局面，同時(shí)經(jīng)濟(jì)體制也在不斷完善。在這樣的背景下，只有合理運(yùn)用經(jīng)濟(jì)體制機(jī)制，貫徹落實(shí)相關(guān)的管理機(jī)制，才能確保最大化的經(jīng)濟(jì)效益。在文書檔案管理中應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段也應(yīng)該嚴(yán)格遵循經(jīng)濟(jì)利益原則，在檔案管理人員管理體系中增加獎(jiǎng)懲機(jī)制。在文書檔案管理經(jīng)濟(jì)效益和檔案管理人員的工資、獎(jiǎng)金等薪資福利之間建立聯(lián)系，對(duì)完成了既定指標(biāo)、積極為單位文書檔案管理工作建言獻(xiàn)策者，綜合表現(xiàn)良好的人員一定精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)行表彰；扣發(fā)懈怠消極、工作拖沓的人員獎(jiǎng)金；對(duì)沒有按時(shí)完成工作甚至造成單位經(jīng)濟(jì)和名譽(yù)損失的檔案管理人員，可以實(shí)施一定的懲罰措施，嚴(yán)重的可以追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。通過獎(jiǎng)懲制度激活檔案管理人員管理體制，在文書檔案管理工作中發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。

(三)推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，提升檔案管理人員經(jīng)濟(jì)意識(shí)

在文書檔案管理中除了運(yùn)用獎(jiǎng)懲制度，還應(yīng)同步制定經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，切實(shí)落實(shí)檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，解決檔案管理部門與檔案管理人員、檔案管理人員與檔案管理人員之間的責(zé)任和經(jīng)濟(jì)關(guān)系，提升兩兩之間的科學(xué)性和客觀性。首先，應(yīng)將崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任和檔案管理部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任融合在一起，摒棄傳統(tǒng)的平均主義思想；其次，應(yīng)明確檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任；最后，還可以項(xiàng)目承包、逐級(jí)承包等形式將檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實(shí)到檔案管理人員頭上，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和經(jīng)濟(jì)意識(shí)，優(yōu)化檔案管理經(jīng)濟(jì)運(yùn)用體制，實(shí)現(xiàn)最大化的文書檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。

(四)制定經(jīng)濟(jì)競爭制度，強(qiáng)化市場調(diào)節(jié)成效

將經(jīng)濟(jì)競爭機(jī)制引入文書檔案管理工作中，使其與獎(jiǎng)懲和責(zé)任制度相匹配，最大限度地提升檔案管理人員的競爭意識(shí)，激發(fā)他們對(duì)文書檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性以及創(chuàng)造性。將競爭機(jī)制融入獎(jiǎng)懲制度中，各類機(jī)制相互作用，強(qiáng)化其實(shí)用效果。引入并加強(qiáng)市場調(diào)節(jié)手段的應(yīng)用，特別是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中形成的優(yōu)勝劣汰的經(jīng)濟(jì)規(guī)律，強(qiáng)化運(yùn)行主體的導(dǎo)向性和自主性，使文書檔案管理人員更好地融入市場環(huán)境中，豐富他們?cè)谖臅鴻n案經(jīng)濟(jì)開發(fā)和競爭市場中的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)還應(yīng)不斷完善宏觀調(diào)控制度，讓文書檔案進(jìn)一步向社會(huì)開放，通過制定合理的檔案信息收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)文書檔案的健康、可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

文書檔案管理集合了行政手段和經(jīng)濟(jì)手段，要實(shí)現(xiàn)其長遠(yuǎn)發(fā)展必須順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律。在檔案管理實(shí)踐過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到經(jīng)濟(jì)手段的優(yōu)勢，不僅要合理應(yīng)用經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算手段，推動(dòng)價(jià)格改革，還應(yīng)在文書檔案管理全過程貫徹經(jīng)濟(jì)利益原則，發(fā)揮獎(jiǎng)懲制度在文書檔案管理中的效用。此外，可以實(shí)施經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，提升檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)意識(shí)，輔以經(jīng)濟(jì)競爭制度，強(qiáng)化市場調(diào)節(jié)，提升文書檔案管理的科學(xué)性，確保文書檔案管理的長足發(fā)展。