劉娟

（閬中市人才流動(dòng)中心, 四川 南充 637400）

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)時(shí)間跨度大。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生的節(jié)點(diǎn)并非是來(lái)自大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，追溯其整個(gè)產(chǎn)生過(guò)程應(yīng)當(dāng)還包括之前檔案電子化、電子文件時(shí)代所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)在我國(guó)興起的時(shí)間并不長(zhǎng)，我們正經(jīng)歷一個(gè)從檔案數(shù)字化到檔案數(shù)據(jù)化的逐步轉(zhuǎn)變過(guò)程。從檔案的數(shù)字化到檔案的保存，從電子檔案的保存到對(duì)更深層次的檔案數(shù)據(jù)增值問(wèn)題的關(guān)注，這是一個(gè)漫長(zhǎng)而循序漸進(jìn)的過(guò)程，其中涉及的大量數(shù)字資源都應(yīng)當(dāng)納入大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)管理的范疇。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)和新時(shí)期實(shí)時(shí)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)的集合。

其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的范圍廣。一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)來(lái)源傳統(tǒng)的電子檔案，還包括了社交媒體文件、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)、3D圖形等形式各異的渠道；另一方面，檔案數(shù)據(jù)除了包含檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景數(shù)據(jù)之外，還包括檔案部門(mén)在檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以及那些具有長(zhǎng)久保存價(jià)值但還沒(méi)有納人檔案部門(mén)保管的數(shù)據(jù)，如政府開(kāi)放數(shù)據(jù)、網(wǎng)站數(shù)據(jù)、智慧檔案館的運(yùn)維數(shù)據(jù)、利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案館人和物全面感知的數(shù)據(jù)，即檔案館的建筑環(huán)境、設(shè)備資產(chǎn)、檔案資源以及用戶等主要構(gòu)成因素的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。

最后，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)更加多元化。一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的形式更加多元。檔案本身具有歷史的憑證性和記憶性，其屬性以傳統(tǒng)意義來(lái)看應(yīng)該是屬于滯后的。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)更加突出了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性特點(diǎn)，檔案學(xué)界也開(kāi)始更加關(guān)注這些實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的保存以便發(fā)揮更好的社會(huì)效用。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的形式不再拘泥于檔案文件本身，可以是一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以是一條簡(jiǎn)單的微信推送。另一方面，檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵在大數(shù)據(jù)時(shí)代得到了進(jìn)一步的拓展，檔案數(shù)據(jù)超越不僅僅只是指代檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵不局限于檔案的內(nèi)容，還關(guān)注以數(shù)據(jù)包為單位的多元數(shù)據(jù)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)是一個(gè)總稱。

二、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用要點(diǎn)

（一）做好電子文件方面的管理工作

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，高校將很多公文傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，在一定程度上增加了電子文件的數(shù)量。通過(guò)相關(guān)實(shí)踐分析可知，對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使檔案信息的價(jià)值充分展現(xiàn)。因此，管理人員要重視檔案文件的管理，做好以下工作：第一，構(gòu)建與電子文件管理維護(hù)有關(guān)的技術(shù)部門(mén)，確保電子文件管理流程的科學(xué)化，使電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有效銜接，確保整個(gè)流程的科學(xué)性、安全性，從而使電子文件的管理能力逐步增強(qiáng)。第二，提高管理人員的電子文件處理能力。對(duì)電子文件進(jìn)行管理時(shí)，管理人員需要做好與電子檔案有關(guān)的處理工作，比如設(shè)置電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等。第三，處理好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件形成時(shí)是否可以長(zhǎng)期保存并未得到有關(guān)人員的驗(yàn)證。因此，管理人員需要注意電子文件的保存問(wèn)題，如果電子文件需要長(zhǎng)期保存，可以定期復(fù)制，避免檔案信息丟失。

（二）加強(qiáng)信息安全化管理

檔案數(shù)字化建設(shè)需要重視安全問(wèn)題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發(fā)揮。在使用檔案信息的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)檔案信息的使用進(jìn)行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，可以利用制度管理以及技術(shù)管理兩方面的措施，逐步推進(jìn)檔案信息的保密處理工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，管理人員需要管理機(jī)制，可以引用自動(dòng)控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)部分高深技術(shù)信息的自動(dòng)化控制。

（三）完善管理體系

各個(gè)行業(yè)在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值看，并提高執(zhí)行工作的力度，但在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和檔案整理的過(guò)程中，必須要對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行鼓勵(lì)，而對(duì)于一些不重視檔案工作的單位來(lái)說(shuō)，需要對(duì)其進(jìn)行懲罰。另外，在實(shí)際開(kāi)展信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，還需要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的重視程度，并積極堅(jiān)持先進(jìn)化的發(fā)展理念和原則，還需要運(yùn)用先進(jìn)化的技術(shù)，保證檔案管理工作順利開(kāi)展。

（四）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立對(duì)于檔案管理效率的提高有著重要作用。第一，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，將部分檔案資源放置到網(wǎng)站當(dāng)中，教職工或者學(xué)生在需要檔案信息時(shí)，可以進(jìn)入檔案網(wǎng)站進(jìn)行查詢，這樣可以大大提高檔案服務(wù)的效率。同時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳，促使檔案信息的利用率逐步提高。第二，購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的硬件設(shè)備。檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，離不開(kāi)硬件設(shè)備的支持。購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)備，可以使網(wǎng)絡(luò)檔案信息的交換安全得到保障，并且可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享。通過(guò)以上分析可知，網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建也是信息化建設(shè)中的一部分，該項(xiàng)工作的有效開(kāi)展，可使檔案管理脫離傳統(tǒng)的管理模式，逐漸適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理需求。此外，教師在備課之前，可以直接在網(wǎng)絡(luò)檔案中搜索相關(guān)的教學(xué)內(nèi)容，從而使教學(xué)內(nèi)容變得更加豐富；學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中，如果存在疑問(wèn)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案搜索相應(yīng)的文獻(xiàn)資料來(lái)解決疑惑。因此，網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建，不僅可以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步開(kāi)展，而且能便利教師的教學(xué)以及學(xué)生的學(xué)習(xí)。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，新技術(shù)的引入能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的管理，但對(duì)其適用性與功能性的研究還有待進(jìn)一步的深化；相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案部門(mén)的重要性，并給予大力支持，為我國(guó)檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。