韓新月 冷熠
摘 要 文章主要針對(duì)圖書館數(shù)據(jù)資源引進(jìn)活動(dòng)中利益相關(guān)者之間的復(fù)雜關(guān)系,研究建立一項(xiàng)切實(shí)有效的互饋機(jī)制,建立相應(yīng)模型。通過分析互饋機(jī)制以需求發(fā)現(xiàn)互饋為內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力,以經(jīng)濟(jì)互饋為最終目的,以技術(shù)互饋為外在保障條件,以信息互饋為基本形式、根本方法和直接的效果反映,圖書館在數(shù)據(jù)資源引進(jìn)工作不同階段的信息輸入輸出,構(gòu)成了多元主體互饋機(jī)制的內(nèi)容架構(gòu)。最后,建立和運(yùn)行數(shù)據(jù)資源引進(jìn)的互饋機(jī)制,將推動(dòng)圖書館業(yè)務(wù)流程重組、職能調(diào)整和制度規(guī)范的更新與完善。
關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)資源 資源引進(jìn) 互饋機(jī)制 利益相關(guān)者
分類號(hào) G255
DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2020.10.010
Abstract This paper establishes an effective cross-feedback mechanism and model according to the complex relationship among stakeholders in the library data resource importation. It points out that cross-feedback demand is the internal driving force, the cross-feedback economic is the ultimate goal, the cross-feedback technology is the supporting conditions, and the cross-feedback information is the basic form, fundamental methods and direct effect reflection of cross-feedback mechanism. Information input and output of the library in data resource importation constitutes the content framework of the cross-feedback mechanism. At last, the construction and operation of cross-feedback mechanism in data resources importation would promote business process restructuring and functional adjustment, as well as system update and improvement of library.
Keywords Data resource. Resource importation. Cross-feedback mechanism. The stakeholders.
0 引言
數(shù)字文獻(xiàn)已經(jīng)成為科技領(lǐng)域?qū)W術(shù)信息創(chuàng)作與出版的主要形態(tài),數(shù)字形式出版是所有國際科技出版社的基本出版形態(tài)[1]。與傳統(tǒng)資源相比,研究型數(shù)據(jù)資源更加注重“以用戶為中心”的目標(biāo)實(shí)現(xiàn),信息內(nèi)容也再向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)換,而在數(shù)據(jù)資源供給方面,其供給模式也由單一型向復(fù)合型進(jìn)行改變。這些轉(zhuǎn)變推動(dòng)數(shù)據(jù)資源利益相關(guān)者之間的依賴性結(jié)構(gòu)更加緊密,互動(dòng)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
互饋機(jī)制基于復(fù)雜工作系統(tǒng)的組成部分或工作過程之間的互動(dòng)作用,強(qiáng)調(diào)某種效應(yīng)對(duì)引起這種效應(yīng)的原因以及整個(gè)工作系統(tǒng)的影響,包含各要素之間相互促進(jìn)、相互補(bǔ)益的耦合現(xiàn)象,以及相互競爭的沖突現(xiàn)象,其特點(diǎn)是通過控制不同節(jié)點(diǎn)上反饋的信息流來調(diào)整系統(tǒng)行為。當(dāng)互饋行為對(duì)系統(tǒng)、系統(tǒng)中的相關(guān)要素及其間的關(guān)聯(lián)行為起到積極的推動(dòng)作用時(shí),可將其稱為正向互饋,反之稱為負(fù)向互饋[2]。
