錢(qián) 莉

跨國(guó)集團(tuán)的業(yè)務(wù)具有全球性的特征，且大多組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)規(guī)模較大、業(yè)務(wù)范圍較廣，各子公司間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性較大。由于子公司地域分散，員工因公差旅的情況較為頻繁，而各公司差旅政策不一致，批準(zhǔn)權(quán)限設(shè)置不一致，信息化建設(shè)程度也各有不同，在差旅費(fèi)報(bào)銷中存在不能實(shí)現(xiàn)集團(tuán)統(tǒng)一管理、控制成本較難的問(wèn)題。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和電子信息化的推進(jìn)，企業(yè)財(cái)務(wù)管理和信息化管理能力越來(lái)越重要。集團(tuán)統(tǒng)一的員工差旅費(fèi)用報(bào)銷信息化管理也是其中一環(huán)。

一、跨國(guó)集團(tuán)員工差旅費(fèi)報(bào)銷信息化的重要性

（一）提升集團(tuán)信息化建設(shè)水平

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)與信息的時(shí)代，信息化管理水平的高低是衡量一個(gè)行業(yè)或一個(gè)集團(tuán)管理水平的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代企業(yè)管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)信息處理和使用的過(guò)程，利用信息化手段使管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化。通過(guò)多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費(fèi)報(bào)銷，可以提高企業(yè)信息化管理水平，更好地為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高企業(yè)工作效率和管理效益。

（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源效益最大化

通過(guò)整合、集成企業(yè)資源，將應(yīng)用于不同模塊的多系統(tǒng)串聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源效益最大化，更好地服務(wù)集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)集團(tuán)共享財(cái)務(wù)中心建設(shè)和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有重要意義，可以避免多個(gè)系統(tǒng)形成孤島、信息不能共享的情況。

（三）提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費(fèi)報(bào)銷的構(gòu)想，是通過(guò)梳理各子公司的差旅政策和差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)一致性的管理，解決集團(tuán)各子公司各自為政的弊病，解決財(cái)務(wù)處理效率低和信息質(zhì)量偏低的問(wèn)題，把企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)有機(jī)連接在一起且具備高信息集成性的特點(diǎn)，對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平有重要作用。

（四）提高集團(tuán)內(nèi)部控制管理水平

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費(fèi)報(bào)銷在統(tǒng)一系統(tǒng)應(yīng)用的同時(shí)，對(duì)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)置統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的費(fèi)用類型等，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制自動(dòng)化，利用信息化手段整合和優(yōu)化各個(gè)運(yùn)行模塊，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的保證和基礎(chǔ)。

（五）提高工作效率

多系統(tǒng)信息化集成支持員工差旅費(fèi)報(bào)銷，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)用管理流程自動(dòng)化，消除人為錯(cuò)誤以及其他煩瑣環(huán)節(jié)，從而節(jié)省員工的時(shí)間和資源，并加強(qiáng)對(duì)合規(guī)性和成本的控制。員工可以快速拍攝收據(jù)照片，并通過(guò)任何移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地提交費(fèi)用報(bào)告，確保工作效率。

二、集團(tuán)多系統(tǒng)信息化集成下員工差旅費(fèi)報(bào)銷的串聯(lián)要素

員工差旅費(fèi)報(bào)銷覆蓋了差旅申請(qǐng)、差旅批準(zhǔn)、票務(wù)預(yù)訂、費(fèi)用發(fā)生、費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用審批、付款、賬務(wù)處理等管理流程，是既瑣碎又經(jīng)歷較長(zhǎng)鏈條的流程，應(yīng)運(yùn)用統(tǒng)一的覆蓋全流程的多系統(tǒng)串聯(lián)設(shè)計(jì)對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行控制。

（一）人力資源管理系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的串聯(lián)

從員工差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)需要的要素來(lái)看，員工姓名、工號(hào)等個(gè)人信息是必不可少的，差旅及差旅費(fèi)審批的過(guò)程中就需要組織架構(gòu)的支持，而人力資源管理系統(tǒng)是員工主數(shù)據(jù)信息的采集地，如員工的姓名、工號(hào)，職位、部門(mén)和所屬組織架構(gòu)，都是人力資源管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息。這些信息的實(shí)時(shí)變化會(huì)被人力資源部門(mén)及時(shí)更新進(jìn)人力資源管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的交互可以使員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)及時(shí)地獲取員工相關(guān)信息，避免重復(fù)建立和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。

