饒勁松

【摘要】高校辦公室作為服務(wù)窗口，關(guān)系到高校日常工作的各個環(huán)節(jié)，建設(shè)好高校辦公室文化，是加快推進(jìn)大學(xué)治理現(xiàn)代化和更好地為高校“雙一流”建設(shè)服務(wù)的需要。矩陣管理模式下的高校辦公室能夠有效克服科層制模式所存在的問題，實現(xiàn)橫向、縱向管理和服務(wù)的有機(jī)結(jié)合，具有溝通順暢、配合密切、資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)、團(tuán)隊運行、機(jī)動靈活等優(yōu)勢。通過建立物質(zhì)文化豐富、制度文化健全、行為文化生動和精神文化和諧的高校辦公室文化，從而推動高?！半p一流”建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】矩陣管理;高校辦公室;文化建設(shè)

習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中指出：“文化是一個國家、一個民族的靈魂。文化興國運興，文化強(qiáng)民族強(qiáng)?！蔽幕転槿嗣裉峁﹫詮?qiáng)的思想保證、強(qiáng)大的精神力量和豐潤的道德滋養(yǎng)。新形勢下加強(qiáng)文化建設(shè)對于堅定文化自信，實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢和培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任的時代新人具有十分重要的意義。高等教育的本質(zhì)和規(guī)律決定了要創(chuàng)建世界一流大學(xué)，必須有一流的大學(xué)文化支撐。高校辦公室文化是高校整體文化的重要組成部分，它作為一種組織文化，主要是指“辦公室全體員工在履職和服務(wù)過程中逐步形成的共同價值觀念、理想信念和行為準(zhǔn)則，以及由此形成的管理模式和行為模式”。做好高校辦公室文化建設(shè)有助于激發(fā)辦公室成員的工作積極性，培養(yǎng)辦公室成員責(zé)任心和創(chuàng)造力，增強(qiáng)辦公室凝聚力，提升工作效率，從而更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)。

一、“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的現(xiàn)實意義

（一）建設(shè)好高校辦公室文化，是加快推進(jìn)大學(xué)治理現(xiàn)代化的迫切需要?！巴晟拼髮W(xué)治理結(jié)構(gòu)體系、推進(jìn)大學(xué)治理能力現(xiàn)代化，既是推進(jìn)國家治理體系現(xiàn)代化的根本要求，也是深化高等教育綜合改革、推動高等教育現(xiàn)代化的迫切需要。”大學(xué)治理現(xiàn)代化應(yīng)以提高治理效率為理念，遵循高等教育規(guī)律、教書育人規(guī)律和科學(xué)研究規(guī)律，謀求大學(xué)治理模式系統(tǒng)性轉(zhuǎn)型，這是新時代中國大學(xué)推進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展、提升綜合競爭力的內(nèi)在需求。大學(xué)文化是實現(xiàn)大學(xué)治理現(xiàn)代化的隱性軟實力，高校辦公室在學(xué)校運轉(zhuǎn)過程中起到了輔助決策、承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用，其文化建設(shè)是大學(xué)文化建設(shè)的重要一環(huán)，有利于實現(xiàn)高校辦公室的有序高效運轉(zhuǎn)，從而推動大學(xué)治理現(xiàn)代化。

（二）建設(shè)好高校辦公室文化，是更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)的應(yīng)有之義。教育部、財政部、國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于高等學(xué)校加快“雙一流”建設(shè)的指導(dǎo)意見》指出，要“立足辦學(xué)傳統(tǒng)和現(xiàn)實定位，以社會主義核心價值觀為引領(lǐng)，推動中華優(yōu)秀教育文化的創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新性發(fā)展，構(gòu)造具有時代精神、風(fēng)格鮮明的中國特色大學(xué)文化”?！半p一流”建設(shè)要堅持立德樹人主線，把全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，努力培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任的時代新人當(dāng)作奮斗目標(biāo)，就要把大學(xué)文化深度融入“三全育人”改革全過程。管理育人和服務(wù)育人是“三全育人”改革的重要內(nèi)容，建設(shè)好高校辦公室文化是提升管理和服務(wù)育人水平的直接推動力，從而更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)。

