芮雪

[摘 ? ?要] 隨著全球互聯(lián)網經濟時代的到來，遠程協(xié)同辦公模式應運而生，但辦公效率仍有待提升。為了解決該問題，文章首先調研分析了當前遠程協(xié)同辦公效率低下的現狀及原因，進一步提出了相應的提升方法，為相關企業(yè)和工作單位提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

[關鍵詞] 遠程辦公;協(xié)同辦公;互聯(lián)網經濟;效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 041

[中圖分類號] F270.7 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）19- 0098- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著全球互聯(lián)網經濟時代的到來，企業(yè)發(fā)展不再局限于一個地區(qū)，甚至一個國家，越來越多的企業(yè)都在全球各地設立員工辦公地點，員工也可以根據自身的需求和情況選擇適合自己的辦公環(huán)境，不再局限于辦公室，可以在家里、咖啡廳，進而催生了遠程協(xié)同辦公模式[1]。遠程協(xié)同辦公由來已久，具有靈活性強、運營成本低等顯著優(yōu)點，但由于諸多因素的影響，目前許多企業(yè)或者單位的協(xié)同辦公效率較低。為了解決該問題，本文首先調研分析了當前遠程協(xié)同辦公效率低下的現狀及原因，進一步提出了相應的提升方法，為相關企業(yè)和工作單位提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

1 ? ? ?遠程協(xié)同辦公現狀分析

目前，經過調研發(fā)現，遠程協(xié)同辦公的概念由來已久，市面上也有一些遠程協(xié)同辦公工具已經被企業(yè)使用，例如騰訊推出的企業(yè)微信、阿里巴巴推出的釘釘、字節(jié)跳動推出的飛書等紛紛為企業(yè)運營開放免費服務項目，采用數字化、移動化辦公方式構建了一條“遠程協(xié)同”的生命線，通過遠程辦公的員工也越來越多。據前瞻產業(yè)研究院的調查數據顯示，2005年中國僅有180萬名遠程辦公員工，而到2014年，這一數據上升到360萬，九年間年均復合增長為8%，按照這一增速進行推斷，2020年遠程辦公人數應該已經達到490萬人，具體如圖1所示。

在市場規(guī)模方面，前瞻產業(yè)研究院數據統(tǒng)計顯示，2012-2017年，我國遠程辦公平臺市場規(guī)模呈現較大的增長，2017年遠程辦公規(guī)模達到60億元，同比增長68.07%。2012-2017年市場年均復合增速達到95.52%，具體如圖2所示。

從圖1和圖2可以看出，雖然國內遠程辦公人數和市場規(guī)模在逐年遞增，但實際上，遠程協(xié)同辦公目前在國內并不普及，辦公效率低下，經過分析發(fā)現主要存在遠程辦公模式普適性差、管理制度不完善、相關工具支持不到位等問題[2]。

1.1 ? 遠程辦公模式普適性差，接受度低

經過調研分析，目前的遠程辦公模式普適性不強，對于企業(yè)的行業(yè)類型有一定的要求。例如，互聯(lián)網、IT等不需要集中人力、車間操作等類型的企業(yè)可以采用當前的遠程辦公模式，但對于工業(yè)制造、建筑等類型的企業(yè)，由于物聯(lián)網、智能制造等技術尚未達到大規(guī)模商用的成熟程度，導致當前的管理水平還停留在信息化水平，尚未達到智能化管理，企業(yè)內部員工大多數也不具備遠程辦公模式下需要的學習能力與溝通能力，導致這類企業(yè)對遠程辦公模式的接受度偏低，而這類企業(yè)在國內企業(yè)中占據了較大比例，進而導致目前國內企業(yè)遠程辦公普及率較低。

1.2 ? 相關管理制度尚未完善

目前大多企業(yè)都沒有完善的遠程辦公管理制度，比如任務分配制度、績效考核制度、遠程匯報制度等，這些企業(yè)管理制度的缺失是國內遠程辦公普及率低、辦公效率低下的根本原因，因為企業(yè)是遠程辦公的發(fā)起者。如果沒有清晰的任務分解和分配制度，就會因為任務之間的聯(lián)系而增加過多的溝通;沒有明確的績效考核制度，就不能約束員工的工作過程;沒有及時的遠程匯報制度，就有可能會導致項目工期延誤等問題，這些問題都會進一步降低遠程協(xié)同辦公的效率。

另一方面，遠程協(xié)同辦公的出現是伴隨互聯(lián)網經濟時代及云計算等新技術而產生的新型用工形式，對其性質和范圍如何界定，勞動法并未作出明確規(guī)定，國內也沒有推出其他明確針對遠程協(xié)同辦公的具體細致的法律法規(guī)，所以在出現相關糾紛時，無法保障企業(yè)和員工的權益，進一步降低了人們對遠程辦公的接受度[3]。

1.3 ? 相關工具支持不到位

雖然市面上已有較多的遠程協(xié)同辦公工具，但這些工具大多數只能滿足一些基本的遠程辦公需求，但每個企業(yè)的實際情況不同，因此不能完全滿足不同類型企業(yè)對于遠程辦公的需求，即使能夠滿足需求，使用者也不能充分地理解工具開發(fā)者的意圖，而不能很好地應用這些工具[4]。對于互聯(lián)網、IT類企業(yè)而言，遠程協(xié)同辦公工具仍需要在遠程會議、遠程資料共享、信息安全等方面加強改進，降低溝通密度，提高信息安全管理水平;而對工業(yè)制造、建筑類企業(yè)，受制于一些基礎技術尚未實現，當前尚沒有一款能夠將物聯(lián)網、云計算、大數據等技術與互聯(lián)網平臺充分結合的遠程協(xié)同辦公工具，導致當前這類企業(yè)遠程協(xié)同辦公普及率低，即使能夠遠程辦公，效率也比較低下。

