文/石玉柱，山東省濱州市鄒平市好生街道辦事處

1 電子檔案管理模式的概述

電子檔案管理模式是將電子信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的分類與存儲，并且運(yùn)用電子存儲機(jī)構(gòu)代替紙質(zhì)文件。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且對現(xiàn)代社會的發(fā)展起到了巨大的推動作用。電子檔案管理模式是以檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以計算機(jī)技術(shù)為支撐實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和存儲的一種新型檔案管理模式。電子檔案管理模式的先進(jìn)性，體現(xiàn)在檔案資源的處理技術(shù)、存儲設(shè)備等方面，而且實(shí)用性較強(qiáng)。

2 電子檔案管理模式在檔案管理中的作用分析

2.1 構(gòu)建規(guī)范流程體系的作用。目前，使用電子信息技術(shù)有利于使檔案管理轉(zhuǎn)換成自動化管理方式，并不受人為因素干預(yù)，只需要在前期階段提前設(shè)置相關(guān)程序，計算機(jī)技術(shù)便可以根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

2.2 提升檔案管理工作的即時性。傳統(tǒng)檔案管理模式中的檔案管理人員需要花費(fèi)較多時間和精力分析檔案數(shù)據(jù)，并將其整合在一起，加以整理和儲存。但是，應(yīng)用電子檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時性，使相關(guān)數(shù)據(jù)資料具備價值性。

2.3 提升檔案管理工作的運(yùn)行效率。電子檔案管理模式的主要檔案管理工具是計算機(jī)設(shè)備，這也說明在管理檔案和儲存信息的過程中，只需應(yīng)用計算機(jī)或者硬盤等設(shè)備，便可以儲存相關(guān)信息并加以應(yīng)用。從實(shí)際運(yùn)行情況來看，該種類型的儲存方式有重要的作用，不僅能減少紙質(zhì)儲存占據(jù)的空間，使信息儲存更加環(huán)保，還能簡化相關(guān)人員的操作手續(xù)，只需要簡單操作計算機(jī)，就可以查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能最大限度地節(jié)省人力、物力，推動檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.4 實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案管理以及辦公自動化系統(tǒng)資源的共享目標(biāo)。目前，通過將辦公自動化系統(tǒng)對接檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案歸檔和使用同步落實(shí)。在社會信息化不斷發(fā)展的背景下，在檔案管理中應(yīng)用電子檔案管理模式是必然趨勢。因此需要相關(guān)人員加強(qiáng)電子檔案管理力度，充分體現(xiàn)檔案信息資源，以此達(dá)到管理的目的。

3 事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略

3.1 健全電子檔案管理制度。電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案并不完全相同。所以，事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中，必須建立健全電子檔案管理制度，為相關(guān)工作開展提供制度保障。目前，我國大部分的事業(yè)單位在電子檔案管理過程中，仍然沿用紙質(zhì)檔案管理辦法，使得電子檔案管理工作的有效性遲遲得不到提升。因此事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須及時地轉(zhuǎn)換觀念，認(rèn)識到電子檔案管理方法與紙質(zhì)檔案管理方法之間的異同，并建立起嚴(yán)格的電子檔案管理制度，才可以滿足當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作需要。以某機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作開展為例。該單位規(guī)定，所以電子檔案信息在錄入前，必須經(jīng)過相關(guān)部門以及檔案管理部門的核查，確定檔案信息準(zhǔn)確完整后才可以被錄入到單位的電子檔案信息庫中。同時，該單位對電子檔案信息進(jìn)行了分級，并確立了電子檔案信息的查閱層級標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)該定期地對檔案庫中的電子檔案信息進(jìn)行檢查，保證信息的完整性和安全性。在檔案信息應(yīng)用方面，如果事業(yè)單位員工向查閱電子檔案信息，必須經(jīng)過檔案管理人員的許可，并做好相關(guān)記錄；員工在查詢信息時，只可以查閱自身級別許可范圍內(nèi)的信息，如果需要越級查詢則需要部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理部門負(fù)責(zé)人特批。該單位通過制定嚴(yán)格的電子檔案信息錄入和使用標(biāo)準(zhǔn)，健全電子檔案信息管理制度，保證了電子檔案在事業(yè)單位中的有效應(yīng)用。

3.2 提高安全管理水平。事業(yè)單位需要加強(qiáng)電子檔案信息庫的安全管理水平，確保檔案信息不外泄。事業(yè)單位的檔案信息內(nèi)容極為豐富，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響，一旦出現(xiàn)了信息外泄則后果不堪設(shè)想。所以，相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)安全管理，確保電子檔案信息的儲存和使用安全。事業(yè)單位應(yīng)該從加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的角度著手，提高電子檔案信息庫的防御能力，使其免受網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的侵襲。比如，事業(yè)單位可以通過加強(qiáng)電子檔案信息庫防火墻配置來實(shí)現(xiàn)對檔案信息的管理。通過設(shè)置多重防火墻，將可能危害檔案信息安全的因素都阻擋在外，使得事業(yè)單位的電子檔案信息處于較為安全的儲存和使用環(huán)境之中，為檔案管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。同時，相關(guān)工作人員還需要設(shè)置信息傳遞追蹤管理機(jī)制。電子檔案信息庫的每一次訪問、查閱、調(diào)用和傳遞記錄，都應(yīng)該被妥善保存，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失或泄露則可以根據(jù)這些記錄進(jìn)行追責(zé)，將損失降至最低。相關(guān)工作人員需要定期地對檔案信息進(jìn)行篩查，并更新檔案信息管理系統(tǒng)，讓其是始終處于最佳狀態(tài)，可以為電子檔案信息提供最優(yōu)質(zhì)的保護(hù)。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)和管理。雖然電子檔案的應(yīng)用使得事業(yè)單位的檔案管理工作信息化水平大幅提升。但是，檔案管理工作的開展仍然離不開專業(yè)人才的支持。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和管理，為電子檔案的有效應(yīng)用和檔案管理工作的高效開展打下堅實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理工作負(fù)責(zé)人應(yīng)該制定嚴(yán)格的人員管理方案，對現(xiàn)有的檔案管理人才進(jìn)行考核，剔除工作態(tài)度不端正、工作能力不達(dá)標(biāo)的人員，保留優(yōu)質(zhì)人才。同時，應(yīng)該以講座、培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)對檔案管理人才的計算機(jī)應(yīng)用水平、責(zé)任意識、檔案管理專業(yè)能力培養(yǎng)，提高他們的綜合發(fā)展使其滿足事業(yè)單位電子檔案管理工作的需要。

4 結(jié)束語

綜上所述，電子檔案在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，可以滿足其工作開展的信息化、網(wǎng)絡(luò)化需求。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案在管理安全性和便捷性等方面具有明顯優(yōu)勢，因此對其進(jìn)行分析具有重要意義。