（三）建設(shè)好高校辦公室文化，需要創(chuàng)新高校辦公室管理模式。現(xiàn)有高校辦公室以“一個科室一個科長”的科層制管理模式為主體，但在研究型辦公室背景下，現(xiàn)有辦公室科室職責(zé)多有交叉，成員間調(diào)整自由度不高，組織運行不夠通暢，其科室設(shè)置已不適應(yīng)實際工作的需要。辦公室作為高校文化的一個展示平臺，良好的管理和服務(wù)能夠提高全體師生的凝聚力，據(jù)此要探索與時俱進(jìn)的高校辦公室管理模式，將“文化軟實力”轉(zhuǎn)化為辦公室甚至是高校管理的“硬實力”，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

二、矩陣管理模式在“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的內(nèi)涵分析

（一）矩陣管理模式的內(nèi)涵。矩陣管理模式是通過建立系統(tǒng)結(jié)構(gòu)來解決問題，進(jìn)行管理和服務(wù)的創(chuàng)新型管理模式。該模式利用橫向、縱向的管理方式，將來自不同職能部門的成員組成橫向項目組，再與原有的縱向職能部門相結(jié)合，構(gòu)建矩陣管理系統(tǒng)，利用成員間不同知識結(jié)構(gòu)和不同專業(yè)技能來創(chuàng)造性地開展工作，加強(qiáng)不同維度結(jié)構(gòu)成員之間的有效溝通，激發(fā)成員工作積極性，提高工作效率，提升管理和服務(wù)質(zhì)量。矩陣管理模式縱向系統(tǒng)由職能分工構(gòu)建而成，橫向系統(tǒng)以項目劃分構(gòu)建而成，兩種系統(tǒng)相互作用，共同完成管理和服務(wù)任務(wù)。

（二）矩陣管理模式下的高校辦公室文化建設(shè)探索?？v觀“雙一流”建設(shè)高校辦公室所有業(yè)務(wù)，總結(jié)起來主要集中為“承上啟下”“協(xié)調(diào)左右”“參謀督辦”“規(guī)范管理”4項職能。由于傳統(tǒng)科層制模式下“雙一流”高校辦公室文化已經(jīng)不適應(yīng)實際工作的需要，為適應(yīng)現(xiàn)代化大學(xué)治理體系下“雙一流”高校研究型辦公室的建設(shè)需求，探索進(jìn)行矩陣管理模式改革勢在必行。通過改革，進(jìn)一步厘清職責(zé)、理順職能，打破科室壁壘，組建縱向暢通、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部順展的新型工作團(tuán)隊，最大程度提升團(tuán)隊效能、激發(fā)個人潛能。具體來說就是，取消所有科室設(shè)置，保留干部級別，理清職責(zé)和職能，建立團(tuán)隊;減少層級，成員直接對分管副主任負(fù)責(zé);發(fā)揮副主任的專業(yè)特點，審查其他團(tuán)隊的工作，或組建相關(guān)項目組。

三、矩陣管理模式應(yīng)用在“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的優(yōu)勢

矩陣管理模式下的高校辦公室能夠有效克服科層制模式所存在的問題，實現(xiàn)橫向、縱向管理和服務(wù)的有機(jī)結(jié)合。矩陣管理模式在“雙一流”建設(shè)高校辦公室的實際應(yīng)用中具有以下優(yōu)勢：

（一）溝通順暢，配合密切。在實行矩陣管理模式的高校辦公室縱向結(jié)構(gòu)中，取消所有科室設(shè)置，保留干部級別，建立業(yè)務(wù)組，理清職責(zé)和職能，層級扁平化，分工明確，具有清晰的業(yè)務(wù)線條，流程順暢。橫向結(jié)構(gòu)中，組建不同工作項目組，由一名分管主任直接管理。通過縱橫交錯的矩陣管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)專業(yè)分工，來自不同業(yè)務(wù)組成員相互溝通，交流信息，密切配合，提升團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)水平。

（二）資源共享，優(yōu)勢互補(bǔ)。矩陣管理模式下高校辦公室的橫向結(jié)構(gòu)中，利用1人參加多個項目組、1個項目組擁有多位知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能各不相同的工作人員的“1+N”管理模式，在最大效能上發(fā)揮每位成員專長、最大程度上實現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上，促使不同業(yè)務(wù)組成員間的優(yōu)勢互補(bǔ)，達(dá)到團(tuán)隊整體運行效能最佳化。

