謝靜

（龍巖交發(fā)睿通商貿有限公司，福建 龍巖 364000）

一、商貿企業(yè)內部控制管理常見問題分析

（一）內控環(huán)境弱化

商貿企業(yè)內控環(huán)境弱化主要體現(xiàn)在組織架構、內控意識等方面。其中，組織架構方面，層級劃分不合理，權責分配不明確，沒有遵循不相容崗位相互分離的原則進行崗位授權，崗位之間沒有形成相互協(xié)調，相互監(jiān)督的制衡機制；同時，崗位設置不合理，職責不明確，導致職能混淆或交叉，一些重要崗位缺乏有效控制，容易出現(xiàn)控制失效風險。內控意識方面，主要表現(xiàn)在商貿企業(yè)基層員工對內控制度了解不足，企業(yè)缺乏對內控建設的宣傳和引導，沒有將內控目標與員工崗位目標相聯(lián)系，員工參與度不高。

（二）風險管控滯后

商貿企業(yè)對于風險管控相對滯后，往往是事后處理多于事前防范。風險管控機制不完善是造成企業(yè)風險管控滯后的主要原因，商貿企業(yè)未建立獨立的風險評估部門，各部門對于風險控制的參與度、配合度、重視度不高；企業(yè)缺乏完善的風險評估體系，即沒有建立風險識別分析模型，對企業(yè)的風險點識別不準確，導致不能及時針對風險制定相應的防范策略。另外，當前部分商貿企業(yè)雖然建立了風險評估小組，但是僅將重點放在供應商的價格優(yōu)勢及經銷商的資信評估方面，沒有全面、系統(tǒng)的對所有業(yè)財活動進行風險評估，如對業(yè)務流程、資產安全、財務報告等風險評估不足，導致風險管控效果不佳。

（三）內控活動不規(guī)范

在采購方面，部分商貿企業(yè)缺乏完善的預算體系，采購前未結合經銷商需求等要素編制全面、準確的采購預算，導致采購資金無法合理最優(yōu)化配置，或資金不足無法完成采購業(yè)務或資金過剩造成浪費。缺乏完善的授權審批流程，尤其是采購及銷售業(yè)務，由于缺乏規(guī)范的審批程序，審批權限界定不明，導致常常出現(xiàn)越權審批的情況，無法發(fā)揮內控的監(jiān)督約束作用。采購驗收缺位，由于商貿企業(yè)的特性，其本身不參與生產環(huán)節(jié)，也不設倉庫，是一個直接批發(fā)貨物的過程，這使得采購驗收缺位，不僅無法對供應商提供貨物的規(guī)格、質量、價格等進行考核，同時也無法知悉貨物是否遵循合同要求，一旦采購貨物質量存在問題，不僅會造成巨大經濟損失，還會影響商貿企業(yè)聲譽。此外，在激烈的競爭環(huán)境下，部分企業(yè)為了快速擴大市場規(guī)模，增加利潤，選擇通過信用賒銷的方式來開展銷售業(yè)務，在增加銷售量的同時也增加了企業(yè)的應收賬款規(guī)模，由于缺乏對經銷商的綜合全面評估，導致企業(yè)大量應收賬款無法及時收回，不僅給企業(yè)帶來壞賬風險，還易導致企業(yè)出現(xiàn)資金鏈斷裂。

