郭文芳

摘 要：最新《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。干部人事檔案的作用毋庸置疑，是非常重要的，尤其是在工作崗位上時，它在為組織選人用人，為個人職務(wù)晉升提供了重要的依據(jù)。按照現(xiàn)有規(guī)定，人員退休時個人檔案的保管方式不變，可是退休人員是很少涉及到我們前面所提到的干部人事檔案的作用的，那么這部分人員檔案可不可以在不違反規(guī)定的前提下適當(dāng)開發(fā)一下繼續(xù)為單位發(fā)揮作用呢？本文將從干部人事檔案的特性出發(fā)，對退休干部人事檔案進(jìn)行拓展研究。

關(guān)鍵詞：退休;人事檔案;利用

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料;是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。人員退休后，干部人事檔案的保管與在職時是相同的，但是需要收集的材料變少了，利用率與在職時相比也明顯的降低，干部人事檔案在人員退休后發(fā)揮的作用也很有限，在當(dāng)今信息社會，這樣放置的檔案無疑是一種浪費(fèi)。因此，在遵守相關(guān)制度的前提下，可以對退休干部人事檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，繼續(xù)發(fā)揮干部人事檔案的重要作用，從而賦予退休干部人事檔案新的內(nèi)涵。

一、退休干部人事檔案的特性

1.真實(shí)性。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，根據(jù)干部人事檔案的定義，干部人事檔案是組織選人用人的重要依據(jù)，也是個人身份及晉升直到退休的重要依據(jù)。它反映了一個人的成長經(jīng)歷和道德品質(zhì)，而真實(shí)性就成為這一切的基礎(chǔ)和前提，也就要求干部人事檔案從材料的收集到歸檔的每一步都是由組織進(jìn)行嚴(yán)格審核，從我國設(shè)立人事檔案到現(xiàn)在，因?yàn)檎鎸?shí)性，人事檔案的憑證作用至今無法超越，比如現(xiàn)在選拔干部都要審核檔案，人事檔案有疑問所有選拔暫停，退休時出生年齡的日期也是以人事檔案為準(zhǔn)，參加工作日期也以檔案記錄為準(zhǔn)，個人身份、家庭成員等等都要參考人事檔案。

2.完整性。干部人事檔案的完整性體現(xiàn)在時間的縱向完整和經(jīng)歷的橫向完整兩方面。首先，時間的縱向完整方面，依目前來看，干部人事檔案從高中開始建立，繼續(xù)到大學(xué)，直到參加工作，由工作單位建立干部人事檔案，學(xué)習(xí)期間形成的材料就成為了人事檔案的最初始的檔案，之后參加工作期間，會有工資、考核、任免類、職稱晉升等材料，由此每年的干部人事檔案都會補(bǔ)充，直到退休，完成退休審批后，形成的材料會相對較少，最后直至人員死亡去世，完成撫恤金辦理，可以說干部人事檔案貫穿了一個人從成年直到死亡的所有時間，這也就是時間上的完整性。其次，經(jīng)歷方面的橫向完整，依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，人事檔案由十大類組成，分別是履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷職稱培訓(xùn)類材料、政審類材料、黨團(tuán)材料、獎懲材料、工資任免類材料、其他材料等，它記載了個人的主要經(jīng)歷、思想的發(fā)展歷史，能展現(xiàn)個人的家庭情況、專業(yè)情況等，幾乎上涵蓋了個人經(jīng)歷的方方面面，所以干部人事檔案在個人經(jīng)歷方面是完整的。

3.歷史性。前面我們提到，干部人事檔案時間上是完整的，這也就確定了干部人事檔案歷史性的這一特點(diǎn)，因?yàn)樯钤诓煌瑫r代干部人事檔案反映得內(nèi)容也是不同的，比如在上世紀(jì)，五十年代，會有一些個人成分的調(diào)查記錄，六十年代時會有知青上山下鄉(xiāng)的記錄，七十年代會有首批恢復(fù)高考的記載，八十年代的退休政策，九十年代的職稱改革，2000年之后的社保政策等等，這些都是和當(dāng)時的社會大環(huán)境相聯(lián)系的，干部人事檔案的組成類別雖然沒變，但是它所記載的內(nèi)容都是根據(jù)時代的變化而變化的，因此其歷史性這一特點(diǎn)是客觀成立的。

二、退休干部人事檔案的現(xiàn)狀和問題

作為大多數(shù)的普通人來講，干部人事檔案利用的高峰時期是退休的時候，尤其是在2014年機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險并軌后，人員的退休與個人檔案緊密相連，退休后的待遇也與個人檔案所記載的內(nèi)容相關(guān)，所以，退休時干部人事檔案的利用頻率非常的高，而一旦完成退休審批，干部人事檔案日常管理包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等工作好像都停止了。不僅如此，退休人員的檔案管理還存在著以下幾點(diǎn)問題。