（三）團(tuán)隊運行，機(jī)動靈活。實行矩陣管理模式的高校辦公室，縱向業(yè)務(wù)組在工作過程中，按照業(yè)務(wù)組任務(wù)和要求來履行職責(zé)，保證業(yè)務(wù)組團(tuán)隊化運行。辦公室不受科級干部職數(shù)的限制，可根據(jù)業(yè)務(wù)組工作量、工作性質(zhì)，靈活調(diào)配人員，一個業(yè)務(wù)組可有多個正科級干部，也可不設(shè)正科級干部。橫向項目組的成立與解散由項目的狀態(tài)發(fā)生變更。項目組可以在最短時間內(nèi)調(diào)配成員，提高工作效率，快速完成項目，對工作任務(wù)以及客觀需求的變化比較容易適應(yīng)。

四、基于矩陣管理模式的“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)途徑

“高校辦公室作為服務(wù)窗口，具有政治服務(wù)、信息服務(wù)、智力服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)、工作服務(wù)等功能，關(guān)系到學(xué)校日常工作的各個環(huán)節(jié)”，其文化建設(shè)需要經(jīng)歷探索、定型、深化和傳承的過程。建立物質(zhì)文化豐富、制度文化健全、行為文化生動和精神文化和諧的高校辦公室文化對于高?！半p一流”建設(shè)具有很大的推動作用。

（一）物質(zhì)文化。“雙一流”高校辦公室物質(zhì)文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的基本保障。高校辦公室物質(zhì)文化主要包括辦公設(shè)備等硬件設(shè)施、辦公環(huán)境等人文內(nèi)涵以及網(wǎng)絡(luò)平臺等內(nèi)容。一是要保證辦公經(jīng)費的投入，為辦公室工作人員配備充足的硬件設(shè)施，現(xiàn)代化的辦公、信息設(shè)備可以幫助工作人員更加高效獲取信息、提高工作效率。二是要加強(qiáng)辦公室形象窗口建設(shè)。作為辦公室服務(wù)工作的窗口，窗口建設(shè)（如導(dǎo)服臺或服務(wù)大廳的建設(shè)）要堅持問題導(dǎo)向、以導(dǎo)服工作為中心，積極為不同來訪人員服務(wù)，引導(dǎo)來訪人員能夠快速、高效、便捷地完成來訪辦公室事項。三是要注重人文環(huán)境的營造，要善于總結(jié)凝煉特色化文字，并結(jié)合櫥窗、墻面等辦公室物質(zhì)載體，利用醒目的標(biāo)語和豐富的內(nèi)容來宣傳學(xué)校和辦公室的文化理念，幫助辦公室成員形成共同的行為準(zhǔn)則和價值規(guī)范。四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)平臺作為辦公室實體工作的有效延伸，在幫助全校師生全面、及時、有效地了解和掌握學(xué)校工作方面具有重要作用。大數(shù)據(jù)時代背景下，高校辦公室要進(jìn)一步推動自身網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，為師生提供更豐富的信息資源、更便捷的網(wǎng)上辦公服務(wù)，切實提升網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)實效。

（二）制度文化?！半p一流”高校辦公室制度文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的科學(xué)依據(jù)?；诰仃嚬芾砟Ｊ降母咝＾k公室文化建設(shè)是新時代背景下高校辦公室面對新問題所進(jìn)行的一種新嘗試，做到“適時制定制度、不斷完善制度、認(rèn)真執(zhí)行制度”對于完善管理顯得尤為重要。一是要明確矩陣管理模式下各業(yè)務(wù)組、各組員的職責(zé)范圍。矩陣管理將原有科室設(shè)置全部取消，意味著將原有崗位人員職責(zé)的取消而重新建立新的團(tuán)隊，各業(yè)務(wù)組中的組員直接向組長負(fù)責(zé)，這就需要重新明確和規(guī)范工作任務(wù)和工作職責(zé)，做到職責(zé)分明、權(quán)限清楚、分工明確，是有效實行矩陣管理的基礎(chǔ)。二是實行過程動態(tài)管理，確保制度的穩(wěn)定性與創(chuàng)新性相匹配。矩陣管理模式作為高校辦公室的新型管理模式，需要其根據(jù)學(xué)校與辦公室的實際情況，同時結(jié)合日常工作進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，最終使其保持一個比較穩(wěn)定卻又是處于動態(tài)變化的制度管理模式。三是要嚴(yán)格執(zhí)行各項制度，確保制度落到實處。要適時建立科學(xué)的激勵管理、目標(biāo)管理和評價管理機(jī)制，在辦公室年度考核、獎先評優(yōu)、績效分配、干部推薦等制度建設(shè)和實際工作中，體現(xiàn)辦公室文化，明確價值導(dǎo)向，激發(fā)辦公室成員的積極性和創(chuàng)造性，切實發(fā)揮制度建設(shè)在辦公室文化建設(shè)中的保證作用。