二、提升商貿企業(yè)內部控制的有效對策

（一）營造良好的內控環(huán)境

首先，商貿企業(yè)要明確戰(zhàn)略定位，在分析和預測企業(yè)經營現(xiàn)狀和未來發(fā)展方向的基礎上，制定戰(zhàn)略目標，戰(zhàn)略目標是企業(yè)內部控制執(zhí)行的方向。其次，明確權責，細化崗位分工，對不相容崗位進行分離，有效的內控機制必須以完善的崗位約束機制為基礎；應進一步明確總經理、業(yè)務副總、財務副總的職權，如總經理負責制定和調整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、審批年度工作計劃、經營預算、業(yè)務合同等；業(yè)務副總負責組織經銷商資信調查、開拓市場、購銷談判、制定信用等級評價制度、審核購銷合同等；行政副總審批信用等級評價制度，審核產品報價、賒銷額度、預算額度等。明確細化管理層權限，可以實現(xiàn)職能間既相互協(xié)調又相互監(jiān)督[1]。最后，在具體崗位設置方面，要實現(xiàn)采購崗和銷售崗的分離，同時要定期輪崗；對于采購業(yè)務應由兩名以上業(yè)務人員負責，實現(xiàn)采購預算、詢比價與請購審批、供應商選擇、合同簽署等職責的分離。此外，商貿企業(yè)應重視提升全員內控意識，定期針對關鍵崗位組織培訓學習活動，使員工認識到實施內部控制的必要性和重要性，明確內控目標的實現(xiàn)與自身利益目標息息相關，以此調動員工積極配合內控工作的開展。

（二）健全風險評估體系

風險控制是商貿企業(yè)加強內部控制必須重視的問題，面對復雜多樣的市場環(huán)境，商貿企業(yè)重視風險評估，可以有效回規(guī)避風險。第一，風險識別，商貿企業(yè)可以通過建立共性風險目錄，召開風險評估會議等方式定位企業(yè)的風險點，明確風險類型，主要有以下四種：1．財務風險，企業(yè)缺乏預算管理體系導致資金使用盲目及資源浪費；資金周轉不暢；財務信息失真；經銷商資信評估不準確，導致應收賬款無法及時回收，引發(fā)壞賬損失；2．運營風險，采購計劃制定時對市場價格和需求評估不準確導致采購成本增加；采購驗收不規(guī)范造成資產損失；3．市場風險，市場競爭加劇，壓縮企業(yè)市場份額；行業(yè)發(fā)展趨勢變化，行業(yè)壁壘等；4．法律風險，匯率變化對進出口業(yè)務產生影響；合同漏洞、不合理引發(fā)糾紛；經營糾紛、財務糾紛。第二，風險分析，商貿企業(yè)在明確風險點和風險類型后，可以通過建立風險分析模型評估各類風險發(fā)生的概率，并根據風險危害情況劃分風險等級，在此基礎上通過矩陣表羅列出各風險點發(fā)生概率、危害程度及風險概率，對于風險發(fā)生概率高、危害值高的風險重點關注，并提前做好防范措施。另外，可以結合矩陣表分析企業(yè)內部控制的薄弱環(huán)節(jié)，并針對性地制定調整方案。

（三）優(yōu)化設計內控活動

1．供應商管理

在供應商管控過程中，應以國家相關部門聯(lián)合發(fā)布的《內部控制配套指引》為依據，可以結合企業(yè)實際情況針對供應商制定規(guī)范的評估標準，選擇出合格的供應商，編制供應商清單，優(yōu)先與資信狀況良好、供貨及時、質量合格的廠家建立長期合作關系。商貿企業(yè)應完善OA系統(tǒng)，在系統(tǒng)中增加供應商數(shù)據庫模塊，對各個供應商單獨建檔，通過多種渠道完善供應商檔案信息，具體要包括供應商名稱、類型、地址、聯(lián)系方式、產品質量、經營狀況、行業(yè)信譽、生產能力、供貨能力、工藝水平等相關信息，可以借助大數(shù)據分析技術對市場產品價格進行實時監(jiān)控，及時更新價格庫[2]。在評定供應商是否具備準入資格時，應由業(yè)財部門共同制定評定標準和規(guī)則，為了供應商考評的客觀、公正，可以由編程人員設計一套完整的評定程序，由系統(tǒng)根據相關信息自動劃分供應商等級，具體如下：業(yè)務人員通過網絡、電話等方式了解產品市場，并獲取產品報價，在發(fā)現(xiàn)新的產品供應商后提出考察申請，分別由業(yè)務副總、財務經理、總經理審批通過后，由業(yè)務員實地考察供應商，并將獲取的供應商信息錄入OA系統(tǒng)數(shù)據庫，由系統(tǒng)結合相關信息自動完成劃級評分，經再次審批通過后形成供應商清單，在采購時綜合評級信息和經銷商需求選擇最佳供應商，對供應市場和供應商履約情況進行實時關注，并及時更新相關信息，在每年末對供應商進行綜合評估，及時淘汰不合理供應商。