研究型數(shù)據(jù)資源引進(jìn)工作系統(tǒng)由圖書館、用戶、數(shù)據(jù)創(chuàng)建者、資源供應(yīng)方等利益相關(guān)者構(gòu)成,依托數(shù)據(jù)資源和研究需求所產(chǎn)生的依賴性結(jié)構(gòu),依照國家法律政策,順應(yīng)市場機(jī)制發(fā)展,通過加強(qiáng)信息和行為的有效溝通與反饋,在達(dá)到共同目標(biāo)和合理維護(hù)各方利益的前提下,選擇最優(yōu)行動(dòng)策略,實(shí)現(xiàn)多元主體利益平衡。對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)環(huán)境來說,互饋機(jī)制是一種調(diào)和機(jī)制,能夠有效地改善要素之間的關(guān)系,優(yōu)化工作流程,提高系統(tǒng)和各個(gè)要素的運(yùn)轉(zhuǎn)效能。圖書館引進(jìn)研究型數(shù)據(jù)資源的過程屬于控制論意義上的控制過程,利益相關(guān)者之間通過相互的信息反饋和行為反饋,形成多向的信息流動(dòng)閉環(huán)控制,從而促進(jìn)利益的合理分配與合法保護(hù)。
1 多元主體互饋關(guān)系
1.1 圖書館——用戶
用戶信息需求是圖書館產(chǎn)生、存在和發(fā)展的基礎(chǔ),建立與用戶間的密切關(guān)系是圖書館最重要的公共關(guān)系活動(dòng)。圖書館引進(jìn)數(shù)據(jù)資源,并完成基于數(shù)據(jù)、信息以及知識(shí)層面的數(shù)據(jù)聚合[3],向用戶輸送數(shù)據(jù)資源與知識(shí)服務(wù),通過分析用戶信息行為,圖書館獲取用戶對(duì)數(shù)據(jù)資源的需求層次、利用行為規(guī)律、數(shù)據(jù)利用效果等信息,作為繼續(xù)開展數(shù)據(jù)資源引進(jìn)和服務(wù)的依據(jù)。用戶從圖書館獲得所需數(shù)據(jù)資源,其信息需求和行為是圖書館開展數(shù)據(jù)資源建設(shè)的重要依據(jù)。圖書館通過采取及時(shí)、準(zhǔn)確的行動(dòng),構(gòu)成與用戶之間的良性互動(dòng)循環(huán)。
1.2 圖書館——圖書館主管機(jī)構(gòu)
圖書館主管機(jī)構(gòu)權(quán)利主要包括[4]:①制定關(guān)于圖書館工作的法律、法規(guī)、方針和政策,并監(jiān)督圖書館執(zhí)行;②以公共資金支撐圖書館的正常運(yùn)轉(zhuǎn);③ 任命圖書館館長等主要領(lǐng)導(dǎo);④ 對(duì)圖書館工作中的重大問題進(jìn)行監(jiān)管。主管機(jī)構(gòu)為圖書館發(fā)展提供經(jīng)濟(jì)支持和制度保障,關(guān)系到圖書館數(shù)據(jù)資源建設(shè)戰(zhàn)略和引進(jìn)能力。及時(shí)向主管機(jī)構(gòu)匯報(bào)數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作,提供管理與決策相關(guān)信息和參考建議,是圖書館的責(zé)任和義務(wù),也是展示圖書館價(jià)值、獲得認(rèn)可和支持的重要方面。
1.3 圖書館——數(shù)據(jù)創(chuàng)建者/提供者
數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者和提供者主要包括研究機(jī)構(gòu)/團(tuán)隊(duì)、出版機(jī)構(gòu)、資源中間商、Internet信息內(nèi)容提供商、IT產(chǎn)品供應(yīng)商等。在開放獲取背景下,特定領(lǐng)域的作者和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)成為越來越重要的數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者,出版正在成為基于數(shù)據(jù)的生態(tài)系統(tǒng)[5]。在信息鏈和價(jià)值鏈上,數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者/提供者與圖書館都屬于上下游關(guān)系,相互之間在社會(huì)職能上具有很強(qiáng)的依賴性,當(dāng)他們的行為相互作用時(shí),雙方能夠達(dá)成一個(gè)有約束力的有效協(xié)議[6],呈現(xiàn)合作博弈(Cooperative Game)的關(guān)系:在數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建、流通以及相關(guān)工作機(jī)制安排等方面,既存在以達(dá)成合作為目標(biāo)的正向互饋關(guān)系,也存在由于資源壟斷、價(jià)格爭議、權(quán)益沖突等帶來的負(fù)向互饋關(guān)系[7]。
1.4 圖書館——信息情報(bào)機(jī)構(gòu)