2 ? ? ?遠程協(xié)同辦公效率提升方法

針對前文分析得出的遠程協(xié)同辦公效率低下的原因，本文分別提出了相應的應對方法，包括提高遠程辦公效率、完善相關管理制度、加強相應工具的研發(fā)三個方面。

2.1 ? 提高辦公效率

企業(yè)內部辦公效率的提升可以直接提高企業(yè)遠程辦公效率，為了提高企業(yè)內部辦公效率，應該加強員工素質的培訓，強化員工的協(xié)同辦公意識，提升員工的溝通能力和學習能力。另外，遠程辦公效率的提升不僅在于同一公司內部辦公效率的提升，也來源于上下游企業(yè)之間的關聯(lián)，在遠程辦公過程中，要注重與供貨商和客戶的溝通效率，通過遠程辦公平臺或者其他渠道及時獲取團隊內部其他同事的工作進展，提前做好準備，提高辦公效率。

2.2 ? 完善相關管理制度

根據前文所述，完善相關管理制度應該從以下幾個方面入手。

（1）任務分解與分配制度

遠程協(xié)同辦公由于是遠程溝通，因此在傳統(tǒng)辦公模式的基礎上對于任務分解和分配制度提出了更高的要求，企業(yè)應該嚴格按照WBS工作分解法進行工作任務分解、工作任務時間估計與責任分配，并在此基礎上盡可能降低工作任務力度以便后續(xù)的考核，同時需要將工作任務分配的結果在遠程辦公平臺上透明公開化，讓參與到一個項目中的遠程辦公人員了解整個工作任務的分配情況，以避免不必要的溝通與矛盾[5]。

（2）績效考核制度

遠程協(xié)同辦公由于管理人員距離員工較遠，對于員工實際工作過程并不了解，因此需要在傳統(tǒng)辦公模式的基礎上改進績效考核制度，加強結果導向，減弱過程導向，以員工的工作輸出和工作結果作為主要的考核依據，不采用員工自評和互評的方式，主要由相應的管理人員進行直接考核，并將考核的過程和結果透明公開化，在遠程辦公平臺上實時更新員工的工作內容，讓員工能夠看到自己權限內同事的工作內容和工作成功，促使考核過程更加公平公正。

（3）流程管理優(yōu)化

為了保證遠程協(xié)同辦公時，整個團隊，甚至整個企業(yè)的工作節(jié)奏一致，應該優(yōu)化企業(yè)內部對工作流程的管理，提高關鍵工作流程的決策速度，更快速地實現部門之間的合作與溝通。而對于遠程辦公平臺而言，需要支持這些優(yōu)化后的工作流程，比如支持不同部門進行工作信息、數據的及時同步，支持團隊內成員進行遠程工作匯報，從而能夠快速對齊工作過程中的進展、問題及風險，減少由于工期延誤而導致整體工作效率低下的情況。

2.3 ? 加強相應工具的研發(fā)

遠程協(xié)同辦公工具的研發(fā)應該結合實際情況進行，根據企業(yè)自身的業(yè)務、管理和運作機制來確定辦公工具的開發(fā)需求，而不是選用其他公司對外提供的遠程辦公服務，在工具使用過程中，還可以根據使用者的反饋情況進一步對工具進行迭代更新，逐步完善企業(yè)的遠程辦公工具。以制造類企業(yè)為例，遠程協(xié)同辦公工具應該充分考慮互聯(lián)網平臺與物聯(lián)網技術、辦公軟件的銜接、生產平臺的上下游關系、知識庫和檔案庫的銜接等方面，從而提高遠程辦公效率[6]。

3 ? ? ?結 ? 論

本文通過分析遠程協(xié)同辦公的現狀，明確了當前遠程協(xié)同辦公效率低下的原因，通過進一步分析發(fā)現，可以通過提高辦公效率、完善相關管理制度、加強相應工具的研發(fā)三種方法來提升遠程協(xié)同辦公的效率。本文研究的內容可以為相關企業(yè)提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

主要參考文獻

[1]王若琪，張爽.互聯(lián)網背景下遠程辦公管理的挑戰(zhàn)和機遇研究[J]. 經營與管理， 2018（1）：87-92.

[2]段新冉.淺析遠程辦公及其管理[J]. 現代企業(yè)教育，2010（12）：74-75.

[3]李紅.遠程辦公的影響與應對策略研究[J]. 長江大學學報：社科版，2012（12）：56-58.

[4]魯進. 網動視頻會議遠程辦公“小能手”[J]. 計算機與網絡， 2016， 42（18）：35.

[5]杜盛楠， 張永軍. 遠程辦公：影響、挑戰(zhàn)與策略[J]. 現代企業(yè)， 2017（6）：16-17.

[6]王輝. 遠程辦公的優(yōu)缺點和解決方案[J]. 數字通信世界， 2017（7）：44.