1.申請(qǐng)環(huán)節(jié)。在開(kāi)展差旅之前，員工需要提交差旅申請(qǐng)，此外在差旅之后員工需要提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，在這兩個(gè)申請(qǐng)環(huán)節(jié)，員工不需要自行輸入個(gè)人信息，系統(tǒng)自行從人力資源管理系統(tǒng)抓取相關(guān)主數(shù)據(jù)信息進(jìn)入員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.審批環(huán)節(jié)。在員工提交了差旅申請(qǐng)后，會(huì)需要一個(gè)審批流程來(lái)批準(zhǔn)員工可以開(kāi)展差旅；在員工提交了費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)之后，還會(huì)需要一個(gè)審批流程來(lái)批準(zhǔn)員工發(fā)生的費(fèi)用由公司承擔(dān)。這兩個(gè)審批環(huán)節(jié)，都需要一個(gè)組織架構(gòu)為基礎(chǔ)的審批流程設(shè)計(jì)，同樣的，系統(tǒng)已自行從人力資源管理系統(tǒng)獲取信息進(jìn)入員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照規(guī)定的審批流程完成設(shè)計(jì)。

3.考勤環(huán)節(jié)。員工差旅與員工考勤密切相關(guān)，員工考勤一直是人力資源管理的重要控制點(diǎn)，員工在差旅期間是不會(huì)有打卡記錄的，而此期間應(yīng)作為員工出勤，不應(yīng)因?yàn)槲创蚩ǘ涗洖槿鼻冢ㄟ^(guò)兩個(gè)系統(tǒng)的交互，可以在人力資源系統(tǒng)中接收到員工差旅的相關(guān)信息，自動(dòng)為員工記錄出勤。

（二）訂票代理系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的串聯(lián)

跨國(guó)集團(tuán)在全球各公司均有訂票代理供應(yīng)商，訂票代理供應(yīng)商的系統(tǒng)可以與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，一旦員工的差旅被批準(zhǔn)，差旅申請(qǐng)的號(hào)碼及相關(guān)信息會(huì)被自動(dòng)交到訂票代理供應(yīng)商的系統(tǒng)，以便訂票代理在確認(rèn)此項(xiàng)是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的有效申請(qǐng)的情況下，根據(jù)公司政策提供最優(yōu)行程方案及最優(yōu)成本方案的票務(wù)選擇，員工可通過(guò)登錄預(yù)先在訂票代理系統(tǒng)登記的賬號(hào)，與訂票代理進(jìn)行溝通和確定票務(wù)方案。訂票代理系統(tǒng)確定的方案會(huì)被交互到員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)，以供員工在申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)勾選訂票信息而不用自己輸入，在提升企業(yè)管理自動(dòng)化水平的同時(shí)，避免員工在報(bào)銷時(shí)在不同系統(tǒng)中翻找原始憑據(jù)，節(jié)省時(shí)間，提高效率。

（三）公司信用卡與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的串聯(lián)

一般來(lái)說(shuō)，員工在差旅過(guò)程中的花費(fèi)通常由員工自行支出，差旅結(jié)束之后向公司申請(qǐng)報(bào)銷費(fèi)用，或者員工采用借款的方式向公司預(yù)支出差的花費(fèi)，差旅結(jié)束之后進(jìn)行多退少補(bǔ)的結(jié)算。公司信用卡是在公司和銀行簽訂的公司信用卡協(xié)議框架下，由銀行向員工發(fā)行公司擔(dān)保下的以員工名義開(kāi)立的信用卡。這樣做是基于員工差旅是因公司業(yè)務(wù)而發(fā)生，公司應(yīng)承擔(dān)費(fèi)用。以員工名義開(kāi)立的公司信用卡下掛在員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的信用卡模塊，信用卡一旦發(fā)生費(fèi)用，就會(huì)交互到員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)，供員工填制報(bào)銷單時(shí)勾選。如果信用卡同時(shí)發(fā)生了個(gè)人事項(xiàng)和公司事項(xiàng)，員工只允許勾選為公司事項(xiàng)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。員工還需按照信用卡賬期還款，同時(shí)承擔(dān)個(gè)人消費(fèi)部分。公司信用卡在保障員工在差旅過(guò)程中有足夠支出額度的同時(shí)，可以避免預(yù)計(jì)有大額差旅支出的情況下，員工采用借款的方式向公司預(yù)支大額的差旅費(fèi)用，提高公司和個(gè)人的資金使用效率，同時(shí)員工在填制報(bào)銷時(shí)勾選的方式可以幫助員工快速回憶費(fèi)用發(fā)生的事項(xiàng)，避免遺忘，提高效率。另外，這種以員工名義開(kāi)立的公司信用卡是在銀企信用卡協(xié)議框架下，公司和員工都有明晰的權(quán)利和義務(wù)，提升信息透明度便于公司管理。