（三）行為文化?！半p一流”高校辦公室行為文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的直接動力?！案咝＾k公室行為文化主要指辦公室工作人員在工作中所貢獻(xiàn)的、有價值的、促進(jìn)校園文化建設(shè)和學(xué)校發(fā)展的創(chuàng)造性活動”。一是重視學(xué)習(xí)，提升辦公室成員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在研究型辦公室背景下，探索形成規(guī)范化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度、開展制度化的業(yè)務(wù)經(jīng)驗交流等活動，幫助辦公室人員提升理論水平，要求辦公室成員既學(xué)習(xí)歷史知識，也學(xué)習(xí)現(xiàn)代知識，以此深化對中央精神和政策的理解，掌握高等教育發(fā)展最新形勢和學(xué)校發(fā)展的時代坐標(biāo)，為提升服務(wù)學(xué)校發(fā)展能力注入“源頭活水”。二是堅持以黨支部（下轉(zhuǎn)第16頁）（上接第11頁）建設(shè)帶動辦公室文化建設(shè)，提升辦公室組織戰(zhàn)斗力。把“不忘初心、牢記使命”作為必修課、常修課，堅持以黨的政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，狠抓黨支部建設(shè)，嚴(yán)格對標(biāo)看齊，進(jìn)一步完善黨員教育培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，深入開展談心談話活動，提升辦公室成員思想境界和綜合素質(zhì)。三是積極開展活動，營造辦公室良好氛圍。辦公室可以結(jié)合自身特點和需求，開展公益活動、調(diào)研走訪、文體等活動，既可以豐富辦公室成員的生活，又可以讓辦公室成員在活動中增進(jìn)感情，提升辦公室凝聚力。

（四）精神文化?！半p一流”高校辦公室精神文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的核心內(nèi)容，也是物質(zhì)文化建設(shè)、制度文化建設(shè)、行為文化建設(shè)的價值導(dǎo)向。精神文化要引領(lǐng)物質(zhì)文化、制度文化、行為文化;物質(zhì)文化、制度文化、行為文化要促進(jìn)精神文化的形成與沉淀。矩陣模式管理下的辦公室具有縱向暢通、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部順展的新特點，相較于傳統(tǒng)固定的“科層制”來說，打破科室壁壘重新構(gòu)建團(tuán)隊對于辦公室內(nèi)部文化建設(shè)提出了更高的挑戰(zhàn)。高校辦公室文化建設(shè)要以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，打造辦公室特有的“12345”核心價值和精神文化，培養(yǎng)“1”份情懷、營造“2”種氛圍、煉就“3”樣能力、發(fā)揮“4”項職能、踐行“5”個堅持，即：在辦公室著力培養(yǎng)革命的浪漫主義情懷，營造“團(tuán)結(jié)、緊張、嚴(yán)肅、活潑”的組織氛圍和“創(chuàng)新思維、創(chuàng)意工作、創(chuàng)造典范”的工作氛圍，煉就“站起來能說”“坐下來能寫”“走出去能解決問題”的工作能力，發(fā)揮“承上啟下”“協(xié)調(diào)左右”“參謀督辦”“規(guī)范管理”的職能，以此對標(biāo)來踐行習(xí)近平總書記對辦公室系統(tǒng)提出的“五個堅持”要求（忠誠、大局、負(fù)責(zé)、奉獻(xiàn)、廉潔），以精神文化建設(shè)為引領(lǐng)，最大程度將人力、物力有效整合，進(jìn)一步提升推動辦公室的文化自覺，為高效協(xié)調(diào)規(guī)范運轉(zhuǎn)提供有力的保障。

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