盧秀琳

（南平三江六岸投資開發(fā)有限公司，福建 南平 353000）

企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲(chǔ)的主要方式，記錄了企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的全過程，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供具有可行性的數(shù)據(jù)分析，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。企業(yè)開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)管理包含多個(gè)環(huán)節(jié)，其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理人員基本素質(zhì)的內(nèi)涵

以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，為人民服務(wù)是黨的根本宗旨，這一觀點(diǎn)在新時(shí)期檔案管理工作中也同樣占有重要地位。企業(yè)檔案在整個(gè)企業(yè)運(yùn)行進(jìn)展及操作過程中有重要意義。因此，檔案管理工作人員分更應(yīng)該要具備嚴(yán)格保守國(guó)家政治機(jī)密的素質(zhì)。將提高思想與政治修為作為企業(yè)檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，政治素養(yǎng)對(duì)企業(yè)的作用不僅表現(xiàn)在實(shí)際工作中，更多的是來自方針?biāo)枷胝叩闹贫ㄅc整體發(fā)展方向的管理。根據(jù)目前企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來看，不僅需要對(duì)政治決策方向進(jìn)行確定，還需要重視政治建設(shè)在檔案管理工作中的作用，將思想建設(shè)作為基準(zhǔn)，以此促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

提升企業(yè)檔案管理工作人員的政治教育工作及思想意識(shí)是保障檔案管理人員基本素質(zhì)提升的關(guān)鍵。馬克思主義原理與中國(guó)共產(chǎn)黨的思想政治建設(shè)理論有直接關(guān)系，所以，在提高檔案管理人員基本素質(zhì)時(shí)，應(yīng)該將馬克思主義理論中的精髓內(nèi)容融入其中，以此加深檔案管理工作者對(duì)思政內(nèi)容的了解。在檔案管理工作中融入思政內(nèi)容時(shí)，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該端正學(xué)習(xí)態(tài)度，并對(duì)所學(xué)內(nèi)容認(rèn)真整理與記憶，從而促進(jìn)檔案管理人員基本素質(zhì)的有效提升。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的主要問題

1.工作人員意識(shí)較為落后

企業(yè)檔案管理工作相對(duì)來講比較枯燥，工作內(nèi)容比較單一，檔案管理部門工作人員每天重復(fù)著進(jìn)行檔案整理、收集、歸納、擺放、記錄等工作。長(zhǎng)此以往，工作人員會(huì)產(chǎn)生疲憊心理和煩躁情緒，認(rèn)為檔案管理工作在企業(yè)管理中并不重要，逐漸對(duì)工作出現(xiàn)懈怠情緒，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料缺頁(yè)、缺字現(xiàn)象頻發(fā)。除了基本的文化素質(zhì)，檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外，信息技術(shù)快速發(fā)展推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，為檔案管理質(zhì)量提升提供了契機(jī)，同時(shí)，也對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。

2.檔案管理制度存在缺失

因?yàn)闄n案管理人員的意識(shí)和思想出現(xiàn)了偏差，對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定不以為意，不完善的檔案管理制度會(huì)導(dǎo)致大部分企業(yè)資料及信息沒能及時(shí)收集和整理，整理好的檔案也會(huì)出現(xiàn)缺少關(guān)鍵信息等問題，規(guī)章條款與企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況也沒有系統(tǒng)整理。實(shí)踐證明，企業(yè)檔案管理制度一旦出現(xiàn)漏洞，企業(yè)檔案欠缺完整性，就不能給企業(yè)未來發(fā)展與規(guī)劃提供有效數(shù)據(jù)[1]。

3.檔案存放環(huán)境較差

對(duì)企業(yè)檔案管理環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)時(shí)，國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)檔案管理部門都不合格，例如，沒有陳列擺放檔案的柜子，檔案多是單頁(yè)沒有經(jīng)過裝訂，容易混淆，無形中為查找檔案的工作人員增添了工作壓力，這不僅浪費(fèi)時(shí)間，也影響效率。在炎熱的夏季，受天氣因素所影響，會(huì)聚集害蟲，雖然破壞力不大，但也需要采取殺蟲措施進(jìn)行預(yù)防，避免出現(xiàn)檔案被害蟲蛀咬的現(xiàn)象。

三、企業(yè)檔案管理出現(xiàn)問題的原因分析

1.部門領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案的重要性

不論是何種行業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與行為會(huì)直接影響下屬員工的工作執(zhí)行情況。同理，企業(yè)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，是因?yàn)橹睂兕I(lǐng)導(dǎo)在這方面也沒有過多在意，或是領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理方面所投入的經(jīng)費(fèi)有限，使得相關(guān)設(shè)備老化，沒能及時(shí)更新，這也會(huì)直接影響到檔案管理員工的工作狀態(tài)和工作積極性。