圖書館與其他圖書館等信息情報(bào)機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系主要包括:① 聯(lián)合制定和修定戰(zhàn)略規(guī)劃、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;② 學(xué)術(shù)交流;③ 業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流;④數(shù)據(jù)資源聯(lián)合引進(jìn);⑤聯(lián)機(jī)編目和聯(lián)機(jī)檢索;⑥數(shù)據(jù)資源共享與文獻(xiàn)傳遞服務(wù);⑦設(shè)備資源共享;⑧人力資源共享。以數(shù)據(jù)資源共建共享為基礎(chǔ)的充分合作是現(xiàn)當(dāng)代圖書館發(fā)展的重要方面,互饋是相互借鑒與促進(jìn)的過程,有利于增強(qiáng)圖書館群體合力作用。
1.5 用戶——數(shù)據(jù)創(chuàng)建者/提供者
用戶是數(shù)據(jù)資源直接使用者,同時(shí)也可能是貢獻(xiàn)者(創(chuàng)建者)。對(duì)具備用戶創(chuàng)建、推薦、評(píng)論和注釋等功能的數(shù)據(jù)資源,提供者吸收用戶傳遞的信息并采取針對(duì)性措施,用戶與提供者之間的互饋行為能夠促進(jìn)雙方進(jìn)行交流,不但減輕圖書館的信息傳遞壓力,而且有利于圖書館更多地獲取用戶信息和創(chuàng)建者信息,從而形成良性交流循環(huán)。
1.6 其他互饋關(guān)系
圖書館與行業(yè)學(xué)會(huì)和協(xié)會(huì)(包括聯(lián)盟)、研究機(jī)構(gòu)、傳播媒體之間,圖書館內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間,以及用戶之間,都存在不同形式的互饋行為。行業(yè)學(xué)會(huì)和協(xié)會(huì)(包括聯(lián)盟)影響體現(xiàn)在戰(zhàn)略規(guī)劃、政策方針、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面[8];研究機(jī)構(gòu)影響體現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建、供給與需求方面,跨機(jī)構(gòu)合作是未來5年驅(qū)動(dòng)學(xué)術(shù)和研究型圖書館技術(shù)應(yīng)用的長期趨勢,對(duì)于提高圖書館學(xué)術(shù)資源獲取能力以及圖書館對(duì)任務(wù)導(dǎo)向型合作項(xiàng)目的參與度具有推動(dòng)作用[9];而傳播媒體影響則體現(xiàn)在圖書館信息傳播與用戶信息采集方面。
圍繞數(shù)據(jù)資源引進(jìn)的圖書館各部門工作內(nèi)容互相滲透,資源建設(shè)部門、信息技術(shù)部門、信息服務(wù)部門之間出現(xiàn)更多的工作融合。例如,專題信息服務(wù)參與數(shù)據(jù)資源需求評(píng)估,法務(wù)部門參與數(shù)據(jù)權(quán)益管理等。用戶之間雙向或多向的信息分享也是一種互饋表現(xiàn),交流雖然使一部分用戶能夠通過其它用戶滿足數(shù)據(jù)信息需求,在一定程度上弱化了他們對(duì)圖書館的依賴,但能使數(shù)據(jù)資源與服務(wù)嵌入用戶環(huán)境,進(jìn)而更準(zhǔn)確地獲取用戶需求和數(shù)據(jù)利用行為,作為開展數(shù)據(jù)資源建設(shè)和服務(wù)的依據(jù)。
2 互饋機(jī)制實(shí)現(xiàn)形式
2.1 需求互饋
圖書館和資源創(chuàng)建者/提供者收集、組織、分析研究用戶信息,挖掘提煉用戶需求的表現(xiàn)特征、變化規(guī)律和潛在需求趨勢,為數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建策略的調(diào)整提供依據(jù)[10]。數(shù)據(jù)資源引進(jìn)工作強(qiáng)調(diào)館員導(dǎo)向與用戶導(dǎo)向模式的協(xié)調(diào)應(yīng)用,用戶表達(dá)需求并對(duì)創(chuàng)建者/提供者爭取價(jià)值認(rèn)可的需求做出相應(yīng)回應(yīng),以使圖書館和創(chuàng)建者/提供者能夠?qū)ψ陨硇袨樾Ч龀鲈u(píng)價(jià)和判斷[11]。從這個(gè)角度看,需求互饋是互饋機(jī)制的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。
2.2 技術(shù)互饋
技術(shù)互饋渠道一般由數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者/提供者主導(dǎo),形式包括:線上線下培訓(xùn);郵件反饋;定期或不定期收集用戶技術(shù)反饋信息;設(shè)立技術(shù)支持論壇、群組等。用戶之間的交流溝通也是技術(shù)互饋的重要方面。技術(shù)互饋是互饋機(jī)制必不可少的一項(xiàng)保障條件。
2.3 經(jīng)濟(jì)互饋