1.退休人員檔案管理制度有一定問題。由于當(dāng)前人們對退休檔案管理的重視度不足，檔案管理方面的政策發(fā)展不平衡，許多單位沒有設(shè)立完整的退休檔案管理制度。目前，雖然全國各地都逐漸開展了社會保障檔案工作，但是管理制度仍然存在著 一定的問題，例如檔案管理中的一些細(xì)節(jié)問題并沒有設(shè)立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。從全國方面來看，發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案管理現(xiàn)狀明顯比一些相對偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案管理更完善。像一些相對較為偏遠(yuǎn)的城市和農(nóng)村，基本沒有專門的社保機(jī)構(gòu)，更不用說建立完整的檔案管理制度。這樣的檔案管理制度發(fā)展不平衡的問題，直接影響著我國人員對退休檔案的管理，讓社保工作開展變得更為困難。

2.退休人員的管理的移交和接收程序存在問題。當(dāng)前許多地區(qū)的單位退休人員的移交和接收中存在一定的問題。目前許多企業(yè)覺得管理人員，并不具有專業(yè)的能力。這主要就是因?yàn)樵S多企業(yè)對于檔案管理并不重視，甚至有部分單位檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案培訓(xùn)?，F(xiàn)在這些并不專業(yè)的人員，對退休人員的檔案進(jìn)行保存和整理時，由于他們并不不了解國家的法律法規(guī)和社保內(nèi)容，導(dǎo)致檔案的隨意堆放，沒有按照合理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，材料不齊全等現(xiàn)象愈發(fā)嚴(yán)重，甚至很有可能導(dǎo)致檔案的缺失。這樣的狀況極易導(dǎo)致退休人員檔案移交和接收過程中出現(xiàn)混亂，進(jìn)而導(dǎo)致有關(guān)民事訴訟案件的產(chǎn)生。

3.單位對檔案管理的意識淡薄。目前，許多單位更關(guān)注于自身企業(yè)的發(fā)展，想要賺取更多的資金，而對退休人員檔案管理不夠重視。甚至有許多企業(yè)并沒有意識到檔案對于任何一個員工的重要性，認(rèn)為檔案只是單位對員工進(jìn)行雇傭的材料。因而許多單位并沒有對退休人員的檔案進(jìn)行管理。不僅如此，有許多的退休人員自身就沒有了解到檔案對個人發(fā)展的重要性，他們自身的合法權(quán)益不夠了解，沒有認(rèn)識到檔案同自身利益之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，這也同時導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理人員工作的松懈。

三、退休干部人事檔案的開發(fā)利用的優(yōu)點(diǎn)

隨著社會的發(fā)展，我們國家的人均壽命逐漸提高，據(jù)國家衛(wèi)生健康委發(fā)布的《2019年我國衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報》稱，2019年我國居民的人均預(yù)期壽命達(dá)到了77.3歲，按照現(xiàn)有政策，普通男干部60歲退休，女干部55歲退休，照此下去退休人員隊(duì)伍會日趨龐大，本文結(jié)合干部人事檔案的特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.了解本單位的歷史沿革。雖然要了解一個單位，可以從單位保管的文書檔案入手，但人事是單位的重要組成部分，我們從個人出發(fā)，可以多方位全角度的了解本單位的發(fā)展，每個退休人員的人事檔案都是最真實(shí)的記載，通過綜合每份退休干部人事檔案的信息，我們可以更清晰直觀的了解到在過去的那個時期單位經(jīng)歷了什么。

2.發(fā)揮歷史作用，為本單位年輕職工提供榜樣信息。作者所在高中是1915年建校的，通過整理退休人事檔案，發(fā)現(xiàn)了一個很重要的信息，從建校到現(xiàn)在100多年的時間，我校的教師的組成是不斷發(fā)生變化的，比如在六七十年代，我們的老師普遍畢業(yè)于名牌大學(xué)，專業(yè)水平很高，而且也來自全國各地，并且大部分都是從大城市來的，我校是貴州一所地級市的高中，這些肯定是與當(dāng)時的社會環(huán)境相聯(lián)系的，但也正因?yàn)橛辛诉@些教師，也使得我校的成績在當(dāng)?shù)匾恢泵星懊绻麢n案工作人員將這些情況進(jìn)行歸納總結(jié)，完全可以為現(xiàn)有的年輕教師提供榜樣作用，