2．質量驗收管理

產品質量直接影響企業(yè)商業(yè)信譽，對于企業(yè)的長期發(fā)展至關重要，因此商貿企業(yè)應重視強化質量驗收管控，把好產品質量關。商貿企業(yè)具有一定特殊性，屬于貿易中介，內部未設立驗收入庫程序，因此應通過銷售合同對貨物驗收工作明確約定，即在經銷商接收貨物后，將驗收報告和大幅收據及時遞回商貿企業(yè)，由商貿企業(yè)行政部門根據單據進行核查，如果發(fā)現(xiàn)與采購貨物的數(shù)據、質量、規(guī)格等不符，則應及時指派專員進行實地查驗，如檢驗后確定存在產品問題，可以由業(yè)務部門與供應商協(xié)調通過換貨或者補貨的方式處理，如供應商拒絕配合，則商貿企業(yè)應由業(yè)務部門及時啟動緊急采購計劃，通過二次采購為經銷商補發(fā)存在問題的產品。

3．應收賬款管理

針對信用賒銷下產生的應收賬款，企業(yè)應對經銷商的經營狀況、企業(yè)規(guī)模、資信狀況等進行評估，重視應收賬款的管理[3]。商貿企業(yè)應合理授信，可以制定規(guī)范的信用管理標準，對經銷商信用進行考評，以明確信用限額，如可以由業(yè)務員對經銷商資信情況進行全面考察，將經銷商經營實力、資金狀況、行業(yè)信譽等信息納入OA系統(tǒng)經銷商信用檔案庫，由系統(tǒng)依據信用管理標準自動對經銷商進行信用評級，并生成賒銷額度及時限，經審批通過后，業(yè)務人員可以在授信額度范圍內向經銷商銷售產品，若賒銷額度超過系統(tǒng)限定，仍需繼續(xù)賒銷，則必須由業(yè)務員再次申請，并簽訂清收責任書。對于超限賒銷經銷商，業(yè)務員在開展銷售業(yè)務過程中應作為重點關注對象，具體關注經銷商資信、賬齡、結算方式、退貨頻次等內容，以免影響支付，同時對于OA系統(tǒng)中的經銷商信息也要同步更新。商貿企業(yè)應以年度為周期，開展對經銷商的綜合評估，以確保銷售質量。此外，商業(yè)貿易企業(yè)多利用票據貼現(xiàn)的方式來保障資金流，但是由于票據貼現(xiàn)的不規(guī)范性，常常誘發(fā)風險，給企業(yè)帶來損失，因此在辦理票據貼現(xiàn)時要注意防范風險，企業(yè)應對貿易的真實性進行審查，可以到實地對申請經銷商進行調查，查驗貼現(xiàn)企業(yè)提供的購銷合同、增值稅發(fā)票的原件，并在上面加蓋“已與原件核對一致章”，信貸人員不能因為長期經銷商，忽視對經銷商購銷合同及增值稅發(fā)票原件的核對，只要求經銷商提供復印件。

三、結束語

內部控制水平是衡量企業(yè)管理水平的重要指標，對于商貿企業(yè)建立現(xiàn)代化管理體系至關重要。就商貿企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，由于今年突發(fā)狀況的影響，對于我國商貿企業(yè)，尤其是進出口業(yè)務產生了較大影響，出現(xiàn)明顯下滑，據相關數(shù)據顯示，2019年我國貨物貿易進出口總值為21.54萬億元，而2020年1-2月，貨物貿易進出口總值只有4.12萬億元，同比下降9.6%，商貿企業(yè)發(fā)展面臨較大挑戰(zhàn)。作為商貿企業(yè)，要提升經營效率，應重視發(fā)揮管理先導作用，以管理驅動效益，通過完善的內控機制強化對業(yè)財活動的約束、控制，保障資產資源的科學配置，實現(xiàn)效益最大化目標。