實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)互饋是互饋機(jī)制的主要目標(biāo)之一。數(shù)據(jù)資源產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與圖書館及用戶的生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)效益之間相互影響,圖書館數(shù)據(jù)資源引進(jìn)與服務(wù)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)創(chuàng)建者/提供者經(jīng)濟(jì)利益的現(xiàn)實(shí)途徑,也是圖書館為用戶提供數(shù)據(jù)經(jīng)濟(jì)保障、實(shí)現(xiàn)圖書館價(jià)值的重要方面。在實(shí)踐中,由于數(shù)據(jù)資源生產(chǎn)成本、圖書館經(jīng)費(fèi)、用戶使用成本等因素影響,往往容易出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)互饋不充分的問題,加強(qiáng)溝通與聯(lián)合、降低文獻(xiàn)信息不對(duì)稱的影響、合理構(gòu)建博弈模型是圖書館增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)互饋的有效方式[12]。
2.4 信息互饋
信息互饋是表現(xiàn)互饋機(jī)制的基本形式、根本方法和直接的效果反映。根據(jù)維納的觀點(diǎn),信息是人與外界相互作用的過程中所交換的內(nèi)容的名稱[13]。在數(shù)據(jù)資源引進(jìn)活動(dòng)中,利益相關(guān)者之間的各種互饋?zhàn)罱K都反映為信息互饋,研究互饋機(jī)制重點(diǎn)是研究信息互饋的內(nèi)容、時(shí)間控制、途徑和手段,建立管理制度,以保障信息互饋真實(shí)、穩(wěn)定和有效。其互饋機(jī)制實(shí)現(xiàn)形式大致如圖1所示。
3 互饋機(jī)制內(nèi)容架構(gòu)
3.1 制定策略階段
以圖書館資源建設(shè)部門為主體,針對(duì)不同利益相關(guān)者的信息輸入輸出而完成的互饋貫穿數(shù)據(jù)資源引進(jìn)全流程。在制定策略階段,圖書館資源建設(shè)部門需要根據(jù)目標(biāo)用戶群需求、圖書館職責(zé)定位、發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)、館藏資源和服務(wù)功能、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等制定引進(jìn)政策(采選原則)。
3.2 數(shù)據(jù)資源評(píng)估階段
實(shí)踐中一般由資源建設(shè)部門代表圖書館作為評(píng)估主體,對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行研究價(jià)值、資源建設(shè)價(jià)值以及建設(shè)成效方面的綜合評(píng)估,互饋內(nèi)容廣泛,如表2所示。
3.3 引進(jìn)方案設(shè)計(jì)階段
在引進(jìn)方案設(shè)計(jì)階段,圖書館資源建設(shè)部門與其它圖書館和資源提供者溝通互動(dòng),在多輪信息互饋和行為互饋中找到利益平衡點(diǎn)。
3.4 洽商階段
在洽談中充分占有信息并對(duì)信息做出合理、準(zhǔn)確的分析和反應(yīng),是取得理想談判效果的重要保障之一。洽商階段互饋信息密集,并且互饋節(jié)奏相對(duì)較快。
3.5 引進(jìn)階段
圖書館與數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者/提供者簽署引進(jìn)協(xié)議,資源提供者為圖書館提供數(shù)據(jù)、開通使用權(quán)限,雙方開始履行合同權(quán)利和義務(wù)。法律界和行業(yè)學(xué)協(xié)會(huì)的關(guān)于數(shù)據(jù)資源許可協(xié)議的倡導(dǎo)和研究信息,可以作為引進(jìn)階段制定協(xié)議的參考,如IFLA《許可協(xié)議的原則》(IFLA Licensing Principles)、開放知識(shí)基金會(huì)(Open Knowledge Foundation)ODC協(xié)議、英國《開放科研數(shù)據(jù)協(xié)議》(Concordat on Open Research Data)等[14-16]。
3.6 使用與維護(hù)階段
在數(shù)據(jù)資源使用與維護(hù)階段,圖書館需要頻繁地與用戶、數(shù)據(jù)創(chuàng)建者/提供者、其它圖書館進(jìn)行交流,排除使用故障,保障數(shù)據(jù)館藏的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。
4 關(guān)于互饋機(jī)制運(yùn)行的建議
圖書館不斷完善和優(yōu)化數(shù)據(jù)資源中的多元主體互饋關(guān)系和行為的共同目的才能使圖書館活動(dòng)更加穩(wěn)健有效。因此,筆者對(duì)于互饋機(jī)制運(yùn)行提出如下建議。
4.1 確立科學(xué)的工作制度