3.加強(qiáng)退休人員與單位的聯(lián)系，提高退休人員的歸屬感。很多退休人員幾年后和現(xiàn)職人員各自不認(rèn)識，時間久了，退休人員會越來越?jīng)]有存在感。但對工作了幾十年的地方是有感情的。很多退休人員依然在關(guān)注著單位的發(fā)展，也愿意為單位盡微薄之力，如果人事檔案工作人員可以綜合一下退休干部人事檔案的信息，分門別類，針對每個人的特長為單位和退休人員之間搭建橋梁，既能提高退休人員的歸屬感，繼續(xù)為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，也能使單位在未來發(fā)展的過程中多些建議，同時也能提高檔案工作人員的地位。

四、如何進(jìn)行退休干部人員檔案的管理

1.加大經(jīng)濟(jì)投入，進(jìn)行退休人員的檔案管理體系建立?，F(xiàn)在許多單位的資金大多數(shù)都投入在最關(guān)鍵的部門，對于單位的檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入一般都十分少。在當(dāng)前人們對退休干部的檔案管理要求愈發(fā)高的狀況下，單位注意到退休干部到案管理對于個人和單位的重要性，設(shè)立專門的退休人員檔案管理的庫房，并且配備相應(yīng)的設(shè)備，用于退休人員檔案的管理。

2.利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行退休人員檔案管理。隨著信息化時代的逐漸發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸更多的應(yīng)用在人們的日常生活中，如果在檔案管理中加入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以讓檔案管理更加方便有效，具有權(quán)限進(jìn)行檔案管理的人員可以在任何時間任何地點(diǎn)，進(jìn)行檔案的查閱，極大的提高了工作效率。為此，單位應(yīng)該加強(qiáng)退休人員檔案管理的信息化發(fā)展。首先，單位應(yīng)該招募一些具有信息化能力和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的專業(yè)人員進(jìn)行檔案的信息化。其次，單位應(yīng)該協(xié)同以往的檔案管理人員對退休干部人員的檔案進(jìn)行分類和規(guī)整，以便計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的分類。將退休人員的檔案進(jìn)行信息化之后，不僅有利于單位節(jié)約人手，還可以幫助檔案管理部門提高工作效率。利用信息化手段對退休人員進(jìn)行檔案管理時應(yīng)注意，單位的檔案管理應(yīng)該是私密的，特別是退休人員從高中階段以后的信息，都應(yīng)該由單位進(jìn)行保密。由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的危險性，所以在進(jìn)行檔案的信息化時，技術(shù)人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案的保密，建立防火墻，防止黑客進(jìn)行退休人員檔案的盜取或篡改。

3.組織退休干部人員進(jìn)行人事檔案的交接和管理?，F(xiàn)今時代，社會發(fā)展的速度越來越快，市場的競爭也日漸激烈。而隨著人口老齡化的產(chǎn)生，必然有越來越多的退休干部人員的增加。這就導(dǎo)致退休干部人員的人事檔案被頻繁地進(jìn)行移交和接收。這就需要單位組織好退休的干部人員進(jìn)行檔案的移交和接收工作。在進(jìn)行退休人員檔案的移交和接收工作中，單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的管理重視，只有聘用具有專業(yè)技能并且具有良好職業(yè)道德素養(yǎng)的檔案管理人員，才能真正地做好退休干部人員的檔案交接和管理。在退休人員辦理檔案的交接和管理時，單位應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)定補(bǔ)充完整退休人員的資料，對于一些缺失且無法重新辦理的資料，單位檔案管理人員需要在檔案中做出詳細(xì)的記錄。

4.加強(qiáng)檔案重要性的宣傳，讓退休人員和企業(yè)認(rèn)識到檔案管理的重要性。由于現(xiàn)在的退休人員檔案管理混亂的產(chǎn)生，大多數(shù)都是因?yàn)閱挝槐旧韺ν诵萑藛T檔案管理并不重視，而且由于許多退休的干部人員對答案的重要性缺乏了解，間接導(dǎo)致了單位對退休人員檔案的混亂管理。想要改變當(dāng)前退休干部人員檔案管理混亂的現(xiàn)狀，就必須要讓單位和退休人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，這就需要政府加強(qiáng)檔案重要性的宣傳工作。首先政府應(yīng)該進(jìn)行我國對于檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)的宣傳：第一，利用免費(fèi)講座，邀請一些具有專業(yè)知識的人才，為退休人員講述檔案的管理的重要性。第二，媒體，例如網(wǎng)絡(luò)和電視，是目前的退休人員接收信息最常用的媒介。為此，政府部門可以借用媒體開展相關(guān)的節(jié)目，為退休人員和單位講解檔案管理的重要性，讓他們對檔案管理更加重視。

總之，干部人事檔案的核心在于管理和利用，而利用不應(yīng)只體現(xiàn)于在職時，在不違反相關(guān)規(guī)定的前提下，干部人事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，對退休干部人事檔案進(jìn)行合適的拓展開發(fā)利用，使退休干部人事檔案能繼續(xù)地為黨和國家服務(wù)。

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（作者單位：遵義市第四中學(xué)）