2.工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊

通過檢測(cè)與分析檔案管理部門的工作狀態(tài)，結(jié)果令人失望，調(diào)查報(bào)告顯示，大部分檔案管理部門的工作人員在工作前，并沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，專業(yè)知識(shí)及專業(yè)素養(yǎng)都有所欠缺。所以，檔案管理部門的工作人員思想落后、對(duì)知識(shí)的掌握和了解匱乏，文化程度參差不齊，在工作過程中缺乏溝通，使得檔案管理工作效率低下[2]。

四、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效策略

1.增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案的重視度

要想有效加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，應(yīng)該先要改變領(lǐng)導(dǎo)的觀念與認(rèn)知，以此轉(zhuǎn)變工作人員的工作態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容和詳細(xì)情況進(jìn)行系統(tǒng)地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運(yùn)行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過期現(xiàn)象，通過查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達(dá)，使得檔案管理工作人員增強(qiáng)工作態(tài)度和工作意識(shí)。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要制定詳細(xì)的工作規(guī)范守則，并對(duì)工作人員進(jìn)行定期考核與培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，明確工作內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務(wù)，對(duì)工作進(jìn)行妥善安排，確定工作目標(biāo)。在保障檔案管理工作順利運(yùn)行的基礎(chǔ)上，兼顧企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況，以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.加大硬件設(shè)備的投入力度

企業(yè)檔案管理工作不論是工作內(nèi)容還是工作模式都比較單一，工作人員缺乏工作熱情。為改變檔案管理員工的工作狀態(tài)，提升工作積極性，檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)硬件設(shè)施，并對(duì)其不斷優(yōu)化與更新，通過改善檔案管理工作人員的工作條件，進(jìn)而激發(fā)員工認(rèn)真工作的態(tài)度，檔案管理工作也能順利開展。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施、保證科學(xué)發(fā)展

企業(yè)檔案管理工作關(guān)乎于勞動(dòng)者的切身利益，可以說是一個(gè)龐大而有復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所涉及的范圍比較廣泛，影響較為深遠(yuǎn)。故檔案管理工作不能單單只靠一個(gè)部門處理和完成，需要各部門、各級(jí)管理層人員共同合作參與。檔案管理部門作為企業(yè)運(yùn)行管理的核心，應(yīng)該有責(zé)任和義務(wù)承擔(dān)起相應(yīng)的社會(huì)職責(zé)。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范和監(jiān)管，對(duì)檔案管理工作人員實(shí)施定期考核與培訓(xùn)，以提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。檔案管理工作人員的素質(zhì)優(yōu)劣程度，能夠直接反映企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。企業(yè)還需要建立完善的檔案管理設(shè)備設(shè)施，以滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，提升檔案管理工作人員的工作能力與服務(wù)意識(shí)，以適應(yīng)公共社會(huì)對(duì)檔案的需求，且始終遵守檔案管理工作的基本準(zhǔn)則[3]。

影響與制約企業(yè)檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本原因在于，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及工作能力的不足與缺失。所以，需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)加以重視并及時(shí)規(guī)范，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，加快培訓(xùn)速度，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。企業(yè)還需要定期對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)熟練程度進(jìn)行抽查及考核，并設(shè)置獎(jiǎng)罰機(jī)制。始終堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為基本原則，引入檔案基礎(chǔ)管理的設(shè)備設(shè)施，檔案管理工作需要投入大量?jī)?yōu)秀管理人才與硬件設(shè)施，才能夠更好地服務(wù)社會(huì)、實(shí)現(xiàn)社會(huì)監(jiān)管。企業(yè)檔案管理工作堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的宗旨，其自身價(jià)值難以使用經(jīng)濟(jì)數(shù)額來進(jìn)行衡量。

企業(yè)檔案管理部門想要正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要社會(huì)各界的力量支持，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要保證檔案管理工作人員的工作積極性與工作態(tài)度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案部門提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，很大程度上為實(shí)現(xiàn)社會(huì)和諧與民生富足創(chuàng)造了便利?，F(xiàn)階段，檔案管理工作還需要不斷地摸索、不斷的實(shí)踐，同樣需要檔案管理工作人員付出艱苦的努力。由于檔案管理工作在傳統(tǒng)模式下管理方法較為單一，所以在檔案管理體系中融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠有效提升企業(yè)檔案管理工作的效率，并遵循科學(xué)發(fā)展的原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的根本目的。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，企業(yè)檔案管理工愈發(fā)重要，企業(yè)要不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任心與職業(yè)素養(yǎng)、建立健全獎(jiǎng)罰機(jī)制、引進(jìn)和優(yōu)化硬件設(shè)備設(shè)施，維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理工作人員，應(yīng)該熱愛本職工作，緊跟時(shí)代步伐，全面提升自身的素質(zhì)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求，為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。