數(shù)據(jù)資源引進(jìn)互饋機(jī)制,可以促使工作機(jī)制具備內(nèi)聚功能,使圖書館從數(shù)據(jù)資源引進(jìn)活動(dòng)的自發(fā)性調(diào)節(jié)上升為一種管理性方法體系?;ヰ仚C(jī)制涉及的“制度”是一組關(guān)于利益相關(guān)者集體行為的行動(dòng)規(guī)則,包括數(shù)據(jù)資源共建共享規(guī)則、利益相關(guān)者協(xié)調(diào)組織規(guī)則、管理方法和程序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃制定和執(zhí)行、合同契約、法律法規(guī)等。互饋過程借助于規(guī)范化的信息反饋制度,使用規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的信息符號(hào),不僅能完善信息運(yùn)行機(jī)制,減少不必要的信息傳遞環(huán)節(jié),以避免由于傳遞層次過多而導(dǎo)致信息損耗和失真的情況,而且能盡可能減少工作任務(wù)之間的橫向聯(lián)系,避免出現(xiàn)由于權(quán)責(zé)不明而導(dǎo)致的工作重復(fù)或遺漏??茖W(xué)的工作制度同時(shí)追求穩(wěn)定性和適應(yīng)性,但穩(wěn)定不等于僵化,穩(wěn)定的工作制度應(yīng)具備高度適應(yīng)性,只有當(dāng)工作制度適應(yīng)數(shù)據(jù)資源引進(jìn)的新情況、新需求和新條件,它才能夠繼續(xù)存在和發(fā)揮作用。
4.2 利用信息技術(shù)完善復(fù)雜關(guān)系管理
圖書館在每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擔(dān)任不同的角色,需要做到對(duì)多元化的利益相關(guān)者及其業(yè)務(wù)進(jìn)行一元化的管理?;ヰ仚C(jī)制技術(shù)管理的實(shí)質(zhì)就是綜合利用多種信息技術(shù)完成對(duì)圖書館業(yè)務(wù)關(guān)系的整體有序化管理,包括:①建立利益相關(guān)者檔案,可借助技術(shù)手段在特定工作平臺(tái)上完成;②管理利益相關(guān)者活動(dòng),對(duì)利益相關(guān)者的常規(guī)業(yè)務(wù)往來和突發(fā)事件建立充分預(yù)期,明確責(zé)任人制度;③ 開展利益相關(guān)者教育與培訓(xùn),在不同層次上組織教育和培訓(xùn),如針對(duì)圖書館的服務(wù)能力和數(shù)據(jù)資源需求分別向用戶和資源提供者提供培訓(xùn)等。
圖書館與用戶之間的互饋管理平臺(tái)包括圖書館網(wǎng)站、APP客戶端、微博微信等第三方傳播平臺(tái)。圖書館與數(shù)據(jù)資源創(chuàng)建者/提供者以及其它利益相關(guān)者之間的互饋往往發(fā)生在后臺(tái),可通過專門的電子資源管理系統(tǒng)(EMS)完成,如MIT開發(fā)的VERA(Virtual Electronic Resources Access)系統(tǒng)、數(shù)字圖書館聯(lián)盟開發(fā)的ERMI(Electronic Resources Management Initiative)系統(tǒng)以及Exlibris公司與MIT、HALF聯(lián)合開發(fā)的Verde系統(tǒng)等。高等教育數(shù)字圖書館(CALIS)與數(shù)字圖書館推廣工程分別建立了專門用于展示和溝通資源引進(jìn)工作的平臺(tái),成員單位可以通過平臺(tái)了解數(shù)字資源引進(jìn)活動(dòng)相關(guān)的信息,包括引進(jìn)通知、服務(wù)信息、培訓(xùn)課件等[17-18],但這兩個(gè)平臺(tái)主要支持初步的信息展示和交換,深層次的信息處理還只能依靠人工完成。
4.3 做好風(fēng)險(xiǎn)管理
由于數(shù)據(jù)資源引進(jìn)互饋機(jī)制涉及多個(gè)利益相關(guān)者、多種相關(guān)因素和未來變化,這種不確定性帶來策略、技術(shù)、管理、經(jīng)費(fèi)等方面的風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源引進(jìn)工作出現(xiàn)偏差,進(jìn)而造成負(fù)向互饋?zhàn)饔糜绊懙嚼嫦嚓P(guān)者,最終數(shù)據(jù)資源引進(jìn)活動(dòng)績效貶值。為達(dá)到規(guī)避和降低風(fēng)險(xiǎn)的目的,應(yīng)當(dāng)樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。通常情況下,獲取信息是減少不確定性的最佳途徑,而互饋機(jī)制的建立和運(yùn)行為利益相關(guān)者獲取信息提供了有利條件。因此,互饋機(jī)制中風(fēng)險(xiǎn)管理的基本策略是:以信息互饋為主要渠道,采取科學(xué)有效的方法采集、分析和應(yīng)用所獲得的各種信息,排除無效信息和錯(cuò)誤信息干擾,確保信息的完整性和準(zhǔn)確性,實(shí)現(xiàn)充分信息條件下的決策和行動(dòng)。
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