（四）電子影像掃描與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的串聯(lián)

電子影像掃描是發(fā)票處理和存儲(chǔ)電子化、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理的一種手段，依托OCR（Optical Character Recognition，光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)對(duì)原始憑證進(jìn)行批量掃描、自動(dòng)分組，高效完成報(bào)銷單據(jù)和影像的匹配，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始單據(jù)的影像采集、上傳和管理，并實(shí)時(shí)跟蹤影像文件、紙質(zhì)票據(jù)的狀態(tài)和位置，支持財(cái)務(wù)平臺(tái)實(shí)時(shí)調(diào)閱影像。通過(guò)電子影像系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)基于影像的業(yè)務(wù)審批和財(cái)務(wù)審核乃至財(cái)務(wù)憑證制作，使具有審批權(quán)限的人能夠在進(jìn)行電子審批的同時(shí)見(jiàn)到影像，提高流程時(shí)效。

（五）ERP會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的串聯(lián)

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記賬的最后一環(huán)，也是關(guān)鍵一環(huán)，使經(jīng)過(guò)最終批準(zhǔn)的員工差旅報(bào)銷單自動(dòng)生成應(yīng)付員工的會(huì)計(jì)憑證，以便在ERP系統(tǒng)進(jìn)行付款操作。

員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)在從人力資源系統(tǒng)匹配員工工號(hào)等人力資源主數(shù)據(jù)的同時(shí)，也從ERP會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)匹配員工應(yīng)付代碼等財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)。員工在填制差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，一旦選擇好其人力資源主數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就自行與員工在ERP中的員工應(yīng)付代碼主數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，自動(dòng)摘取員工的財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)在差旅費(fèi)申請(qǐng)的相應(yīng)欄位，也就告訴了ERP會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)此筆報(bào)銷是應(yīng)付相應(yīng)員工的差旅費(fèi)。員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)還需自ERP會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)摘取費(fèi)用科目、稅率等信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以便員工在填制報(bào)銷時(shí)按照發(fā)生的費(fèi)用類型選擇相應(yīng)的費(fèi)用科目、稅率、總金額等，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審批確認(rèn)無(wú)誤。經(jīng)過(guò)員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)定的審批流程后，得到最終批準(zhǔn)的員工差旅報(bào)銷單中的員工的財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)、事由描述、費(fèi)用科目、稅率、總金額等信息被自動(dòng)摘取到ERP形成應(yīng)付員工的會(huì)計(jì)憑證，再按照公司付款流程進(jìn)行付款。同時(shí)完成稅務(wù)信息采集和比對(duì)，以確保賬務(wù)和票務(wù)的一致性。此過(guò)程中ERP會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)與員工差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行交互，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記賬自動(dòng)化，節(jié)省財(cái)務(wù)人員的時(shí)間，提高財(cái)務(wù)工作的效率，避免手工記賬差錯(cuò)的產(chǎn)生。

三、結(jié)語(yǔ)

跨國(guó)公司大都傾向于使用信息化手段提高集團(tuán)管理水平，不同職能部門(mén)會(huì)根據(jù)各自的管理要求制定相應(yīng)的信息化系統(tǒng)。本文基于跨國(guó)集團(tuán)使用不同系統(tǒng)控制不同模塊的情況，通過(guò)闡述不同信息化模塊之間的多系統(tǒng)串聯(lián)，打通各系統(tǒng)之間的使用界限，解決了系統(tǒng)間各自為政的障礙，對(duì)構(gòu)建跨國(guó)集團(tuán)多系統(tǒng)信息化集成應(yīng)用于員工差旅費(fèi)報(bào)銷提供了初步的構(gòu)想。